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1、应用公文写作,暨南大学出版社,第一章 绪 论,第一节 公文的概念 一、公文的定义 是公务文书的简称。是国家机关、企事业单位在公务活动中用以处理公务的具有特定格式的文字材料。 公文有法定性公文和一般性公文的区别。 法定性公文：13类公文（国家机关公文处理办法规定的，又分为上行文、平行文、下行文）。 一般性公文：机关单位除法定公文外的一切处理公务的文书。,二、公文的由来,随文字的出现、社会的发展、国家（部落）的产生而逐步产生的。,三、公文的演变与发展,（一）我国古代的公文 1、周王朝时代： 诰、命、誓（国王、储候的命令性文书） 财务文书 奴籍文书 2、春秋战国时期（封建社会建立时期） 政治斗争文书

2、种类：,法令性文书：刑书、律书等。 财务文书：木券 3、秦汉三国时代 秦时对施政的工具公文，从种类、用途、体式到行文手续都有相应规定。 汉代：公文制度、公文分类有所完善，出现了皇帝专用文书：制书、诏书、策书、戒书。,臣僚给皇帝的公文：章、表、奏、议 三国时代：臣僚给皇帝的公增加了： 启（与表、奏类似）、笺、牒、移等。 秦汉公文特点：格式规范、语言优美。告别是臣僚给皇帝的上书奏表，写得极好。 李斯：谏逐客书；贾谊：陈政事疏 三国两晋南北朝时期，诸葛亮的出师表、晋朝李密的陈情表等都是历史上著名的形式和内容完美结合的公文，且写得文彩恣意。,4、唐宋时期，公文的种类多由前代所定，略有变化。又出现了些新

3、的公文文体。如唐代皇帝专用的公文；册、制、敕等。 “册”专用于册封皇后、太子、王公等； “制”专用于颁发国家重大制度和对大臣的褒奖； “敕”分为发敕、敕旨、论事敕、敕牒，专用于日常的行政事务。 宋时臣僚对皇帝的上行文有“表”、“状”,官僚之间使用的公文有“咨报”等。 唐宋时期，公文逐步形成了朴实、明快文风，同时文书工作制度、文书机构和文秘官职设置等文书管理方面，也取得了很高成就。 唐宋公文特点：文书制度更趋严明： 实行了公文摘要制度； 一文一事制度； 规定修改公文须加盖印章；,对机要公文用实封尝加编号； 建立文书收发登记制度及催办制度； 文书与档案的区别逐渐明确。 5、元、明、清时期，公文制度

4、继续有所发展变化。 明代出现专门文书：如：赋役黄册、鱼麟图册等。用以记载土地丁口，还有“军册”，是控制、束缚军户与军土的特殊户籍文书。,这种以图册形式出现的公文，是公文的一种简化形式。 清代：除臣僚给皇帝的“奏”、“表”外，官府之间的文书往来日渐增多，种类繁杂，多达二十几种；随着商业经济的发展与资本主义列强的侵略，专门文书中出现了银钱赋役文书，如会计册、丈量册、滚单等。 我国古代公文特点： 1、文学性较强，文采纵横；,不仅远古公文很有文采，而且晚清公文也很有文采。 2、表达的是个人的观点和政治主张。这是由封建君主政治体制、官僚选拔制度、内容决定的。 （二）辛亥革命后的公文 1、辛亥革命后的政府

5、公文。 南京临时政府1912年颁布中华民国时期第一个公文程式条例，规定公文的主要种类以及用法：,令：公布法令，任免官吏及有所指挥时用； 训令：上级机关对下属机关的呈请有所指示时用； 布告：对公众宣布事项或有所劝诫时用； 任命状：任命官吏时用。 呈：五院（立法、司法、行政、考试、监察院）对国民政府等用； 咨：同级机关公文往复时用； 公函：不相隶属的机关往复时用； 批：各机关对民众呈请事项准驳时用。,这一时期还沿袭、使用了一些杂体公文，如：“手谕”“告书”“通告”“条示”等。 2、中国共产党在新民主主义时期使用的公文。 党成立之初，就开始使用公文开展工作，并不断利用各种文书形式。如：“宣言”、“告

6、同胞书”等进行革命宣传活动并动员和发动群众。但由于环境，公文制度难统一。到解放战争时期，公文种类大致有：令、训令、指令、决定、布告、批复、通知、通报、呈、报告、函、公函。,另外，计划、统计、会计、司法等专用公文也大量出现。 中华民国时期，公文较之以前发生了巨大变化，奠定了现代公文的基础。特别重要的是，受五四运动影响，公文用语基本上实现了白话，公文的文学色逐步消失，语言风格趋向简练、平实。 （三）建国后公文制度的演变 第一次：1951年9月。国务院颁布公文处理暂行办法规定公文有七类十二种：,报告、签报、命令、指示、批复、通报、通知、布告、公告、通告、公函、便函 第二次：1957年10月，国务院发

7、布国务院秘书厅关于公文名称和体式问题的几点意见对1951年的暂行办法中的公文类别进行了修订，仍是七类十二种，但各类别的内容有变化，减去了“签报”、“公告”，将：“公函、便函”合二为一。增加了“令”、“指示”、“批示”三个文种，对公文的排列次序也作了调整。 第三次是1981年2月，国务院办公厅颁布,国家行政机关公文处理暂行办法，对公文种类作了增删，公文种类由七类十二种增加为九类十五种，减去了”批示“，增加了“指令”、“决定”、“决议“，恢复了”公告，调整了公文种类的排序。 第四次是1987年2月，国务院办公厅印发国家行政机关公文处理办法，把命令、令合二为一，新增了会议纪要。文种为十类十五种。 第

