ERP原理-采购

1、1,作者简介周清湘,2,ERP 原理采购,1. 采购业务概述 2. 采购系统关键设置 供应商管理 普通采购业务处理 采购控制 特殊采购业务处理 采购自动会计处理 采购关键报表,3,采购业务概述,1. 采购分类 2. 采购业务流程 3. 采购控制 4. 采购特殊业务,4,采购分类按对象,库存物料 销售给客户的零售商品 内部消耗的商品 生产制造用料 外协制造半成品/产成品 维修零配件及材料 非库存物料 不需库存的日常消耗品，一般无物料主文件 固定资产 服务,5,采购分类按业务类型,通用采购业务 受托代销采购 直运销售采购 供货协议采购 集团集中采购 外协加工采购 来料加工采购,6,采购分类按组织关

2、系,内部采购 集团内部各公司之 间发 生的采购业务及帐务处理 外部采购 各公司与外部企业之间产生的采购业务,7,采购业务流程,库存物料采购流程 固定资产采购流程 非库存物料采购流程 受托代销采购流程 库存寄售采购流程 外协加工采购流程 直运销售采购流程 集团集中采购流程 计划协议采购流程 来料加工采购流程,8,库存物料采购流程,9,固定资产采购流程,10,非库存物料采购流程,物料采购流程：,服务采购流程：,11,受托代销采购流程,12,库存寄售采购流程,13,外协加工采购流程,14,外协加工采购流程,15,直运销售采购流程,16,集团集中采购流程,17,计划协议采购流程,18,来料加工采购流程

3、,原料由委托加工方提供 管理采购、到货、检验、入库、领料 不管理成本或认为无成本 采购不需向供应商付款 业务处理与普通采购雷同 总帐分录不同于普通采购,19,采购控制业务,预算控制 质量控制 业务执行控制 付款控制,20,采购特殊业务,保留款 一定比例的货物款项，直到指定日期才可以付款。例如：在签订合同时，指定一部分款项直到合同或服务执行完毕，或者全部交货后方可允许支付 现金返还（Rebate） 采购一定数量或一定金额的货物时，供应商提供一定比例的现金返还,21,采购系统关键设置,公司及组织架构 业务类型 业务状态 单据类型 业务处理流程 控制参数 误差规则 订单模板及单据编号,22,企业组织

4、结构,23,设置公司,公司编码：唯一、表示一个公司 公司名称 会计期间数 当前总帐期间 财务年度起止日期 往来帐会计期间 往来帐会计年度起止日期 本位货币 会计期间日历,24,设置运营单位,运营单位是独立法人下的实际核算实体 运营单位财务 独立考核运营单位的收入和支出，独立核算运营单位的应收和应付 运营单位业务 物料供给数量按不同的营业单位可以独立核算。在供应链层面，可以对不同的运营单位供给物料。在采购、销售、库存等业务中必须指定运营单位,25,设置部门,部门是组成公司组织结构的基本单位 部门主要内容 部门代码 部门名称 所属公司 所属部门 组织关系 部门类型 自定义内容,26,设置组织,采购

5、组织 运营单位采购的基本单位，负责物料服务的采购、洽谈等负责全部采购业务。可以分配给多个公司为多个运营单位提供采购服务。采购订单必须指定采购组织 库存组织 跟踪和管理库存交易和库存余额。库存管理、物料清单、工程变更、车间管理、主生产计划、物料需求计划、采购入库、销售出库等按照库存组织来控制,27,设置业务类型,28,设置业务状态,29,设置业务状态（续）,30,设置单据类型,31,设置单据类型（续）,32,设置单据行类型,33,采购业务流程设置,34,采购业务流程设置（续1）,35,采购业务流程设置（续2）,36,采购业务流程设置（续3）,37,采购业务流程设置（续4）,38,设置控制参数,系

6、统采购控制参数设置 运营单位采购控制参数设置 采购组织控制参数设置 库存组织采购控制参数设置,39,允许误差规则,设置采购业务执行过程的误差控制 误差规则涉及：数量、成本、金额、天数 误差处理方法：提示、禁止、审批 误差量标准：百分比、数量、金额、时间 相关采购业务：合同、订单、入 库、发票等,40,订单模板及编码,设置采购业务单据常用模板 定义单据编码 单据类型 自动编号/手动编码 编号范围、步长 编号单据性质（合同、申请、订单、货单等） 单据编码前缀（第一空号） 下一编码,41,供应商管理,1. 供应商主数据结构 2. 供应商设置内容 3. 供应商物料及价格 供应商评价 供应商网上自助,4

