电子表格系统Excel97..ppt

1、第五章电子表格系统Excel 97,绪论(Introduction),现代经济活动中，信息就是金钱。 信息通常是由原始数据产生的。现实中各企业拥有大量的原始数据，它们涉及客户、市场、产品、人员统计、公司财务及竞争对手等方方面面。一个公司从它所拥有的数据中获得收益的多少并不取决于它所拥有数据的多少，而是取决于将这些数据转换为有用信息并及时提交给决策者的能力。因此，如何获取、如何分析、以及如何将数据表述为有用信息，就成了我们所关心的主要问题。,绪论(Introduction),为了适应人们的需求，80年代出现了对数据进行计算的表处理软件。但他们只能对少量数据进行计算。而对大量数据进行分析及对用户所

2、需的一些特殊数据进行分析和处理的能力则是有限的。90年代以来，人们致力于用C、数据库语言等高级语言开发大型信息系统(MIS)。无疑，它们对大量数据分析是有效的，但其开发和维护的成本也是可观的，而且，若要以图形方式提供数据分析的结果仍不是那么简单。问题的解决是在表处理软件中加入宏语言，作为信息系统的开发工具。,绪论(Introduction),Excel就是这样一个将表处理软件与图形界面、编程工具组合在一起的开发工具，它为使用者提供了一个拥有电子数据表（Sheet）、图表(Chart)、数据库(Database)等三种功能集合在一起的操作环境。Excel不仅仅是一个表处理软件，它不但能够绘出各种

3、各样的数据分析图，用各种数学、统计方法分析和管理数据，还是一个较好的系统开发工具，可以简单地利用公式进行数据处理，还可以在原先的信息系统基础上较容易地开发出功能强大的数据分析系统。,Excel 97 概述,5.1.1 Excel 97的主要功能 (1)制作大型表格：对数据进行编辑和打印等； (2)建立图表：根据表格中的数据制作图表； (3)基本的数据库管理:对数据进行查询、排序、筛选、汇总等操作； (4)超级链接：可与其它文件建立超链接； (5)VBA编程：利用Excel的VBA可以编制程序，开发功能更强、更专业化的系统； (6)方便的帮助系统：可通过多种途径取得系统帮助。,5.1.2 Exc

4、el 97的运行环境及安装,所谓一个软件的运行环境是指系统正常运行时对软、硬件的要求，目前一般的计算机硬件均能满足Excel的运行要求，对于软件，最好是使用微软的Windows系统，在95以上的版本下，Excel 97均可正常运行。 Excel 97的安装一般是和Office 97的其它组件一起安装的，安装时要注意对安装的内容(如是否安装快捷工具栏等)进行选择，以保证工作的需要。,5.1.3 启动Excel 97,和启动Word 97一样，启动Excel 97的方法也有多种： 方法1：在“开始”菜单中启动Excel 97 方法2：通过快捷方式启动Excel 97 方法3：通过Office 97

5、快捷工具栏 方法4：通过“我的电脑”或“资源管理器”，查找到要修改和编辑的Excel 97文件(其文件类型名为.xls)，然后双击该文件。,5.1.4 了解Excel 97的窗口,启动Excel 97后，将会出现一个Excel 97工作窗口，它主要包括标题栏、菜单栏、常用工具栏、格式工具栏、状态栏(这些均与Word 97大同小异，不再介绍)、名字引用区(名称框)、编辑栏、工作表编辑区等。 (1)名字引用区(名称框)：显示引用的状况，如当前单元格地址、区域地址、图表等； (2)编辑栏：显示输入的公式，或显示正在编辑的单元格的内容。 (3)工作表编辑区：Excel 97进行进行数据输入、编辑、作图

6、等操作的区域。,5.1.5 Excel 97的联机帮助功能,和Word 97一样，Excel 97也具有强大的联机帮助功能，可以通过Office助手、菜单栏中的“帮助”菜单、F1键等取得系统的帮助。 5.1.6 退出Excel 97 退出Excel 97的方法和退出Word 97的方法完全一致，这里不再介绍。,5.2 工作簿、工作表、单元格和单元格区域,5.2.1 工作簿和工作表的概念 1、工作簿 工作簿是Excel中用来存储数据、运算公式以及数据格式等信息的文件。一个工作簿就是一个Excel文件，其文件类型(扩展)名为.xls。通过“开始”菜单或快捷方式启动Excel后，系统会自动建立一个名

7、为book1的空工作簿(保存该工作簿时，系统会提示输入一个用户自己定义的文件名)。 一个工作簿包含有若干个工作表，从而可以将若干相关工作表组成一个工作簿，操作时不必打开多个文件，而直接在一个工作簿文件中方便地切换。,5.2.1 工作簿和工作表的概念(续1),2、工作表 工作表是一个由行和列交叉排列的表格。新建立一个工作簿时，系统自动为工作簿中的工作表命名为Sheet1、Sheet2、Sheet3等(一个工作簿中包含的工作表的个数可通过“工具”菜单中的“选项”功能里的“常规”标签，在“新工作簿内工作表数”输入框中设定，一个工作簿内最多只能有255个表)，工作表名出现在工作表的最下面一行，用户可根

8、据需要对工作表重新命名。 在工作表较多而显示不开工作表名时，可用工作表左下角的四个按钮来显示不同的工作表。,5.2.1 工作簿和工作表的概念(续2),不论一个工作簿中有多少工作表，但某一时刻只能对一个工作表进行操作，该工作表称为当前(活动)工作表。用鼠标单击某工作表名，该工作表就称为当前工作表，当前工作表的表名以区别于其它工作表名的形式显示(一般是白底黑字)。 一个工作表共有65536行、256列，其中行分别用1、2、3、4、5等来表示，称为行号，列用A、B、C、D、E等来表示，称为列号(或列标)。行和列交叉形成的小方框称为单元格。,5.2.2 单元格和单元格区域的概念,1、单元格 单元格是最

