几种常用文种的区别与写作办理常见错误办理

1、简析几种常用公文文种的区别在日常的公文写作中，经常有同志文种混用，在这里，结合新颁的国家行政机关公文处理办法，简要谈谈常见且易混淆的几种文种如何区别，供大家在工作中参考，同时也希望文秘工作者来共同探讨，以便提高我们工作的质量和效率。一、报告与请示的区别1、请示的目的是请求上级机关对某事宜给予批准或明确答复某个问题；报告的目的是向领导部门汇报工作，反映情况，提出建议，不需要批准答复。2、请示必须在事前行文；报告则不受行文时限，事前、事中、事后皆可行文。3、请示内容单一，要求一文一事，以便上级及时处理；报告则一文一事，一文数事皆可。4、请示中可以反映有关情况，要有请示事项；报告中决不能夹带请示事项

2、。5、本机关难以解决或难以回答的问题用请示；本机关职权范围内可解决或已解决的问题用报告。二、请示与申请的区别1、申请是因业务或事务需要，按规定完成法律程序向上级或职能部门、管理机构、组织、社团说明理由，提出请求，希望得到批准的一种事务文书，也叫申请书或申请表。请示和申请都有请求原由、请求事项，但请示是法定公文，申请为专用书信，属于不同文种。2、请示用于下级机关向上级提出请求，下级只能在上级机关的职权范围内报请需要批准的事项。申请不仅用于下级向上级请求，不属于请求范围之内的事项，而且可用于不相录属的但按规定、法律程序必须向其请求的机关、单位、部门等。如专门办理有关业务的机构部门（银行、保险、公安

3、、海关、土地管理、工商管理等）。3、请示的行文对象固定，而申请的行文对象不定，请示的内容限于本系统，本部门的行政公务或政策问题，写法规范。申请的内容不以系统、部门为限，写法不强求一律，且常以填写有关部门印制的各种表格代替。4、请示的作者是法定的机关、团体，而申请的作者可以是机关、团体，也可以是个人。机关、团体或个人向有关方面递交申请，有时必须按有关规定出具或提交有关证明、证件、文件等，而请示则没有这方面的规定。5、请示可以带附件，附件是请示的重要组成部分，作为对正文的补充说明或参考。三、批复与批示的区别批复和批示都是上级机关对下级机关的来文所作出的指导性意见，若分不清“请示”与“报告”，必造成

4、批复与批示的混用。1、批复是上级机关对下级请示作出的同意与否、批准与否的答复；批示是上级机关或领导者有选择地、主动地就下级来文中的较有普遍意义的问题作出的指示。2、批复是法定公文，而批示不属此列；批示多以批转、转发下级来文的通知的形式下发。3、批复对应的文种只能是请示；批示的对象则有报告、总结、调查报告等。4、批复的结尾往往用“此复”、“特此批复”等词语；批示则用“望参照执行”、“望依此办理”等。四、报告与汇报的区别汇报又称“综合反映”，是向上级机关汇报工作，反映问题，或在本部门、本系统内交流情况的一种事务文书，报告与汇报都是陈述性文件，都可以用作向上级反映情况，但它们有如下区别：1、报告是公

5、文，由法定的作者制成，以机关，团体的名义发出；而汇报一般不作正式文件，汇报的作者可以是机关、团体，也可以是个人，不具有法定公文的权威和效力。2、报告按公文处理程序制作，签发、上报，具有汇报性；而汇报一般作为内部文件刊登在“简报”等内部刊物上，用以推动本部门、本系统的工作，除具有汇报性外，还具有交流性。3、报告的标题有固定写法；汇报的标题写法灵活，可以是文件标题，也可以是文章标题，无其他固定格式。4、报告的内容可以是专题性的，也可以是综合性的；而汇报的内容则必须是综合性的，以综述经验、动态、情况为主。5、报告用第一人称；汇报可以用第一人称，也可以用第三人称。公文写作常见错误例析2010年01月0