8、五次是1993年11月，国务院办公厅修订国家行政机关公文处理办法，把机关公文分为十三类十三种，取消了决议、布告，增加了议案，把请示、报告分为两类。,第六次是2000年8月，国务院发布国务院行政机关公文处理办法，把机关公文分为十三类。取消了指示，增加了意见，将公告、通告分为两类。,第二节 公文的特点和作用,一、公文的特点 （一）鲜明的政治性和政策性 （二）法定的权威性和行政约束力 （三）特定的体式和处理程序 （四）法定的作者和特定的读者 二、公文的作用 （一）准绳作用 （二）指导作用 （三）联系公务作用 （四）宣传教育作用 （五）凭证记载作用,第五节 公文的分类,一、我国古代公文的类别划分及其用

9、途 尚书分为六类： 典、谟、训、诰、誓、命； 春秋战国分为四类： 辞命（用于外交）、 上书（阐明政治主张） 檄文（用于军事） 盟书（用于两国间结盟） 秦汉时期，是封建公文体制的确立时期。按等级制度和行文关系进行公文分类。,三国时期，适应加强封建行政管理的要求，公文分类有所细化，上行文增加了“启”，平行文增加了“移”（类似现在的函）下行文增加了“令“。 南朝时期，刘勰将上、战国及秦代以后公文进行汇总。 宋代曾把公文文体按行文关系及用途分为四类；敕、令、格、式。 元代时，对皇帝家族发出的公文按公文制发者的身份和地位进行了进一步的区分。,明清时期，公文的分类更详细，更繁琐。 但无论如何大都是按行文方

10、向分的。 二、现代公文的分类问题 （一）从公文使用范围分，分三类： 、通用公文：法定公文（年规定的十三类公文）、公务应用文（总结、计划等事务文书） 、专用公文：一定的工作部门和业务范围内，根据特殊需要专门使用的文书，如外交方面、经济部门使用的文书。 、技术公文；技术部门使用的公文。,（二）公文作用划分 法规性公文 政策性公文 事务性公文 （三）从行文关系划分 上行文 平行文 下行文 （四）从制发机关角度划分 行政机关公文党务机关公文、司法机关公文、社会团体公文、企事业单位公文,（五）从公文处理角度划分 承办性参阅性 （六）从公文阅知角度分 普发件专发件 （七）从公文机密程度分 密件、非密件 密

11、件：绝密件、机密件、秘密件 （八）从处理时限分 特急、急、平件 又根据紧急程度分为：特提、特急、加急、急。,（九）从公文材料载体分，可分为： 纸质公文 磁介质公文（磁盘等） 感光介质公文（胶片、录像带等） 电子公文 （十）从档案分类学角度分 按不同冠字序号对公文进行分类。 分类的角度不同，公文的类别归属就会不同。同一件公文会有不同的类别属性。,三、国家机关行政公文的分类（十三类） 命令（令）、决定、公告、通告、 议案、意见、会议纪要、通知、 通报、报告、请示、批复、函 四、中国共产党机关公文的分类 年中共中央办公厅印发的中国共产党机关公文将党的机关公 文分为类。 决议、决定、指示、意见、通知、

12、 通报、公报、报告、请示、批复、 条例、规定、函、会议纪要,第四节 关于公文的效力,一、效力的概念 指公文所具有的约束力和强制性 二、公文的效力范围 （一）公文的空间效力范围，指公文生效的地域范围。 1、行政机关企事业以行政法人名义制发的公文，其效力及于其管辖的全部区域。 2、行政机关企事业单位各级分支机构制定的各类规范性文件在其管辖的区域内有效。,（二）公文的时间效力范围 指公文的有效时间 生效时间有以下两种情况： 1、自公文发布之日起生效 2、发布后经过一段时间再开始生效 规定生效时间的具体形式包括以下三种： 公文中自行规定生效时间； 由公文的制发机关另行发布专门文件规 定生效的时间； 按

13、照惯例自公文发布之日起生效。,今后随着公文管理的日益规范和严格，公文发布后无论是否立即生效，都应由发文机关以法定形式确认。 公文终止生效的实质原因： （1）公文的有效期限届满； （2）原有的公文与新的公文之间发生冲突； （3）公文已完成历史使命，被调整的社会关系已不复存在。 公文终止生效的形式可分为撤销和终止。 三、公文的效力等级 （一）取决于发文机关的地位；,（二）在同一主体制发的公文中，按照特定的、更为严格的程序制定的公文效力等级高于按一般程序制发的公文。 （三）同一发文机关就同一领域的问题先后发布了两个以上的公文时，后制发的公文在效力上高于先制发的公文。 （三）同一发文机关的公文，既有涉

14、及多个领域或者只作原则性规定的一般性公文，又有专就某一领域或问题做出具体规定的特殊性公文。通常特殊性优于一般性公文。,（五）当上级行授权分支机构发属于自己职权范围内的公文时，被授权的分支机构在授机范围内制发的公文在效力上通常等同于上级行自己制发的公文，但仅授权制定实施细则的除外。 总 结 一、公文的性质： 是行政机关在行政管理中形成的具有法定效力和规范体式的文书； 是依法行政和进行公务活动的重要工具。 二、公文的特点：,1、鲜明的政治性和政策性 2、法定的权威性和行政约束力 3、特定的体式和处理程序 4、法定的作者和特定的读者 三、公文的作用 1、准绳作用 2、指导作用 3、联系公务作用 4、

15、宣传与教育作用 5、凭证和记载作用,四、国家行政机关公文的种类 共13种，有： 命令（令）、决定、公告、通告、议案、意见、会议纪要、通知、通报、报告、请示、批复、函 五、公文分为行政公文和行使行政权力的制式文书 行政公文主要有： 令、决定、公告、意见、会议纪要、通知、通报、报告、请示、批复、函、议案、通告,行使行政权力的制式（格式）文书 主要包括行政许可文书、行政处罚文书、行政复议文书三种 六、公文的效力 约束力和强制性。 公文的空间效力范围：公文生效的地域范围； 公文的时间效力范围： 其公文的有效期间，包括公文从何时开始生效、何时终止生效和有无溯及力的问题。,练习题 六、写作题 举例分析说明

