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1、Microsoft Office SharePoint Server 2007 培训,文档库 V：如何下载文档库,您的公司名称 演示：,文档库 V：如何下载文档库,课程内容,概述：文档库，何时需要 课程：如何下载文档库,该课结尾提供了一组简短的问题，测试您对材料的理解程度。,文档库 V：如何下载文档库,概述：文档库，何时需要,您的公司是否使用 Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 站点或 Microsoft Office SharePoint Server 2007？ 您是否曾经在旅途中需要访问文档库的文件呢？ 这里为您提供了一个解决方案。使用 M

2、icrosoft Office Outlook 2007 从文档库下载所有文件。本课程将向您介绍如何操作。,文档库 V：如何下载文档库,课程目标,使用 Outlook 2007 同时下载所有文件。 从 Outlook 中以只读方式打开文件。 从 Outlook 中编辑文件，然后更新 SharePoint 文档库中的原始文件。 了解如何将“签出”与此功能配合使用。,课程,如何下载文档库,文档库 V：如何下载文档库,如何下载文档库,使用 SharePoint 文档库时，文件位于人们使用 Internet 连接可以访问的中央位置。 但是如果您没有该连接怎么办？,假设您正在开展销售业务，将要出差去外地

3、，您在那里无法通过 Internet 连接到文档库。但是仍然需要参考销售演示文稿、合同文档、电子表格等等。 如何做？如果拥有 Outlook 2007，您就可以一次下载所有文件。,文档库 V：如何下载文档库,过程概述,下面概述下载文档库的过程。,将所有文件从文档库下载到 Outlook 2007。 文件将作为单独的电子邮件显示在 Outlook 中（在一个称为“SharePoint 列表”的新文件夹中）。,如图片所示：,文档库 V：如何下载文档库,下载文档库,究竟该如何下载文档库呢？ 动画演示具体过程。,转到您的文档库，然后单击“操作”菜单上的“连接到 Outlook”。下载文件之后，您可以在

4、阅读窗格中预览它们，也可以用只读方式打开这些文件。,动画：单击鼠标右键，然后单击“播放”。,作者：.swf 插入此处；插入 .swf 文件之前删除此占位符。,文档库 V：如何下载文档库,下载文档库,究竟该如何下载文档库呢？,转到您的文档库，然后单击“操作”菜单上的“连接到 Outlook”。您的 SharePoint 文档库将连接到 Outlook，如此处所示。然后您可以选择要下载的文件。 下载文件之后，您可以在阅读窗格中预览它们，也可以用只读方式打开这些文件。,文档库 V：如何下载文档库,文档库现在连接到 Outlook,在您单击“连接到 Outlook”并下载了文档库文件之后，Outloo

5、k 将继续与该文档库保持连接。,如果您在离开办公室之前需要确保您的计算机上拥有最新文件，请在出门之前单击 Outlook 中的“发送/接收”按钮。,文档库 V：如何下载文档库,编辑下载的文件,现在您的文档库已经下载到 Outlook 中了。 除了阅读文件之外，您是否可以脱机编辑这些文件呢？完全可以。,使用当您在 Office 文档中打开文件时出现的“脱机编辑”按钮。当您编辑文件时，Outlook 中会出现一个带有方向朝上的红色箭头的图标。它用于提醒文档是脱机编辑的。,动画：单击鼠标右键，然后单击“播放”。,作者：.swf 插入此处；插入 .swf 文件之前删除此占位符。,文档库 V：如何下载文

6、档库,编辑下载的文件,现在您的文档库已经下载到 Outlook 中了。 除了阅读文件之外，您是否可以脱机编辑这些文件呢？完全可以。,使用当您在 Office 文档中打开文件时出现的“脱机编辑”按钮。Outlook 中出现一个具有向上红色箭头的图标，用于提醒文档是脱机编辑的。 回到办公室并连接 Internet 时，您可以通过单击“更新”，使用脱机版本更新文档库版本。,文档库 V：如何下载文档库,关于脱机编辑文件的注释,当您脱机编辑下载的文件时，Word、Excel 或 PowerPoint 2007 文件将存储在您计算机上的“SharePoint 草稿”文件夹中。,在 Windows XP 中