9、基本的数据单元，每个单元格由它所处的行号和列号来标识，列号在前，行号在后，例如D12表示D列第十二行的单元格，D12也称为该单元格的名字或地址。 在众多单元格中，只有一个单元格是当前(活动)单元格，其特点是它带有一个粗黑框。用鼠标单击一个单元格就可将其设定为当前单元格，从键盘上输入的内容将出现在当前单元格中。 在单元格中，可输入文字、数字、公式、日期、时间或进行计算，并显示实际结果。,5.2.2 单元格和单元格区域的概念(续1),2、单元格区域 多个相临的单元格形成的区域称为单元格区域，单元格区域用该区域左上角的单元格地址和右下角的单元格地址中间加一个“:”来表示，例如，D3:E6表示左上角为

10、D3右下角为E6的一片单元格区域。 也可以给一个区域起一个名字，称为区域名，其方法是先选定该区域(选定方法见5.2.3)，然后用鼠标单击名称框(也称为名字引用区)，在其中输入所起的区域名称即可。,5.2.3 选择单元格和单元格区域,在对Excel中的数据进行移动、复制、删除等操作时，需要先选定操作的对象。 (1)选择单个单元格：直接单击要选择的单元格。 (2)选择连续多个单元格：单击首个单元格，然后Shift+单击末单元格(或单击首单元格后，按下鼠标左键，拖动鼠标到末单元格；或单击首单元格后，按下Shift键，再按键盘上的光标移动键)。 (3)选择多个不连续的单元格：Ctrl+单击要选择的单元

11、格。 (4)选择整行或整列：单击行号或列号。 (5)选择不连续的行或列：Ctrl+单击行号或列号 (5)选择全部单元格(整个表)：单击行头和列头交叉处(或Ctrl+A键) (6)取消选择：单击工作表中的任一单元格。,5.3 创建工作表,5.3.1 输入数据 1、单元格数据的输入 启动Excel后，就可以向单元格中输入数据了。在Excel中，数据可以是文字(字符)、数值(数字)、日期、公式(包括函数)等。 向单元格中输入数据的方法是： 单击要输入数据的单元格； 直接输入数据(或单击编辑栏，然后在编辑栏中输入数据)。 为保证输入数据的正确性，输入时应注意以下问题：,5.3.1 输入数据(续1),(

12、1)若输入的数据为数字字符，可在输入数据前先输入一个单引号，以说明此单元格中输入的数据为文字。 (2)输入的数值数据较长时，将以科学记数法表示，若列宽不够，数据将以列宽个#表示，此时将列宽扩大即可(见5.4.1)。 (3)输入的文字较长，单元格容纳不下时，将只显示左半部分的内容，只要扩宽列宽 ，输入的文字就会正确地显示出来。 (4)按Enter、Tab、Shift+Tab、等可改变对当前单元格的选择。,5.3.1 输入数据(续2),2、数据输入技巧(数据的自动输入) 数据的自动输入是指输入一批有规律的数据。 (1）输入相同的数据 若在若干个相临的单元格内输入同样的数据，应先在第一个单元格中输入

13、数据，然后把鼠标指针移到单元格黑框右下角的黑点（称为自动填充柄），鼠标指针将变为细实线的“+”形状，此时进行鼠标拖动操作，就可快速输入相同的数据 (2)键入等差数据 对于有规律的等差数据，应首先在第一个单元格和第二个单元格中输入系列数据的前两项，,5.3.1 输入数据(续3),(前两项即可决定各项之间的差)，然后同时选中这两项数据，把鼠标指针移到选定区域右下角的自动填充柄，待鼠标指针变为细实线的“+”时，进行拖动操作，可快速输入等差数据。 (3)键入等比的数据 对于有规律的等比数据，先输入系列数据的前两项，选中这两项数据，把鼠标指针移到选定区域右下角的自动填充柄，用鼠标右键进行拖动操作，结束拖

14、动操作时，在弹出的快捷菜单中选择“等比序列”命令可快速输入有规律的等比数据。 先输入第一个数据，然后选中该单元格，再依次执行“编辑”“填充”“序列”操作也可输入有规律的数据。,5.3.1 输入数据(续4),(4)输入系统提供的序列数据 系统提供有若干序列数据，如甲、乙、丙、丁，星期一、星期二等，输入这些序列数据的方法是：先输入第一个数据，然后利用自动填充柄拖动到填充结束。 (5)用户自定义数列数据 用户也可以先自己定义序列，然后就可以利用自动填充柄进行填充操作。自定义序列的方法是：选择“工具”“选项”“自定义序列” 在输入序列框中依次输入序列(之间用逗号分开或输入一项后打回车键)单击“确定”按

15、钮。,5.3.2 公式和函数的使用,在大型数据报表中，数据的统计和计算工作是不可避免的，Excel的强大功能正是体现在计算上，通过公式和函数，可以对表中的数据进行总计、平均、汇总以及其它更为复杂的计算。只要在单元格中输入计算公式，就会在单元格中显示出计算结果，而且当公式中引用的数据发生变化时，系统会自动根据数据的变动重新进行计算。 在Excel中，公式必须以“=”号开头(不规范时也可以“+”或“-”开头，但系统会自动添加上“=”号)，公式中可以包含有阿拉伯数字(常量)、单元格地址、区域名、函数以及运算符等。,5.3.2 公式和函数的使用(续1),1、公式的使用 在公式中要用到一些运算符对公式中

