中国石油合同管理系统培训_-_管理员.ppt

1、中国石油天然气集团公司合同管理系统培训 管理员,合同管理系统项目组 2007年3月,提纲,系统管理员 系统初始化 系统管理 应用管理,1 系统管理员,岗位和职责 管理员构成 管理员必须具备的条件 管理员的作用,1.1 岗位和职责,组织、协调本单位合同系统运行过程中各项工作 与各级领导的沟通 负责本单位业务流程的定义 组织对本单位系统的测试 合同相关人员的使用培训 保障系统的正常使用,1.2 管理员构成,合同管理业务人员和IT人员共同组成。 负责本单位系统配置、人员、用户权限管理、常见问题解答等 负责应答/解决用户使用系统中的IT问题 建议各级单位管理员数为2-3人,1.3 管理员必须具备的条件

2、,熟悉并掌握本单位合同业务 有较强的组织协调能力 具备一定的IT知识 能做好“三师”的实力 设计师、工程师、讲师,1.4 管理员的作用,设计、规划本单位合同管理业务的网上实现 规划并梳理本单位合同业务 岗位分工及相关人员的权限的合理分配 依托管理，服务服务 根据本单位合同管理特点，制定出灵活、可行、高效的流程 通过系统的运行，实时将为领导提供决策依据 承上启下 本级与下属单位的沟通协调 与北京项目组及下属项目组的信息共享 各级管理员是集团合同推广及应用的中间力量，是确保系统稳定运行的基础,2 系统初始化,系统构架及实现 系统初始化步骤 常用术语介绍 功能模块 角色 用户组 用户权限,2.1 系

3、统构架及实现,基于微软的操作系统，客户/服务器模式（B/S） VS.NET编程实现，后台基于SQL Server 2005 硬件部署，采用集中模式,2.2 系统初始化步骤,建立本单位的组织机构 添加用户，并对其授权 用户范围授权 （不是对每个用户都必须要操作，但所有管理员、查询统计人员都必须进行范围授权） 单位设置 单位级别、单位（部门）负责人、流程默认管理员、法定代表人（负责人）、是否独立签约、产权关系 业务个性化设置 通过对业务模块、应用字典的配置实现本单位可选择性的使用系统提供的功能 流程定义，实现本单位审查审批的个性化,2.3 功能模块组成,页面1 页面2 页面3 页面4 : : 页面

4、N,功能1 功能2 : : 功能M,2.4 角色（即工作岗位）,功能1 功能2 功能3 功能4 : : : : 功能N,角色1 角色2 : : 角色M,2.5 用户组,用户1 用户2 用户3 用户4 : : : 用户N,用户组1 用户组2 : 用户M,组中用户可跨部门 允许对用户组分配角色,角色1 角色2 角色i : : : 角色N,2.6 用户权限,用户最终的角色是分配给用户的角色及用户所属组角色的合集 用户的功能不是全部都需要范围,用户所属 角色,用户所属 组对应的 角色,用户全部 功能,用户功能 范围,用户 最终 权限,3 系统管理,组织机构管理 角色管理（仅地区企业管理员可见） 用户组

5、管理 用户管理 用户范围授权 人员借调,3.1 组织机构管理,组织机构管理采用层次型结构，最多10层（含根节点） 逐层展现单位信息，导航返回上层 新增单位是添加当前导航上显示单位的下属单位 单位名称及缩写必填 可查看本单位下的用户及用户组 单位在系统初始化时，只建到地区企业一级 管理员对组织机构的维护有范围控制，即各地区企业管理员只能维护本地区企业组织机构,3.1 组织机构管理 - 试验,创建本单位组织结构（计划15分钟）,3.2 角色管理,角色是一组功能的集合 合同系统共有78个子功能 系统初始化了58个用户角色 各地区企业分别独立使用自己的一套角色，可根据本地区企业情况来增加、删除或修改角

6、色 地区企业下属各级单位管理员无此项功能。 角色可定制“有效性”。角色置无效时，分配给用户该角色的功能将不可用，对其他已分配角色没有影响 管理员可为角色指定功能,3.2 角色管理 - 试验,调整或修改本单位角色（计划15分钟）,3.3 用户组管理,用户组是用户的集合 用户组操作可选。管理员可通过建立用户组，将一组角色一次授权给组，方便管理授权 管理员可进行用户组的增删改操作 用户组创建后，还需要为该用户组选择用户及制定角色 用户组中的用户可包含非本单位的用户 地区企业下属各级单位管理员有此功能，但创建的组相互不可见,3.3 用户组管理(续),用户组操作可选,不使用此功能不影响系统使用。 什么情

