公文写作培训教材.ppt

1、公文写作培训,办公室制作,本次培训的目的,希望通过本次培训一是掌握公文写作的基础知识；二是了解目前我厂公文处理的流程；三是分析公文写作工作中存在的主要问题；四是尽量减少一些常见错误，提高公文质量。,本次培训的五个方面内容,一、公文写作的概念性基础知识 二、常用公文如何写 三、公文处理流程和注意事项 四、我厂公文写作的主要问题及常见问题 五、好公文是如何炼成的,一、公文写作的概念性基础知识,公文写作的重要性 是工作交流的重要载体（工具平台） 是管理人员最基本的技能要求（工作需要） 是对工作的思考、总结和提炼（以文辅政） 是展示能力，实现个人进步的有效途径（能力体现）,公文的定义,是行政机关在行政

2、管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。, 公文写作的概念性基础知识,公文的文体类型,公文有广义与狭义之分。 狭义的公文，是指党和行政机关各自正式规定的文种（红头文件）。现在，党的各级领导机关使用的14个正式文件种类是：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。行政机关公文的种类主要有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。党政机关明确规定的上述文种合计为27个。其中9个是相同的，即决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要；不同的也是9个，其

3、中属党的机关的5个：即公报、指示、决议、条例、规定，属行政机关的4个，即命令（令），议案、通告、公告，这18个文种，公文学界称其为法定文种。 我厂经常使用的有红色字体的6种公文类型。通知、请示、决定、会议纪要、通报、报告，其中通知和请示是最为常见的。, 公文写作的概念性基础知识,公文的文体类型,广义的公文，除上述法定文种外，还包括常用的应用文，如： 讲话稿、总结、计划、规划、简报、工作要点、安排、方案、汇报、调研报告、心得体会、便函、专用书信、讣告悼词、规章制度（如章程、细则、制度、守则）等等。, 公文写作的概念性基础知识,公文写作的基本原则,准确性 要尊重事实，保持叙述的准确性、真实性，主题

4、明确清楚，文字描述能够准确概括其内容，不得扭曲、增减，不得随意想象，夸大其词。 时效性 公文是处理行政事务的重要形式，所以具有极强的时效性，在某些时候晚发布一天或者半天，就会对工作带来不良的负面影响，造成工作被动甚至无法完成。, 公文写作的概念性基础知识,公文写作的基本原则,规范性 特定的规范性，是公文区别于其他文章的一个重要标志。这种规范性体现在公文形成和处理的整个过程中，包括行文格式的规范、行文规则的规范和办理程序的规范。公文的规范性是维护公文的严肃性和准确性，提高公文处理效率的重要保证。 精简性 避免文山会海，坚持少而精原则。可发可不发的坚决不发文，发文内容要直抒本意，文字精炼，与主题无

5、关的只字片语都不要提。, 公文写作的概念性基础知识,公文的要素,公文的要素分为眉首部分、主体部分、版记部分等。其中需要各部门起草公文人员掌握主要是主体部分，包括以下内容： 文体类型、标题、主送单位、正文、附件、成文时间、公文生效标识（公章）、附注。, 公文写作的概念性基础知识,公文要素标题,公文标题由发文机关、事由和文种三个要素组成。例如：河南中烟工业有限责任公司关于举办卷包维修技术人员培训班的通知 标题采用方正标宋简体2号字，在纸张第一行居中位置。,文种,发文机关,事由, 公文写作的概念性基础知识,小贴士：方正小标宋简体非OFFICE-WORD自带字体，需要在OA网左下角的“软件下载OA系统

6、应用”中下载，然后将下载文件保存在c:windowsfonts 目录下即可。, 公文写作的概念性基础知识,公文要素主送单位,主送单位就是公文的接受者、主办者，负责贯彻或研究答复公文内容的单位。 主送单位名称在标题下一行顶格写，后边加冒号。使用仿宋3号字。 向全厂发通知，一律使用“各部门”为主送单位。 向河南中烟写请示，一律使用“河南中烟工业有限责任公司”为主送单位，不得直对河南中烟所属的部门，也不能直接对领导个人。, 公文写作的概念性基础知识,公文要素正文,正文使用仿宋3号字，每一段开头空两个汉字字符。一般排版为每页22行，每行28个字，也可根据实际情况进行调整。 正文一般分为三部分： 1.开