16、的数据进行运算，常用的运算符如下： (1)算术运算符(运算优先级由低到高)：+、-、*、/、( )、%(百分号) 例如:在当前单元格中输入“=(A1+B12)*C3-5”表示B1单元格中数据的平方与A1单元格中数据之和乘于C3单元格中的数据再减去5后，放入当前单元格。 (2)字符运算符：&(文本连接符) 例如：在A1中输入“山东”，在B2中输入“中国”，在C3中输入“=B2&A1”，则C3单元格中的数据为“中国山东”。,5.3.2 公式和函数的使用(续2),(3)关系运算符：=、=、 对于比较运算，其结果为逻辑值TRUE或FALSE，例如，若A1中的数值为20，A2中的数值为30，则=A1A2

17、的结果为FALSE。 进行比较运算时，数值的比较按大小，文字的比较按ASCII码，汉字的比较按其内码，日期的比较按日期数值的大小。 (4)单元格引用符：冒号(区域引用)、空格(交集运算)、逗号(并集运算) 多种运算符同时出现时，其优先级是：先算术运算符，然后是文字连接符，再是比较运算符,5.3.2 公式和函数的使用(续3),2、使用函数 有些公式(比如求平均)是经常使用的，为方便用户的使用，系统预先定义了一些常用公式，称为函数。 函数由函数名和参数组成，其格式是： 函数名(参数1，参数2，参数3，) 其中参数可以是常量(如10)、单元格地址(如A3)、区域(如A1:A12)、区域名(如SA)或

18、其它函数(若函数没有参数，也不能省略圆括号)。 (1)函数的输入 Excel中的函数可以从键盘上直接输入，也可以利用粘贴函数法输入。,5.3.2 公式和函数的使用(续4),函数总是包含在公式中的，如果用户对函数及其语法比较熟悉，可以在单元格中直接输入包含有函数的公式。例如输入“=AVERAGE(B2:B43)”可以求B2到B43这42个单元格中数值的平均值。 由于Excel中有几百个函数，记住函数的所有参数的难度比较大，为此，Excel提供了粘贴函数的方法，利用向导引导用户正确地使用函数。 例用粘贴函数方法进行函数输入的步骤是： 选择要输入函数的单元格 单击工具栏的fx(粘贴函数)按钮，或选择

19、,5.3.2 公式和函数的使用(续5),“插入”菜单的“函数”命令，出现“粘贴函数”对话框。 在“粘贴函数”对话框中选择函数类型 在参数框中输入常量、单元格地址或区域。 如果对单元格地址或区域无把握，可单击参数框右侧的“折叠对话框”按钮，显露出工作表，在工作表中选择单元格地址或区域，选择完毕后再单击折叠后的输入框右侧按钮，恢复参数输入对话框。 输入完成函数所需要的所有参数后，单击“确定”按钮，系统即在单元格中显示出计算结果。 选定单元格后，单击编辑栏中的“=”号，也可利用向导输入公式和函数。,5.3.2 公式和函数的使用(续6),3、自动求和 求和是Excel中常用的函数之一，Excel中除了

20、可以用“+”号和SUM函数进行求和运算外，还提供了自动求和功能来总计行和列中的数据。 利用“自动求和”按钮(工具栏中的)可自动建立一个公式来总计行和列。使用自动求和有两种方法： 方法1：将与求和区域相临的单元格选定为当前单元格，单击“自动求和”按钮并按回车(Enter)键，求和的结果将显示在当前单元格中； 方法2：选取要求和的区域后，单击“”，求和的结果将出现在与求和区域相临的单元格中。,5.3.2 公式和函数的使用(续7),4、常用的函数简介 Excel中提供了几百个函数，下面介绍几个常用的函数。 (1)求和函数sum (2)求平均函数average (3)求均方差函数stdev (4)求单

21、元格个数函数count (5)求符合给定条件的单元格个数函数countif (6)根据条件求值函数if (7)产生随机数函数rand(用公式拖放复制),5.3.2 公式和函数的使用(续8),5、公式的复制 在某些情况下，表格中的计算公式可能是相同的，例如，对一个成绩表中的各列(行)分别求和，这时，只需输入一个列(行)的计算公式，其余的公式可通过复制来完成。 复制公式的方法如下： 右单击要复制的单元格，选择“复制”。 选定目的单元格，然后右单击选定的单元格，选择“粘贴”。 按Esc键取消对复制区域(虚线框住的部分)的选择，这是通用的取消虚线选择区域的方法。 但最常用的复制公式的方法是：拖动要复制

22、的公式所在的单元格的自动填充柄，将其扩展到目的单元格。,5.3.2 公式和函数的使用(续9),6、单元格的引用 (1)单元格的相对引用 在复制公式时，我们可以看到，公式的单元格地址在公式复制时会自动进行调整，这种对单元格地址的引用方式称为单元格的相对引用。在相对引用时，地址的表示方式是： 列号行号 (例如：B6，A4，C5:F8) (2)单元格的绝对引用： 若公式引用的单元格地址在公式的复制和移动时不发生变化，则称为对单元格的绝对引用，常用在对某些系数的引用上。在绝对引用时，地址的表示是： $列号$行号 (例如：$B$6，$A$4，$C$5:$F$8),5.3.2 公式和函数的使用(续10),

23、(3)单元格的混合引用 若引用单元格地址时，行和列中只有一个是相对引用而另一个是绝对引用，则称为混合引用，这种引用方式较少使用，其地址的表示方式是： $列号行号 (例如：$B6，$A4) 或：列号$行号 (例如：B$6，A$4) (4)引用方式的相互转换 选定单元格中的引用部分，反复按F4键，可改变引用方式。,5.3.2 公式和函数的使用(续11),*7、单元格或区域的命名 在Excel中，区域一般用“列号行号:列号行号”的方式进行表示，这种方式简单但无意义(如区域A2:A20存放的是数学分数，但别人可能不知道这是什么数据)，不易阅读理解，为此，Excel中可以对区域起名字，以便于阅读和理解(

