办公一体化 复合机智能化管理解决方案

1、办公一体化复合机智能化管理解决方案 对于中大型数码复合机来说，用户在购买和使用设备时，不能只把这类设备当成设备，而更多需要考虑这类设备是为了帮助企业解决大多数办公打印需求，因此在购买产品时，用户非常有必要了解数码复合机的一些常见解决方案，特别是一些中大型企业用户，需求量大，而且企业人员规模比较大，因此在资源管理上就会存在很大问题。从目前办公设备市场来看，很多数码复合机的软件管理相对更加成熟，能够帮助实现智能化管理，控制资源成本。因此在选购产品时，需要重点了解一下复合机的解决方案，然后根据解决方案来选择适合的品牌和型号。理光彩色复合机智能化管理与低成本并进安全认证增强保护力度理光的中高端彩色复合

2、机更多的应用了智能化管理解决方案能过很好的为用户控制成本，减少浪费。其中安全认证提高了BASIC认证、windows认证、LDAP认证、用户代码认证、综合服务器认证等多种认证方式。通过不同认证设置设置不同身份用户的权限。并且可以按照用户需求设置使用权限，按照地址设置访问权限，此外还可以获取各个用户的工作日志和访问日志，这样大大的增强了企业办公的安全性。IC卡认证及增强锁定型打印 本次发布的这四款中高端彩色复合机都支持IC卡认证功能，通过IC卡可以限制未授权的客户使用该复合机，可以通过刷卡来控制彩色的使用权限，减少输出浪费，降低总体办公成本。通过增强型锁定打印模块，打印的文档将会保存在机器的硬盘

3、中，通过刷卡认证后，选择打印或者删除，这样可以有效的避免误打或者打错的情况，减少不必要的浪费。非授权复印控制这次发布的理光彩色复合机在高端产品上采用了RPCS打印程序支持一种独有的功能，就是控制非法复印功能，通过该功能可以将图形或者文字加入打印文字中，如果在未授权状态下对文档进行复印，复合机会将加入的文字或者图形采用全灰色覆盖复印稿件来提醒用户，从而降低了敏感文件被非法复印的风险。优化的文档管理为了优化文档管理流程，所有打印件、复印件、传真（选配）和扫描数据均可通过Wed lmage Monitor 检索、存储、浏览，甚至可以监控和检查联网的外围设备的状态。IT经理和网络管理员还可以设置用户权

4、限，获取完整的作业统计数据和使用权限。通过智能化管理，对于大型企业用户如何来控制部门的办公成本，以后员工的办公成本的需求，这都是一个非常方便的办法，通过管理不但提高企业的效率、安全性，而还能很好的节约办公成本。高效智能 理光 Aficio MP C3001 参考报价： 元理光Aficio MP C3001彩色数码复合机涵盖了彩色复印、网络打印、多样扫描、无纸传真(选配)及存储发送等多功能于一体，配合高效智能的数据处理解决方案，能够非常快捷高效为大型企业完成文印需求。理光Aficio MP C3001彩色复合机主要是面向生产级的输出用户，黑彩同速为30页/分钟，月使用量为15000张，能够满足生

5、产型的一些宣传页的输出，以及一些资料册的输出，内置160GB硬盘，能够满足企业电子存档的需求。节能环保方面 理光Aficio MP C3001符合能源之星环保要求，通过降低待机功率及使用功率，轻松实现更低的日常办公成本。面对法律、财务、政府部门等日常文件需要大量草稿打印并修改的商务输出需求，并且提供双面和多面合并复印模式，用户可以按照实际需求的打印质量与效果，更经济地进行商务输出，更有效地控制商务运营成本。理光Aficio MP C3001使用全新的环保型彩色PxP墨粉(聚合墨粉)，粉粒更小并且分布均匀，从而使图象质量更加精细，即使比较细小的文字也极少出现字迹模糊的情况;其色彩还原能力也更高，