6、5日 星期二 15:46发文字号编写不当发文字号简称文号，又称公文编号，是发文机关同一年度公文排列的顺序号。它是一份公文特定的标志，正式公文均应标注发文字号。它为检索和引用公文提供专指性较强的代号，为管理和统计公文提供依据。2001年1月1日施行的国家行政机关公文格式(gbt97041999(以下简称“新国标”)规定：“发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。序号用阿拉伯数码标识；年份标全称，用六角括号 括入；序号不编虚位(即l不编为001)，不加第字。”在实践中人们不严格按照规定编写，常出现以下错误：1、机关代字混淆。 机关代字是发文机关全称的简缩语，就是选用最能反映发文机关本质属性的字词作

7、为本机关的代字。每一个机关都有自己的代字，也只有一个代字。如国务院制发公文，其代字为“国发”，四川省人事厅发文，其发文字号为“川人”。但若简缩不当易造成混淆，起不到代字作用。如“华东师范大学”，它的代字不能写成“华师大”，因为另外还有“华中师范大学”、“华南师范大学”，如用“华师大”就不能分辨，而应写为“华东师大”。同样，“南京大学”的机关代字不能写成“南大”，因为另外还有“南开大学”，“河南大学”的机关代字不能写成“河大”，因为另外还有“河北大学”。2、年份不全。乱用括号。例如：金计生 (96) 第15号夹民政 (2003) 16号夹府发2002 47号例年份不全，应写为“1996”，使用圆

8、括号也不正确，根据国家行政机关公文格式gb/t97041988 (以下简称“原国标”)规定，应用六角括号“”，“第”字多余，应删去；例年份应置于六角括号“”内。3、机关代字、年份、序号次序颠倒。例如：成保96劳人字第51号2000外经贸发展审函字第2691号“新国标”和“原国标”都规定了机关代字的结构形式是“发文机关代字+年份+序号”。因此，例的错误是机关代字分列年份两边，且年份不全，“第”、“字”多余，正确的应该是“成保劳人 199651号”；例年份在发文机关代字前，“字”、“第”多余，应改为“外经贸发展审函 2000 2691号”。标题拟写不当标题是文章的“眼睛”，拟制时必须精心对待，不可

9、马虎。公文的标题与一般的文章标题不同，其拟写有严格的规范要求。办法规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。”规范的公文标题一般由“发文机关+事由+文种”构成，又称“三要素”式，如中共中央关于加强社会主义精神文明建设若干重大问题的决定，也可以是由“两要素”构成或由“文种”构成。但“两要素”的或由“文种”构成的一般应是下发的带有固定版头，或对外公布可张贴的，如交通管理局通告、公告等。但在实际写作实践中，不合规定的情况时有发生，主要表现为以下几个方面的错误。1、文种错用 文种是公文标题中必不可少的一个

10、构成要素。对于文种的选择。应当根据行文目的和要求、文种的适用范围、行文关系来确定，不得混淆使用。写作中常出现以下几组文种错用现象。(1)请示与报告错用、并用请示和报告虽然都是上行文，但是二者有不同的用途和要求，是两个不同的文种。请示“适用于向上级机关请求指示、批准” (办法)，上级对于请示必须有答复，必须事前行文，而报告“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问” (办法)，不需要上级作出答复，可事中行文，也可事后行文。但在写作中，人们没有掌握二者区别，常把请示误用为报告，或并用请示和报告。例如：公司关于急需购买碱性电池的报告县人民政府关于请求将风景区列为省级自然保护区的请示报告

11、以上两例，从标题事由看，都是请求上级批准某事项，因此，应将例的“报告”改为“请示”，例的“报告”去掉。(2)函与请示错用办法明确规定：“函，适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。”；“请示，适用于向上级机关请求批准、指示。”从这两条规定可看出，函与请示都可用于“请求批准”，但二者行文方向不同。函是向平级或不相隶属的机关“请求批准”，而请示是向有隶属关系的直接上级“请求批准”，这是选择这两个文种的关键点。但在实际操作中，人们受一种情感因素影响，总认为用请示显得对对方尊重，容易办成事而用函则显得不那么郑重其事，不易引起对方重视，难达目的。因此，常把函错用为请示

