公共行政学-第七章-机关管理.ppt

1、公共行政学,第七章 机关管理,目 录,机关管理的主要内容,机关后勤事务管理及其改革,第一节 原理概述,依据机关内在的活动机理，利用先进的科学技术，综合运用机关中的人力资源，从而有效地实现组织目标的过程。 广义理解就是利用科学方法，有计划、有效率、有技术的规划、管制、联系、协调和运用机关的组织、人员、经费和物资，做适时、适地、适人和适事的处理，以提高内部管理效率，发展机关业务，完成机关的使命。 狭义理解指的是对行政机关本身办公地点的管理，具体内容有合理地安排机关的办公处所，配置合适的设备，保持优美的工作环境，系统的处理公文和案卷等，此外，还包括对行政单位内的综合性的日常事务、规章制度和工作秩序等

2、所进行的管理活动。,一、机关管理的含义与地位,（一）机关管理的内涵界定,第一节 原理概述,机关单位的管理体系一般由“一个龙头”和“三类部门”组成，整个管理体系的沟通和联系主要是通过办公室，形成一个单位的信息网络中心，是各种信息的交汇点和“集散地”。 机关管理工作虽然不是直接对外行使国家行政权力，但它却是行使行政决策、行政执行、行政监督等职能所必不可少的。,一、机关管理的含义与地位,（二）机关管理的作用,第一节 原理概述,具体表现： 辅助决策，提高决策水平 塑造机关整体风貌，对外形成良好沟通 直接改进工作，提高行政效率 保证后勤服务，促进行政管理任务的完成,一、机关管理的含义与地位,（二）机关管

3、理的作用,第一节 原理概述,机关环境的选择要遵守实用、简洁和美化的原则，最好能体现单位文化的基调。 一般划分为硬环境和软环境。 机关环境选择标准的设定，总的原则就是为机关整体营造一个能使人感到轻松、舒服、情绪安定、精神振奋的工作环境。,二、机关管理的环境和条件,（一）机关环境内容及其制约因素,第一节 原理概述,绿化环境内部、外部 空气环境四度 光线环境 颜色环境适用、美观、效率，有益机关工作人员的身心愉快和健康。 声音环境 安全环境,二、机关管理的环境和条件,（二）机关硬环境建设,第一节 原理概述,人际环境确立一致的目标 实现统一的行动 形成融洽的凝聚力 气氛环境心境是建立机关和睦气氛的最根本

4、因素。 工作作风认识+情感+意志+行为，一种较稳定的精神状态和具有一定特色的行为规范环境。,二、机关管理的环境和条件,（一）机关软环境建设,第一节 原理概述,二、机关管理的环境和条件,（四）办公室的布置,第一节 原理概述,明确责任制，专人负责、专人使用、专人保管。 机器的操作必须严格遵循规定的程序和方法，建立起安全操作规程。 机器所安置环境符合要求，注意保养，发现故障及时检修。 建立设备档案登录制度，保证有关资料的完备。 配合技术人员，提高办公设备的利用率，拓展应用范围和功能。,二、机关管理的环境和条件,（五）办公设备和用品的管理,第二节 机关管理的主要内容,秘书指的是以全面处理信息和实物的方

5、式直接辅助领导者实施管理的人员。 行政秘书管理一般事务对领导活动进行辅助，主要职责：起草文稿、接待来访、办理领导交办的事宜、安排其他具体事宜。 机要秘书专门从事文书管理、档案管理，对领导活动进行辅助的秘书。 生活秘书专门管理领导日常生活事务和生活后勤，对领导活动进行辅助的秘书。 专业秘书从事某一专业方面对领导活动实施扶助的秘书,一、秘书工作,（一）秘书的地位和作用,第二节 机关管理的主要内容,秘书的事务工作主要包括： 日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）； 接待事务（来访接待、安排服务等）； 会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）； 行政事务（

6、后勤管理工作等）； 信访事务（群众的来信来访或投诉处理等）； 调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）； 文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）； 写作事务（各种文体的写作）； 协调工作做（政策、工作、地区、部门、人际关系等）； 督查工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）； 其他领导临时交办的任务。,一、秘书工作,（一）秘书的地位和作用,第二节 机关管理的主要内容,秘书服务的对象： 直接领导； 相关领导； 普通群众 秘书首先应为直接领导服务，任何秘书都不得抛开直接领导去搞越级服务。,一、秘书工作,（一）秘书的地位和作用,第二节 机关管理的主要内容,秘书服务的对象： 直

7、接领导； 相关领导； 普通群众 秘书活动的基本方式处理信息和事务。 秘书活动的根本性质是辅助性。,一、秘书工作,（一）秘书的地位和作用,秘书首先应为直接领导服务，任何秘书都不得抛开直接领导去搞越级服务。,第二节 机关管理的主要内容,辅助决策在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的协助和支持，以提高决策的科学性和时效性。 一般经过如下四个阶段： 协助领导确定目标； 协助领导设计方案； 协助领导评估选优； 协助领导实施反馈。,(二)秘书职能,第二节 机关管理的主要内容,2.协调关系秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的

