时间管理培训(张春明20100730学员.ppt

1、高效的时间管理,张春明,Email:,人力资源部,让我们共同遵守,认真倾听他人的发言,不要脱离主题,不同的意见也要多听,以愉悦的心情积极参与培训,组建学习团队, 组长选定:, 组 名:, 组 口 号:,不是战场，胜似战场,盛年不重来，一日难再晨， 及时当勉励，岁月不待人。 陶渊明 凡是在事业上有所成就的人，无 一不是利用时间的能手。 华罗庚,不会管理时间，就不会管理一切 -彼得德鲁克,管理技能结构,影响力,领导力,执行力,提 纲,认识时间和时间管理 时间管理的误区 时间管理的原则 时间管理方法 改变个人工作习惯,Copyright张春明 2010,Email:,有人粗略的统计过一个活到72岁的

2、美国人的时间是怎么花的：,我们还有多少时间？,睡觉：21年；,个人卫生：7年；,吃饭：6年,旅行：6年；,排队：6年；,学习：4年；,开会：3年；,打电话：2年,找东西：1年；,其他：3年；,工作：？；,假如我们从20岁开始，直至60岁，每天节约2小时做一件事情：,2 365 40,8 365,我们的工作时间又多了10年！,你通常工作很长时间吗？ 你通常把工作带回家吗？ 你感到很少花时间去做你想做的事吗？ 如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？ 即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？ 你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？ 你时常在做重要工作时被打断吗？ 你在

3、办公室用餐吗？,下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”：,在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？ 你时常把工作拖到最后一分钟，然后很努力地去做完它们？ 你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？ 你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？ 当你长休了一段时间，你是否有负罪感？ 你常无暇阅读与工作有关的书籍？ 你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的大事？ 你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？,总结你的时间掌控,从过去通过现在到将来，连续发生的，各种事件的“过程”。,什么是时间?,供给无弹性；,无法取代；,时间特性：,上帝的银行 如果银行每

4、天早晨向你的帐号拨款8.64万元。你在这一天可以随心所欲，想用多少就用多少，用途也没有任何的规定。条件只有一个：用剩的钱不能留到第二天再用，也不能节余归自己。前一天的钱你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64万元。请问：你如何用这笔钱？ （小组讨论：5分钟并发言）,时间管理就是管理时间？,什么是时间管理,提 纲,认识时间与时间管理 时间管理的误区 时间管理的原则 时间管理方法 改变个人工作习惯,Copyright张春明 2010,Email:,因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考； 不做计划也能获得实效； 不了解做计划的好处； 计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信

5、心； 不知如何做计划。,误区之一：工作缺乏计划,尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处，但我们有的人从来不做或是不重视做计划，原因：,误区之二：组织工作不当,* 职责权限不清，工作内容重复 * “事必躬亲，亲力而为” * 沟通不良 * 工作时断时续,误区三：时间控制不够,在前面的“小张的故事”中，小张在时间管理上最大的恶习 就是拖延时间，以致到头来一事无成。下面提供了一个拖延 商数的测验，请你先做一下自我评核。 （测验）,1、习惯拖延时间，前面案例“小张的故事”中的小张就是一个典型的拖延时间的人。 2、不擅处理不速之客的打扰。 3、不擅处理无端电话的打扰。 4、泛滥的“会议病”困扰。不少中、上层

6、管理者曾经指出，会议竟占去他们日常工作的时间的四分之一，甚至三分之一！然而更令他们感慨莫名的是，在这么多的会议时间之中，几乎有一半是徒劳无功的浪费！,我们通常在时间控制容易陷入下面的陷井：,误区四：整理整顿不足,办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关，因为杂乱是人为的。“杂乱的办公桌显示杂乱的心思”是有道理的。让一个不富条理的人使用一个小型的办公桌，这个办公桌会变得杂乱无章，即使给他换一个大型的办公桌，不出几日，这个办公桌又会遭遇同样的命运。 当你的上司向你索取一份技术资料，你是否能在第一时间从容不迫地递给他？当你需要一份信息时，是否满文件夹地翻个底朝天？,误区五：进取意识不强,我们经常说到：“人

