项目七Word文档高级编排 (2).ppt

1、项目七 Word文档高级编排,文档的高级编排包括如为文档分页、分节，添加页眉和页脚，使用样式编排文档以及为文档添加批注，修订文档等。,知识目标 了解分隔符的作用，掌握为文档设置分隔符及添加页眉和页脚的方法。 了解样式的作用，掌握在文档中创建并应用样式的方法。 掌握为文档添加批注以及修订文档的方法。 了解邮件合并功的作用，掌握其应用方法。 能力目标 能够根据需要将文档分成不同的节，并为不同的节设置页眉和页脚。 能够利用样式快速设置文档的字符和段落格式。 能够通过添加脚注和尾注对文档中某些文本进行注释。 能够在审阅文档时为文档添加批注，以及使用修订突出显示对文档所做的修改。 能够使用邮件合并功能批

2、量创建内容相同，但抬头和地址等不同的公文、信件等。,本项目任务列表,任务一 设置分隔符及添加页眉和页脚 任务二 应用样式 任务三 审阅文档 任务四 应用邮件合并,任务一 设置分隔符及添加页眉和页脚,一、设置分隔符 二、添加页眉、页脚和页码 三、修改与删除页眉和页脚 四、设置首页不同或奇偶页不同的页眉和页脚,当文档内容满一页时，Word会自动转到下一页，但在实际应用中经常会遇到需要强制换页的情况。此外，在编排长文档时经常需要将文档分节，以满足不同的页面设置。利用Word提供的分隔符功能，用户可以轻松实现这些操作。,一、设置分隔符,Word的分隔符包括分节符和分页符。通过为文档分页和分节，可以灵活

3、安排文档内容。 节是文档格式化的最大单位，只有在不同的节中，才可以对同一文档中的不同部分进行不同的页面设置，如设置不同的页眉、页脚、页边距、文字方向或分栏版式等格式。 此外，通常情况下，用户在编辑文档时，系统会自动分页。如果要对文档进行强制分页，可通过插入分页符实现。,确定插入点,分节符列表中其他选项的意义如下： 选择“连续”选项，表示新节与其前面一节同处于当前页中。 选择“偶数页”选项，表示新节中的内容显示在下一偶数页上。如果该分节符已经在一个偶数页上，则其下面的奇数页为一空页。 选中“奇数页”选项，表示新节中的内容显示在下一个奇数页上。,二、添加页眉、页脚和页码,页眉和页脚分别位于页面的顶

4、部和底部，常用来插入页码、时间和日期、作者姓名或公司徽标等内容。,选择系统内置页眉样式后输入页眉文本,添加系统内置的页脚样式,添加页码,三、修改与删除页眉和页脚,要修改页眉和页脚内容，只需在页眉或页脚位置双击鼠标进入页眉和页脚编辑状态，此时可参考修改正文的方法修改页眉或页脚。要更改系统内置的页眉或页脚样式，可在“页眉和页脚工具 设计”选项卡的“页眉和页脚”中重新选择一个样式。,删除页眉线,四、设置首页不同或奇偶页不同的页眉和页脚,使用Word编排长文档（1节或多节）时，每节的首页通常不要页眉和页脚，并且奇数页和偶数页的页眉和页脚内容和位置有时候也不相同。例如，在编排双面打印或印刷的文档时，通常

5、将偶数页的页眉和页脚居中或靠左显示，而奇数页的页眉和页脚居中或靠右显示。,选中“选项”组中的“奇偶页不同”和“首页不同”复选框，此时在文档中以不同文字标识每节页眉和页脚，在相应的地方输入页眉和页脚即可,可在此设置页码的格式,任务实施设计杂志内页页眉和页脚,对文档进行分节，然后设置奇偶页不同的页眉和页脚。,操作步骤见视频7-1,任务二 应用样式,一、样式的分类 二、创建和应用样式 三、修改和清除样式,样式是一系列格式的集合，它是Word中最强有力的工具之一，使用它可以快速统一或更新文档的格式。例如，一旦修改了某个样式，所有应用该样式的内容格式会自动更新。同时，利用样式还可辅助提取目录。,一、样式

