第四章++公务文书（一）种类格式.ppt

1、第四章 公务文书,1,第一节 公文概述 一、公文（行政公文）的概念 公文专指机关团体、企事业单位在实 施领导、处理公务时使用的具有法定效力 和规范体式的文书，它是依法行政和进行 公务活动的重要工具 。 【公文目录展示】 1、国务院 2、学校,2,二、公文的特点 1、公文由法定作者制发 2、公文具有极大的权威性 3、公文具有很强的时效性 4、公文具有体式的规范性 5、公文的制发具有程序性 发文：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等 收文：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办,3,三、公文的分类 （一）公文的种类 2000年8月24日国务院办公厅发布的国家行政机关公文处理办法， 规

2、定现行公文为13种：命令（令）、 决定、公告、通告、通知、通报、议 案、报告、请示、批复、意见、函、 会议纪要。,4,命令（令） 适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 适用范围非常窄。（见教材P-35） 例： 中华人民共和国国务院令第623号 气象设施和气象探测环境保护条例 国务院令第619号 女职工劳动保护特别规定、国务院、中央军委关于授予钱学森同志“国家杰出贡献科学家”荣誉称号的命令,5,中华人民共和国国务院令第624号 教育督导条例已经2012年8月29日国务院第215次常务会议通过，现予公布，自2012年10月1日起施行。 总理 温家宝

3、 2012年9月9日,6,中华人民共和国主席令 第一号 根据中华人民共和国第十一届全国人民代表大会第一次会议的决定，任命温家宝为中华人民共和国国务院总理。 中华人民共和国主席胡锦涛 二八年三月十六日,7,中华人民共和国国务院令第623号 气象设施和气象探测环境保护条例已经2012年8月22日国务院第214次常务会议通过，现予公布，自2012年12月1日起施行。 总理 温家宝 2012年8月29日,8,决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 适用范围比较广泛。 例：国务院关于第六批取消和调整行政审批项目的决定 国务院关于表彰全国“两

4、基”工作先进单位和先进个人的决定（9月7日） 重庆邮电大学关于表彰国家科学技术进步二等奖研发和申报团队及个人的决定,9,公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 适用范围非常狭窄，党和国家的高级机关才能使用，经常被乱用。 例：中华人民共和国外交部公告 中国人民银行关于调整储蓄利率的公告 国家质量监督检验检疫总局公告2012年第147号质检总局关于防止新型冠状病毒传入我国的公告 中华人民共和国全国人民代表大会公告（第二号）,10,为表达全国各族人民对四川汶川大地震遇难同胞的深切哀悼，国务院决定，2008年5月19日至21日为全国哀悼日。在此期间，全国和各驻外机构下半旗志哀，停止公共娱乐活动

5、，外交部和我国驻外使领馆设立吊唁簿。5月19日14时28分起，全国人民默哀3分钟，届时汽车、火车、舰船鸣笛，防空警报鸣响。 二八年五月十八日,国务院公告,11,通告 P-68 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 适用范围较广泛，内容的涉及面也非常宽泛，事项可大可小。注意通告和公告的区别。 例：中华人民共和国公安部关于收缴非法爆炸物品、枪支弹药和管制刀具的通告、重庆邮电大学关于限制校外人员在校内活动的通告,12,通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 适用范围极为广泛，呈现出多功能的性质。

6、例：国务院关于批转交通运输部等部门重大节假日免收小型客车通行费实施方案的通知 重庆邮电大学关于XX等同志职务任免的通知 ,13,通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 适用范围极为广泛 例：国务院关于表扬全国“两基”工作先进地区的通报、中央纪委关于江西省原副省长胡长清违纪违法案件的通报、重邮248号关于2012级新生奖学金获奖情况的通报,14,议案 是一种适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项的公文。 制作主体只能是各级人民政府。 例：国务院关于提请审议中华人民共和国标准化法（草案）的议案,15,报告 适用于向上级机关汇报工作，反映

7、情况，答复上级机关的询问。 适用范围极为广泛。 例：铁道部关于193次旅客快车发生重大颠覆事故的报告天津市档案局关于2008年推进依法行政工作的报告关于成都牧马山至新航管楼光缆中断及修复情况的报告,16,请示 适用于向上级机关请求指示、批准的公文。 适用范围极为广泛 例：关于XX市城镇住房制度改革试行方案的请示 XX中学关于修建新教学楼的请示 关于中国联通四川省分公司GPRS套餐资费方案备案的请示 ,17,批复 适用于答复下级机关的请示事项。 适用范围极为广泛 例：XX省人民政府关于同意XX市城镇住房制度改革试行方案的批复国务院关于同意调整社会信用体系建设部际联席会议职责和成员单位的批复 关于