24、如将区域A2:A20命名为数学)。 对区域命名和删除可通过选择“插入”菜单的“名称”命令项来完成，但更常用的方法是： 选取区域单击名称框输入区域名 对区域命名后，可直接引用区域名，例如 =MAX(数学) 若想查看目前对区域的命名情况或区域的范围，可单击名称框右侧的下拉按钮，从中选择相应的区域名称。,8、数据输入时常见的错误信息 输入数据、公式和函数时，有时系统会给出一些错误信息，常见的有： 出错信息 可能的原因 # 数字太大，单元格容纳不下，应增大列宽 #DIV/0！ 用空单元格地址或0做除数 #NAME 函数名拼写错误或引用了错误的地址 #VALUE 数据类型不匹配，有非法数据，无法计算 #

25、NUM 函数中使用了非法数字参数，如对负数求平 方根等,5.3.2 公式和函数的使用(续12),5.3.3 输入、复制、删除批注,批注是对特定单元格(含有公式或含有特定数据等)所作的注释，以帮助阅读和理解有关内容。 1、输入(添加)批注 (1)单击选定要添加批注的单元格 (2)选择“插入”“批注”，出现批注输入文本框 (3)输入注释内容。 (4)输入完成后，单击工作表其它区域结束。 含有批注的单元格的右上角有一个红色的小三角，只要将鼠标指针移动到该单元格，即可显示出批注的内容。,5.3.3 输入、复制、删除批注(续1),2、复制批注 (1)右单击含有批注的单元格，选择“复制” (2)单击目的单

26、元格，使其成为当前单元格 (3)选择“编辑”“选择性粘贴” (4)选择“批注”单击“确定” 3、编辑批注 右单击含有批注的单元格，选择“编辑批注” 4、删除批注 右单击含有批注的单元格，选择“删除批注”，或者先单击含有批注的单元格，然后选择“编辑”选择“清除”选择“批注”。,5.3.4 工作簿的打开、保存和关闭,1、打开工作簿 操作同Word一样(必要时通过搜索命令)。 2、保存工作簿 同Word操作基本一样(但应注意选择保存的文件类型)，可使用密码对工作簿进行保护(通过“工具”菜单)。 3、关闭工作簿 操作同Word一样。 4、设置默认文件夹 通过“工具”菜单中的“选项”中的“常规”标签。,

27、5.3.5 工作表的管理,1、工作表的切换(当前工作表的选择) 单击工作表名(可同时选择多个，成为群组，此时的输入将输入到所有选择的工作表中)。 2、工作表的重命名 方法1：双击工作表名，然后输入新名。 方法2：右单击工作表名，选择“重命名” 方法3：单击工作表名，选择“格式”“工作表”“重命名” 3、工作表的添加 方法1：选择“插入”“工作表” 方法2：右单击工作表名，选择“插入”,5.3.5 工作表的管理(续1),4、工作表的删除 方法1：单击工作表名，然后选择“编辑”“删除工作表” 方法2：右单击工作表名，选择“删除” 5、工作表的移动和复制 方法1：单击工作表名(可同时选定多个)拖动选

28、择的工作表到新位置(按下Ctrl键拖动时为复制，否则为移动)。 方法2：右单击选定的工作表名选择“移动或复制工作表” 方法3：选定工作表选择“编辑”选择“移动或复制工作表”(不同工作簿间须用后两种方法),5.3.6 同时打开和查看多个工作簿,在Excel中，可同时打开多个工作簿。 当有多个工作簿打开时，可通过“窗口”菜单选择在屏幕上显示哪一个(些)工作簿。,5.4 工作表的编辑,建立好的工作表，随着时间的推移，可能需要进行修改，这时就需要对其进行编辑、修改操作。在输入的过程中，若发现有输入错误，也需要进行编辑、修改操作。对工作表的编辑、修改操作包括移动、复制、删除工作表单元格中的数据，插入、删

29、除单元格，插入、删除行和列，调整行高和列宽等。,5.4.1 单元格行高和列宽的调整,调整行高和列宽的方法有： 方法1：选定单元格(也可是整行和整列)选择“格式”选择“行”或“列” 选择相应的子命令根据需要设置行高和列宽。 方法2：将鼠标指针移动到行号或列号之间的分界线上，待鼠标指针变为双向箭头时拖动鼠标，即可调整行高和列宽。,5.4.2 编辑单元格中的数据,1、清除单元格中的数据 选取清除区域选择“编辑”选择“清除”选择相应的子命令。 2、编辑修改单元格中的数据 方法1：双击要编辑修改的单元格移动插入点到要进行编辑修改的位置进行编辑修改(插入、删除等) 编辑修改完毕后打回车或单击其它区域。 方

30、法2：单击要编辑修改的单元格单击编辑栏并将插入点定位在要进行编辑修改的位置进行编辑修改(插入、删除等) 编辑修改完毕后打回车或单击其它区域。,5.4.3 移动和复制单元格中的数据,1、移动单元格中的数据 方法1：选定要移动的区域将鼠标指针移动到选定区域的边缘，使鼠标指针变为箭头形状拖动选定区域到指定位置。 方法2：选定要移动区域选择“剪切”选择目的单元格选择“粘贴”。 2、复制单元格中的数据 方法1：选定要复制的区域将鼠标指针移动到选定区域的边缘 ，使鼠标指针变为箭头形状 按下 Ctrl键，拖动选定区域到指定位置。 方法2：选定要移动区域选择“复制”选择目的单元格选择“粘贴”。,5.4.3 移