6、与前代型号相比，色彩的还原能力提升了12.5%。采用改进的IH定影单元，通过直接加热定影轮 ,能够快速提升温度从而减少预热时间，实现了高生产力与节能环保的完美结合。智能管控降低企业运营成本相对黑白输出而言，彩色复印和打印的成本较高，如果大量无需彩色表现的文档也采用彩色输出，就会增加办公成本，这也是很多IT经理所关心的问题之一，理光MP C3001提供了全面的用户认证和计费应用支持。机器本身具备用户代码设置功能，可以实现对部门和个人的功能使用限制，减少办公输出浪费。例如，可以将彩色打印/复印、黑白打印/复印、传真(选配)、扫描、文档存储等等权限分配给不同用户，用户在复合机上输入用户名、密码才可以

7、使用，并只能享受自己权限内的服务。配合IC卡管理更加方便 配合IC卡读卡器，理光MP C3001复合机更可以在公司内实现打印、复印、门禁一卡通，只要用户一刷卡就可在多功能复合机上完成身份验证，轻松实现使用权限控制和分配，避免未授权的用户使用输出设备。同时还可以实现保密打印，用户在网络上发送的打印任务，只有到复合机前刷卡才可以完成输出。通过理光的输出计费、输出控制、设备监控、输出安全等方案，可以实现细化到部门和个人的输出费用以及设备使用管理，让办公设备和成本的控制更加高效，也让彩色办公能够在效率、品质和成本间取得完美平衡。购买建议：理光Aficio MP C3001是一款大型高端的彩色数码复合机

8、，也是10年理光推出的系列新品中的一款，该机采用了很多先进的管理功能，比如智能管控，IC卡管理等，这些都能很好的为用户控制节约成本，并且有多种装订、打孔等选购件助您解决印后处理的工作。非常适合大型企业和一些比较大型的生产型企业购买使用，其中对于生产型宣传册制作非常有帮助。附报价清单案例一使用理光IC卡方案助客户打高行政工作效率日本一市办公室为了精简行政架构及为市民提供更完善的服务，希望可以推行行政改革。经过多番努力，此办公室安装了一个全新系统，不但在节省成本及确保安全性方面扮演重要角色，而且更提升了职员的安全意识。建立有助节省成本及加强保安的打印环境，推行以市民为本的行政改革问题自治市合并后所

9、面对的新问题2005年，市政府将三个市合并为一，成为一个有二百万人口的城市。市办公室根据2006年制定的四年计划，一直进行行政改革，包括提高政治效率及重建稳健财政。城市的管治宗旨是从市民的观点出发，实行有效率的政府及财政系统管理，其中一个重要的议题是办公室如何在精简架构的同时不断提升服务质素。四年计划中的其中一项目标是减省行政费用；行政部门希望能减少10%的消耗品开支。另一项目标是提高个人资料在公共地方的安全性。有时候，职员打印文件后，过了一段时间才到打印机收取文件，期间人来人往，文件可能会被其他人拿走，导致数据外泄。即使提供了安全意识培训，有二千名员工的办公室仍然要执行实际的安全措施。简介改

10、革由使用IC卡作为职员证开始2008年，市办公室决定引入考勤管理系统，以提高人力资源管理效率及使用IC卡取代传统职员证。理光建议让职员透过IC卡进行打印或影印，有助节省成本及提高安全性。多功能打印机和理光个人认证系统可记录职员的打印影印情况，另外按需打印可减少不必要的打印并杜绝文件被遗留于打印机的情况。这三项优势就是行政部门决定采用理光系统的关键原因。一切从引入IC卡开始部门经理说：行政改革纲要也建议我们实现无纸办公室，但我们需要了解自己用纸的习惯，才知道如何能达到这目标。因此，我们需要用IC职员证的方案为我们分析用纸情况；亦因为我们希望IC卡发挥其最大的用途，并不只作为一张证件，所以理光的计