7、最大的敌人就是自己”。有些人之所以能够让时间白白流逝而毫无悔痛之意，最根本的原因就是他个人缺乏进取意识，缺乏对工作和生活的责任感和认真态度。主要表现为：,*个人的消极态度 *做事拖拉，找借口不干工作 *唏嘘不已，做白日梦 *工作中闲聊,提 纲,认识时间与时间管理 时间管理的误区 时间管理的原则 时间管理方法 改变个人工作习惯,Copyright张春明 2010,Email:,原则之一：明确目标,目标是行动的导航灯! 成功就等于目标， 其他的一切都是这句话的注解。 美国潜能大师伯恩崔西语,具体的（specific） 可衡量的（measurable） 可达到的（attainable） 相关的（re

8、levant） 基于时间的（time-based）,如何制定目标？,一个目标应该具备以下五个特征才可以说是完整的：,原则之二：有计划、有组织地进行工作,确立目标； 探寻完成目标的各种途径；选定最佳的完成方式； 将最佳途径转化成月/周/日的工作事项； 确定各项任务的完成时间（留有余地）； 落实到文字，用笔写出来。 定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性。,制定计划的步骤：,原则之三：分清工作的轻重缓急,请看下面的行事次序，看看你自己平时喜好用哪种方式？ 1、先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事。 2、先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。 3、先做容易的做，然后再做难做的事。 4、先做只

9、需花费少量时间即可做好的事，然后再做需要花费大量时间才能做好的事。 5、先处理资料齐全的事，然后再处理资料不全的事。,6、先做已排定时间的事，然后再做未经排定时间的事。 7、先做经过筹划的事，然后再做未经筹划的事。 8、先做别人的事，然后再做自己的事。 9、先做紧迫的事，然后再做不紧要的事。 10、先做有趣的事，再做枯燥的事。 11、先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再做难以完成的整件事或难以告一段落的事。 12、先做自己所尊敬的人或与自己关系密切的利害关系的人所拜托的事，然后再其他人所拜托的事。,日常事务,时间的四个象限,新的机遇,重要但不紧急,紧急但不重要,杂乱琐事,不紧急不重要

10、,危机任务,重要并且紧急,1,3,2,4,合理的比例,65-80%,25-30%,重要,紧急,M1,M2,M3,M4,1%,15%,假如你手中有100张美钞 ,其中有二张为百大鈔.其余98张则为一元小钞。若将这100张钞票撒向天空。任由人们来捡，请问您会如何下手？,你会怎么做？,在最短時间內抓到最多的张数。设法找到那二张百元大钞，行有余力，再抓其余一元小钞。,80/20理论,80%的手机来电来自20%的朋友 80%的生产力来自20%的上班时间 80%的假单来自20%的员工 80%的国家资源被20%的人占用 80%的业绩来自20%的客戶 80%的财富集中在20%的人手中,原则之四：合理地安排时间

11、,提 纲,认识时间与时间管理 时间管理的误区 时间管理的原则 时间管理方法 改变个人工作习惯,Copyright张春明 2010,Email:,（1）记录时间,带时间记录本 按事情的轻重缓急分类 使用时间记录表格,A、为什么要记录时间？,B、如何记录时间,时间记录表格,（2）分析时间,定期对时间记录进行分析，即分析自己的时间主要花在什么方面，以及对时间使用的效率 分析自己的时间安排，也就是系统地分析自己的工作，鉴别和分清轻重缓急。 管理者定期对时间记录进行分析，就可以经常地调整自己的时间安排,销售经理李宏的工作时间记录,实践练习：,1、李宏是否分清了做事的优先顺序并合理安排？为什么？,2、他受

