第3章+字处理软件Word+2003.ppt

1、大学计算机基础,第三章 字处理软件 Word 2003,字处理软件是指利用计算机进行文字处理，它是办公自动化的必备工具。它在文字输入、编辑、存储、输出等方面提供了极大的灵活性和方便性。 Microsoft Office2003 版包含许多具有新增功能，有助于同事之间协作、更好地使用信息和改进业务流程，从而轻松提高生产效率并获得更好的效果。本章介绍的文字处理软件Microsoft Office Word 2003是Microsoft Office组件之一，主要包括文档的基本编辑方法、文档的排版、表格的制作、图文混排、页面排版和打印等内容。,本章主要内容,3.1Word概述 3.2文档的基本操作

2、3.3文档的排版 3.4表格制作 3.5图文混排 3.6页面排版与打印,3.1Word概述,3.1.1 Word的基本功能 3.1.2 Word启动和退出 3.1.3 Word窗口组成,3.1.1Word的基本功能,Microsoft Office Word 2003 是一种字处理软件，具有Windows的图形操作界面，主要用于书写和编辑公文、信函、传真、报告、论文、合同、电子邮件、Html和Web页等工作，可制作图文并茂的文档，让用户轻松方便的处理文字、图形和数据。 Word 2003较以前版本有了许多改进和增强功能，特别是一些鲜为人知的新功能，更为我们的工作和生活带来了极大的方便与实用。,

3、3.1.2Word启动和退出,1.启动Word 一般情况下，启动Word有多种方法： 快捷方式：双击桌面上的Word快捷方式图标。 开始菜单启动：单击“开始程序Microsoft OfficeMicrosoft Office Word 2003”。 “开始运行”启动：“开始运行输入WINWORD”。 资源管理器：在资源管理器中找到Word安装的具体位置，默认路径是“C:Program FilesMicrosoft OfficeOFFICE11”，直接双击“WINWORD图标”。 直接运行已有的Word文档。,2.退出Word 要退出Word，可以任选以下各种方法之一： 单击标题栏右侧的“关闭”

4、按钮。 单击标题栏左侧的“W”图标，在随之打开的快捷菜单中，单击关闭。 双击标题栏左侧的“W”图标。 单击“文件”菜单的“退出”命令。 按组合键AltF4。 “任务管理器”中找到“Microsoft Word”，结束任务。 在退出Word的时候，若有未保存的文档，Word将会弹出一个对话框，询问用户是否要保存对文档的修改。,3.1.2Word启动和退出,3.1.3Word窗口组成,Word窗口由标题栏、菜单栏、工具栏、文档窗口和状态栏等部分组成。在Word窗口的文档窗口中可以对创建或打开的文档进行各种编辑、排版等操作。 1.标题栏 2.菜单栏 3.工具栏 4.标尺 5.文档窗口 6.状态栏 7

5、.其它部分,3.2文档的基本操作,3.2.1 新建文档 3.2.2 文档输入 3.2.3 保存文档 3.2.4 打开文档 3.2.5 选定文本 3.2.6 编辑文档,3.2.1新建文档,当启动Word后，自动新建了一个空白文档，默认命名为“文档1”。除此之外，如果在编辑过程中还需要创建一个或多个新文档时，可以用如下方法来创建。Word 对以后新建的文档根据创建的顺序，依次默认命名为“文档2”、“文档3”等。 1.新建空白文档 1)单击常用工具栏中的“新建”按钮。 2)单击“文件”下拉菜单中的“新建”命令，弹出新建对话框，从中选择“空白文档”，如图3-2所示。 3)直接按快捷键Ctrl + N。

6、,2.利用模板和向导创建文档 利用模板和向导创建文档的方法是：执行上面新建空白文档的第二种方法，在新建文档的任务窗格中，选择“本机上的模板”，出现模板选择窗口，然后选择模板类型，单击“确定”按钮即可。也可以选择“网站上的模板”，相应的出现“网上邻居”模板的选择。,3.2.2文档输入,1.光标定位 文档窗口中的光标表示录入文本时的插入位置，简称插入点。Word支持即点即输，即在当前文本范围以外的区域双击，即可将光标定位到该处。使用即点即输可以在空白区域快速插入文字、图形、表格或其它项目。移动插入点的常用方法有： 1)用鼠标移动插入点 2)用键盘移动插入点 2.选择输入法 在输入文本之前需要选择输

7、入法。单击任务栏右侧的语言指示器可以直接选择输入法，也可以使用Ctrl +Shift组合键在各种输入法之间进行选择，利用Ctrl +空格键可在英文和系统首选的中文输入法之间进行切换。,3.输入符号和特殊符号 如果要输入键盘上无法输入的符号，可以使用插入符号或者特殊符号来完成。 1)将光标定位到想要插入符号的位置。 2)单击“插入”菜单的“符号”或者“特殊符号”命令，弹出对话框，然后进行选择符号，最后按“插入”或“确定”按钮。在“特殊符号”对话框中可直接双击符号完成符号的插入。 4.非打印字符的显示和隐藏 按回车键产生一个回车符，按空格键产生一个空格符，按Tab键产生一个制表符，这些符号在打印时