31、动和复制单元格中的数据(续1),3、移动、复制整行和整列 选定整行或整列将鼠标指针移动到选定区域的边缘，使鼠标指针变为箭头形状拖动选定区域到指定位置(复制时需先按下Ctrl键然后再拖动)。 4、选择性粘贴：“编辑”菜单中的“选择性粘贴”可以只复制数据的部分特性。 5、Excel中的鼠标指针形状总结 (空心)箭头：选择菜单、移动(复制)单元格、选择命令按钮 粗空十字：选择单元格时使用 细黑十字：拖动自动填充柄时使用 双向箭头：调整行高和列宽时使用,5.4.4 插入(删除)行、列和单元格,1、插入行(列) 方法1：单击插入位置所在行的行号(列号)选择“插入”选择“行”(“列”) 方法2：右单击插入

32、位置所在行(列)的任一单元格选择“插入”选择“整行”(“整列”)单击“确定”按钮。 方法3：单击插入位置所在行(列)的任一单元格选择“插入”选择“单元格” 选择“整行” (“整列”)单击“确定”按钮。 2、插入单元格：类似于1中的方法2和方法3。 3、删除操作：与插入基本相同，将操作方法中的“插入”改为“删除”即可。,5.4.5 行(列)的隐藏、恢复和锁定,在Excel中，可以将目前不需要显示的行或列隐藏起来，需要时再将其恢复显示。 1、行(列)的隐藏 方法1：选择要隐藏的行(列)选择“格式”选择“行”(“列”)选择“隐藏”。 方法2：用鼠标拖动行(列)号之间的分界线，当提示的行高(列宽)为0

33、时即为隐藏。 2、恢复被隐藏的行(列) 选择被隐藏的行(列)相临的两行(列)选择“格式”选择“行”(“列”)选择“取消隐藏”。,5.4.5 行(列)的隐藏、恢复和锁定(续1),3、行(列)的锁定(冻结) 锁定操作可使被锁定的部分不会被滚动到屏幕外(如工资单中的工号、姓名等标志性的数据) 。行(列)锁定的方法是： 选择要锁定的行(列)下面(右侧)的行(列)选择“窗口”选择“冻结拆分窗口”。 若要取消对行(列)的锁定，可选择“窗口” “撤消窗口冻结”。 5.4.6 查找与替换 在Excel中，查找与替换操作和在Word中基本一致，只是个别选项稍有不同，不再详细介绍。,5.5 设置工作表的格式,要想

34、把已经编辑好的工作表以易读、美观的形式显示和打印出来，就必须对工作表进行格式设置和修饰，包括设置单元格的格式和工作表的外观等。 5.5.1 字体和数字格式的设置 1、设置字体格式 在Excel中，选中要设置字体格式的单元格、区域或文字后，就可对字体格式进行设置，包括字体、字形、字号、字体颜色等，其方法是： 右单击选择好的单元格或区域，选择“设置单元格格式”，然后单击“字体”标签，即可对选定单元格和区域的字体格式进行设置。 通过常用工具栏和“格式”菜单也可设置字体格式。,5.5.1 字体和数字格式的设置(续1),2、设置数字格式 根据需要的不同，可以用不同的方式显示数字，如百分号、科学记数法等，

35、系统默认的格式是“常规”格式。 右单击选择好的单元格或区域，在快捷菜单中选择“设置单元格格式”，然后单击“数字”标签，即可设置单元格中的数字格式。 选定要设置的单元格或区域后，通过常用工具栏和“格式”菜单中的“单元格”命令项也可设置数字格式。,5.5.1 字体和数字格式的设置(续2),3、设置对齐格式 右单击选择好的单元格或区域，在快捷菜单中选择“设置单元格格式”，然后单击“对齐”标签，即可设置单元格中数据的对齐方式，其中： 水平对齐：数据在水平方向上的排放格式； 垂直对齐：数据在垂直方向上的排放格式； 自动换行：数据到达单元格最右端时自动换行，使行高增加(文字)或使列宽增加(数值)(若需要在

36、单元格的任意处换行，可双击单元格，将插入点移动到要分行处，按Alt+Enter键即可)。,5.5.1 字体和数字格式的设置(续3),合并单元格：将选定的多个单元格合并为一 个单元格，但合并后的单元格中只含有第一个单元格中的内容。“合并单元格”常用于标题的显示。工具栏上的“合并及居中”按钮也可用来合并单元格。 拆分合并的单元格：右单击合并后的单元格，选择“设置单元格格式”，单击“对齐”标签，单击“合并单元格”复选项，去掉其前面方框中的对号。 文字方向：设置单元格中文字的旋转角度，可直接输入旋转的角度数值，也可用鼠标拖动红色的小菱形改变旋转角度。,5.5.2 设置底纹和边框,1、设置底纹 所谓底纹

37、是指单元格的背景，以显示特定的内容(如分数不及格的学生的成绩等)，设置底纹的方法是： 选定单元格或区域； 右单击选定的单元格或区域，选择“设置单元格格式” 单击“图案”标签； 选择颜色和图案； 单击“确定”按钮。,5.5.2 设置底纹和边框(续1),默认情况下，在Excel中建立的表格在打印时是不打印表格线的(可在“文件”菜单中的“页面设置”命令项中设定打印表格线，通过“工具”菜单中的“选项”命令的“视图”标签可以去掉系统的网格线)，用户可根据自己的需要和喜好，设置表格的表格线(边框)。设置边框的方法是： 右单击选定的单元格或区域选择“设置单元格格式”单击“边框”标签选择边框格式(边框、线条和