16、公文的主要作用 要求：自拟题目；观点明确；例证典型；结构完整（800字左右） （一）参考标题： 对公文作用的思考 （二）文章结构 分开头、主体、结尾三部分 开头部分： 概括说明公文在国家行政机关中的四种作用，并由此引起下文，过度到主体。 主体部分：结合实际从四个方面进行论述,一、公文具有准绳作用 二、公文具有指导作用 三、公文具有联系公务作用 四、公文具有宣传教育作用 五、公文具有凭证记载作用 结尾部分：总结全文。再次强调公文在国家行政机关中的重要作用，并希望大家进一步提高对公文作用的认识，做好公文处理工作。,第二章 公文的格式,公文格式的规范性是公文的权威性、严肃性在公文形式上的具体体现。

17、第一节 公文文头格式 公文文头部分又称眉首部分。 公文的文头格式： 版头、发文字号、涉密等级标识、缓急程度标识、签发人等要素。,一、版头 也叫发文机关标识，通常所说的“红头文件”的红头。 一般由发文机关名称或规范化简称加“文件”二字组成 也可只标发文机关名称，不加“文件”二字。 一般来说，行政机关的重要公文应标示“文件”二字 联合发文的版头中，主办机关名称在前 不同序列机关或组织联合发文的版头中，党的机关名称在前，之后政、工、群依次排列,二、发文字号 公文制发机关对公文的编号，简称文号 发文字号的组成： 发文机关代字、分类标识、年份号、同一年度发文顺序号 三、涉密等级标识 显示的是公文的秘密等

18、级，是公文涉密程度的标志 国家秘密等级分为： 绝密、机密、秘密三级,秘密等级和保密期限标识置于文件右上角 标注秘密等级和保密期限应注意的几个问题： （一）标注密级的依据 国家保密法以及发文机关根据国家保密法和本部门的具体情况制定的保密规定。 密级不能随意设定： 1、定密必须有依据，不能随意； 2、根据公文内容涉及秘密事项的等级定密，不能随意提高或降低。 （二）密级设定针对的对象 针对的是成文以后的管理和操作是否需要保密以及怎样保密的问题,（三）保密时限问题 标注密级时要同时标注保密时限，否则会给解密及管理带来麻烦； 保密时限应为具体的年或月。 四、缓急程度标识 显示的是公文的紧急程度，是对公文

19、送达和办理时限的要求 公文有特急件、急件、平件之分 五、签发人署名 在公文成品上印上该公文签发人的姓名。,只标姓名，不标职务 当公文需要标注签发人时，签发人姓名应平等排列于发文字号右侧 几家机构联合发文，应注意主办机关领导人姓名排在前面,第二节 公文正文部分的格式,一、公文标题 标题的重要作用： 揭示公文中心内容或主题 表明公文性质、特点以及行文关系 便于登记、查询 方便引用 （一）公文标题的几种形式 1、标准式公文标题。 由发文机关、相关介词、事由、文种构成,如中国人民银行关于境内公司直销境外银行卡有关情况的通报 2、“三项式”公文标题 第一种：由相关介词、事由、文种词构成，如：关于印发中国

20、人民银行岗位任职资格培训和考核管理暂行办法的通知 第二种：由发文机关、事由、文种词 如：中国人民银行2003年国库业务考核评比情况通报 3、“双项式”公文标题 由发文机关和文种组成。如： 中国人民银行公告 4、单项式标题：由文种词构成标题。如公告。,（二）拟写公文标题应该注意以下问题 1、应反映正文主旨，让人通过标题对内容一目了然； 2、应简练概括正文主旨； 3、应准确概括正文内容； 4、文种词的使用应正确规范； 5、拟写形式应规范； 6、转发或引用文件名称可加书名号，一般不用书名号，如： 国务院办公厅关于转发 中国人民银行等部门关于开展国家助学贷款业务管理的补充意见的通知 7、标题中发文机关

21、一般使用全称或规范化简称，联合行文的，牵头机关排前面。,二、主送机关 是公文的抬头，是公文的受理机关，应用全称、规范化简称或同类机关的统称。 上行文：只送一个主送机关； 受双重领导机关，根据公文内容确定一个主送上级机关，同时抄送另一个上级机关； 下行文、平行文分专送件和普发件： 专送件是专门向一个机关发的公文，只有一个主送机关；普发件是向多个机关发送的公文，有多个主送机关，应确定合理顺序。 周知性公文可不标主送机关名称。 三、正文 是公文的主体和核心，公文的具体内容在此部分表述出来。,四、附件 附属于公文正文的材料，对正文起补充说明作用。以下内容可作为附件： （一）随正文发出的附件材料 （二）

22、关于文稿的支持性材料 五、落款 是公文的生效标识。主要包括发文机关、成文日期和印章。位于正文以下偏右位置。,第三节 公文文尾格式,又叫版记部分，包括注释、主题词、抄报抄送机关名称、印发机关、印发日期、印数等。 一、注释 对正文相关内容进行必要的额外说明的文字 二、主题词 显示文献内容特征和归属类别的关键性词语。 是进行文献标引、存储、检索的工具。 主题词位于注释之下，抄送、抄报机关之上。 主题词标引分两种：受控标引、自由标引。,受控标引：用于主题词标引的词目。 自由标引：从自然语言词汇中选择的。 （一）公文主题词标引的基本规则 1、能直观明了地概括公文的主题内容，体现公文主题内容的归属； 2、