8、不会被打印出来，叫非打印字符。“常用”工具栏上的“显示/隐藏编辑标记”按钮可以控制这些非打印字符是否显示到屏幕上。,3.2.2文档输入,3.2.3保存文档,1.保存 1)单击“文件”下拉菜单中的“保存”命令。 2)单击“常用”工具栏中的“保存”按钮。 3)直接按快捷键Ctrl + S。 2.另存为 当用户想把当前打开的文档在不同的位置、以不同的文件名或者不同的格式保存时，可以选择“文件”菜单的“另存为”命令，Word将会弹出 “另存为”对话框。同样的设置“保存位置”、“文件名”、“保存类型”，然后单击“保存”按钮。,3.自动保存 Word可以自动保存文档，避免程序终止或突然断电造成的数据丢失。

9、步骤如下： 1)选择“工具”菜单下的“选项”命令，弹出“选项”对话框，单击“保存”选项卡。 2)选中“自动保存时间间隔”复选框。 3)输入时间。时间越短，保存越频繁，在意外断电或其它情况非正常关闭Word后，文件可恢复的信息越多。 注意：“自动保存”不能代替正常的文件保存。输入或编辑一个大文档时，最好随时保存文档，以免计算机的意外故障引起文档的丢失。,3.2.3保存文档,3.2.4打开文档,1.打开Word文档（在Word软件启动的情况下） 1)单击“文件”下拉菜单中的“打开”命令。 2)单击“常用”工具栏中的“打开”按钮。 3)直接按快捷键Ctrl + O。 2.打开由其它软件所创建的文件

10、1)单击“文件”下拉菜单中的“打开”命令或工具栏中的“打开”按钮，出现“打开”对话框。 2)在“查找范围”列表框中选定文件夹，“文件类型”列表框中选定要打开文件的类型。如果不知道所要打开文件的类型，那么可以从“文件类型”列表框中选择“所有文件”选项。 3)在“文件”列表框中列出所有该类型的文件名，选定需要打开的文件名，单击“打开”按钮，该文件自动转换为Word格式并打开。,3.打开最近使用过的文档 如果要打开最近使用过的文档，那么只要在“文件”下拉菜单所保留的最近使用过的文档名中单击它即可。键入文档名前面的序号(如：1，2，)也可打开此文档。 默认情况下，“文件”下拉菜单中保留4个最近被Wor

11、d处理过的文档名。用户可以设置保留文档名的个数，其方法是：单击“工具”菜单下的“选项”命令，在“常规”选项卡中选定“列出最近所用的文件数”复选项，并输入具体文件数(最多可达9个)，单击“确定”按钮。,3.2.4打开文档,3.2.5选定文本,Word的基本操作一般都是“先选定，后操作”，即对某一部分内容进行编辑之前，要先选定该部分内容。一般情况下，Word的显示是白底黑字，而被选定的文本则是黑底白字，很容易区分选中和未选中的情况。 1.基本的选定方法 将鼠标移动到要选取的文本的开头或末尾，然后拖曳经过要选择的内容，当松开鼠标时，便完成了选定操作 如果利用键盘来选定文本，首先将光标移动到要选取的段

12、落或文本的开头，同时按住Shift和光标键来选择内容，便完成了选定操作。 若要取消选定，在本窗口的任意处单击鼠标或者移动光标键即可。,2.利用选定区 在文本区的左侧有一向下延伸的长条形空白区域，称为选定区。Word利用选定区给用户提供了快速的选定方法。 当鼠标移动到选定区时，鼠标箭头变成向右的45度，然后就可以选定文本了。单击该区域，选定一行。双击该区域，选定一段。三击该区域，选定全文。 下表列出了常用的选定技巧。,3.2.5选定文本,常用的选定技巧,3.用Word扩展功能选定文本 利用Word的扩展功能键(F8)选定文本也是很方便的。当按功能键F8后，状态栏上的“扩展”两字变为黑色，表示扩展

13、选取方式被打开。在此方式下，可以用键盘上的方向键来选定文本。例如按键选取插入点右边的一个字符或汉字，按键选取下一行。注意：用此方法时，首先要将插入点移到选定区域的开始处。 按Esc键可以关闭扩展选取方式，再按任意箭头键可取消选定区域。,3.2.5选定文本,3.2.6编辑文档,1.插入与删除 在插入文本前，首先要确定当前文档是否处在插入状态，如果状态栏中的“改写”呈黑色，则表示处在“改写”方式，否则处于“插入”方式下。反复双击状态栏中的“改写”框可在这两种方式之间切换，或者按Insert键/Ins键切换。 删除一个字符或汉字可以按Backspace或Delete，按Backspace删除插入点左

