2013-office-办公自动化基础-（一）

1、第一章 办公自动化基础,办公自动化将人、计算机和信息三者结合为一个办公体系，构成一个服务于办公业务的人机信息处理系统。,1.1 办公自动化概述,办公自动化是一个不断发展的概念，像电子商务、电子政务、企业信息化、数字家庭等都可以看成是它的延伸。,一、办公活动 办公：为了实现一个具体的工作目标，所从事的处理人群集体事物或信息的活动。 影响办公方式的因素：办公设备。,1.1 办公自动化概述,二、办公自动化 Office Automation, OA,1.1 办公自动化概述,20世纪70年代，美国麻省理工学院M.C.Zisman教授将办公自动化定义为：将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传

2、统数据难以处理的、数量庞大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。,我国办公自动化专家定义为：利用先进的科学技术(主要是计算机技术)，不断使人的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。,三、办公自动化的特点,集成化：软硬件及网络集成，人与系统集成 智能化：如汉字识别、辅助决策等 多媒体化：包括文字、声音、图形、视频等 运用电子数据交换(EDI)：通过网络，在计算机之间进行交换和自动化处理。,1.1 办公自动化概述,办公自动化的目的：尽可能充分利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量，辅助决策，取得更好的经济效

3、益，以达到既定的目标。,四、办公自动化的发展过程,1.1 办公自动化概述,公元前3200年埃及人发明了墨水，公元105年后中国人发明了纸、砚和毛笔,几千年来文房四宝成了中国及亚洲地区的传统办公工具。,美国办公自动化的发展过程,1.1 办公自动化概述,1.1 办公自动化概述,中国办公自动化的发展过程,办公自动化的发展趋势,1.1 办公自动化概述,办公环境网络化、办公操作无纸化 办公服务无人化、办公业务集成化 办公设备移动化、办公思想协同化 办公管理知识化、办公系统智能化 办公信息多样化(多媒体化),1.2 办公自动化系统,一、基本概念 办公自动化系统：面向特定单位、支持其综合办公业务的集成化信息

4、系统。,办公自动化系统的运作：信息采集 信息加工、信息传输、信息保存,二、组成要素,1.2 办公自动化系统,办公人员：最终用户-包括领导决策人员、专业管理人 员、辅助工作人员； 办公机构：直接影响系统的总体机构和办公效率； 办公制度：保障办公活动正常进行的各种规章制度； 办公信息：即工作对象，包括数据、文字、声音、图形 和图像等。 办公设备：支持各类办公人员进行办公活动的工具、设 施和技术手段； 办公环境：包括物质的和抽象的、内部和外部环境。,三、系统功能,1.2 办公自动化系统,文字处理：文字录入、版式编排、表格制作、智能检查 数据管理：数据库、表格处理、生成图表、数据统计等 语音处理：声音

5、输入、语音合成、语音识别等 图形与图像处理：输入、存储、编辑、传送、输出以及 图像识别； 通信功能：即时提醒、远程通信、远程监控、视频会议 文件处理：收发文件管理、文件存储、电子邮件处理等 电子日程管理：部门日程管理、职员日程管理、工作进 程管理、工作周报、工作月报等。 电子行文办理：行文无纸流转、实现会议计划和通知等,四、层次模型 事务型OA系统(基层)：支持属于日常例行性办公事务处理的OA系统，它包括基本办公事务处理系统和机关行政事务处理系统。 管理型OA系统(中层)：除了具有事务型OA系统的全部功能外，主要增加了完成本部门工作所需的信息管理系统(MIS)系统。 决策型OA系统(高层)：除

6、了具有前两种模式的功能外，还应具有复杂决策的功能。,1.2 办公自动化系统,1.2 办公自动化系统,一、操作系统 办公自动化环境使用最多的系统平台是微软发布的视窗操作系统-Windows。,1.3 办公自动化环境,其他常用办公软件： 图像处理工具Photoshop 压缩与解压缩工具WinRAR 病毒防护工具瑞星，江民，360安全卫士 光盘刻录工具Nero Burning ROM 计算机系统维护工具Windows优化大师,二、办公软件 Microsoft Office办公软件,三、办公设备 办公设备是实现办公自动化的硬件基础 常用办公设备：计算机、打印机、扫描仪、复印机、传真机、投影仪、交换机、

7、数码相机和多功能一体机等。,1.3 办公自动化环境,四、网络办公环境 局域网计算机互访可以协同工作 Internet可以实现资料搜索、上传、下载以及电子邮件收发，达到资源共享。,一、扫描仪 1984：扫描仪问世 常用输入设备：键盘、鼠标、扫描仪 1.什么是扫描仪 扫描仪是机、光、电一体化的数字化输入设备，它可以将图片或文稿等转换成计算机能识别和处理的数字图像文件。 优点：保留原稿风貌。,蒙娜丽莎(达芬奇),1.4 常用办公设备,2.扫描仪的工作原理 扫描仪是由光源、聚焦透镜、电荷耦合器件(CCD)阵列、A/D转换器等组成。 工作过程：照到原稿上光线，经反射光分光镜等得到彩色光带,照射到各自的C