7、2,供应商主数据结构,集团级数据 集团公司内部各子公司共同使用的数据。包括供应商 的地址、电话、与其进行联系所使用的语言，供应商银行信息。 公司级数据 公司一级的有关供应商的会计信息。包括总帐分类、付款条件等。 采购组织级数据 存在于采购组织一级与采购运作相关的数据。包括订单货币、付款条件等。,43,供应商设置内容,通用信息 供应商代码、公司代码、采购组织、权限组、参考等。 地址信息 简称、名称、街道、城市、地址、邮编、国家、语言代码、电话、传真、网址等。 会计信息 是否为客户、总帐分类、付款条件、信用信息、付款期限、付款方式、付款对象、审核、缺省货币等。,44,供应商设置内容（续）,税务信息

8、 税率、纳税类型、税号、附加税务、税务局、百分比等。 银行信息 国家、银行代码、银行帐户、设置多个银行等。 会计信息 联系人代码、联系人姓名、职称、电话等。 分类码 为输出报表或邮寄挑拣地址方便，设计1030种自定义分类。,45,供应商物料及价格,通用信息 供应商、物料、名称、规格、供应商物料、价格更新日期、生效日期、失效日期、货币、计价单位、采购单价、上次交易日、当前采购价格等。 分段价格 供应商、物料、失效日期、生效日期、从数量、到数量、单价、计价单位、备注等。,46,供应商评估,供应商管理的主要目的是控制供应商的服务、质量、到货准确性等。针对供应商的评价分析主要包括： 供应商到货时间准确

9、性分析 供应商到货质量分析 供应商成本分析 供应商综合分析,47,供应商网上自助,提供针对供应商网上交互功能： 修改供应商基础信息 采购合同查询 采购订单查询 采购到货查询 采购发票查询 应付明细查询 供应商库存查询,48,普通采购业务处理,1. 采购申请 2. 采购询价和报价 3. 采购订单 采购到货及入库 采购发票 采购结算,49,采购申请概述,相关业务 办公用品、低值易耗品、固定资产、生产用料、销售用料、包装材料。 应用功能 新增、修改、审核、删除、作废、打印、采购申请执行状况查询。 单据来源 采购申请模板生产、手工维护、MRP建议生成、参考销售订单、参考生产订单、参考转移单、参考报价单

10、、参照项目、参照预估订单。,50,采购申请主要内容,请购单编号、公司代码、运行单位、业务类型、单据类型、请购部门、订单号、申请人、采购组织、申请日期、货币、税码、审批人、审批日期、状态、行号、行类型、物料、描述、数量、计量单位、建议价格、税率、金额、建议供应商、需求日期、项目、库存组织、收货仓库、到货地址、累计转化数量、录入人、录入日期等。,51,采购申请审批,对于不同的ERP软件，设置不同的审批处理。最简单的方法是设置一个审批程序，按照审批权限中设置的控制审批即可。和工作流配合，将需要审批的采购申请按照设置好的路径进行审核。审批后，采购申请可以直接进入采购处理的下一流程。,52,采购申请生成

11、采购,用户可以灵活选择符合一定条件的采购申请自动生成采购订单： 选择采购申请的过滤条件 对于没有确定供应商的采购申请的处理 采购订单的业务类型及订单编号确定,53,采购询价和报价,询价单是向供应商发出的一种请求提供报价 报价单是供应商根据询价提供物料供应价格 询价单和报价单处理功能： 手工或参照采购申请创建询价 供应商报价的价格和条件复制的询价单中 询价单状态查询 供应商价格对比查询 根据询价单生成采购订单,54,采购订单订单类型,标准订单：普通采购、受托采购、三方采购、集中采购、外协采购、来料加工等都可以通过标准订单类型解决。 总括订单：已指定采购物料和服务，确定采购协议价格，没有确定具体交

12、货日期的采购合同可以通过总括订单处理。具体发货可根据总括订单本次释放的具体数量而定。 合同订单：于供应商签订了具体的合同，没有具体指定采购的货物或服务的情况下，通过合同订单来处理。 供货协议：同制造企业的原料供应商签订一个长期供货协议。给定一个预期的发货计划。,55,采购订单订单内容,订单表头 公司、运营单位、业务类型、单据类型、采购订单、描述、订单日期、库存组织、采购组织、供应商、需求部门、采购员、收货地址、发票地址、内部订单、发运方式、订金、付款条件、币种、税率、审核人、审核日期、订单状态。 订单明细 订单行、行类型、来源、来源单据、物料、描述、规格、项目、计量单位、辅助计量、订购数量、计