23、应包含两部分词目： 揭示内容归属的、揭示形式特征的。 3、选择恰当概括公文主题内容的词目，所选词目的涵义与需要体现的主题概念相比不应过于宽泛，也不应与需要体现的主题概念错位。 4、应按照先内容词后形式词顺序排列。,5、除形式词外，先明确公文的类别归属，再逐一明确该文的主题内容。 6、公文的主题词标识，主题词词目的数量一定不能少于2个，一般不超过5个，其中必须有一个反映该文形式特征的词目。 公文体现形式特征的是文种词； 公务文书，如简报类，体现形式特征的词目可以是体现文字载体形式的词。 7、采取受控标引方式标引公文主题词时，所选词目应是本部门编制或确定的公文主题词表中的词目。 人民银行的机关公文

24、，在标引主题词时，应使用人民银行公文主题词表中的词目，不能擅自造词。,8、报送上级机关的公文，在标引公文主题词时，应首先使用上级机关公文主题词表中的词目，如其中的词目不能概括报送公文的主题内容时，再使用本机关公文主题词表中的词目，并加星号注明。 （二）公文主题词标引方法 1、准确提炼概括公文主题内容，确定主题内容归属是基础。 2、将公文的主题内容及其归属转化为相应的公文主题词词目。 3、将反映公文主题内容和形式特征的词目标注在公文的规定位置。 4、关于几种特色公文的主题词标引问题。 转发公文的主题词标引：,体现被转发文件的主题内容及其归属，缀上“转发文件”的词目，体现转发公文的特点。 对政策、

25、规章等的补充性公文的主题词标引问题： 一般应与原发文件保持一致，如果补充内容是原文丝毫未涉及的，应在标引原来公文的主题词词目后，加上一个体现补充性公文内容的主题词词目。 对政策、规章等的解释性公文的主题词标引问题：,首先，应体现被解释文件的主题内容及其归属； 其次，解释性公文的主题词中，还应有类似“解释”“适用”等词目，以体现解释性公文特点与被解释性文件的区别。 如：中国人民银行办公厅关于有关条款适用问题的批复，主题词应标引为： 金融规章解释支付结算批复 另外，对其他部门的公文提出意见公文的主题词标引问题,对此类公文主题词的标引，不能笼统，要具体，否则容易产生误解。 还有，上报公文的主题词标引

26、问题： 上行文标引公文主题词，要： 1、尽量按照上级机关公文主题词表中的词目和组词形式标引主题词； 2、第一个词目必须按照国务院的要求标引为“金融”； 3、文种词的标引必须准确。 三、抄送机关 是公文受理机关之外需要执行或阅知公文内容的机关。,抄送机关位于主题词之下； 抄送机关的称谓方式和排列方法与主送机关相同； 给上级机关的请示件，不应同时抄送下级机关和平级机关； 与抄送机关不相隶属的会签机关是当然的抄送机关； 参与联合行文的机关，是公文的主办机关之一，不应算抄送机关。 四、内部发送单位 公文制发机关中需要执行或了解公文内容的内设机构。,五、印发说明 包括公文印发部门名称、印发日期、印刷份数

27、、联系人、联系方式等内容。 印发部门不是发文机关，是指公文的印制主管部门，应是各机关的办公厅（室）或文秘部门。 印发时间是公文的实际制发时间。标识印发时间是为了准确反映公文的生成时效，有利于公文的办理。 印刷份数是该份公文所印的数量。 不同序列的机关联合发文，版头中的机关名称、标题中的机构名称、主送机关名称、抄报抄送机关名称，按党、政、工、郡顺序排列。,第四节 关于公文的特殊格式,一、行政格式文书格式 国家行政机关依法履行行政许可、行政处罚、行政复议职能时，使用规定的行政格式文书。 规定格式：行政格式文书的格式是固定的，且内容的表述形式是制式的，不能更改。 行政格式文书的版头由行政机关名称、程

28、序规定的行政行为、行政行为的形式组成。如： 中国人民银行受理行政许可申请通知书。 行政格式文书不是行政公文，版头部分不套红，不标注签发人，是面向行政对象的，不用加密。,行政行为的时效是行政法规规定的，因此，行政格式文书必须在规定时间制发，形式上不须标示缓急程度。 行政格式文书无须标题；主送单位是行政行为的对象，一般是单一的； 行政格式文书的生效时间为印发时间； 每一类行政行为使用的行政格式文书都是成系列的。 二、命令（令）、公告的格式 是国家行政机关公文的一种形式。属于公示性公文，无涉密等级和紧急程度标识，一般也没有主送机关，生效标识依据领导人的签发时间。,三、会议纪要格式 类似于简报格式。版

29、头部分可以只标注“会议纪要”也可以由会议名称加会议纪要字样组成；一般没有发文字号，只标注会议纪要的期号。期号编排可从大排序，也可按年排序（如例）。 四、信函式公文格式 是国家行政机关公文的非正规形式。 版头部分只标示发文机关名称而不标识“文件”二字，有的是发文机关名称后加“便函”等字样。,信函式公文适用于以下情况： 1、对方来文是没编号的便函式文件，可用信函式公文回复； 2、答复公民个人来信，可用信函式公文形式； 3、紧急情况下来不及履行正常办文程序，经商得对方同意可用信函式公文形式； 4、无须办理正式公文的一般事项，或就有关工作事项在基础层面的协商与交流； 5、以领导者个人名义发出的公文，多

30、用此形式。这种公文不标注发文机关名称，不盖发文机关公章，由领导人签名。,总 结,一、公文格式是公文在形式方面的特征，其规范性是公文权威性、严肃性的外在表现。 二、公文格式的三大组成部分分别是文头部分、正文部分、文尾部分。 三、文头部分的构成要素分别是版头、发文字号、涉密等级标识、缓急程度标识、签发署名。 四、正文部分的构成要素包括公文标题、主送机关名称、正文、附件名称、生效标识。 五、文尾部分的构成要素包括注释、主题词、抄送及内部发送单位名称、印发说明等。 六、标题是透视公文内容，了解公文主旨的窗,口，是公文的重要组成部分。标准式公文标题由发文机关、相关介词、事由和文种词构成。 七、随文发出的