12、。例如有一篇公文的标题为市司法局关于拨付法制教育经费的请示，主送机关是“市财政局”。市司法局向市财政局请求拨款，而且市司法局与市财政局是平级关系，不是相隶属的上下级关系，完全符合函的适用规定。因此，该文标题文种“请示”应改为“函”。(3)通告与公告错用 通告和公告是现行法定行政公文中唯一的同类两个文种。通告“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项” (办法)，公告“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”(办法)。从二者概念来看，二者都有公开告之的功能，但在发布机关、受文对象、内容重要程度等方面存在区别。公告的发布机关级别较高，多由国家机关发布，受文对象广泛“向国内外宣布”，宣布的事项

13、重大。而通告发布机关广泛，机关、团体、企事业单位都可发布，受文对象范围较小“社会各有关方面”，限制在一定的范围内，宣布的事项涉及的是一般事项，多是业务工作方面的内容。在使用时，人们往往青睐公告，凡需要对外公布事项，不加区别都用公告。例如：商场有奖销售开奖公告县人民医院关于新设保健门诊的公告火车站关于火车晚点的公告以上三例从发布机关来看都属企事业单位，从发布的事项看都是涉及业务工作方面的某一事项。因此，“公告”应改为“通告”。除以上三组文种错用现象外，还存在着决定与决议相混、通报与决定不分、通知与通告等同等。由于篇幅有限，不再一一列举。2、事由表述重复罗嗦、冗长、空洞、不明确公文标题中的事由部分

14、是对公文内容的高度概括。是标题的核心，要求准确、简洁，使人一看标题就知道公文的主要意思。而有些公文标题的拟写没有抓住公文主要内容，以致事由部分表述重复罗嗦、冗长、空洞、不明确。例如：公司关于申请增加超计划出口指标的请示县人民政府关于表扬营业员同志的通报县税务局重建税务所办公楼的请示报告(应为“请示”，少了介词“关于”。该文内容是请求上级拨款修建税务所办公楼。)市财政局关于转发省财政厅关于转发财政部关于修改国家工作人员出差补助标准的通知的通知的通知例的错误是词义重复，文种“请示”已含“请求”、“申请”之意，故应删去标题中“申请”二字；例事由部分只提到了有关的人，而没提有关的事，即要表扬的事迹未写

15、出，显得空洞，应改为县人民政府关于表扬营业员同志先进事迹的通报；例属事由不明，文章主旨是请求上级拨款，故应改为县税务局关于拨款重建税务所办公楼的请示；例属层层转发公文标题，因未省掉转发的中间环节，介词“关于”重复使用，“通知”也多次出现，以致标题冗长，读起来拗口，不易理解，应改为市财政局转发财政部关于修改国家工作人员出差补助标准的通知的通知。3、乱用标点符号 办法明确规定，公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。写作中，人们不循此规，常常不该使用标点的却使用了，或该使用标点的却用错了。例如：国务院批转财政部(关于加强国有企业财务监督的意见)的通知中央职称改革领导小组转发国家教育委

16、员会中小学教师职务试行条例等文件的通知x x县工商局、税务局关于发布“x x县农村集贸市场管理暂行办法”的通知例被批转对象“关于加强国有企业财务监督的意见，是公文，不属法规性文件，应删去书名号；例被转发的对象“中小学教师职务试行条例”属法规性文件，故应加上书名号；例发布对象“x x县农村集贸市场管理暂行办法”属法规性文件，按规定应使用书名号，而不是引号，且该两个发文机关之间不用顿号，而是采用空一格办法解决。主送机关标注不当办法规定“主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。”如国务院关于成立国务院三峡工程建设委员会的通知一文的主送机关“各省、自治区、直辖市人民政府，国务