38、颜色)单击“确定”。 选定单元格或区域后，通过常用工具栏的“边框”按钮或“格式”菜单中的“单元格”命令项也可设置边框。,5.5.3 自动套用格式,Excel提供了10余种常用的制表格式，在这些格式中，已经设置好数字格式、字体、对齐方式、列宽、行高、边框和底纹等，用户可以套用这些格式。 1、自动套用格式 选取一个区域或整个工作表； 选择“格式”菜单的“自动套用格式”命令； 在“自动套用格式”对话框中选择一种格式。 2、删除套用的格式 选取已套用格式的区域或整个工作表； 选择“格式”菜单的“自动套用格式”命令； 在“自动套用格式”对话框中的“格式”列表中选择“无”。,5.5.4 使用样式,样式是一

39、组定义并保存好的格式集合(实际上自动套用格式就是样式)，用户可以建立自己的样式。一旦建立了样式，以后就可以套用这些样式，不必每次都去定义格式了。 1、创建样式 选取用来创建样式的单元格 选择“格式”菜单中的“样式”命令 在“样式”对话框中设置样式(单击“更改”按钮可修改格式)并输入样式名。 单击“确定”按钮。,5.5.4 使用样式(续1),2、应用样式 选取要应用样式的单元格或区域 选择“格式”菜单中的“样式”命令 在“样式”对话框中的“样式名”下拉列表中选择一种样式，然后单击“确定”按钮 3、删除样式 在“样式”对话框中选择要删除的样式 单击“删除”按钮，然后单击“确定” 实际上，设置好一种

40、格式后，用格式刷就可以很好地复制和应用格式。,5.5.5 使用模板,模板是Excel提供的一个含有特定内容和格式的工作簿，利用模板可以快速地建立面向特定应用的工作簿。用户既可以使用系统提供的模板，也可以创建自己的模板。 使用系统模板的方法是： 选择“文件”菜单中的“新建”命令 在“新建”对话框中，单击“电子表格模板”标签 单击用来建立工作簿的模板 单击“确定”按钮。 此时新建的工作簿就是根据模板建立的，直接填写内容即可。,5.5.6 条件格式,利用条件格式，可根据选定区域中单元格中的数据动态地为单元格设置格式，例如，对优秀的学生成绩用一种格式显示等，其操作方法是： 选定要进行条件格式处理的区域

41、 选择“格式”菜单中的“条件格式” 在“条件格式”对话框中设置条件和格式。 在“条件格式”对话框中可以设置多个条件格式。,5.6 Excel 97的数据库管理功能,1、数据库技术 (1)新思想的产生：数据是重要资源，从前是公司的各部门各自管理自己的数据，共享能力差，为了提高有权访问的人们共享数据的能力，人们创造了数据库及其管理系统。 (2)什么是数据库(Data Base)：与组织的业务活动和结构相对应并以一种合理的方法组织起来的各种相关数据的集合称为数据库。从数据库中数据的的组织结构来看，数据库有层次结构、网状结构、关系结构等。现在最典型和常用的是关系型数据库。,5.6 Excel 97的数

42、据库管理功能(续1),(3)关系型数据库的结构：关系型数据库由数据表表（Table）构成，表是一个二维表格，描述了一个主体的有关属性；一个数据表中包含有若干个记录(Record)，记录是主体的一个实例；一 个记录中包含有若干个字段（Field)，字段描述的是主体的各个具体属性。 通常情况下，字段名称按水平方向布置在表的顶部，一列一个字段。记录是由字段的值构成的，一行一个记录。一个表的列数取决于字段的个数，行数则等于组织中有关主体的所有实例的总数。,5.6 Excel 97的数据库管理功能(续2),2、Excel的数据清单 Excel并不是一个真正的数据库管理系统，但具有某些数据库管理功能，例如

43、对数据的排序、统计、查询、分类汇总等。 Excel的数据库管理功能是建立在数据清单的基础上的。在Excel中，一片连续的(不出现空行或空列)的数据区域称为一个数据清单，或者说，一个数据清单就是由空行和空列(或边线)包围起来的区域。 与数据表相似，数据清单中的一行称为一个记录，每一列相当于一个字段，每列顶端需有一 个列名，称为字段名(或称为列标题)。,5.6.1 建立数据清单,1、建立数据清单的原则 (1)每个工作表中最好只有一个数据清单； (2)数据清单中不能含有空行或空列(但可以有空单元格)。 (3)数据清单的第一行应为字段名(列标题) (4)同一列的数据应具有相同的格式 2、设计数据清单的

44、结构 要建立一个数据清单，必须预先设计好其数据结构，即设计好数据清单的字段数和字段名，字段名最好是汉字，以便于理解和阅读。,5.6.1 建立数据清单(续1),3、输入和编辑数据清单 输入数据清单的数据结构后，就可以利用前面所介绍的方法对数据清单进行数据输入和编辑操作了。 此外，通过“数据”菜单中的“记录单”命令，也可以对数据清单进行输入、查看、更改、删除等操作。通过记录单中“条件”按钮，还可以有选择地查找符合一定条件的记录，其方法是： 在记录单中单击“条件”按钮 在相应字段后输入条件(如=80，可对多个字段设定条件) 单击“上一条”或“下一条”按钮。,5.6.2数据的排序和筛选,1、数据排序

45、排序就是根据数据清单中的一列(或几列)数据的大小重新对各记录排列顺序，以便于从不同的角度观察数据。 1)简单排序 所谓简单排序就是根据数据清单中的某一列数据进行排序。只要单击用来排序的字段列中的任一单元格，然后在单击常用工具栏中的“降序”或“升序”按钮，数据清单中的各记录就会根据该列数据的大小按降序或升序重新排列。 2)复杂排序 如果排序的要求比较复杂(比如要先按总分进行,5.6.2数据的排序和筛选(续1),排序，总分相同再按英语进行排序等)，这时排序不再局限于单列，须使用“数据”菜单中的“排序”命令。 进行复杂排序的方法是： 单击数据清单的任一单元格 选择“数据”菜单的“排序”命令 在“排序