31、附件是正文的组成部分或重要补充，从所起的作用看，有的应视同正文；有的是正文的组成部分，与主件同等重要；有的是处理主件的资料。 八、主题词是显示公文内容特征和归属类别的关键性词语，是进行文献标引、存储、检索等的工具。公文主题词分为两类，内容词和形式词。内容词反映的是公文内容的分类，形式词体现的是公文文种的分类。 练习题 一、写作一篇论证规范公文格式重要意义的文章（800字左右）,1、参考标题； 没有规矩不成方圆 关于公文规范格式的思考 2、文章结构： 开头部分： 概括地说明国家行政机关规范公文格式的重要意义：是公文的权威性、严肃性在公文形式上的具体体现；规范形式的公文便于国家行政机关内部进行统一

32、管理。如何正确理解规范公文格式的重要意义呢（通过提出问题过度到下文的主体部分） ？建议从以下三方面进行： 主体部分： 一、公文的严肃性要求公文格式规范； 二、公文的权威性要求公文格式规范；,三、公文格式规范便于国家行政机关统一的内部管理 结尾部分： （总结全文、点题）总之，没有规矩不成方圆，公文的严肃性和权威性要求公文格式规范；国家为了便于对行政机关内部进行统一管理，也要求公文格式规范。因此，我们更要高度重视公文的格式规范问题，以保证公文质量，提高机关办公效率。,第三章 公文的运转规则,公文的运转指公文在国家行政机关内部，从收到、拟制到发出、归档、销毁，一系列相互关联、衔接有序的运作过程。公文

33、的运转规则，是国家行政机关为了提高公文办理效率和质量，就公文运转全过程中有关公文的流转方向、流转方式以至每一个环节的工作方法、工作要求制定的规则。,第一节 公文运转的基本要求 一、合理、有序 包括： （一）运转程序的设计和运转环节的操作规定，符合国家有关公文管理、档案管理、保密管理的有关法律、法规，符合上级机关的有关要求； （二）公文运转程序应符合本部门内设机构履行职能和业务处理的实际情况； （三）公文运转程序的运作应符合本部门主要领导的工作习惯； （四）减少不必要的工作环节； （五）尽量避免有关工作事项的重复签批。,二、高效及时 国家行政机关公文是处理公务的工具，对外代表着国家行政机关的行政

34、效率和形象，因此，运转的每个环节都应做到及时、高效。 三、保证准确 公文运转每个环节的工作都应符合操作程序、达到规定的标准，做到正确无误。 准确处理公文包括： 公文流转方向准确； 各个环节操作准确； 公文形式准确。,四、确保安全 指公文在运转过程中不丢失、不泄密，来龙去脉手续清楚，经得起历史考查。 五、公文处理应力求完整： 指公文处理的过程要全面周详，严谨细密，不能遗漏任何重要的问题或环节，比如会签、审核、会议讨论、法规性公文的听证和公告征求意见等。 具体说处理完整包括以下方面： 1、公文办理的基础要素应齐全如办文的依据、原则等； 2、公文办理的步骤应完全，要按运转程序处理，不能隔过一些环节；

35、 3、公文的去处应清楚，该发的发，该送的送该归档的归档；,4、公文的材料应齐全，形成的所有材料必须全部归档。 第二节 公文的运转程序及规则 国家行政机关公文的生成主要是两种情形： 一是主动行文，如制定、发布法规、规章，向上级机关请示、报告工作等； 二是被动行文，如答复上级机关或下级机关的询问或批办事项，答复不相隶属机关的询问或反馈意见等。 一、收文处理 （一）签收 是收文机关的文书部门向发文机关履行收到公文的手续，在对方传递的文件单或送文簿上签字。,签收公文应注意核对： 1、收文单位是否本单位； 2、核对收件总数和签收簿上的总数是否一致； 3、查看文件包或信封是否有启封、拆装破损等现象。 4、

36、签收时，签收人要写全姓名，并注明完整的年月日，特急件的签收应注明到时、分。 （二）拆封 1、急、密件先拆； 2、拆封后发现误送或发文手续不全的，应及时返回； 3、拆封后发现附件、页数等错误的，应立即向对方查询。,（三）登记 凡收到的重要文件均应登记，以便于查考。来文日期、单位等。 （四）提出办理意向 文秘人员根据来文内容提出初步处理意向，供领导批办时参考。 1、弄清来文内容及来文机关要求； 2、根据实际情况及职能部门职责提出办理意向，内容涉及多个部门的，应视情况确定主办和协办部门； 3、办理意向要简洁明了； 4、来文属其它机关办理，或不合规定的，应注明原因，经负责人批准后，退回来文单位。,（五

37、）批办 指机关领导者对送批文件处理的批示。 批办时要注意： 1、提出明确的处理原则； 2、明确指定承办部门，或主办、协办部门，以防互相推诿； 3、要用毛笔或钢笔签字笔类批示，以利于保存； 4、批示意见要写在规定位置，不要写在装订线外； 5、批办领导应在批示意见后属上姓名及年月日。,（六）分送 根据有关规定和领导批示，将公文分送有关领导和部门。分送的公文分为需要办理和仅供阅读两种。 （七）传阅 根据领导批示，按照一定的程序将公文送有关领导阅知或批示。 注意： 1、不得扩大泛围； 2、进行传阅登记。,二、承办处理 承办有两层含义： 1、具体承办或牵头主办的业务部门拟写文稿； 2、从拟写到有权签发领