8、部分部门工会委员会委员改选和调整结果的批复 ,18,意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 适用范围较为广泛 例：国务院关于进一步加强和改进最低生活保障工作的意见国务院办公厅关于规范农村义务教育学校布局调整的意见,19,函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 适用范围极为广泛 例：国务院办公厅关于同意调整国家人口和计划生育委员会兼职委员的函国务院办公厅关于调整煤矿整顿关闭工作部际联席会议成员单位及成员的函、天津市人民政府办公厅关于同意保定地区设立驻津办事处的复函,20,会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。 例：XX公司关于规范经济合同管理等事

9、宜的会议纪要、关于开展重庆邮电大学英语水平考试的会议纪要,21,（二）公文的不同分类 1、按传递方向分： （1）下行文（由上而下）： 命令（令）、决定、公告、通告、通报、批复及部分通知、意见、会议纪要。 （2）上行文（由下而上）： 报告、议案、请示及部分意见。 （3）平行文（平行或不相隶属机关之间）： 主要是函、也包括部分通知、会议纪要、通报。,22,2、按特点、作用分： （1）指挥性公文： 命令（令）、决定、意见、批复； （2）报请性公文： 议案、报告、请示； （3）知照性公文： 公告、通告、通知、通报、函、会议纪要；,23,3、按秘密程度分： （1）绝密公文 （2）机密公文 （3）秘密公文

10、 （4）一般公文,24,4、按紧急程度分： （1）特急公文 （2）急件公文 （3）一般公文,25,四、公文的格式,1999年12月27日国家质量技术监督局发布了中华人民共和国国家标准国家行政机关公文格式。这一国家标准成为了公文的法定格式。 本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印刷要求、公文中各要素排列顺序和标识规则,26,天头： 37毫米1毫米,订口： 28毫米1毫米,版心尺寸： 156毫米225毫米（不含页码）,右白边： 26毫米1毫米,下白边： 35毫米1毫米,在计算机Word的应用,A4型公文用纸页边及版心尺寸,27,（一）公文结构的三部分,依据中华人民共和国国家标准国家行政机关

11、公文格式的规定，将组成公文的各格式要素划分为眉首、主体、版记三个部分。,28,眉首-头,主体-身,版记-脚,29,置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首。,1、眉首要素,（二）公文的要素及格式,30,公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。也常称为是同一文稿总印数的流水号。,（1）公文份数序号,31,公文的份数序号一般是7位数。用阿拉伯数字表示，份数不足规定位数时前面用“0”补齐。, 1 ,0000012,博乐市人民政府 办公室文件,博市政办发200627号,32,公文份数序号的位置在版心左上角顶格第1行的位置。也就是天头下边缘，距公文上页边37处下面第1行。, 1 ,000

12、0012,博乐市人民政府 办公室文件,博市政办发200627号,秘 密,33,（2）秘密等级和保密期限,如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，两字之间空l字；,密级分三类：绝密、机密、秘密,（2）秘密等级和保密期限,如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第l行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。,34, 1 ,0000012,博乐市人民政府 办公室文件,博市政办发200627号,特 急,35,（3）紧急程度,如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；,分两类：特急、急件,（3）紧急程度,如需同时标识秘密等级与紧

13、急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。,分两类：特急、急件,36, 1 ,0000012,博乐市人民政府 办公室文件,博市政办发200627号,（4）发文机关标识 平行文或下行文格式,秘密一年 特 急,发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm 也就是说，在设计文件红头时，发文机关位置应自上页边起留出天头37mm十25mm62mm的距离。,发文机关全称或规 范化简称+文件 居中排布，用红 色字体,37, 1 ,0000012,博乐市人民政府 办公室文件,博市政办发200628号,（4）发文机关标识 上行文格式,秘密一年 特 急,凡上报的公文发文机关标识上

14、边缘至版心上边缘为80mm,要留出80mm一25mm55mm的空白供上级机关批示文件用,发文机关标识推荐使用小标宋体字，字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大22mm15mm。,38,联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。,39, 1 ,0000012,博乐市人民政府 办公室文件,博市政办发200627号,（5）发文字号,秘密一年 特急,发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布,第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字,

15、年份、序号用阿拉伯数码标识，年份要用全称，不应简化，年份应用六角括号“ ”括起,序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字,40,发文字号组成的三部分的顺序不可任意颠倒调换。,在发文字号之下 4处标印一条 与版心同宽的 红色反线。,41, 1 ,0000001,博乐市人民政府 办公室文件,博市政办发200628号 签发人：高云燕,（6）签发人,秘密一年 特 急,上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。,42, 1 ,博乐市建设局 博乐市卫生局,博市建发20061

16、88号,（6）签发人 多个人签发格式,文件,签发人：曲志刚 雪格拉提,如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第l行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。,43, 1 ,0000012,博乐市人民政府 办公室文件,博市政办发200627号,秘密一年 特急,44, 1 ,0000001,博乐市人民政府 办公室文件,博市政办发200628号 签发人：高云燕,秘密一年 特 急,44,下行文和平行文眉首部分必须出现的要素？,上行文眉首部分必须出现的要素？,主体要素是指公文首页红色反