46、”对话框中设置排序的关键字以及排序的顺序(若关键字选择为“无”，则表示不参与排序操作)。 为避免字段名也成为排序的数据，可选中“有标题行”单选按钮，然后再单击“确定”按钮。,5.6.2数据的排序和筛选(续2),2、数据筛选 数据筛选功能可以使数据清单只显示符合条件的记录，从而方便了对数据的观察。 (1)自动筛选 单击数据清单中任一单元格 选择“数据”菜单中的“筛选”命令的“自动筛选”子命令，每个字段右侧均出现下拉箭头。 单击某列的下拉箭头，选取筛选条件。 在选取筛选条件时，若选择“前10个.”，可对具体数目进行选择，并可设定这些数目是指最大的还是最小的；若选择“自定义.”，可对符合复合条件的记

47、录进行筛选。,5.6.2数据的排序和筛选(续3),(2)取消自动筛选 选择“数据”菜单中“筛选”命令的的“全部显示”子命令，或再次选择“数据”菜单中的“筛选”命令的“自动筛选”命令以去掉其前面的对号，即可关闭自动筛选，复原数据。 (3)高级筛选 如果需要输入复杂的筛选条件，或者将符合条件的数据输出到工作表的其它单元格中，可以使用高级筛选功能。 进行高级筛选的操作方法是： 将表格的字段名行复制到一个单独的区域(一般为表格的下方，与表格隔开数行)，称为条件设置区域。,5.6.2数据的排序和筛选(续4),在条件设置区域中，在字段名行的下面一行开始设置筛选的条件，若多个字段的筛选条件处于同一行则表示“

48、并且”，不在同一行时表示“或者”。 单击数据清单中的任一单元格。 从“数据”菜单中选择“筛选”中的“高级筛选”命令，在给出的对话框中的“数据区域”选定原数据清单的数据区域(系统会自动选择，包括字段名行)，在“条件区域”中选择刚才设定的条件区域(包括字段名行)。 选定筛选出的数据显示的区域左上角单元格(否则将在原数据清单中显示筛选结果，原数据清单将不能再恢复)，然后单击“确定”按钮。,5.6.3 数据的分类汇总及透视图,1、分类汇总 在实际工作中，往往需要对一系列数据进行小计和合计(如商场中某商品的销售量、销售额等)，这可利用“分类汇总”功能实现。 对数据清单进行分类汇总的步骤如下： 对分类汇总

49、的字段进行简单排序，使相同的记录集中在一起。 单击数据清单的任一单元格。 选择“数据”菜单的“分类汇总”命令，出现“分类汇总”对话框。 在“分类汇总”对话框中，选择分类排序的字段。,5.6.3 数据的分类汇总及透视图(续1),在“分类汇总”对话框中，选择汇总计算的方式。 在“分类汇总”对话框中，选择要进行汇总的字段(可选择多个)。 单击“确定”按钮。 分类汇总后，数据将分级显示，单击汇总表左上角的数字1、2、3或汇总表左侧的加、减号可选择汇总的明细级别。 选择“编辑”菜单中的“撤消”命令或再次选择“数据”菜单中的“分类汇总”命令，在“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按钮，即可恢复原有数据格式

50、。,5.6.3 数据的分类汇总及透视图(续2),2、数据透视表 分类汇总适合根据一个字段进行分类，对一 个或多个字段进行汇总，如果要求按多个字段进行分类汇总，用分类汇总就比较麻烦了。为此，Excel中提供了数据透视表功能。 (1)建立数据透视表 先单击数据清单的任一单元格 选择“数据”菜单中的“数据透视表”命令，出现“数据透视表向导”窗口。 根据系统提示，选择数据来源、数据区域、透视表布局及数据透视表要放置的工作表(一般放在新的工作表中)即可完成数据透视表操作。,5.6.3 数据的分类汇总及透视图(续3),在根据向导进行操作时，需注意以下几点： 在选择数据来源时，若数据来源就是当前工作表或其它

51、Excel工作表，可选择“Microsoft Excel数据清单或数据库”，否则应选择“外部数据源”，通过ODBC打开其它格式的数据文件。 若在选择“数据”菜单的“数据透视表”前已经选择了数据清单中的某一单元格为当前单元格，系统会自动选定数据区域，否则需要用户自己选择数据区域。 在设置透视表布局时，若把某字段拖放到“页”中，则表示按该字段分页显示；若把某字,5.6.3 数据的分类汇总及透视图(续4),段拖放到“行”中，则表示要按该字段进行分类汇总；若把某字段拖放到“列”中，则表示按该字段的值分列显示汇总结果；若把某字段拖放到“数据”中，则表示对该字段进行计算(如求和、求平均值等)。 单击“数据

52、”中的字段名，可以选择计算方式。 (2)修改数据透视表 用“数据透视表”工具栏(通过“视图”菜单中的“工具栏”命令可调出“数据透视表”工具栏)，可以方便地修改透视表。,5.6.3 数据的分类汇总及透视图(续5),(3)数据透视表的格式化 设计完数据透视表时，可以对透视表进行格式化。选取表中一个单元，再选择“格式”菜单中的“自动套用格式”命令，选取一个格式即可，也可以自定义格式化。 (4)删除数据透视表 数据透视表一般存放在一个单独的工作表中，删除该工作表即可将数据透视表删除。 此外，先单击要删除的数据透视表的任一单元格，然后再选择“编辑”菜单中的“撤消数据透视表”命令项，也可删除数据透视表。,