7、况下使用用户组功能？ 当有一组用户具有相同的角色时，可以使用此功能。 建立用户组的原则为角色相同可以放到一个用户组，例如法律审查部门和经济审查部门的审查审批员可以建到一个合同业务审查审批组；既有合同审查权限又有市场准入审查权限的人员可以设到两个组，一个是合同业务审查审批组，一个是相对人管理审查审批组。,3.3 用户组管理 - 试验,创建本单位用户组（计划15分钟）,3.4 用户管理,用户名必须使用中石油统一认证的邮件帐号，即其邮箱名中“”符号前面的部分 用户名、真实姓名、所属单位、超期时间是必填项 可在用户管理的查询页面上进行用户过期日期的维护 管理员可设置用户所属的组及当前用户所有的角色 用

8、户管理也有范围控制,3.4 用户管理 - 试验,创建本单位用户（计划15分钟）,3.5 用户范围授权,每次只能进行一个用户的授权 列出的功能是当前用户所拥有的功能 能设定范围的功能前面有选择框 允许对多个功能同时设置范围，但授权范围必须相同 当只选择了一个功能时，可进行对该功能已设范围的查看 撤销权限，将撤销已选所有功能对应的范围设定 对地区企业及地区企业下属各级单位系统管理员必须进行范围授权,3.5 用户范围授权（续）,用户的授权包括两种，一种是功能授权，通过为用户进行角色授权实现；另一种是范围授权，用来说明用户在某一个功能下可以操作的范围。 并不是所有的功能都需要进行范围授权，一般需要对具

9、有查询角色、流程定义员角色、系统管理员角色的用户进行范围授权。 若对用户的功能没有进行范围授权，则系统默认该用户在此功能下的范围是本人所在部门。,3.5 用户授权管理 - 试验,为本单位用户授权（计划15分钟）,3.6 人员借调,通过借调查询，方便对人员借调的管理 人员借出后，借调单位必须首先要为该借调用户分配角色，否则该用户将不能正常登录 人员借调登录后，将代表借入单位 用户借调的撤销操作可由借入单位或借出单位该功能管理员来进行，效果相同 当用户被撤销借调后，其在原单位所具有的功能将自动恢复,3.7 流程补救,强制将他人的待办工作转委托给另外的人 。 由系统管理员操作，有操作范围控制。 实现

10、功能与委托代办类似，但委托代办仅能操作本人的工作而流程补救必需由管理员来操作，可强制委托其权限范围内他人的任何待办工作 。,3.8 系统操作日志,记录一些非常规的操作 。 方便系统管理员跟踪系统的变动情况。,4 应用管理,信息发布 应用字典维护 单位设置 查询设定 合同标准文本维护 流程定义,4.1 信息发布,各地区企业维护本单位信息 发布信息时，注意信息的类型和内外部之分 允许信息带附件，数量不限，但每个附件大小不能超过4M 允许应用管理员对信息进行完全操作,4.1 信息发布 - 试验,发布本单位通知、简报、批复等信息（计划10分钟）,4.2 应用字典维护,各地区企业维护自己的应用字典 应用

11、字典以导航加列表形式展现 系统在初始化时，已为各地区企业提供了必要的数据 并不是所有的项目都可以进行维护，只有允许的项目才提供添加、修改、删除、排序、有效性、默认值设置等功能 如：专家类别允许作完全的操作，而合同只允许三级类别的添加 应用管理员添加的子项，系统允许对该项完全操作（包括下一级项目） 地区企业下属各级单位管理员没有此项功能,4.2 应用字典维护 - 试验,个性化本单位系统（计划20分钟），包括： 合同三级类别的设定 市场准入类别的范围选择 招标版本选择 合同相对人选择范围设置 资金渠道的二级设定 职称、职务等设定,4.3 单位设置,实现地区企业及下属各级单位性质及系统个性化的配置工

12、作，包括： 基本设置 系统设置 重大合同定义,4.3.1 基本设置,每个单位/部门的默认分发员必须设置 单位级别除了集团公司、地区企业、地区企业各下级单位需要设置外，其它部门不需要设置 一个地区企业，只能设置一个单位级别为地区企业，系统初始化时已设定 部门的三项审查审批类型可多选 合同水印(JPG文件)是在打印时自动增加到合同文本上的底图,4.3.2 系统设置,分级配置 上级单位可配置下属各单位 授权后，允许各单位根据自己业务的管理特点自行设置 通过设置“有效”在系统中启用该功能,4.3.3 重大合同定义,系统管理员可根据本单位的业务需求自定义各自的重大合同范围，用于统计 由上级授权来配置,4

13、.3 单位设置 - 试验,设置与本单位相关信息（计划15分钟）,4.4 查询设定,各地区企业设定本单位的基础查询条件并可随时修改 操作简单，只需在要显示的查询项前的“”图标打上钩，单击页面下方的“确定”按钮即可 地区企业下属各单位默认继承所在地区企业的设定，还可以自行设定,4.5 合同标准文本维护,各地区企业维护本单位的合同标准文本 初始时，应首先创建文件夹，然后再上传相应标准文本，与操作资源管理器类似 允许将一个合同文本资料上传到任意一个文件夹下 支持鼠标右键的裁剪及粘贴等功能，实现标准文本的移动及删除,4.5 合同标准维护 - 试验,上传本单位合同标准文本（计划10分钟）,4.6 流程定义