12、到哪些干扰，谁是主要打扰者？,3、根据他的实际情况，提出你的改进意见？,（3）善于利用“边角料”时间,鲁迅：时间就像海绵里的水一样，只要你愿意挤，总还是有的。,（4）逆势操作,将逆势操作运用在时间管理上，就意味着当别人没有在做某件事的时候，你就去做，这样可以省下许多等待的时间。 逆势操作者会在没有人排队的时候去兑现支票、采购，所以他们不会在周五下午去兑现支票，也不会在周六晚上逛超市，而会选在周一至周五晚上或其他时间。 逆势操作者退房的时间与其他人不同，他们会选择旅馆自动退房的方式：如果你可以在人潮多起来之前就退房，你就不应该在早上9点、10点时去排长龙。 在办公室里，逆势操作者会在中午大多数职

13、员外出午餐时，使用传真或复印机。 逆势操作者会在人潮涌入餐厅前或人潮散去后去吃饭，等等。,（5）4DS原则,Do it now（要自己做的）： 不能丢掉不管、不能拖一拖再办、不能授权的事，按照优先顺序自己亲自去完成。 Delegate it（可授权的）： 学会授权，将能派出去的事尽量派给他人干，这样可以节约时间干最重要的工作。 Do it later（稍后再办的）： 把一些偏离目标的精神情绪活动，次要的工作、信息资料不全的工作，暂时挂在一边，待有空时再去处理。 Dont do it（丢掉不管）： 把一些与目标无关的事，无效益的事，应差的事丢掉不管,提 纲,认识时间与时间管理 时间管理的误区 时

14、间管理的原则 时间管理方法 改变个人工作习惯,Copyright张春明 2010,Email:,习惯一、一生就是一天 当日事当日毕,一次处理一个问题 对于最重要的事，尽可能不要跟其他事搅在一起。,马上行动 杜绝拖延 如果你要把一件容易的事变得困难，只要一直拖延下去就可以了。,习惯二、第一次做好 追求零缺点,经得住考验,经得住检验.,习惯三、整理你的桌子：,缩短找东西的时间 容易分心 无法看出做事情的先后顺序,一般人平均每天会因为找东西花费一个半小时左右，平均每周花费个半小时，人一辈子就有五到六年的时间在找东西。,目的：,1、拿东西养成哪里拿，哪里放的习惯 2、把同样、同类、同时使用的东西放在一

15、起 3、把东西上编号贴上字条 4、把所有的钥匙集中保管 5、设立一套高效的处理文件系统 6、做事应尽量简化 .,习惯四、做自己该做的事 不要让人浪费你的时间,父子卖驴的故事,如何说“不”,、不要企图获得所有人的赞扬：不同的人有不同的立场， 你只要获得大多数人的认同，而不必追求所有人的赞扬。,、不要担心冒犯别人：如果害怕冒犯别人，就应该学 习一 些在不冒犯他人的情况下拒绝别人的技巧。,、正确认识义务：当别人提出要求时，问一下自己，这件 事我该做吗？做了会不会浪费时间？如果应该拒绝的 话，要委婉拒绝，并提供理由，提出解决方法。,、掌握拒绝的技巧：（）改变话题； （）表现出冷 淡的态度： （）说明拒

16、绝的理由： （）不用了， 谢谢。 （）坚定的拒绝。,习惯五、学会搁置问题,不要固执，把一时难以解决的问题记录下 来。俗话说得好，一张一弛，文武之道。长时间的 处于工作这中，对于一些问题可能一筹莫展，这 时可以适当休息，把问题放置一下，不但对健康 有益，对解决问题也有帮助。,公司是公司的债主，公司的老总对公司的老总说：“不还钱没关系，您同意被我们收购吧！”说着，从地上黑白交杂的石堆里捡起两颗石子来，狡猾地笑着说：“来吧！我手中有一边是黑石子，一边是白石子，您选一个。如果选中白石子的话，欠的债无限期延期；如果选中黑石子的话，嘿嘿，就被我们收购！” 其实债务人清楚地看到债主拾起的两块都是黑色的石子，