17、院各部委、各直属机构”，采用统称写法，既简洁又明确。而有的公文主送机关标注存在不明确、违反文种有关规定等错误，严重影响了公文效应的发挥。例如：县人民政府转发县乡镇企业局 (关于加速发展乡镇企业的报告) 的通知 (“转发”应为批转”，应删去单书名号) 的主送机关是“各有关单位”县税务局重建税务所办公楼的请示报告(应为“请示”)的主送机关是“地区税务局、城建局、国土局、物资局”大朝乡人民政府关于解决修建场镇饮水工程所需资金的请示的主送机关是“尊敬的书记”例错误是主送机关不明确，难以办理；例属多头主送，违反了“请示一般只写一个主送机关”的原则；例违反了“请示不得直接送领导者个人”的原则。引用公文不当

18、在公文写作中，常常引用公文说明行文依据。正确引用公文成为公文写作规范化极其重要的一个环节。办法规定：“引用公文应当先引标题，后引发文字号”在操作时，正确的做法是：先用书名号引标题，后用圆括号引发文字号，例如： 你行关于调整货币政策委员会及任免的请示(银发200013号)收悉。”而写作中不正确引用公文的现象比比皆是，例如：你公司关于成立通洲集团中心拍卖行的请示悉7月20 日通告停止了省交通厅交计字20001号文件中规定的“双排座小货车载客养路费”的收取你院月x日请示收悉在粤府199638号文“关于拨款修建办税大厅的批复”中例只引标题而没引发文字号；例只引了发文字号而没引标题；例既没引标题也没引发

19、文字号；例虽然公文的标题和发文字号都有，但标题与发文字号顺序颠倒，且标题用成了引号，所引发文字号未加圆括号。结构层次序数标注不当对于篇幅较长，内容较丰富，层次较多的公文，写作时常常要标注序数，分条列项，以显得眉目清楚，易于阅读、理解和执行。办法规定：“结构层次序数，第一层为一，第二层为(一)，第三层为1，第四层为(1)。”只有一个结构层次时，就用“一”，而不用其它序数。在实践中常出现不规范现象。例如关于省地区银行机构合并问题的请示 (银发1996124号)、省培训中心关于筹建教学急需实验室的请示 (中心200115号)，这两篇公文的内容都只有一个结构层次，其序数标为l、2、3”，正确的应为“一

20、、二、三”；又如县人民政府关于召开经济工作会议的通知 (1998年9月8 日)，也只一个结构层次，其序数标为 “(一)、(二)、(三)”，显然也是错误的；再如中共中央 国务院关于反腐败斗争近期抓好几项工作的决定(1993年10月5日)，内容有两个结构层次，第一层标为“一、二、三”，第二层标为“(1)、 (2)、 (3)”，很明显第二层序数标注错误，应标为“（一）、(二)、(三)”或“1、2、3”。公文写作与办理中的常见错误一、行文中的常见错误 1、滥发文件。 主要表现：（1）所发公文属可发可不发之列；（2）所发公文只是照抄照转上级的公文（翻印即可，不必转发）；（3）所发公文内容空洞，无具体措施

21、，不解决问题；（4）行文所涉及的问题可用口头请示、汇报或开会等形式解决；（5）行文所涉及的内容已在报上全文公布过；（6）在部门之间意见分歧，未经协商取得一致时就行文。 2、行文关系混乱 。 主要表现：（1）应该党政分开行文的未分开行文；（2）应该一个机关单独行文的搞成几个机关联合行文；（3）该职能部门行文的“升格”为领导机关行文；（4）该领导机关行文的“降格”为职能部门行文。 二、文种使用中的常见错误 1、自制文种。 在正式文种之外，随心所欲，生造公文文种并俨然以正式公文行文。常见的有：“请示报告”、“工作思路”、“情况”、“汇报”、“申请”、“郑重声明”等。 2、误用文种。 把属于机关其他应