53、5.7 使用图表,图表可以更为直观、形象地反映数据之间的关系，根据工作表中的数据(称为数据源，可以包含说明性的文字)，Excel所能产生十多种图表类型，如直方图、折线图、饼图、立体图等，每类图表还含有若干种子类型。 Excel中的数据图表一般利用“图表向导”来完成，根据向导的提示，用户可以方便灵活地建立相应的图表。 建立图表有两种情形：一是将图与数据源建立在同一张工作表中(称为嵌入图表)，二是将图建在工作簿内的单独一张工作表中(称为独立图表)。,5.7.1 建立图表,建立图表的方法如下： 单击工具栏上的“图表向导”按钮(或选择“插入”菜单的“图表”命令)。 在弹出的“图表向导-4步骤之1”对话

54、框中，选取图表类型，然后单击“下一步”按钮。 在弹出的“图表向导-4步骤之2”对话框中，选取数据区域(即数据源，若在使用向导之前已经选择了数据源，此处系统会自动给出正确的选择)，并选择数据源是按行还是按列存放的。 该对话框的“系列”标签用来设定数据系列的说明性文字以及X轴的数据(默认X轴数据为1、2、3.)。 选择完毕后，单击“下一步”按钮。,5.7.1 建立图表(续1),在弹出的“图表向导-4步骤之3”对话框中，可对图表标题、坐标轴刻度、图例位置、数据标志等用来对图表进行说明的选项进行选择和设置。设置完毕后，单击“下一步”按钮。 在弹出的“图表向导-4步骤之4”对话框中，确定图表的位置。其中

55、“新工作表”表示建立独立图表，“嵌入工作表”表示建立嵌入式图表。 若想将建立的图表转换为另一种类型(例如，将独立图表改为嵌入式图表)，只需用鼠标单击图表，然后再选择“图表”菜单中的“位置”命令，就可以重新设定图表的类型。,5.7.2 编辑图表,图表一旦建立好后，即与其数据源建立了动态链接关系，只要数据源发生了改变，图表就会随之改变。所谓编辑图表，实际上包括编辑图表数据源和图表类型、图表选项等多种操作。 右单击图表区域，可进行大部分的编辑操作。 1、选中(激活)图表 在对图表进行改动之前需要首先选中(激活)它。单击要改动的图表后，图表即被带有小黑方块(称为“句柄”)的边框线包围，表明图表已被选中

56、(激活)，它是活动的，可对它进行移动、复制、删除、改变大小等操作。,5.7.2 编辑图表(续1),2、改变图表类型 单击图表激活它，然后选择“图表”菜单中的“图表类型”命令(或右单击图表，弹出快捷菜单，选择快捷菜单中的“图表类型”命令)。 3、修改图表中的数据 修改图表的数据实际上就是对数据源中的数据进行修改。修改数据源后，图表会随之发生变化。 4、修改图表中的图形 若想修改图形中的某数据系列在X轴上某一点的图形，可两次单击(不是双击)该图形，再右单击该图形，可修改该图形的数据点格式(如颜色等)。,5.7.2 编辑图表(续2),5、添加数据系列 图表激活后，选择“图表”菜单中的“添加新数据”命

57、令，选取要添加的数据区域。 6、删除数据系列 图表激活后，单击要删除的数据系列的任一图形，按Delete键即可将其删除(也可选择“编辑”菜单中的“清除”命令)。 7、图表数据重排 要在图表上重新排列数据次序，需先单击图表中的数据数列图形，然后选择“格式”菜单中的“数据序列”命令，在出现的对话框中选择“系列次序”标签，调整数据序列次序即可。,5.7.2 编辑图表(续3),8、增加文本、图形和注释 建立好的图表实际上是一个图形，利用作图工具栏中的各种工具，可在该图形上添加文本、图形和注释，其操作方法和Word中的操作方法完全一致，这里不再进行介绍。 9、移动嵌入图表的位置和改变其大小 由于嵌入图表

58、可以作为一个图形来处理，所以移动其位置和改变大小的操作和Word中嵌入式图形的操作基本一样，这里不再进行介绍。 需要注意的是，在单击图表时，有时选择的是绘图区(图形部分)，有时选择的是图表区域，选择的对象不同，操作引发的效果会不一样。,5.7.3 设置图表的格式,设置图表的格式主要是指对图表的标题、图例以及坐标轴的格式重新进行设置。 1、设置标题和图例的格式 右单击图表标题(或图例)，在弹出的快捷菜单中选择“图表标题格式”(或“图例格式”)，可对标题(或图例)的格式进行重新设定。 直接双击图表标题(或图例)，可直接打开设置对话框，对标题(或图例)进行设置。 若建立图表时没能设定某些选项(如标题

59、等)，可右单击图表区域，选择快捷菜单的“图表选项”命令，对选项重新进行设置。,5.7.3 设置图表的格式(续1),2、设定坐标轴的格式 双击要重新设置的坐标轴即可对其进行设置。 3、添加趋势线 选中图表后，通过“图表”菜单中的“添加趋势线”命令，可以给条形图、柱状图、面积图、折线图、XY散点图增加趋势线。 5.8 插入图片和艺术字 在Excel中插入图片和艺术字的方法和在Word中插入图片(艺术字也是作为图片处理的)的方法一致，这里不再详细介绍。,5.9 打印工作簿,创建好的工作表，在需要时可以将其打印出来，也可以通过设置打印区域，打印工作表的一部分。 5.9.1 页面设置 在打印工作表之前，一般应对打印的页面进行设置，包括页边距、页眉和页脚、打印方向、纸张大小和方向、是否打印表格线、行号、列号、批注等。 选择“文件”菜单中的“页面设置”命令，即出现“页面设置”对话框，从中可对页面选项进行设置。,5.9.1 页面设置(续1),1、设置页面 单击“页面”标签，可对页面进行设置，包括打印方向、打印比例、纸张大小、起始页码等。 2、设置页边距 单击“页边距”标签，可对页边距进行设置。 3、设置页眉或页脚 对需要自动重复打印的