13、量转换率、辅计数量、单价、折扣、净单价、含税价、金额、税码、税额、价税合计金额、累计入库、计划到货、到货仓库、库存组织、到货地址、允许迟到天数、允许早到天数、偏出处理、行状态、到货数量等。 发运计划 采购订单每行设置“发运计划”。计划中指定具体发运日期、数量、到货地点等,56,采购订单缺省规则,随着业务处理的不断复杂，订单的内容越来越多。如何引导用户快速完成单据的录入是ERP设计时要考虑的重要问题。 设置复制控制规则，控制采购订单缺省内容的来源 如：请购单采购订单复制控制 报价单采购订单复制控制 采购信息记录采购订单复制控制 发票采购订单复制控制 采购订单采购订单复制控制 到货单、入库、发票、

14、凭证等也存在复制控制,57,采购订单订单来源,手工维护采购订单 采购合同生成采购订单 请购单生成采购订单 MRP生成采购订单 订单模板生产采购订单 销售订单生成采购订单 生产订单生成采购订单 项目生成采购订单 报价单生产采购订单 发票生成采购订单 转移单生产采购订单,58,采购订单其他,替代物料及成套采购 采购订单行物料设置替代到货功能，在采购订单中维护替代物料，即可允许物料替代到货与接收。可设置按物料BOM成套采购，不参与MRP运算生成需求 采购订单审批 对于不同的ERP软件，设置不同的审批处理。最简单的方法是设置一个审批程序，按照审批权限中设置的控制审批即可。和工作流配合，将需要审批的采购

15、订单按照设置好的路径进行审核。审批后，采购订单可以进入采购处理的下一流程 采购变更 采购订单确认后，需要对采购作出修改，需要采购变更进行修正。采购变更通常分变更单和变更明细；输出变更结果后通知供应商,59,采购到货及入库到货,采购到货简述 采购到货用于处理需要进行质量检查的物料。到货处理受到业务流程控制，用户可以选择是否执行到货处理事务。可在相关的流程中设置是否检验标志。采购到货后，系统冲减未到数量，增加到货待检数量；同时检验误差规则并对此作出响应 到货总帐会计分录 标准成本 借：采购到货待检科目（标准成本） 贷：应收帐款待发票（标准成本） 实际成本 借：采购到货待检科目（订单成本） 贷：应收

16、帐款待发票（订单成本） 注：可设置采购到货不产生会计分录，检验入库后在生成总帐分录,60,采购到货及入库到货退回,因操作人员处理失误或明显的质量问题需要退回物 料 采购订单没有执行到货检验入库，直接进行“到货退 回”处理 采购订单执行到货检验入库，首先执行入库逆操作，然后进行“到货退回” 到货退回必须针对原始到货处理 执行到货退回处理，减少待检数量，恢复到货数量 系统自动生成相反的会计分录,61,采购到货及入库检验入库,采购到货物料经过质量检验后需要进行入库事务 检验入库处理减少到货待检数量，增加库存现存量 检验入库总帐会计分录 标准成本 借：存货（标准成本） 贷：采购到货待检科目（标准成本）

17、 实际成本 借：存货（订单成本） 贷：采购到货待检科目（订单成本）,62,采购到货及入库直接入库,不需质量检验物料可直接采购入库 直接入库后系统减少订单未到货数量，增加库存量 直接入库同样接收误差规则约束并作出响应 直接入库总帐会计分录 标准成本 借：库存科目（标准成本） 贷：应收帐款待发票（标准成本） 实际成本 借：库存科目（订单成本） 贷：应收帐款待发票（订单成本）,63,采购到货及入库入库退回,入库退回处理分为“检验入库”和“直接入库”退回 检验入库退回，退回到质检状态 直接入库退回，退回到采购订单 入库退回必须针对原始到货处理 执行入库退回，减少库存量，恢复质检/订单数量 入库已经结算

18、，须撤销结算再执行入库退回 系统自动生成相反的会计分录,64,采购到货及入库服务/非库存到货,服务完成雷同采购到货 到货处理登记已完成的服务数量 服务/非库存商品不作库存管理 不需要进行成本核算 服务/非库存到货后订单就可以关闭 服务/非库存应付、付款在应付系统处理 系统自动生成总帐会计分录,65,采购发票发票类型,按发票是否能够进行增值税抵扣分类 能够参与增值税抵扣的采购发票 不能参与增值税抵扣的采购发票 按发票是否可以记入到货成本分类 可以记入采购成本的采购发票 不可记入采购成本的采购发票 按发票内容是否为物料价格分类 采购发票 费用发票,66,采购发票购货发票,入库匹配生成购货发票 参照

