EXCEL常用函数培训教程.ppt

1、EXCEL 常用函数培训,学习内容,1 EXCEL快捷键操作 2 数学与统计函数 3 逻辑函数 4 文本函数 5 查找与引用函数 6 数据分类与汇总 7 数据透视表,1 EXCEL快捷键操作,实操,1 EXCEL快捷键操作,1 EXCEL快捷键操作,2 数学与统计函数,2.1 ROUND函数将数字四舍五入 用 途：按指定位数四舍五入某个数字。 语 法：ROUND(number，num_digits) 参数意义：Number是需要四舍五入的数字； Num_digits为指定的位数，Number按此位数进行处理。 注 意: （1）在单元格格式中可以设置小数位数，但数字本身并没有真正的 四舍五入，只

2、是以2位（如设置为2）的形式显示数据，如果财务中采用这种方式进行计算，经常会出现几分钱的误差的。 （2）如果num_digits大于0，则四舍五入到指定的小数位； 实例：如果A1=65.25，则公式“=ROUND(A1，1)”返回65.3 如果num_digits等于0，则四舍五入到最接近的整数； 实例：如果A1=65.25，则公式“=ROUND(A1，0)”返回65 如果num_digits小于0，则在小数点左侧按指定位数四舍五入。 实例：如果A1=65.25，则公式“=ROUND(A1，-1)”返回70； 实例剖析,2 数学与统计函数 2.2 RANK 函数统计排名,用 途：返回一个数字在

3、数字列表中的排位。 数字的排位是其大小与列表中其他值的比值（如果列表已 排过序， 则数字的排位就是它当前的位置）。 语 法：RANK(number,ref,order) 参数意义： Number 为需要找到排位的数字 ； Ref 为数字列表数组或对数字列表的引用 ； Order 为一数字，指明排位的方式。（如果 order 为 0或 省略，则按照降序排列。如果 order 不为零则按升序排列 的列表。 注 意：相同数值用RANK函数计算得到的序数（名次）相同，但 会导致后续数字的序数空缺。 实例剖析,2.3 最大值函数MAX、最小值函数MIN 语 法：MAX（number1，number2，）

4、 MIN（number1，number2，） 参数意义：number1，number2是需要找出最大值 （最小值）的1至30个数值、数组或引用。 2.4 AVERAGE平均值函数 语 法：AVERAGE（number1，number2，） 参数意义：number1、number2是需要计算平均值的130个参数。 注意：函数中的参数可以是数字、空白单元格、逻辑值或数字的文本形式，如果参数是不能转换为数字的内容将导致错误。如果参数为数组或引用，则只有数组或引用中的数字参与计算，空白单元格、逻辑值或文本则被忽略。,2 数学与统计函数,功 能: 返回数据集中第K个最大值。 语 法： LARGE(arr

5、ay,k) 参 数： array 为需要找到第 k 个最大值的数组或数字型数据区域。 k 为返回的数据在数组或数据区域里的位置(从大到小)。 实 例： 如果A1=24，A2=5，A3=7，A4=15，A5=0，A6=35，A7=2，A8=5， 则公式=LARGE(A1:A8,3)返回15，即数组中第3个小的数字是15（A4）。,数学与统计函数 2.5 LARGE函数,2.6 SMALL函数 用 途： 返回数据集中的第K个最小值。 语 法：SMALL（ array,k) 参 数：array为需要找到第k个最小值的数组或数字型 数据区域。 k 为返回的数据在数组或数据区域里的位置(从小到大)。 实

6、例： 如果A1=24，A2=5，A3=7，A4=15，A5=0，A6=9，A7=2，A8=5，则公式“=SMALL(A1:A8,5) ”返回7，即数组中第5个小的数字是7。 实例剖析,数学与统计函数,3.1 IF函数- 进行条件检测 功 能：执行真假值判断，根据逻辑计算的真假值，返回不同结果。 可以使用函数 IF 对数值和公式进行条件检测。 语 法： IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) 参 数：Logical_test 表示计算结果为 TRUE 或 FALSE 的任意值或表达式。 Value_if_true logical_test 为

7、TRUE 时返回的值。 Value_if_false logical_test 为 FALSE 时返回的值。 实例剖析,3 逻辑函数,3 逻辑函数,功 能：所有参数的逻辑值为真时，返回 TRUE；只要一个参数的 逻辑值为假， 即返回 FLASE。 语 法：AND(logical1,logical2, .) 参 数：Logical1, logical2, . 表示待检测的 1 到 30 个条件值，各条件 值可为 TRUE 或 FALSE。,3.2 AND函数判断多个条件同时为真,3.3 OR函数判断任一参数为真,功 能：在其参数组中，任何一个参数逻辑值为 TRUE，即返回 TRUE；所 有参数的

8、逻辑值为 FALSE，才返回 FALSE 。 语 法：OR(logical1,logical2,.) 参 数：Logical1,logical2.为需要进行检验的1到 30 个条件表达式。,实例剖析,条件求和函数SUMIF,语 法：SUMIF（range，criteria，sum_range）。 参 数：range是用于条件判断的单元格区域， criteria是由数字、逻辑表达式等组成的判定条件， 为确定哪些单元格将被相加求和的条件，其形式可 以为数字、表达式或文本 sum_range为需要求和的单元格、区域或引用。,实例操作,4.1 MID、 LEFT 、RIGHT 函数-获取字符 4.1.