22、用文，特别是事务文书中的文种，误作为正式公文文种使用的情况。常见的有：把计划类文种“要点”、“打算”、“安排”、“设想”等作为公文文种直接使用，如市委年工作要点。把属于总结类的文种“小结”、“总结”，以及把属于规章制度类的文种“办法”、“规程”、“须知”、“实施细则”等作为正式文种直接使用。但是，如果将上述应用文用转发或印发通知的形式发布，则是规范用法。如“市人民政府关于印发市政府1997年工作要点的通知”。 3、混用文种 。 不按文种的功能和适用范围去选用文种，而造成临近文种相互混用，导致行文关系不清，行文目的不明，行文性质混淆。常见的有：“公告”与“通知”、“决议”与“决定”、“请示”与“

23、报告”、“请示”与“函”混用。主要表现为将通告误用为通知，将通知误用为通告，将请示误用为报告，将报告误用为请示，将“请示”、“报告”合用为“请示报告”，“请示”和“报告”本身是两个文种，将决定误用为决议，将决议误用为决定，将函误用为请示或报告，将复函误用为批复。 4、越权使用文种。 超出本机关的权限行文，如随意制定“条例”。实际上“条例”只能用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度；按照国务院办公厅发布的行政规范制定程序暂行条例的规定，在行政机关公文中，“条例”只能应用于特定国家机关制定的法规中，即全国人大常委会制定的法规，国务院制定的行政法规，地方人大及其常委会制定或通

24、过（批准）的地方性法规。如：中华人民共和国城市道路管理条例。基层单位制定有关规章制度时可用“规定”或者用“细则”、“办法”等应用文种，并用转发或印发通知的形式发布。 5、降格使用文种。 应该用命令、指示发布的公文而用通知发布，如一些省、自治区、直辖市人民政府发布重要行政规章，不是用令发布而用通知发布。这种降格使用，必然影响行文的权威和效力。三、版头使用中的常见错误 1、版头混用。 将下行文版头用于上行文；使用“文件”式样的版头用于向上级报告、请示工作、任免干部或批复等；使用不带“文件”字样的版头用于发布党的方针、政策，重要工作部署或批转下级的重要报告、请示。 2、使用非标准版头。 使用设计或印

25、刷不标准的版头。常见的是：格式不对、尺寸不标准、非红色印刷、发文机关字体不庄重等。 3、使用没有版头的白纸印发文件四、发文字号中的常见错误 1、年号不全 。 如：将“1997”省略为“97”。 2、括弧不对。 国家机关公文格式规定发文年度用六角括弧“”括入。错用成圆括弧“（）”、方括弧“”、方头括弧“【】”。 3、位置不当。 将发文年度位置提前到了机关代字前面。如：将校字1997号错为1997校字号。 4、序号累赘。 发文顺序号中多加了“0”变成“0”。 5、一文多字号。 联合发文时并用了几个单位的发文字号。 6、一字号多文。 用同一发文字号制作两份不同的文件。 7、跳号。 没有按自然数的顺序

26、依次排列，中间出现跳号现象。 8、字第搭配不当。 正确的是“字”在年号之前，不用“第”；前面用“字”，后面用“第”；前面无“字”，后面就不应有“第”。常见的错误是：有“字”无“第”或有“第”无“字”。但“字”、“第”均省去是正确用法，如：委1997 号。 9、滥用“发”字。 只有重要文件才采用“发”字样。 10、自制发文字号。 未按规定要求编制发文字号。 五、签发人标注中的常见错误 1、上行文未标注签发人姓名 2、下行文也标注了签发人姓名 3、标注不规范 签发人标注位置远离发文字号（正确的是它们之间空两个字）；签发人标注的字体字号与发文字号的字体字号不一致；“签发人”与签发者姓名之间未加冒号。

27、 六、公文标题中的常见错误 1、缺少发文机关或通过决议、决定的会议名称 “决议”、“决定”等文种的标题不能省略发文机关或通过决议、决定的会议名称。如：“第八届全国人民代表大会第五次会议关于批准设立重庆直辖市的决定”不能简写为“关于批准设立重庆直辖市的决定”。 2、用发文字号代替文件名称 如：“关于字1997第号文的批复”，这类标题的事由，除极少数熟悉标题中所述文件的内容的人外，其他人是不能明白的。 3、文字累赘 如：人民政府关于认真贯彻落实政发1997号文件精神，积极动员群众大力开展抗旱播种保苗，保证今年农业夺取丰收的情况的报告，发文机关可省略，所引文件的发文字号应删掉，事由可概括，改为关于春