38、导签字定稿的全部办理工作。本章的具体承办指业务部门拟写公文文稿过程中的工作。 （一）具体承办 具体承办是国家行政机关公文拟制过程的第一个环节的工作。 1、首先应理清公文办理的依据。主要是：,（1）机关领导就具体承办事项的批示意见； （2）秘书部门分送各级机关的公文来文及相关办理要求； （3）本部门职责范围内需要办文的事项； （4）工作计划、会议部署或议定的需要行文的事项等。 2、拟写公文文稿应先填写公文处理稿头表单。公文稿头表单体现的是公文办理的程序和公文办理的各个环节经办人员承担的相应责任，是公文文稿材料的主要组成部分，是公文产生法律效力的载体和证明，是公文运转和归档的重要凭证。,3、拟写公

39、文文稿时应考虑： （1）涉及的事项与有关法律、政策的关系，是否需法律部门把关； （2）涉及的事项与本机关其他部门业务的关系，与其他行政机关业务的关系，是否应提前征求意见或会签； （3）按领导批示要求承办的，应附上批示及相关材料；按会议决定承办的，应附上相关的会议纪要等。 （4）一般情况下，所附材料应为原件，应真实、完整、具有法定效力，体现承办事项的来龙去脉。,4、拟写公文文稿后应考虑； 上级领导签发公文文稿还需要了解哪些情况，所附背景材料能否完全说明问题，是否需要补充说明等。 5、具体承办的时间要求： 特急件随到随办；急件一般应在三个工作日内办完；普通件应在10个工作日内办完等等。 6、具体承

40、办的部门对公文办理确有困难的，应及时向分管领导或秘书说明情况；不属于本部门职责范围或不适宜本部门办理的，应及时说明或退回（承办部门领导要签名）。 （二）会签,具体承办部门在拟写文稿时，如内容涉及其他部门或其他国家机关的业务，应送有关部门或其他国家机关征求意见或会签。 （三）公文审核 具体承办部门拟写公文文稿后，应将文稿送办公厅（室）公文审核部门审核。 1、公文审核工作分两个层次： 具体承办部门文秘人员先审核，为承办部门领导签批文稿把关； 办公厅（室）公文审核部门统一审核，为本机关领导签批公文把关； 2、公文审核部门或文秘人员审核公文时应注意搞清承办部门发文意图；保证文稿完全、整洁；保证公文文稿

41、安全；严格履行登记手续。,3、公文审核部门对公文文稿提出根本性修改意见或改动内容较多时，应由具体部门进行修改确认、誊清。 4、公文审核部门与具体承办部门对公文文稿的修改难以协调一致，文秘部门可以向上级领导写明协调过程，意见分岐和解决矛盾的相关建议，请领导裁决。 （四）催办 是保证机关公文办理效率的重要手段，一般由秘书部门承担。催办要做到： 紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，并随时向领导反馈办理情况。,（五）送签 公文印发前要由秘书或秘书部门送有关领导签批。 （六）签发 是公文定稿与批准发出的关键环节。一般由正职领导签发，经授权一般性公文也可由分管的副职领导签发。 三、发文处

42、理 （一）复核 文书处理部门应对送印的公文文稿进行复核。 复核的重点：审批、签发手续是否完备；内容形式有否错漏等。,（二）编号、排版 （三）校对 1、忠实于原稿； 2、发现的问题应提请具体承办部门或文秘部门核对； 3、严格按规定的校对程序校对，使用统一的校对符号； 4、重要公文校对后，应将清样送领导人审阅、修改。 （四）缮印 1、缮印前的准备 核对拟印制的公文的要素是否齐全；检查排版、页码是否有问题。 2、缮印公文主要要做到：,按规定时间印出，确保正确和完整； 印刷的公文格式规范，没有错误； 保守秘密，废品文及多印的要销毁。 （五）用印 印章是公文具有法定效力的标识，用印是标志公文合法的重要一

43、环。 （六）封发 封发前应对拟发公文进行最后的核对，核对内容见第七章。 四、归档处理 立卷归档是公文运转的最后环节之一，也是公文办理的归宿点。,（一）公文立卷、归档的基本原则 依据机关工作活动的要求，遵循文件材料的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，区分不同的保存价值，分类归档，反映机关工作的历史面貌，并且便于保管和检索利用。 （二）公文立卷、归档的基本要求 1、原则上，立卷、归档的公文应该是原件； 2、立卷、归档的材料必须真实、完整、准确。 3、立卷、归档的公文材料不属于个人，任何人不管出于何种目的，不得将其据为所有。 （三）归档文件的交接 是公文从办理阶段进入保管阶段的重要环节，关系到档

44、案资料的齐全、完整、规范，及档案和档案工作的质量。因此，一定要严格交接。,五、清退和销毁 清退：公文处理部门按有关规定，定期或不定期地将已批办处理完毕的文件向原发文单位或机要保密部门清理缴退； 销毁：对公文清理过程中无须缴退、不具备归档和存查价值的公文及相关材料按规定程序予以毁灭。 （一）清退公文的基本规则和程序 基本原则：及时、完整、安全。 主要程序：清理、缴退 （二）销毁公文的基本规则和程序,销毁的基本原则；安全、有序。 主要程序： 提出销毁计划定期组织； 对不具备归档存查价值的公文进行大致分类并登记； 对待销毁的统一装封，防止丢失； 在指定场所进行； 销毁有保密要求的，要有人监销。 总

45、结 一、公文处理的基本要求；有序、高效、准确、安全、完整。 二、公文稿头表单体现了公文文稿流转的方向和程序，是秘书部门办理、印制、分发公文的凭证和依据，也是档案部门收集、整理文书档案,的重要材料。正确填写公文稿头表单，是公文办理的重要环节，是公文按照规定程序有序运转的关键。 三、“办文说明”是附在公文文稿前，就与文稿直接相关的一些情况所作的说明性材料，是具体承办部门为了便于领导决策而准备的辅助性材料。 四、为分清责任和便于事后查考，对会签文稿的意见，一般应另纸提出，不宜直接修改在文稿上； 五、公文审核部门对公文文稿提出根本性修改意见或改动内容较多时，应由具体承办部门进行修改、确认、誊清。,六、