11、划完全能配合我们的需要。以往，从未有其他与我们相似的城市采用过这种方法。透过理光的协助，我们撰写了一份非常有说服力的计划书，交给财务部及市议会审批，最后得以引入系统。行政部门的期望： 收集及分析打印情况数据职员透过IC卡认证系统使用多功能打印机。打印文件数量会被记录，让个别职员及部门查看，从而提高职员减少打印量的意识。 减少不必要的打印经过认证后，职员要在多功能打印机的操作板面上确定要打印的文件，以避免错误地打印不必要的文件。 避免遗留文件于打印机未经IC卡个人认证，系统不会执行打印工作，因此可防止数据因为遗留文件而外泄。经过理光解释上述优势后，客户决定引入系统。最初，行政部门担心年纪较大或不

12、熟悉信息科技的职员不愿意使用新系统，因此预备操作指南，派发给所有职员。指南说明引入系统的目的，即系统能如何支持行政改革。目前很多职员已开始使用系统。 使用IC职员证透过个人认证打印及影印文件此外，职员已习惯随身携带职员证（IC卡），不再将职员证放在抽屉里操作指南 解释遗留文件的风险成果提升成本意识， 增加安全意识职员的意识显著地改善了，他们现在更留意到自己的打印量。最初，用户限制功能只容许部分职员进行彩色打印。自从取消限制后，更多职员选择以双色打印代替彩色打印；双色打印的成本与单色打印相同。现在，职员普遍使用红黑色打印，特别是打印有关预算或财务表现的文件时。职员也开始选择双面打印或多合一打印以

13、减少用纸。按需打印让职员在多功能打印机的操作板面上选择需要打印的文件，使用后减少用纸量达5-10%。个人或部门使用量以图表形式显示，让职员更容易了解自己的用量状况。此外，再没有职员把文件遗留于多功能打印机，使安全性得以改善。虽然引入IC卡最初只是为了在不用倚赖职员自觉性的情况下防止数据因遗留文件而外泄，却同时提高了职员于管理个人资料方面的安全意识。透过现在的打印模式，用户可将文件传送到网络中任何一个可使用的多功能打印机。当职员在会议期间要打印文件时，可以使用最就近会议室的多功能打印机，而不须回到自己所属部门。这项功能大幅提高效率，令职员更喜欢整个系统。在桌上计算机控制多功能打印机多功能打印机由

14、服务器控制，用户可在座位监察打印状况。部门经理表示：以往，一旦多功能打印机出现问题，我便要立即赶到器材前；现在，系统容许我安坐于座位中查看多功能打印机的状况。我很高兴不用再在办公室走来走去。另外Remote遥距监测系统在维修支持方面也很方便。每当多功能打印机出现问题，理光的维修工程师往往在我发现问题前就已经来到办公室进行维修。这是网络多功能打印机比独立器材更胜一筹。办公室目前仍有几部传统打印机；假如可将这些器材与系统里的多功能打印机一同管理，会进一步提高安全性和成本效益。行政部门已对系统的效用进行评估，并正研究将系统扩展到整个办公室，讨论要安装多少部器材，以及在那儿安装。现时，职员只于进出办公

15、室时使用IC卡。行政部门亦会讨论将IC卡的应用扩展到其他需要保安的位置，如文件档案室。市办公室期待多功能打印技术于未来继续发展，亦希望有一套可灵活配合周围环境转变的系统。案例二IC卡打印方案协助日本黏合剂制造商节省成本全新打印系统采用IC卡，减少非必要打印，有助节省成本。在日本某黏合剂制造商其中一所厂房，锁售、研发及生产三个部门希望合力减少浪费，让企业可专注研发具竞争力的新一代产品，造福社会。在致力增加盈利的过程中，公司采用了理光打印方案。减少非必要打印，令员工更意识到打印成本，同时加强保安。采用理光方案前短期内显现难以察觉的非必要打印在公司的厂房内，销售、研发及生产三个部门共同参与一个项目，