7、，文件位于“我的文档”中。而在 Windows Vista 中，文件位于“文档”文件夹中。,文档库 V：如何下载文档库,怎样签出呢？,您可以在 Outlook 中签出文件吗？ 很遗憾，不能。您可以通过 Web 浏览器实现操作。,记住，如果需要在远离办公室时处理文件，请确保选中“使用本地草稿文件夹”复选框，如此处所示。 如果知道只有您正在处理某个文件，那么无需担心签出；您可以脱机编辑文件并稍后更新它，就像之前看到的一样。,文档库 V：如何下载文档库,针对大文档库的额外步骤,如果所有文档库文件的总大小超过 500 MB，那么文件无法一次全部下载到 Outlook 中。下载如此庞大的文档库可能速度缓

8、慢，费时费力。,此时将只显示文件名，而不自动预览文件的内容。 在这种情况下，请单击电子邮件底部的“下载此文档”按钮。Outlook 将下载并为您预览文件。,文档库 V：如何下载文档库,当您不需要 Outlook 中的文档库时,如果您不再需要文档库，您可以方便地从 Outlook 中删除它。,在“SharePoint 列表”之下，右键单击文档库文件夹，并选择“删除”。（这样做不会删除 SharePoint 网站上的实际文档库，而只是从 Outlook 中删除它。） 重要说明：执行此操作之前，请确保您已经打开了带红色箭头图标的任何文件，并更新库。,文档库 V：如何下载文档库,版本非常重要,请记住，

9、本课程涵盖如何将文档库下载到 Outlook 2007 中。,只有当您拥有 Windows SharePoint Services 3.0 库或 Microsoft Office SharePoint Server 2007 库时，此功能才会起作用。 如何知道自己使用的版本？这是一个常见问题。最好的方法是向站点负责人咨询。,文档库 V：如何下载文档库,测试题 1,为什么要将文档库下载到 Outlook 2007？（请选择一个答案。）,要同时签出所有文件。 要签出单个文件以便在 Word、Excel 或 PowerPoint 2007 中使用并脱机处理。 要使用 Outlook 2007 将许多

10、 Word 文档自动附加到单一电子邮件以发送。 要在未连接到 Internet 时参考文件。,文档库 V：如何下载文档库,测试题 1：答案,要在未连接到 Internet 时参考文件。,下载文档库提供同时下载所有文档库文件，然后在不连接的情况下使用这些文件的捷径。,文档库 V：如何下载文档库,测试题 2,如果您从 Outlook 2007 中编辑一个下载的文件，Outlook 中将显示以下哪一项？（请选择一个答案。）,一个红色向下箭头，表示该文件是在您的计算机上（而不是文档库中）编辑的。 一个红色签出图标，表示该文件是在您的计算机上编辑的，需要在文档库中更新。 一个红色向上箭头，表示文件是在您

11、的计算机上编辑的，需要更新到文档库。 一个绿色签出图标，表示文件是在您的计算机上编辑的，需要在文档库中更新。,文档库 V：如何下载文档库,测试题 2：答案,一个红色向上箭头，表示文件是在您的计算机上编辑的，需要更新到文档库。,该箭头提醒您在回到具有 Internet 的办公室时需要将文件更改更新到文档库。,文档库 V：如何下载文档库,测试题 3,假设您将一个文档库下载到 Outlook 2007， 然后脱机编辑了其中一个文件。要在文档库中更新该文件，您必须重新打开该文件。（请选择一个答案。）,正确。这是唯一方式。 错误。您可以这样做，但是也可以按“发送/接收”按钮。,文档库 V：如何下载文档库,测试题 3：答案,正确。这是唯一方式。,通过 Internet 连接到文档库之后，必须重新打开该文件以使其在文档库中更新。