7、头，称引据部分，简要说明发文的原因和依据。 2.主体，要求重点突出，条理清楚。 3.结语，扼要提出要求和希望。根据不同的文种采用不同的结语，例如：“妥否，请批复”，“特此报告”等。, 公文写作的概念性基础知识,公文要素正文结构,公文结构的基本要求： 一、逻辑严谨，内容之间缜密、周严、纲目清晰，逻辑性强，文字材料组合严丝合缝。（先大后小、先总后分、先主后次） 二、表述完整，各个局部结合得完美统一，没有残缺遗漏。要使文章有头、有尾、有起、有承、有转、有合，开头有交代，结尾有照应说明。（换位思考）, 公文写作的概念性基础知识,公文要素正文结构,三、结构匀称，文章疏密相间，详略得当。切忌将中心内容压在

8、一头，一团乱麻，令人喘不过气，难以读懂。（多看、多学、多写） 四、语言连贯，各部分内容在脉络上要相互贯通，协调一致，语言上要注意过渡，衔接紧密、自然，避免口语化，文中不能出现互不相干或自相矛盾的现象。（多修改、多留心、多推敲）, 公文写作的概念性基础知识,公文要素层级格式,一般行文内容最多分为4个层次。 第一层用汉字一 二 三 来表示； 第二层用汉字加括号（一）（二）（三）来表示； 第三层用阿拉伯数字1. 2. 3. 来表示； 第四层用阿拉伯数字加括号（1）（2）（3） 来表示, 公文写作的概念性基础知识,公文要素附件,公文如有附件，应当在正文之后，空一行空两个字，注明附件顺序和名称。序号使用

9、阿拉伯数字，序号后用“.”，附件名称不加标点。转发、印发、批转、发布的公文，不作为附件标注。, 公文写作的概念性基础知识,公文要素成文时间,成文时间以最后签发日期为准。 一律使用汉字表示，“零”用符号（特殊字符），年月日齐备。例如：二九年八月二十九日。 位置位于正文后空三行，右下方。 因使用发文生效标识（公章），故而不用写明发文单位。, 公文写作的概念性基础知识,公文要素附注,请示后要写明联系人、联系电话，作为附注。 通知、决定等要写明“此件可上网”或“此件不上网”。 公文如有附注，应当加圆括号标注。附注的位置在成文日期和印章的下一行，版记之上。, 公文写作的概念性基础知识,公文的要素还包含其

10、他很多内容，例如主题词、发文版头、字号、密级、紧急程度等等。这里主要是对起草部门需要掌握的几个要素进行了说明。 下面就我们最常用的通知和请示两种公文进行具体讲解。, 公文写作的概念性基础知识,二、常见公文如何写,通知（范文） 请示（范文）,通 知,定义： 是上级机关批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项及任免人员时使用的一种公文文种。（一般为平行文、下行文）, 常见公文如何写,写作格式： 一般由标题、主送单位、正文三部分组成。 标题有两种写法，一是“发文单位+主要内容+文种”的形式，我厂现在使用的是这种形式 ；二是“主要内容+文种

11、”的形式，在OA网上发布的通知建议大多使用这种形式。通知的标题不要仅使用“通知”或“紧急通知”等字样，既不利于阅读也不利于搜索。字体要求使用方正小标宋简体二号字，居中放置。, 常见公文如何写,主送单位：我厂一般使用较多的是“各部门”；如果涉及部门多又不是所有部门的话，要注意部门排列顺序的规范性，可参考河南中烟工业公司郑州卷烟厂关于机构设置及职能分配的通知（郑烟厂200916号）中各部门的排序。(涉及到人名排序，应参照部门排序）, 常见公文如何写,正文：由通知的缘由、通知的事项和执行要求三部分组成。 1.通知缘由：发布指示、安排工作的通知，其缘由主要用来表述有关背景、根据、目的、意义等。批转、转