16、令厂房为公司带来盈利。三个部门致力减少固定支出及消耗品供应方面的不必要开支，从而专注开发及制造新产品，满足未来市场需要。经过一番努力，厂房行政部发现减少纸张及消耗品成本是个很大的挑战。厂房有大量文件流通，特别是质量检定及付运过程，涉及不同文件，但这类与质量或服务相关的文件是必须的，例如法例规定产品须附有质量检定证书。于是，他们要先清楚了解个别员工的打印量及用途，再决定那些打印工作是必须的。厂房行政部要在短时间内了解多功能打印机（MFP）的使用状况，同时显现非必要的打印，为下一个半年制定改善目标。当他们正惆怅应该用什么方法时，理光向他们建议采用用户身份认证的多功能打印机系统。然而，他们担心安装新

17、打印系统会影响厂房运作。采用理光方案后运作测试显示减少非必要打印十分有效，客户于是全面采用系统。新系统透过嵌入IC的职员证提供按需打印服务，让用户于打印机前选择需要执行的打印工作。系统亦为行政部带来其他效益，包括：不同打印记录、数据计算及分析，以及打印限制。厂房行政部深信新系统可有效减少非必要打印，不过他们担心厂房员工未能顺利操作系统。与理光营业代表商量后，他们决定试用系统一段时间。于是，厂房试用理光多功能打印机，配合IC卡用户身份认证系统及打印记录管理系统。测试期间，他们发现系统使用方便，亦确定监察多功能打印机用量不会影响厂房的日常运作。系统经测试后，证实能为厂房带来预期的效益；这是他们决定

18、选用理光服务的重要考虑因素。过了不久，厂房便全面采用新系统。新系统引入初期，员工可使用所有影印、传真、打印及扫瞄功能，不设任何限制。行政部监察员工使用多功能打印机的情况，根据总计数据制定改善目标数字。为了提高员工的自觉性，减少非必要打印，行政部明确地告诉他们正监察使用量，并可能于未来设定打印限制。理光多功能打印机完全取替了其他供货商的器材，部分员工似乎对理光设备的功能及打印步骤感到迷惘。不过由于厂房行政部职员耐心地重复示范如何使用多功能打印机，员工渐渐熟习新系统。另外，虽然部分员工起初对公司收集其个人打印量数据表现抗拒，后来亦慢慢接受。成功提高成本意识，接着提升打印安全性新系统具备一系列不同优

19、点：在引入系统的首数个月，打印量减少，继而消耗品用量以及文件储存量亦明显下降。这是按需打印的功劳，完全解决了非必要打印的问题。例如，安装新打印机驱动程序后要进行打印测试，现在可于控制屏幕上检视结果，不需打印在纸张上。与此同时，用户每次使用多功能打印机都需要刷职员证，令他们更意识到自己的打印量受到监察。目前，越来越多员工尽力减少个人打印量，包括使用一面多页模式。另外，他们亦以双色影印取代彩色影印，前者的成本与单色影印相同。员工的努力显示新系统成功提高他们的成本意识。除了节省成本外，厂房行政部计划透过计算及分析多功能打印机总用量数据，制定其他控制成本措施。此外，新按需打印系统亦有助厂房加强打印环境的安全性。因为新系统需要用户走到打印机前以IC卡确定打印工作，减少了无人认领文件的数量。此公司是一间技术为本企业，致力开发新一代产品，因此非常注重保安，尽力进一步提高公司内部监控及信息安全性。厂房考虑过不同保安措施，最后决定于整个厂房采用按需打印方案，防止文件上的数据外泄。他们亦考虑在未来的日子里引入随时随地打印服务，让用户透过身份认证系统于最方便的打印机进行打印。厂房期望这服务可提高他们的运作效率：例如，就算员工离开座位到厂