6、的分类,在Word 2007中，样式有三类，一类是段落样式，一类是字符样式，还有一类是链接段落和字符样式。 字符样式只包含字符格式，如字体、字号、字形等，用来控制字符的外观。要应用字符样式，需要先选中要应用样式的文本。 段落样式既可包含字符格式，也可包含段落格式，用来控制段落的外观。当需要对一个段落应用段落样式时，只需将插入点置于该段落中即可。用户可以对一段文本应用段落样式，对其中的部分文字应用字符样式。 链接段落和字符样式，这类样式包含了字符格式和段落格式设置，它既可用于段落，也可用于选定字符。,二、创建和应用样式,在Word 2007中，系统为用户提供了多种内置样式，如“正文”、“标题1”

7、、“标题2”和“标题3”等，用户在编排文档时可直接套用这些样式，也可以根据需要创建或修改样式。,应用系统内置的样式,创建（自定义）样式,应用自定义样式,三、修改和清除样式,在列表中选择“删除XXX”，会将所选样式删除（但不能删除系统内置的样式）；选择“清除X个实例的格式”，会将应用该样式的文本或段落的格式清除；选择“选择所有X个实例”选项，可选中文档中应用该样式的所有文本。其中，清除样式和删除样式后，所有应用该样式的文本将应用正文样式,修改样式,任务实施设置故事文档格式,利用样式为文档“中国经典故事”中的序言和故事标题应用样式。,先对段落应用系统内置标题样式，然后修改系统副标题和正文样式。,操

8、作步骤见视频7-2,任务三 审阅文档,一、为文档添加批注 二、修订文档,Word 2007提供了审阅文档的功能，它主要包括两方面，一是文档审阅者可通过为文档添加批注的方式，对文档的某些内容提供自己的看法和建议，而文档原作者可据此决定是否修改文档；二是文档审阅者在文档修订模式下修改原文档，而文档作者可决定是拒绝还是接受修订。,利用Word中的批注功能，审阅者可以方便地在文档中插入对某些内容的说明或建议。同时，Word 2007还可以不同的底纹颜色和用户名称对不同审阅者的批注加以区别。,一、为文档添加批注,如果多人用同一台电脑为文档添加批注，为标识批注者的身份，可设置Office用户名称。批注者名

9、称默认为安装Office软件时注册的用户名,为文档添加批注,选中要添加批注的文字，或直接将插入点置于要添加批注的地方,查看批注,删除批注,二、修订文档,使用Word 2007的文档修订功能可以突出显示审阅者对文档所做的修改，而文档创建者可以选择接受或拒绝审阅者对文档进行的修改。,修订文档,查看修订内容,接受某处修订,单击“拒绝”按钮，可拒绝修订，并且插入点移至下一处修订,接受所有修订,拒绝所有修订,任务实施审阅习指导说明文档,打开文档，进入修订状态，阅读文档并进行修订操作，然后相应地接受或拒绝修订。,修订后的文档效果,任务四 应用邮件合并,一、创建主文档 二、创建数据源 三、邮件合并,在日常办

10、公事务处理中，经常会遇到把一些内容相同的公文、信件或通知发送给不同的地址、单位或个人，这时我们就可以利用Word中的“邮件合并”功能来方便地解决这个问题。 执行邮件合并操作时涉及两个文档，主文档文件和数据源文件。主文档是邮件合并内容中固定不变的部分，即信函中通用的部分。数据源文件主要用于保存联系人的相关信息。 在执行邮件合并操作之前首先要创建这两个文档，然后将它们关联起来，也就是标识数据源文件中的信息在文档的什么位置出现。完成后“合并”这两个文档，就可以为每个收件人创建邮件。,一、创建主文档,创建主文档的方法与创建普通文档相同。用户还可对其页面和字符等格式进行设置。,二、创建数据源,用户可以在邮件合并中使用多种格式的数据源，如Microsoft Outlook联系人列表，Access数据库，或Word文档等。下面以一个现成的Excel数据源为例进行介绍。,三、邮