28、耕播种情况的报告就简明了。此外，在标题中常出现文字或词义重复的现象，如关于贯彻通知的通知的通知，应为关于贯彻通知的通知；又如关于请求解决的请示，应为关于解决的请示，后面有请示，前面用请求就是多余的。 4、滥用标点符号 除批转法规性文件外，公文标题中一般不加书名号。常见非法规、规章名称用了书名号，如关于认真贯彻决定的通知、关于批转报告的通知、关于请示的批复，标题中加书名号是错的。 5、缺少文种 如市人民政府批转市教委关于建立高等院校学习基地的报告，误把被转发部门的“报告”当作本公文的文种，应在其后补上“通知”这一文种。另外，在公布事项、工作要点的公文中也常缺少文种，如：大学一九九年重点抓的八件实

29、事就缺少“决定”这一文种。 6、发文机关简称不规范 如：市计委二年工作计划，“计委”容易引起歧义，如果是“计划经济委员会”应简称为“计经委”，如果是“计划生育委员会”应简称为“计生委”。 七、主送机关中的常见错误 1、缺主送机关 除公布性文件外，一般文件都必须标明主送机关。但有的文种如会议纪要等，主送机关一般放在文尾末页下端。 2、主送机关表述不规范 未按党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军队、有关部门的顺序排列；未用全称或规范化简称，如“市府”应为“市人民政府”；分类排列时未按类内用顿号、类间用逗号的原则办理；随意使用统称，如“市内各单位”。 3、多头主送 主送机关不止一个。向上级机关行

30、文，只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式，但不得同时抄送下级机关。 4、主送个人 公文不得主送领导者个人。 5、越级主送 一般不得越级请示，特别情况下必须越级请示时，应当抄送被越过的机关。 八、正文中的常见错误 1、错别字 主要表现：（1）因粗心大意，将“宏观”错成“客观”，“拨款”错成“拔款”，“突击”错成“突出”；（2）因辨析不准，将“淡薄”错成“淡簿”，“渎职”错成“赎职”，“严厉”错成“严励” 2、标点符号错误 常见顿号与逗号混用，逗号与句号混用，方括号与六角括号混用，书名号与引号混用 3、数字使用不规范 应该用阿拉伯数字的用了汉字，如“20世纪90年代”错成“二十世

31、纪九十年代”；应该用汉字的用了阿拉伯数字，如“党的十四大”错成“党的14大”。正文中的数字，部分结构层次数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字书写，其余的应当使用阿拉伯数字。 4、随意简称 如将“社会主义精神文明建设”简称为“社精文建设”，“高速公路公司”简称为“高速公司”。 5、引文标注错误 未按所引用公文的发文时间、标题的发文字号的顺序引用。如“你校校字1997第号文件（关于的请示）收悉。” 6、随意使用字体字号 正确的是使用3号或4号仿宋体。 7、随意设定字距行距 正确的字距为0点距（电脑打字点距下同）；行距为24点距。 九、无正文说明标识中的常见错误

32、常见错误是落款和发文时间已正好排满一页，而在另一页的文尾部分的抄送机关等之上标明“此页无正文”。这种情况无须注明“此页无正文”，因为公文的正文是指主送机关以下，生效标识以上具体反映公文内容的部分。 十、附件标识中的错误 1、有附件不标注 2、附件名未标全称 3、标注不规范 “附件”二字顶格标注（正确的是顶格空一字）；只标了一个“附”字（正确的是标“附件”二字）；附件未全部标注；附件标题末用了标点符号。 4、内容不适 在印发、转发、批转公文的通知中，错将所印发、转发、批转的公文作为附件特殊说明。印发、转发、批转通知和所印发、转发、批转件是共同组成一件公文的，且已在标题中说明，无需作附件标注。 十