9、1 MID 函数 功 能：从文本字符串中指定的起始位置起返回指定长度的字符 语 法：Mid(text,start_num,num_chars) 参 数：text 准备从中提取字符串的文本字符串 start_num准备提取的第一个字符的位置 num_chars指定所要提取的字符串的长度 4.1.2 RIGHT 函数 功 能：从一个文本字符串的最后一个字符开始返回指定个数字符 语 法：RIGHT(text, num_chars) 参 数：text 要提取字符的字符串 num_chars要提取的字符数，如果忽略，为1 4.1.3 LEFT 函数 功 能：从一个文本字符串的第一个字符开始返回指定个数字

10、符 语 法：LEFT(text, num_chars) 参 数：text 要提取字符的字符串 num_chars要提取的字符数，如果忽略，为1 实例剖析,4 文本函数,4.2 CONCATENATE函数,4 文本函数,功 能：将几个文本字符串合并为一个文本字符串。 语 法：CONCATENATE (text1,text2,.) 参 数：Text1, text2, . 为 1 到 30 个将要合并成单个文本项的文本项。 这些文本项可以为文本字符串、数字或对单个单元格的引用。 补充说明：也可以用 说明:排序的列标题称为分类汇总关键字，在进行分类 总时，只能指定排序后的列标题为汇总关键字。 操作方法

11、: 选择“数据”“分类汇总”菜单，打开分类汇总对话框,在对话框中完成操作。,6 数据的分类与汇总,汇总结果保存 替换当前分类汇总:最后一次的汇总会取代以前的分类汇总。 每组数据分页:各种不同的分类数据将被分页保存。 汇总结果显示在数据下方:原数据的下方会显示汇总计算的结果。 说明： 以上3种方式可同时选中； Excel的默认选择是第1和第3项。,6 数据的分类与汇总,实例剖析,6 数据的分类与汇总,分类汇总的删除 对刚建立的分类汇总，若要恢复为原始数据表，则选择“编辑”中的“撤消”菜单项取消分类汇总，或单击撤消按钮。 若建立分类汇总之后又进行了其他操作，可按如下方法删除分类汇总： （1）单击分

12、类汇总表中的任一单元格； （2）选择“数据”|“分类汇总”菜单项； （3）单击“分类汇总”对话框中的“全部删除”按钮。,实例剖析,7 数据透视表,7.1 数据透视表的作用 能够改变数据表的行、列布局; 能够快速汇总大量数据; 能够基于原数据表创建数据分组，并对分组进行汇总统计。,7 数据透视表,7.2 数据透视表的建立 选择“数据”“数据透视表和数据透视图”; 按向导提示做完1，2步; 在第3步中选择“布局”按钮，出现如图所示的对话框。,7 数据透视表,解释: 行：拖放到行中的数据字段中的每个数据项将占据透视表的一行。 列：拖放到列中的数据字段中的每个数据项将占据透视表的一列。行和列确定一个二

13、维表格. 页：拖放在页中的字段，Excel将按该字段的数据项对透视表进行分页。 数据：进行计数或汇总的字段名称。,7 数据透视表,7.3 修改数据透视表 显示或隐藏行、列中的数据项 在行或列字段的下拉列表条中选择或取消复选标志。 重新组织数据透视表 行、列置换 ：鼠标移至行字段上按住拖动到列字段上，列方法类似。 在字段内移动个别项 ：鼠标按在要移动字段边框线上拖动到指定位置放开。 在原有行列字段上增加或减少字段 增加：单击数据透视表,在数据透视表工具栏上将所需字段拖入行或列的字段处. 减少：选择数据透视表行或列的字段名，拖到表外,7 数据透视表,修改数据透视表的概要函数 概要函数：即数据透视表中使用的透视函数。 如：求和、计数、平均、百分比、最大值、标准偏差等。 操作方法： 选择数据透视表中数据字段； 在对象菜单或数据透视表工具栏中选择字段设置； 在数据透视表对话框的汇总方式列表中选择所需函数。,7 数据透视表,修改透视表数据的显示方式 见数据透视表修改数据透视表的显示方式 操作方法: 选择数据透视表中数据字段； 在对象菜单或数据透视表工具栏中选择字段设置 在数据透视表对话框