12、发文件的通知，根据情况，可以在开头表述通知缘由，但多数以直接表述转发对象和转发决定为开头，无需说明缘由。发布规章的通知，多数情况下“篇段合一”，无明显的开头部分，一般也不交代缘由。（告诉别人为什么发通知，依据是什么）, 常见公文如何写,2.通知的事项：通知的主体部分，发布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步骤等，都在这一部分中有条理的叙述，内容复杂的需要分列说明。（告诉别人做什么，怎么做） 3.执行要求：发布指示、安排工作的通知，可以在结尾处提出贯彻执行的有关要求。如无必要，可以没有这一部分。篇幅短小的通知，一般不需要有专门的结尾部分。（告诉别人有关注意事项）, 常见公文如何写,通知应注意

13、的问题,明确行文的目的。首先要明确为什么写这个通知，通知的主要内容是什么，然后确定怎么写。其次要确定写作的范围和对象，针对什么问题，解决什么问题。 提出的措施切实可行。既要讲任务、要求，又要讲方法、步骤、措施，语言不能空泛，以免难以理解执行。 无论是正式行文还是OA上的通知公告，要保持通知的时效性，还要注意留给各部门接收到通知后进行工作的时间，避免过于主观，造成敷衍应付的情况。, 常见公文如何写,请 示,定义： 是下级机关向上级机关或业务主管机关请示某项工作中的问题，明确某项政策界限，审核批准某事项时使用的请求性的上行公文。 请示的使用主要有两种情况： 1.请求上级机关给予指示的请示，主要用于

14、遇到现有的方针、政策及法规、规定所不曾涉及的新情况、新问题，或政策界限难以把握时使用； 2.请求上级机关予以批准的请示，主要用于遇到超越本机关的职权范围，或本机关人员对之看法、意见不是完全一致的问题时使用。 凡属本单位职权范围内，并已有明确的方针、政策或法规、规定作参考的一般问题，都应当自行处理，而不必向上级机关请示。, 常见公文如何写,写作格式：1标题 2主送单位 3正文 1.请示的标题一般为发文单位+事由+文种构成。如“河南中烟工业有限责任公司郑州卷烟厂关于实施一号工程打码机升级改造项目的请示”, 常见公文如何写,2.主送单位，请示的主送单位就是负责受理和答复请示的单位。我厂请示的主送单位

15、多为“河南中烟工业有限责任公司”。 主送单位要注意四点： * 主送单位只能是一个。 * 只能主送上级单位，不能送领导个人。 * 主送单位不应直接写单位所属部门，应有主送单位办公室统一批转。 * 不得越级行文。, 常见公文如何写,正文，由开头、主体、结语三部分组成。 开头，主要是表述请示的缘由，是上级机关批复的主要依据。一般来说，这部分要写明所遇到的新情况、新问题，或自身没有能力解决的困难，要写的充分、恰当、具体。（什么事项，为什么做，依据是什么） 主体，是表明请示事项的部分，也是请示的核心和最重要的部分。请求指示的请示，要明确想在哪些具体问题、哪些方面得到请示。求准性请示，要把要求批准的事项分

16、条列款一一写明。如果在请求批准的同时还需要人、财、物等方面的支持和帮助，更需要把编制、数量、途径等表达清楚、准确，以便上级及时批准。（准备如何做，希望解决什么问题） 结语，比较简单，在主体之后，另起一段，按程式化语言写明请求即可。通常写法是“妥否，请批复”。, 常见公文如何写,请示应注意的问题,1.标题不要写成“请示报告”。 2.必须事先请示，不能“先斩后奏”像个总结报告。 3.必须坚持一事一请示。 4.请示类公文，必须注明联系人和电话。一般为起草部门负责人及电话。 5.一般情况下，应提前做好与上级的沟通，再行文，有利于提高效率。, 常见公文如何写,三、我厂公文处理流程和注意事项,根据实际情况

17、，我厂现行纸质和电子文档并行的公文处理程序。一是方便各级审核和修改，二是方便查询。两种方式仅是形式上的不同，流程顺序上都是一致的，其中电子公文省去了印发、发送和归档的工作。 起草人起草 部门负责人审核 办公室初审 办公室审核 领导会签 领导签发 编号 排版 校对 打印 签章 发送 归档 其中红色环节是由起草部门负责流转完成的。,注意事项,不要堆积公文，应及时将部门审核后的公文报办公室审核，尽量避免多个公文同时审批。 尽量不要快下班时候报送，时间上仓促容易出错，而且流程无法完成。 办理公文批转流程的人员，必须是起草人或者部门负责人，便于修改时沟通。 办公室审核人员是核稿，而不是校对，所以报送的公