17、不论选哪一边，结果都一样。债务人一阵沉思，勉强伸出手来，指着其中的一个拳头，做了选择。但就要要接过石子的时候，他故意不小心将石子掉在地上。满地都是黑白石子，谁也指不出到底哪一个才是掉下来的石子。这时，债务人一脸抱歉地说：“对不起，我的石头掉了，看看您手中的石子是什么颜色的？”结果当然不用说，因为留在债主手中的是黑石子，所以债务人选的是白石子，化险为夷了。 像这种问题，如果一味地围绕“选择或者不选择”伤脑筋的话，是无法找出对策的，应该换一种角度来思考问题，才能从另外一个角度发现解决的办法。,自问这个会议非开不可吗？ 确保会议目的要集思广义 提前将议程发到与会者，明确时间计划 控制会议局面，总结纪

18、要 尽量推掉你无关的会议,习惯六、减少会议,金钱用完了，还可获取，而时间用完了，生命即结束了。 其实，时间管理，就是你自己生命的管理！,昨天是一张已被注销的支票，,明天是一张尚未到期的本票。,今天是随时可运用的现金。,请大家珍惜今天！,谁也无法说服他人改变。我们每个人都守着一扇只能从内开启的改变之门，不论动之以情或说之以理，我们都不能替别人开门。 -佛格森,改变自己是改变世界的最短距离 威斯特敏斯特大教堂的地下室是英国的国王及著名人士的下葬之地。这里墓室累累，纪念碑林立。从亨利三世到乔治二世等20 多位国王，到牛顿、狄更斯、达尔文，以及二战时著名的“不列颠之战”中牺牲的皇家空军战士都安葬于此。

19、在一个墓碑上刻着这样的话： 当我年轻的时候，我的想象力从没有受过限制，我梦想改变这个世界。 当我成熟以后，我发现我不能够改变这个世界，我将目光缩短了些，决定只改 变我的国家。 当我进入暮年以后，我发现我不能改变我的国家，我的最后愿望仅仅是改变一下我的家庭。 但是，这也不可能。 当我现在躺在床上，行将就木时， 我突然意识到：如果一开始我仅仅去改变我自己，然后，作为一个榜样，我可 能改变我的家庭；在家人的帮助和鼓励下，我可能能为国家做些事情； 然后，谁知道呢？我甚至可能改变这个世界。,谢 谢！,案例一：小张的故事 某天早晨，小张在上班途中，信誓旦旦地下定决心，一到办公室即着手草拟下年度的部门预算。

20、他很准时地于九点整走进办公室，但他并不立刻从事预算的草拟工作，因为他突然想到不如先将办公桌和办公室整理一下，以便在进行重要工作之前为自己提供一个干净与舒适的环境。他总共花了三十分钟的时间，才使办公环境变得有条不紊。他虽然未能按原定计划于九点钟开始工作，但他丝毫不感到后悔，因为三十分钟的清理工作不但已获得显然可见的成就，而且它还有利于以后工作效率的提高。他面露得意神色随手点了一支香烟，稍作休息。此时，他无意中发现桌上的一份商业报告内容十分吸引人，于是情不自禁地拿起来阅读。等他放下这份报告时，已经十点钟了。这时他略感不自在，因为他已自食诺言。 不过，商业报告毕竟是精神食粮，也是沟通媒体，身为企业的部门主管怎不可以关心商业信息，即使上午不看，下午或晚上则非补看不可。这样一想，他才稍觉心安。于是他正襟危坐地准备埋头工作。就在这个时候，电话铃响了，那是一位顾客的投诉电话。他连解释带赔罪地花了近四十分钟的时间才说服了对方、平息了冤气。挂上了电话，他去了洗手间。在回办公室的途中，他闻到咖啡的香味。原来另一部门的同事正在享受“上午茶”，他们邀他加入。他心里想，预算的草拟是一件颇费心思的工作，若无清醒的脑筋难以胜任，于是他毫不犹豫的应邀加入，就在那儿言不不及义的聊了一阵。回到办公室后，他果然感到精神奕奕，满以为可以开始致力于工作了。可是，乖乖！一看表，已经十一点二十分了，离