19、入库记录快速生成发票内容 发票与入库自动结算、处理差异 参照采购订单生成购货发票 处理发票已到货物未到 服务/非库存无入库处理，须参照订单 手工维护购货发票 系统未集成时提供手工维护发票 手工维护的发票为没有结算的发票,67,采购发票费用发票,入库匹配生成费用发票 费用发票计费基础 固定金额，与到货数量无关 与到货数量相关 与到货成本有关 匹配生成发票功能 快速生成费用发票内容 费用成本自动分摊到入库物料 手工维护购货发票 系统未集成时提供手工维护发票 费用发票需要进行成本分摊,68,采购结算数量一致,发票与入库完全匹配 自动生成采购发票，形成应付帐款，无任何差异分摊 数量一致，金额不一致 系

20、统自动处理差异（发票价格较高） 借：材料成本差异价格差异 贷：应付帐款待发票 系统自动处理差异（发票价格较低） 借：应付帐款待发票 贷：材料成本差异价格差异 未结算已发料处理 借：物料发出科目 贷：应付帐款待发票,69,采购结算数量不一致,盈余数量处理 借：库存XXXX物料 贷：应付帐款待发票 借：应付帐款待发票 贷：材料成本差异价格差异盈余 合理消耗及非合理消耗处理 借：库存XXXX物料 贷：应付帐款待发票 借：材料成本差异数量差异合理损耗 贷：应付帐款待发票 借：费用科目非合理消耗 贷：应付帐款待发票,70,采购结算费用发票分配,收到费用发票 借：费用成本 贷：应付帐款XX供应商 按数量分

21、摊费用 借：存货AA物料费用分摊（数量） 存货BB物料费用分摊（数量） 贷：费用成本 按金额分摊费用 借：存货AA物料费用分摊（金额） 存货BB物料费用分摊（金额） 贷：费用成本,71,采购控制,1. 预算控制 2. 质量控制 3. 业务执行控制 付款控制,72,预算控制,总帐科目控制 设置总帐科目预算金额 设置采购订单行默认科目 设置超出预算处理方法 预算可用金额预算预算变更实际发生已承诺金额 系统自动检查采购是否超出预算 响应超出预算处理方法 “部门业务类型物料类型”控制 按“部门业务类型物料类型”设置科目发生额 按“部门业务类型物料类型”建立与采购科目对应关系 系统预算超出处理同“总帐科

22、目控制”,73,质量控制,供应商的资质认可及选择 到货检验；采购到货与质量管理密切相关 依据历史信息评价供应商及物料质量 供应商退货及信息分析,74,业务执行控制,到货数量控制 控制到货数量是否允许超过订单数量 到货成本控制 控制到货成本是否允许超过订单或合同成本 到货日期控制 控制到货日期允许早到或迟到天数 费用成本控制 控制采购中各类费用是否允许超出合同 设置“采购误差规则”，响应误差处理,75,付款控制,更改付款设置，控制供应商应付及付款 锁定未付发票，禁止输入供应商新发票 锁定未付发票，禁止付款但可输入新发票 允许付款和发票输入 针对具体发票，暂时锁定付款 设置应付票据付款状态码，控制

23、特定票据的付款 附加备注，提示或控制付款业务 备注供应商资料或证明，依据资料相关条款进行付款,76,特殊采购业务处理,1. 受托代销采购 2. 直运销售采购 3. 保留款处理 现金返还处理,77,受托代销采购业务概述,代销是指受托方按委托方的要求销售委托方的商品，并收取手续费的经营活动： 指定受托代销商品、供应价格、销售指导价、固定销售价格 维护受托采购订单，审核 到货处理。采购人员登记货单，仓库人员接收（不记成本） 受托方销售产品，维护销售订单 已销售产品转为自有资产，生成相应的凭证 销售出库、出具发票、收款 采购人员依据销售数量与委托方结款,78,受托代销采购处理原理,采购订单：定义一种采