18、文，要经过起草部门认真仔细审核。如果因为校对失误出现问题，起草部门和人员要承担主要责任。 严格按照流程办文，严禁倒转公文流程。, 我厂公文处理流程和注意事项,四、我厂公文写作的主要问题和常见问题,目前公文写作工作中的主要问题和改进方向 一、认识存在误区 公文写作主体是起草部门，而不是核稿人员。核稿人员仅能够对公文的规范性进行把关，文章的主题和内容的准确性是要靠起草部门去把握的。所以各部门在起草时，起草人和部门负责人一定要以严谨负责的态度重视审核把关，确保公文的主题和内容不出现方向性和结构性错误。,二、写作水平有待提高 各部门会写、善写的人才较为匮乏，文字质量不高。所以要高度重视写作人才队伍建设

19、，注意选取有基础有潜力的人，多练多写，重点进行培养。作为部门的核心人才和关键业务，各部门负责人对文字写作人员要有耐心，多关心，要认识到文字工作不同于一般的业务性工作，更辛苦，更费精力，这样有利于写作队伍的培养，有助于员工综合素质和部门整体工作的提升。, 主要问题和常见问题,三、写作知识学习不到位 （一）对一些必须掌握的知识缺乏学习，致使写作时出现较多低级的错误。建议大家认真学习河南中烟和我厂发布的公文处理办法，里面的很多要求其实就是公文基础知识，按照规范性要求去做，可以避免绝大多数的问题。有兴趣的话还可以查阅一些写作书籍，不用看太多，规范性的内容每本书基本上都是差不多的。 （二）日常学习积累不

20、够，致使写作水平得不到提高。俗话说处处留心皆学问，尤其是现在信息传递便利的条件下，互联网、OA、行业杂志等，里面都有大量的素材可以借鉴学习，平时要养成多看多思考的习惯，尤其在接到写作任务时，最好先查阅几篇范文去学习一下，会有事半功倍的效果。, 主要问题和常见问题,公文写作常见问题,下面，把我厂公文写作中出现的常见问题进行分类归纳。 文字类 用词类 标点类 内容表述类 常见错别字汇总, 主要问题和常见问题,文字类,1. 法律法规和公文统用“其他”不用“其它”，相应用“他们”不用“它们” 。 2.法规和公文中“以上”和“以下”均含本数和本级，无须注解说明。 3.制定与制订的用法：制定适用于路线、方

21、针、政策、法令、规章制度，制订适用于方案、规划、计划。 4.截止与截至的用法：截止到2000年或截至2000年，而不是截止2000年。截止是不及物动词，后不跟宾语。 5.作为和做为，正确使用应是“作为”，“做为”在汉语词典里没有这个词。, 主要问题和常见问题,用词类,1.用词不准确，任意简写部门名称。如企业管理部写成企管办，物资供应部写成物资部，整顿督查办写成整顿督察办等，着重说明：河南中烟工业有限责任公司的规范简称应为河南中烟，第一次出现时应使用全称。 2.姓名写错。如陈昀写成陈云，陈蓥涛写成陈莹涛等。 3.关于“我厂”的使用，一般开头时使用一次即可，多则罗嗦累赘。第一人称可用我厂，第三人称

22、时应用郑州卷烟厂。 4.引用文件名称时候，正确格式应为XXXXXX（郑烟厂200918号）。 5.部门名称和人名使用时的顺序性错误。 6.除必须使用汉字外，一般应使用阿拉伯数字。, 主要问题和常见问题,标点类,1.标题除法律、规章名称用书名号外，一般不用标点符号。XX市统计局、XX市科技局关于高新技术xxx的通报，其中顿号应去掉。 2.表示概数不用顿号隔开。如“近一、二年”中间不用顿号。 3.并列关系不应用分号。如：“既要安排好问题；又要做好”中间用逗号。 4.附件名称不加标点符号 5.第几后用逗号不用顿号。如：第一，加强领导。 6.5%-6%不要写成5-6%。 7.层次使用不规范。应严格按照一 （一）1 （1）的层级顺序使用，（一） （二） （三）和（1）（2）（3）后不加“、”号。, 主要问题和常见问题,内容表