33、一、发文机关标识中的错误 1、未标发文机关名称，用印章代替 2、发文机关未用全称或规范化简称 3、位置不当 常见的错误是居中标识或靠右边顶格标识。正确位置一般是从全页垂直中线起向右书写，而且发文机关最后一个字比正文缩四个字或与成文日期标识协调（成文日期的最后一个字比正文缩两个字）。在下列两种情况下发文机关标识可越过中线：一是发文机关全称字数多，从中线向右写，一行写不下时；二是联合发文单位多，竖列太长影响美观时。 十二、成文日期标识中的常见错误 1、将拟稿日期作为成文日期 2、将打印日期作为成文日期 3、汉字和阿拉伯数字乱用 在发文机关署名后标识成文日期时，用阿拉伯数字书写，如：“2005年3月

34、20日”，在题注域内标识时用汉字标识。 4、标识不全 只署月日不署年份，如：“三月二十日”，只署月日不署年份。正式公文成文时期必须将年月日标示完整。 5、位置不当或与落款不协调 常见错误是成文日期第一个字向左越过发文机关第一个字或直接向左靠齐。正确位置一般应是成文日期第一个字与发文机关第三个字（或中间）对齐，向右排印。当发文机关最后一个字比正文缩四个字排印时，成文日期的最后一个字比正文缩两个字。总的原则是，成文日期的标识是与发文机关标识协调，以保持文面的美观。 6、将月日写成“分子式” 如把一月一日写成“1/元”或“1/1”。 十三、机关印章使用中的常见错误 1、当用不用 干部任免通知等重要文

35、件应该用印而未用印。 2、不当用却用了 印制的有特定版头的一般普发性文件也用了印。 3、位置不当 用印既不压发文机关也不压成文日期或只压其中一个。 4、模糊不清 未及时清洗印章，使印记模糊不清。 十四、主题词标识中的常见错误 1、不标引主题词 2、将标题简单切后分当主题词标引 主题词的主要作用是反映公文的类别、主题和表现形式，为检索查询提供方便，由范围（类别词）+内容（类属词）+文种（文件形式）组成，其中的类别词反映公文内容所涉及的范围和应归属的类别，标题中一般不会出现；标题的主要作用是概括公文的性质和要求，由发文机关+事由+文种组成，其中的发文机关一般不宜作为主题词标引。因此，标引主题词时不

36、能简单地切分标题，而应根据公文内容进行分析，弄清公文的类别、主题和表现形式后，再按主题词标引的规范进行标引。 3、任意生造主题词 不在中共中央办公厅、国务院办公厅或上级主管部门统一制发的主题词表中选用主题词，而是任意生造。这将导致不能用计算机对公文进行主题检索，完全失去标引主题词的意义。 4、未先标类别词 5、任意组配 6、乱用标点符号 两个主题词之间应该用一个空格符分开，错为在主题词间使用了顿号或逗号（但组配标引时可用顿号分开）。 十五、抄送机关标识中的常见错误 1、使用已废除了的“抄报”或“报”、“送”、“发” 2、抄送个人 公文不能抄送个人，需要送某位领导阅否由收文机关秘书部门决定。 3

37、、抄送主送机关 既然是主送机关就不必再抄送了。 4、滥抄滥送 将向上级机关的“请示”同时抄送平级机关或下级机关；将公文抄送给与公文内容无关的机关。 5、标识不规范 抄送机关未分类或标点符号使用不当。 十六、公文处理的误区 造成公文处理不规范的一个重要原因，是在部分文秘人员的思想认识上存在一些误区，其对公文规范化的危害不小。为推进公文规范化建设，必须提高认识，走出误区。常见的有以下8种： 1、按老一套办法办文 中国共产党机关公文处理条例、国家行政机关公文处理办法、国家机关公文格式、发文稿纸格式、出版物上数字用法的规定、标号符号用法、出版物汉字使用管理规定等，都是公文制作的法规性文件，并构成了公文规范的完整体系。同时，公文规范处在不断变化和完善之中，任何标准和规范都可能被修订。广大文秘人员要