14、,需要流程定义的单位或部门 涉及的模块及流程 流程定义的分级管理 送审的范围 任务和规则的关系、规律 规则表达式 自动执行的生效说明 上报规则的设定 流程定义的其他说明 流程重设,4.6.1 需要流程定义的单位或部门,在组织机构中创建的所有单位及部门都可以进行流程定义。 处于系统规范化考虑，建议地区企业、二级单位及涉及到初审和审查审批的部门都进行流程定义。 流程定义有范围控制，若没有授权范围则只能设定本部门内部的分发流程,4.6.2 涉及的模块及流程,合同立项 选商方式的审查审批（可配置） 合同选商 招标/合同谈判的审查审批、确定中标/签约单位 合同申报 合同的审查审批 签约授权管理 签约授权

15、的审查审批 合同履行/付款 支出类合同的履行审查审批 合同履行/提供产品(或服务) 收入类合同的履行审查审批 合同履行/合同变更 合同变更的审查审批 合同履行/合同解除 合同解除的审查审批 合同履行/违约情况申报 合同违约情况申报的审查审批 市场准入管理 合同相对人市场准入的审查审批 客户授信管理 合同相对人客户授信的审查审批,4.6.3 流程定义的分级管理,流程定义实现了分级管理，通过用户范围授权来控制所能定义流程的范围。 地区企业流程管理员定义地区企业的各个流程任务。地区企业下属各级单位流程管理员定义本级（下级）单位的审查审批任务。 地区企业的流程管理员可查看/修改下属各单位定义的流程。

16、地区企业下属各级单位流程管理员不能看到地区企业定义的流程，也不能看到同级其它单位定义的流程，但可看到下属单位定义的流程。,4.6.4 送审的范围,在设定地区企业或地区企业二级/三级/四级等单位级的审查审批任务时，送审的范围可以为本单位所有的部门或者人员。（即单位级流程的送审可以到审查部门或者人员） 在设定部门的审查审批任务时，送审的范围只能从该部门的人员中选择。（即定义部门内的流程时只能选择人员而不能选择部门）,4.6.5 任务和规则的关系、规律,任务是依次执行的。 若所报合同不符合第一个任务的规则，系统将自动执行第二个任务。依次类推。 规则是有优先级的。 若所报合同符合第一个规则，系统将按照

17、第一个规则执行流程，不会考虑第二个规则。 因此，应该将： 1）最特殊的规则或 2）界定出的业务范围最细、最小的规则 或 3）形成的条件最多的规则 排在最前面。,4.6.5 任务和规则的关系、规律（续）,为某地区企业设定任务、规则如下： 1）部门初审 2）经济商务审查 规则一、100万元以上的关联交易合同，由财务处、审计处审查 规则二、50万元以上的关联交易合同，由财务处审查 3）专业技术审查 4）法律审查 5）领导审批,4.6.6 规则表达式,当用户添加一个条件C3时，规则表达式自动增加一段“AND C3”。 用户可以根据自己的需要对规则表达式进行修改。 下面是一个规则表达式实例： (C1 A

18、ND C2) OR (C3 AND C4) OR C5 需要注意： 1） 条件“C1”与连接词“AND”“OR”之间要有空格。 2）条件或连接词的大小写没有区别。 3） 必须使用英文输入法的括号“(” “)”。,4.6.7 自动执行的生效说明,合同申请送审后，自动套用地区企业下定义的所有任务，若地区企业的任务规则设定为自动执行，则不需要承办人员手动设定流程，若为手动则需要流程管理人员的确认。 申请套上了审查审批流程后，若需要一个部门审查，则自动套用该部门的流程，若部门流程为自动，则直接需要第一个审查人审查，若部门流程为手动，则需要该部门的默认分发员首先设定流程。,4.6.8 上报规则的设定,系统中每个流程都存在上报规则的配置。 上报规则是约定下级单位的，不配置时，表示不启用下属单位该模块的上报。 上报规则是在相应模块下选择“XXXX上报规则及流程”来独立配置。,4.6.9 流程定义的其他说明,每个流程至少由一个任务组成，每个任务又可包括多个规则 流程在执行时，按照任务的顺序从上到下依次匹配执行 每个任务下的规则匹配与任务不同，当匹配到第一个符合条件的规则后，则跳出规则（不执行后面的规则） 流程定义中，只允许嵌套一层部门流程，不允许多层嵌套 部门内流程定义必须到人员不能在分到部门 系统提供有流程的复制粘贴功能 流程的设置要参考并符合数据模板中各流程