46、公文文稿应先送分管领导签署意见，授权范围内的，副职领导可以签发；报送上级机关以及重要的或涉及面广的公文，分管领导审签后应送正职领导或主持日常工作的领导核签，或送其他副职领导传签后再送正职领导签发。 七、需要送外单位会签的公文文稿，应先送本单位领导签批。联合行文，主办单位应先送本单位领导签批，再送联合行文的其他单位领导签批。 八、签发是公文定稿与批准发出的关键环节，是国家机关行使职权，决定公文生效的法定行为。,九、立卷归档是公文运转的最后环节之一，也是公文办理的归宿点。 十、公文清退，是公文处理部门按有关规定，定期或不定期地将已批办处理完毕的文件向原发文单位或机要保密部门清理缴退；公文销毁，是指

47、对公文清理过程中无须缴退，不具备归档和存查价值的公文及相关材料按规定程序进行毁灭。 练习题 六、写作题 分析说明如何确保公文安全（800字） 参考标题； 公文处理，安全第一 文章结构：开头、主体、结尾,开头部分：概括说明确保安全是公文处理的基本要求，是公文处理所有人员的责任，各部门要协调一致，保证公文的安全。并由此提出如何确保公文安全问题，以引起下文，过度到文章主体部分。 主体部分： 一、保证公文安全的三个途径（结合实际） （一）应健全登记手续，妥善保存，防止公文遗失； （二）注意保密，谨防失密、泄密； （三）所有公文，不管是否涉及保密，运转过程中来龙去脉的手续必须清楚，以备查考。 二、经办人

48、员应高度重视、全面理解公文安全问题,（讲义第58页第二段）公文经办人员对保证公文安全应全面理解，既要避免外人窃密，又要防止自己言行不慎失密，泄密，既要确保秘密载体不丢失，又要保证秘密内容不被窃；既要保守已形成的秘密，又要防止决策过程中的秘密泄露出去。 结尾部分： 总结全文，再次强调公文处理，安全第一的重要性，并表示今后要进一步加强公文的安全意识，保证公文的安全。,第四章 公文的行文规则,第一节 国家行政公文行文的总原则 一、必要性和实效性原则 二、时效性原则 三、党政分开原则 除党政机关联合行文外，国家行政机关公文中，不能掺杂党务工作。 第二节 关于行政机关行文的一般规则 一、依据隶属关系行文

49、的原则 （一）按隶属关系行文，一般不越级行文； （二）受双重领导的机关向其中一个上级机关行文，应同时抄送另一个上级机关。,（三）上级机关向受双重领导的下级机关行文，应同时抄送另一个上级机关。 （四）向下级机关的重要发文，应同时抄送发文机关的上级机关。 二、依据职责范围行文的原则 行政机关应依据自己的职责范围确定行文关系。 （一）完全属于职责范围内的事项； （二）属于职责范围之内，但涉及其他部门职责的事项，行文时，应与涉及的相关部门协商一致，或会签，或联合行文。 （三）与本部门履行职责有关，但主要为其他部门职责范围内的事项，,（四）不属于本部门职责范围，但是在本部门履行职责过程中反映出来的事项，

50、应以简报的形式向上级机关报告或向该事项的主管部门反映，一般不便文。 三、关于不相隶属机关行文的问题 （一）不相隶属机关行文的惯例之一。 行文单位之间基本上应是对应的。基层单位如县级财政局就不能直接向人民银行总行行文。县级人民银行支行也不应就有关业务问题直接向人民银行总行行文。如有需要，基层单位必须向不相隶属的国家机关直接行文，一定要先请示自己的直接上级部门，并在行文时抄报自己的直接上级部门。相应的国家机关向不相隶属的基层单位直接行文，也应抄送其上级部门。,（二）不相隶属机关行文的惯例之二 双方的效力等级应是对应的，（公文级别对等）。如人民银行总行给财政部的的文是行发文，那么财政部应用部发文回复

51、。 （三）国家行政机关向企事业单位、社会团体等机构行文，不存在行政关系或行文级别对等的问题，但存在法人关系对应的问题。 四、涉密公文的行文规则 “明来明复，密来密复”的总原则。,五、联合行文规则 两个以上机关的共同发文，就是联合发文。 联合行文首先是确定主办单位。涉及的主要职责或事项属于哪个部门，哪个部门就主办，或哪个部门先发现问题，哪个部门就是主办单位。 联合行文的注意事项： 1、级别相同、准级别相同或同一层次； 2、主办单位排前面，不同序列单位联合行文按党、政、工、群排序； 3、联合行文应由联合行文各单位领导共同签发（主办单位领导先签，其他依次签，不能用复印件传签）； 4、联合上报的，主力

52、单位领导人应排前面；,5、联合行文应编主办单位的公文字号，由主办单位印发、归档； 6、联合上报的，由主办单位加盖公章；联合下发的各单位均需盖章； 7、联合行文的主办单位应给其他单位规定数量的文件存档。 六、上行文的行文规则 适用于下级机关向上级机关请求指示、报告情况。 （一）请示件的行文规则 规则： 1、一文一事； 2、逐级请示； 3、 一般只写一个主送机关，其他采用抄报抄送形式；,4、请示件不得在报送上级机关的同时抄送下级机关或相关机构。 请示件属于要回复的公文，是常说的“办件”，应注意合理标注紧急程度。 （二）报告件的行文规则 1、不得带请示事项； 2、如涉及相关事项，应为下级机关职责范围