17、线以下至公文末页主题词以上的各个要素。 主体共7个要素，即公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注。,2、主体部分要素,45, 1 ,博乐市人民政府 办公室文件,博市政办发200627号,（1）公文标题,关于印发博乐市2006年创建中国优秀旅游城市工作方案的通知,红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。,公文的标题可以省略发文机关，构成“事由+文种”的形式。,公文的标题也可以省略事由，构成“发文机关+文种”的形式。,完整的公文标题由发文机 关名称、事由和公文文种三 部分构成。,46,撰写公文标题应注意的事项

18、,所有公文标题均不可省略文种。除简单的周知性公文外一般也不省略事由。,公文标题中一般不使用标点符号,公文标题多行排列有多种形式。可以参照以下形式。,47,48, 1 ,博乐市人民政府 办公室文件,博市政办发200627号,（2）主送机关（抬头）,关于印发博乐市2006年创建中国优秀旅游城市工作方案的通知,标题下空l行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。,各乡镇人民政府、场管委，各街道办事处，合作区管委，市政府各部门：,49,确立主送机关的注意

19、事项,标识主送机关要标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。 如果是统称的，应按党、政、军、群的顺序排列。,公文不得越级主送，如因特殊情况，必需越级行文时，应抄送被越过的上级机关。,50, 1 ,博乐市人民政府 办公室文件,博市政办发200627号,（3）公文正文,关于印发博乐市2006年创建中国优秀旅游城市工作方案的通知,主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。,各乡镇人民政府、场管委，各街道办事处，合作区管委，市政府各部门：,现将博乐市2006年创建中国优秀旅游城市工作方案印发给你们，请认真遵照执行。 .,正文是公文的核心部分，用来表述公文的具体内容，

20、除了个别的简短的公文外，正文内容一般分开头、主体、结尾三部分。正文的开头可以概括为“凭”，既凭什么行文，就是制发该文的依据或理由；主体部分可以概括为“事”，即什么事情或什么事项；结尾部分可以概括为“断”，就是正文的论断部分，通常为要求、措施、办法等。,51, 1 ,博乐市人民政府 办公室文件,博市政办发200627号,（4）附件 随公文发送的附属材料,关于印发博乐市2006年创建中国优秀旅游城市工作方案的通知,公文如有附件，在正文下l行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1”)；附件名称后不加标点符号。 见链接,各乡镇人民政府、场管委，

21、各街道办事处，合作区管委，市政府各部门：,现将博乐市2006年创建中国优秀旅游城市工作方案印发给你们，请认真遵照执行。,附件：1.创建中国优秀旅游城市工作责任 分解明细表 2.责任分工明细表,52, 1 ,附件附件页面,附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。,附件1 创建中国优秀旅游城市工作责任 分解明细表,53, 1 ,附件附件页面,博市政办发200627号附件1 创建中国优秀旅游城市工作责任 分解明细表,如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。,54,

22、1 ,（5）生效标识（印章） 单一发文印章,单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字,单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。,加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；,当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。,55, 1 ,公文

23、生效标识 联合行文印章,单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称。,当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保征印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。,当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。,56,公文印章的特殊说明,用

24、当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。,57, 1 ,博乐市人民政府 办公室文件,博市政办发200627号,（6）成文时间,关于印发博乐市2006年创建中国优秀旅游城市工作方案的通知,用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”； 成文日期的标识位置：右空4字。,各乡镇人民政府、场管委，各街道办事处，合作区管委，市政府各部门：,现将博乐市2006年创建中国优秀旅游城市工作方案印发给你们，请认真遵照执行。,二六年六月一日,58, 1 ,（7）附注 对公文的发放范围、使用时应注意的事项加以说明的文字,单

25、一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。,公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下l行。,（此件可见报）,59,公文版面最后一面，主题词以下的各个要素称为版记要素。 版记共5个要素，即主题词、抄送、印发机关和印发时间、版记中的反线、版记的位置。,版记要素,60,（1）主题词,“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词

26、目和词目之间不使用标点符号，而是空1字位置隔开。词目最多不超过5个。,主题词是用来揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。,61,标引主题词的注意事项,要掌握选词原则，选用最能反映公文主题内容的词语。 例：关于XX等6名同志职务任免的通知 主题词：干部 任免 通知,要使用主题词表，标注主题词不可自作决定 。,要坚持在标引时遵循“谁办文，谁标引”的原则。,62,下面是两份公文的标题，请说出它们的主题词,重庆邮电大学关于进一步 做好当前毕业生就业工作的通知 主题词：毕业生 就业工作 通知 重庆邮电大学关于给予 张勇等十五名学生退学处理的决定 主题词：学生 退学 处理 决定,63,（2）抄送 主送机关之外需要执行或了解公文内容的其他机关。应使用该机关的全称或规范化简称、统称。,公文如有抄送机关，在主题词下l行；左空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号;抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机