8、CD上并转换成电信号，经A/D转换成数字图像。,1.4 常用办公设备,3.扫描仪的分类 平板式扫描仪 平板式扫描仪是由步进电机带动扫描头对图片进行自动扫描。 特点：扫描精度较高、成像稳定 适用场合： 图稿幅面不大 精度要求较高 文字识别OCR,1.4 常用办公设备,手持式扫描仪 手持式扫描仪是以手动的方式推动扫描仪对图片进行扫描。 特点：体积小、携带方便、价格便宜 缺点：图像失真(手推进速度不均匀) 适用场合： 图稿幅面小 精度要求不高,1.4 常用办公设备,滚筒式扫描仪 滚筒式扫描仪是采用扫描头固定、滚动式走纸机构移动图纸而自动完成扫描。 特点：幅面大 适用场合：大型工程图纸，如A0、A1,

9、透明胶片扫描仪,1.4 常用办公设备,4.扫描仪的性能指标 分辨率 光学分辨率：表示扫描仪对图像细节表现的能力，它直接取决于CCD元件数。 表示为：300-1200dpi 600(CCD解析度)1200(步进电机步长) 插值分辨率：通过数学算法在原有图像的两点中间插入点，以达到超过光学分辨率 19200dpi-某台扫描仪标注最大分辨率,1.4 常用办公设备,色彩位数 用来表示彩色扫描仪所能识别的最大色彩数目(24位、30位、36位等)。 色彩位数越高，图像颜色表现力越丰富 扫描速度 指扫描仪在扫描图稿时所需的时间。 主要影响因素：步进电机的速度 分辨率的设置 接口类型,1.4 常用办公设备,5

10、.文字识别软件 OCR(Optical Character Recognition) 光学字符识别系统主要用于文字信息输入及各种印刷文字的自动录入。,1.4 常用办公设备,扫描仪捆绑软件： 扫描仪驱动程序 图像扫描处理软件紫光扫描大师 文字识别软件OCR软件 专业图像处理软件,二、复印机 1938年美国人Chester Carlson发明静电复印机。 发展趋势：小型化、多功能化、数字化,1.4 常用办公设备,复印机主要用来复印大量的文件、书刊、材料等稿件，同时它还被应用于大幅面的工程图纸的复印，以及一些特殊场合的使用。,1.基本组成 静电复印机是运用光学、机械和电控等技术并利用静电复印原理来实

11、现复印功能。 静电复印系统是整个机器的核心部件，它由光导体、充电、显影、转印、分离、清洁等装置组成。,1.4 常用办公设备,2.复印机的分类 工作原理：模拟复印机、数码复印机 复印速度：低速(10-30份/分) 中速(30-60份/分) 高速(60份以上/分) 复印幅面：普及型、工程型 纸张材料：普通纸、特殊纸 复印颜色：单色、多色和彩色,1.4 常用办公设备,3.复印机的使用 保持稳定电压、使用优质墨粉 及时添加墨粉、使用连续复印 使用优质复印纸,1.4 常用办公设备,操 放原稿，正面朝下，按纸张标尺放好 作 设定缩放尺寸、浓淡程度和复印数量 步 放入纸张 骤 启动复印,三、传真机 传真机是

12、20世纪中后期得以迅速发展和广泛使用的通信设备，是目前采用公用电话网传送并记录图文真迹的唯一技术手段。,1.4 常用办公设备,传真机是利用扫描和光电变换技术，从发送端将文字、照片等静态图像通过有线或无线信道传送到接收端，并在接收端以记录的形式重显原静止图像的通信工具。,1.传真机的工作原理 整个传真通信过程可以分为发送和接收两部分，两个过程的内部进程是互逆的。,1.4 常用办公设备,发送端：将待发文件经发送方进行图像扫描、数字化处理、编码及调制成模拟信号，由传输线路传送给接收方。 接收端：接收方收到后，经过解调、译码、记录转换以及接收扫描，最后还原出与发送图像一致的图像信息。,2.传真机的技术

13、指标 分辨率(扫描密度)：7.7线/mm适合大字体文件，15.4线/mm适合小字体文件。 灰度级(半色调级数)：反映图像亮度层次，图像层次越丰富就越逼真。如16-一般文件，32-数字表格，64-图片或照片 传真速度：9600bps15s A4 14400bps6s A4,1.4 常用办公设备,四、多功能一体机 定义：同时具备打印、扫描、复印、传真当中三种以上功能的办公设备。,1.4 常用办公设备,特点：节约空间 功能多样 操作简便 价格便宜 安全保证,分类：,1.4 常用办公设备,打印主导型一体机：以打印机和扫描仪为基础，打印质量高输出速度快。 复印主导型一体机：在数字复印机上增加附件构成，具

14、有出色的扫描和打印速度、连续复印、缩放尽寸调整、纸张板式设定的功能，能脱离电脑，在一体机的控制面板上独立操作。 传真主导型一体机：主要用于传真的一体机具有完善的控制面板，不和电脑连接仍能工作 全功能一体机：功能配置齐全，打印、复印传真和扫描缺一不可。,一、微软公司的Office Office是微软公司开发的办公自动化软件，它是办公软件和工具软件的集合。,1.5 办公集成软件,文字处理软件-Word 电子表格处理软件-Excel 演示文稿制作软件-PowerPoint 数据库管理软件-Access 网页制作软件-FrontPage 电子邮件管理软件-Outlook 针对企业高级用户的应用程序,二、金山公司的WPS WPS是英文Word Processing System(文字处理系统)的缩写，WPS是金山软件公司的一种办公软件，最初出现于1989年。 在Windows出现以前，DOS盛行的年代，W