53、内的事，尽量不涉及其他部门职责； 3、报告篇幅不能太长，尽量不要报告多个事项（综合报告除外）。 报告件属“阅件”，是供领导决策参考的。，大多不用回复。,七、不应行文的几种情况 （一）一般情况下，不应向领导者个人行文，以免造成不必要的麻烦和矛盾： 1、秘书部门难区分仅让领导者个人知道还是让收文机关阅知； 2、给领导个人增加了工作负担； 3、收文方其他领导不便了解情况发表意见； 4、给公文回复造成麻烦（以行政机关名义回复，还是以领导者个人名义回复？） 5、给领导者带来不必要的误会。 （二）个人讲话一般不应以国家行政机关正式文件的形式印发。,（三）政府部门除就有关问题的商洽、询问、答复向下一级政府发

54、函外，不能向下一级政府正式行文，如命令（令）、通知等。 是由行政隶属关系和行政管理制度决定的。可使用函、意见、通报等公文形式。 （四）政府部门就有关问题未能协商一致时，不能各自向下级行文。以防政出多门，造成撞车。 （五）国家行政机关不应向其他国家机关的内部机构行文； （六）国家行政机关的内设机构（办公厅、室除外）一般不对外行文； （七）不同国家行政机关的内设机构（办公厅、室除外）之间原则上不应行文； （八）不同国家行政机关的内设机构（办公厅、室除外）不能联合行文。,以上（五）至（八）种不应行文的情况是由国家行政机关公文的性质和国家行政机关的法律主体资格决定的。 其具体含义是： 国家行政机关的内

55、设机构不得向本部门机关以外的其他机关（包括本系统）制发政策性、规范性文件，不得代替本部门审批下达应由部门审批下达的事项。 （九）规章等法规性公文未履行法定程序不得对外行文（不得对外发布）。 （十）同一国家行政机关的内设机构之间的工作往来一般不应行文（能用电话、简报、便函、介绍信等方式解决的公务事宜不正式行文）；,总 结,一、发文应首先考虑必要性和实效性，注重实效，这是公文办理的总原则； 二、行政公文和党组织的公文在作用、效力方面有着根本区别，行文应遵循党政分开原则； 三、公文是依法行政的工具，国家机关应按照法定职责范围办理公文； 四、为了维护正常的办公秩序和合理分工，一般不得越级行文，应按组织

56、系统逐级上报或下发公文； 五、不相隶属机关行文遵循行文关系对应和行文级别对等的通行做法；,六、请示应一文一事；一般只写一个主送机关，接受双重领导机关的请示件，应在主送一个机关的同时，抄送另一个主送机关；不得在报送上级机关的同时抄送下级机关或相关机关； 七、报告中不得带请示事项，报告中的建议事项一般应为行文机关职责范围内的事宜，未经会签不应涉及其他部门职责。 八、政府部门除就有关问题商洽、询问、答复向下一级政府发函外，不能向下一级政府正式行文，如命令（令）、决定、通知等。 九、国家行政机关不应对其他国家行政机关的内部机构行文，国家行政机关的内设机构（办公厅、室除外）一般不应对外行文，不同国家行政

57、机关的内设机构（办公厅、室）之间原则上不应相互行文，不同国家行政机关的内设机构（办公厅、室除外）不能联合行文。,十、同一国家行政机关的内设机构之间的工作往来一般不应行文；同一国家行政机关的内设机构之间不应联合对外（包括系统内）行文。 练习题 一、写作题 分析说明，作为一个国家工作人员，掌握国家行政机关公文行文规则的重要意义。 参考标题： 无规矩不成方圆 掌握国家行政机关行文规则的重要意义 开头部分：概括说明人民银行工作人员，应清楚行文规则是行文的准则和规范，掌握国家行政机关行文规则具有十分重要的意义，并以此引起下文，过度到文章主体部分。,主体部分：结合实际从三方面论证行文规则在公文处理中的重要

58、意义。 一、掌握行文规则，公文处理就有了依据。如不懂行文规则，就不能按照隶属关系正确行文，容易犯越级行文错误；容易犯超出职责范围行文错误；容易犯失密的错误等等。而正确掌握行文规则，公文处理时就有了依据，就能保证公文处理快速高效地进行。 二、执行行文规则，是国家行政机关依法行政的具体体现。执行行文规则，国家行政机关有关部门就会就有关问题进行协商，以达成一致意见。否则，就会导致政出多门，造成政策上的矛盾，操作方法的撞车，会给基层工作造成麻烦，也会使一些内设机构私自制定土政策，不依法行政。 三、执行行文规则，是国家行政机关行政效率的保证。,公文是依法行政以及因行政关系而产生工作联系的工具，发文就是为

59、了解决实际问题，而不按照行文规则处理公文，就会使公文涉及的内容或因未经有关部门协商一致，或因未经上级机关同意，或因搞错了上下级关系，导致公文不能产生实际效用大打折扣，从而影响了问题的解决。而执行行文规则，就能保证公文处理准确、高效，不出差错和纰露，从而保证国家行政机关行政效率。 结尾部分：概括总结全文，进一步说明执行行文规则的重要性，表示要更加努力地掌握行文规则，更好地进行公文处理工作。,第五章 公文写作,一、写作公文应具备的基本素质 1、基本的政策水平； 2、较强的法律意识； 3、具备相应的语言文字能力和写作技巧； 4、熟悉公文办理的规则和程序； 5、具有公职人员的职业操守。 二、写作人员所处的状态 1、公文的写作是被动行文； 2、拟写人并非作者：,首先，公文的作者是依法成立并能以自己名义行使权力，承担相应的法律责任的机关团体、组织，而非起草者个人，起草人只是被授权办理； 其次，公文作为制发机关的处理公务的工具，代表的