程序文件文件和记录控制程序档

1、文件和記錄控制程序一：目的 确保質量系統文件有統一格式及編號，并使之發放，修訂及銷毀， 使系統得以順利運作。确保質量記錄得到控制，以証明質量系統 之有效運作。二：范圍 适用于公司的質量体系文件；質量系統下的記錄。三：文件和記錄控制 A：受制文件 A1、文件編號格式為：“XX-YYRev.Z”。 A2、XX為文件類別，YY為順序號，Rev.Z為版本。 A3、文件類別可分為四种： QM 質量手冊 QP 系統/程序手冊 WI 工作指引 SD 國際/國家標准 A4、YY順序號為2位數字組成，由01開始，然后02、03，依此類推。 A5、Z版號為文件每次更新版號，以英文字母代表，每一版為A，然后 B、C

2、，如此類推。 例子： QM- 01 Rev.A代表質量手冊一之A版 QP- 02 Rev.B代表系統/程序手冊二之B版 B：文件編訂及修訂 B1、助理負責編訂受制文件總表，把所有受制文件之最新版本、編寫、 檢討及批核、生效日期及分發情況記錄。 B2、對于外來受控文件時，如國家或國際標准，也須編入受控文件總 表內。 B3、修訂受控文件時，須由受控文件總表中列出之負責部門執行，經 批核后再次分發。 C：文件分發 C1、批核后的文件由助理編訂适當的文件編號、修定版本或日期，并安排复印，每一 复制文件之封頁須蓋上“受控文件”標識，然后按受控文件總表指示分發。 D：文件注銷及廢棄 D1、若文件已不再适用

3、或已有新版的舊受控文件，各文件持有人須把其注銷或保留參 考，正本則由發件部門保留參考。保留參考的正副本均須注明為舊版或作廢。 E：客戶提供文件 E1、助理收到客戶提供文件如訂單、質量計划等，須決定文件分發范圍，并安排 分發予有關部門。 E2、助理收到客戶文件的更新/修改版時，須參照有關舊版的分發范圍，安排分發。 E3、各收件部門可注銷或保留客戶舊版文件副本，助理須保留正本。保留參考的正副 本均須注明為舊版或作廢。 F：文件保存 F1、正本受控文件存于發件部門。 F2、非正本受控文件存于有關部門。 F3、正本客戶文件由助理保存。四：質量記錄 A：一般控制程序 A1、各程序手冊中指定的記錄均為質量

4、記錄。 A2、所有質量記錄需要有負責人簽名。 A3、所有質量記錄需用日期或編號作參考歸檔或查閱追蹤。 A4、如客戶要求及經理同意，質量記錄可供客戶查閱、評估。 B：質量記錄的保存 B1、質量記錄須保存于有關部門，一般保存期為一年，在保存期間，有關質量記錄存 放于方便查閱的地方。 B2、質量記錄到期限時，各部門可作銷毀或繼續保存處理，但保存須有适當識別。 C：質量記錄之管理 C1、質量記錄之管理：如索引、儲存位置、保存期，可參考質量記錄總表。 D：質量表格 D1、各部門主管可編訂新的或修改表格供填寫質量記錄，唯各表格須由助理編碼或更 改版本，并登記于表格總表內。 D2、表格編碼：FM-YY-Re

5、v.Z YY為順序號，由01開始，然后02、03，如此類推。 Z為版本，以英文字母代表，初版為A，然后B、C，如此類推。 例子：FM-01 Rev.C代表表格一之C版質量記錄總表文件/記錄索引保存位置保存期客戶訂單 訂單編號助理2年備件資料產品編號或名稱助理保存最近之作廢版更改訂單通知單 訂單編號助理2年客戶質量投拆報告編號助理2年表格總表日期助理保存最近之作廢版操作指引及產品要求生效期/編號助理保存最近之作廢版購物申請單 申請單編號助理1年上貨清單/客戶采購單日期助理1年机位編排日期助理1年質量計划產品編號/日期助理/管理代表保存最近之作廢版受控文件總表日期管理代表保存最近之作廢版改善及預防

6、行動記錄記錄編號管理代表2年改善及預防行動狀況記錄日期管理代表2年內部質量審核計划日期管理代表保存最近之作廢版內部質量審核時間表日期管理代表2年內部質量審核報告報告編號管理代表2年檢查表日期管理代表保存最近之作廢版工作職責/要求員工姓名人事部保存最近之作廢版培訓計划日期人事部保存最近之作廢版培訓記錄員工姓名人事部有關員工离厂后半年原材料分類帳日期原料倉1年倉存檢查記錄日期原料倉1年DELIVERY NOTE日期成品倉1年送貨單 日期倉管1年領料單日期貨倉1年生產設備保養表日期維修部2年生產設備檢查報告生產設備編號維修部2年測試儀器計量計划表日期維修部2年計量報告儀器編號維修部2年生產前試啤記錄

7、模具編號/日期注塑部保存最近之作廢版試模/試色辦通知單模具編號或名稱注塑部或各車間保存最近之作廢版來料檢查報告日期質檢部1年注塑部每日品質檢查報告日期質檢部1年噴油/絲印產品檢查報告日期質檢部1年裝配部每天QC報告日期質檢部1年最后檢查報告日期質檢部1年試裝/測試記錄產品編號質檢部保存最近之作廢版本巡查報告日期質檢部1年最后檢查工作指引產品編號質檢部1年生產前試裝記錄產品編號裝配部保存最近之作廢版本移印打辦過程記錄產品編號加工部保存最近之作廢版本生產前試印記錄產品編號加工部保存最近之作廢版本絲印部打辦過程記錄產品編號加工部保存最近之作廢版本木紋燙金打辦過程記錄產品編號加工部保存最近之作廢版本木紋、燙金生產前試燙記錄產品編號加