14、边的字符，按Delete删除插入点右边的字符。,2.修改 修改文本可以先删除文本，然后再输入新文本；或者选中要修改的文本，直接输入新文本即可。 3.移动 在编辑文档的时候，经常需要将某些文本从一个位置移动到另一个位置，以调整文档的结构。移动文本的方法有： 1)使用鼠标左拖动来移动文本 2)使用鼠标右拖动移动文本的方法同上，不同的是释放右键后会出现快捷菜单，此时选择“移动到此位置”即可完成文本的移动。 3)使用剪贴板移动文本,3.2.6编辑文档,4.剪切、复制、粘贴 1)Office 2003的剪贴板 2)执行“剪切”操作： 3)执行“复制”操作： 4)执行“粘贴”操作： 5.撤销与恢复 编辑菜

15、单下的撤销与恢复 格式工具栏的撤销与恢复按钮 还可以利用快捷键CtrlZ，CtrlY来撤销和恢复。,3.2.6编辑文档,6.查找和替换 1)查找 单击“编辑”下拉菜单中的“查找”命令或按快捷键Ctrl + F，打开“查找和替换”对话框 单击“查找”标签，在“查找内容”列表框中键入要查找的文本，如键入“计算机”。 单击“查找下一处”按钮开始查找。当查找到“计算机”，就将该文本移入文档窗口内，并反黑显示所找到的文本。 如果此时单击“取消”按钮，那么关闭“查找和替换”对话框，插入点停留在当前查找到的文本处；如果还需继续查找下一个的话，那么就再单击“查找下一处”按钮，直到整个文档查找完毕为止。,3.2

16、.6编辑文档,2)替换文本 常常要将多次出现在文档中的某些文本改为另一个文本，利用替换的功能会使文档的修改达到事半功倍的效果。例如将“计算机”替换成“Computer”等，替换操作与查找操作类似，方法如下： 单击“编辑”下拉菜单中的“替换”命令或按快捷键Ctrl + H，打开“查找和替换”对话框。 在“查找内容”列表框中键入要替换的文本，如键入“计算机”。在“替换为”后面的文本框中输入要替换的内容，如替换为“Computer”。 单击“替换”即可完成文本的替换，如果要全部替换，则单击“全部替换”按钮。 注意：在设置格式时，一定要先选定要设置的对象，然后才设置字符格式或者段落格式等。即在替换的时

17、候，文字和格式可以一起替换。,3.3文档的排版,3.3.1字符的格式化 3.3.2段落的格式化 3.3.3项目符号和编号 3.3.4边框和底纹 3.3.5分栏 3.3.6首字下沉 3.3.7样式 3.3.8模板,3.3.1字符的格式化,1.使用格式工具栏按钮 2.使用“字体”对话框,3.3.2段落的格式化,1.段落对齐方式 段落对齐方式有：“两端对齐”“左对齐”“居中”“右对齐”和“分散对齐”五种。可以用“格式”工具栏或“格式”菜单中的“段落”命令来设置段落的对齐方式。 1)用“格式”工具栏设置对齐方式,2)用“格式”下拉菜单中的“段落”命令设置对齐方式,3)用快捷键设置,2.段落缩进 段落的

18、左边距是指段落的左端与页面左边界之间的距离。右边距是指段落的右端与页面右边界之间的距离（以字符或厘米为单位）。 首行缩进：段落的第一行缩进。 左缩进：整个段落左边都缩进。 右缩进：整个段落右边都缩进。 悬挂缩进：段落除首行外，其余各行都缩进。 段落缩进可以用 “段落”对话框来设置，也可以用标尺来设置。,3.3.2段落的格式化,3.行间距与段落间距 1)设置段间距 选择要改变段间距的段落。 单击“格式”菜单的“段落”命令，打开“段落”对话框。 修改“缩进与间距”选项卡中“间距”组的“段前”和“段后”文本框的值来设定间距。 查看预览框，确认后单击“确定”按钮。,3.3.2段落的格式化,2)设置行距

19、 一般情况下，对段落内的行距，Word会根据用户设置的字体大小自动调整行高的。根据页面的需要可适当调整字间距和行距，其操作步骤如下： 选择要设置行距的段落。 单击“格式”菜单中的“段落”命令，打开“段落”对话框。 单击“行距”下拉列表框，选择所需的行距选项。 预览确认后，单击“确定”按钮。,3.3.3项目符号和编号,1)设置项目符号 2)自动编号 3)改变编号顺序,3.3.4边框和底纹,1.对文本加边框和底纹 1)利用“格式”工具栏给文本添加边框和底纹 2)用“格式”菜单中的“边框与底纹”命令 用同样的方法可给一个或多个段落加边框和底纹。所不同的是，在“应用范围”列表框中选择“段落”。,3.3.5分栏,3.3.6首字下沉,3.3.7样式,1.应用样式 2.添加样式 3.修改样式 4.删除样式 5.自动生成目录,3.3.8模板,1.使用模板创建新文件 2.创建模板,3.4表格制作,3.4.1表格的建立 3.4.2表格的编辑 3.4.3表格的格式化 3.4.4表格计算与排序 3.4.5表格与文本的转换,3.4.1表格的建立,1.用“常用”工具栏中的“插入表格”按钮 2.用“表格”菜单中的“插入表格”命令 3.自由绘制表格,3.4.2表格的编辑,1.在表格中输入文本 2.在表格中选择文本 3.增加表格中的