24、购业务类型，用于处理受托代销业务的采购 到货：系统设置一个只进行数量管理，不进行成本计算的仓库。不产生总帐凭证 销售订单：定义一种销售业务类型，用于处理受托代销业务的销售。销售价格受“受托代销设置”控制 转自有资产：销售出库之前，将受托商品转自有资产。记入存货核算，记录现存量，生成总帐凭证 销售出库：和普通销售出库雷同 采购发票及结算：供应商出具发票后，和自有资产进行结算 采购付款：依据实际销售及供应商发票付款 销售发票及收款：根据销售发票进行收款,79,直运销售采购业务概述,直运销售：又名三方采购，企业获得客户订单后向第三方供应商发出采购，第三方供应商组织货源，直接向客户发运货物。企业与客户

25、及供应商之间存在发票和付款： 企业维护直运销售订单 根据直运销售订单生成对应直运采购订单 审核采购订单，采购订单转给供应商 供应商组织货源，直接向客户发货 客户接收供应商送达货物后及时通知企业 企业获得到货信息后，进行虚拟发货、收货 企业向客户出具发票，企业进行应收及收款处理 供应商向企业提供发票，企业进行应付及付款处理,80,直运销售采购处理原理,直运销售订单：定义一种销售业务类型，用于处理直运销售。支持根据直运销售订单生成直运采购订单 直运采购订单：定义一种采购业务类型，用于处理直运销售中的采购。支持根据直运销售订单生成直运采购订单 虚拟到货：收到客户到货信息后，进行虚拟收货，生成相应的存

26、货核算及总帐凭证 虚拟发货：收到客户到货信息后，进行虚拟发货，生成相应的存货核算及总帐凭证 采购发票及付款：供应商提供采购发票，应付和付款处理 销售发票及收款：根据销售发票进行应收和收款处理,81,保留款处理,保留款是指一定数量的货款直到指定日期才可以付款，可以在订单或合同录入时指定，在采购发票中进行控制 创建保留款发票： 借：应付帐款待发票 5000 进项税 850 贷：应付帐款 4850 应付保留款 1000 释放保留款： 借：应付保留款 1000 贷：应付帐款 1000,82,现金返还处理,设置现金返还计算依据：如：采购订单/采购到货/采购发票 定义现金返还合同：指定现金返还的采购商品、

27、服务范围，采购限额及返还比例、返还计算公式等 现金返还处理： 依据系统设置和现金返还合同，处理采购订单、已付款发票 修改及确认本次接受现金返还的数量和金额 生成现金返还记录 生成现金返还凭证 现金返还查询：现金返还历史记录查询、现金返还合同执行查询等,83,采购自动会计处理,1. 库存物料采购 2. 耗材/资产/非库存 3. 商业商品采购 受托代销采购 采购差异处理 差异处理举例,84,库存物料采购,物料入库 借：原材料 贷：应付帐款待发票 出具发票 借：应付帐款待发票 应交增值税（进项税） 贷：应付帐款 存货结算 借：原材料差异 贷：应付帐款待发票差异 或 借：应付帐款待发票差异 贷：原材料

28、差异,85,耗材/固定资产/非库存,低值易耗品 借：管理费用低值易耗品 贷：应付帐款 固定资产 借：固定资产 贷：应付帐款 非库存物料 借：费用消耗科目 贷：应付帐款,86,商业商品采购,商品入库 借：库存商品 贷：应付帐款待发票 出具发票 借：应付帐款待发票 应交增值税（进项税） 贷：应付帐款 存货结算 借：库存商品差异（） 贷：应付帐款待发票差异（）,87,受托代销采购,采购已销售商品 借：受托代销商品 贷：应付帐款待发票 记入销售收入 借：应收帐款 贷：销售收入 应交增值税（销项税） 成本结转 借：销售成本 贷：受托代销商品 委托方出具发票 借：应付帐款待发票 应交税金应交增值税（进项税

29、） 贷：应付帐款,88,采购差异处理,发票与入库价格差异 借：原材料价格差异（） 贷：应付帐款待发票（） 发票与入库数量差异 借：原材料盈亏调整（） 贷：应付帐款待发票（） 合理损耗及非合理损耗 借：合理损耗（非合理损耗） 贷：应付帐款待发票 已结转成本差异 借：销售成本（ ） 贷：应付帐款待发票（ ） 汇率差异 借：汇率损益外币（ ） 贷：应付帐款待发票（ ）,89,差异处理举例 发票晚于收货,标准成本法 差异计入“发票价差”科目； 标准成本与订单价格差异； 订单价格与发票价格差异； 移动平均价 按采购订单价格计入存货； 发票校验时： 库存充足时直接更新库存价值 库存低于发票数量时按比例更新库存，其余价值计入“发票价差”科目,90,差异处理举例 标准成本法/先收货,标