8、关系，促进各项活动趋向同步化与和谐化，以实现组织目标的行为过程。 一般协调过程如下： 摸清情况； 找出症结； 恰当协调； 督促落实； 坚持反馈,(二)秘书职能,第二节 机关管理的主要内容,3.处理信息对信息进行收集，筛选，加工并进行存储等。 一般过程如下： 信息的收集； 信息的加工（分类-筛选-加工）； 信息的传递； 信息的反馈（感受+分析+决断）； 信息的存储和检索 4.办理事务,(二)秘书职能,第二节 机关管理的主要内容,会议是指某一社会群体为解决某一问题而吸收有关人员进行讨论、协商或表决的一种组织形式。 按照不同的标准可将会议分成多种类型：规模划分、时间划分等，有大型会议，小型会议，定期

9、会议，非定期会议。,二、会议管理,（一）会议的含义与种类,第二节 机关管理的主要内容,1.会议的作用： 是组织存在的表现； 是领导活动（决策）的有效手段； 是发扬民主、统一思想的表现方式； 是群体沟通、集思广益的渠道 2.会议的局限性： 不是万能的,二、会议管理,（二）会议的作用和局限性,第二节 机关管理的主要内容,1.会议失败的原因： 掌控不利； 缺乏筹划； 不重视会议； 拙劣的环境； 不必要的会议,二、会议管理,（三）会议的效率,第二节 机关管理的主要内容,2.控制会议成本的途径： 会议内容控制； 会议规模控制； 地点控制； 时间控制； 经费控制；,二、会议管理,（三）会议的效率,第二节

10、机关管理的主要内容,人们在社会实践中，以文字的方式，在一定的书写材料上表达思想意图、交流社会信息、处理问题的一种书面记录。 对于公务文书，国家行政机关公文处理办 法中曾下过一个定义，就是指传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和 规章，施行行政措施，请示和答复问题，指示、布署和商洽工作，报告情况，交流 经验的重要工具 。,三、文书、档案和印信管理,（一）文书管理,第二节 机关管理的主要内容,机关文书的管理要遵循准确、迅速、时效和保密的原则要求，严格按制度办事，主要做到三个方面： 切实保证收文制度的有序进行（收文拟办批办承办传阅催办办复），并建立起各种有效地文件管理系统。 认真做好行政机关的

11、发文工作（交拟或批办拟议撰拟审核签发盖印、封发立卷归档），并建立相应的文件管理制度。 搞好立卷和归档工作。,三、文书、档案和印信管理,（一）文书管理,第二节 机关管理的主要内容,具有查考使用价值，经过立卷归档保存起来的各种形式的材料，包括电文、会议记录、人事材料、技术文件、印模图标等。 机关档案管理的主要内容有： 指导、监督各文书部门或业务部门的归档工作； 按照档案工作管理的原则和方法，收藏、保管并开展档案的提供利用工作； 按规定将具有长远保存价值的档案向档案馆移交等,三、文书、档案和印信管理,（二）机关档案管理,第二节 机关管理的主要内容,印信工作是指单位公务印章和介绍信的管理、使用工作。公

12、章是单位职责 权力的象征，是单位对内外 行使权力的标志，具有法定 性、权威性和效用性。,三、文书、档案和印信管理,（三）印信管理,第二节 机关管理的主要内容,公章的种类： 单位正式印章 套印章 钢印 领导人签名章 其他印章专用章、收发章、办事章、封条张等,三、文书、档案和印信管理,（三）印信管理,第二节 机关管理的主要内容,公章的式样：材质、形状、印文、印文的排列、图案、尺寸。,三、文书、档案和印信管理,（三）印信管理,第二节 机关管理的主要内容,公章的刻制、颁发和启用： 刻制：由上级主管机关刻制颁发或由本单位法人代表申请，由主管部门批准，公安部门登记后，由专门刻制厂刻制。,三、文书、档案和印

13、信管理,（三）印信管理,第二节 机关管理的主要内容,介绍信的使用和管理： 1.介绍信共有四类：普通介绍信、存根介绍信、专用介绍信、证明信。 2.介绍信鸽公章由同一人保管，严禁开空白介绍信。 3.介绍信在落款处及骑缝线上应加盖两次公章。 4.介绍信的存根要归档，介绍信如有丢失，应及时向上级汇报。,三、文书、档案和印信管理,（三）印信管理,第三节 机关后勤事务管理及其改革,机关的设施及设备条件是机关办公地基础条件。 机关的工作环境，既影响职工工作的情绪，有关系机关的形象。 机关的服务质量和水平，关系机关工作效率。 机关的生活福利条件对提高机关工作人员生活质量，解除后顾之忧起到重要作用。,一、机关后

14、勤事务管理的重要性,第三节 机关后勤事务管理及其改革,物资管理：日常管理、使用与维护保养管理、检查与检修管理、改造与更新。 财务管理：财务计划、会计核算、收支管理、财务监督、审计。 生活后勤管理：房产、食堂、环境。 服务后勤管理：车辆、水电等。 协助接待工作。,二、机关后勤事务管理的主要内容,第三节 机关后勤事务管理及其改革,方向：适应社会主义市场经济体制的要求，实现后勤服务社会化。 目标：自主经营、自负盈亏、自我约束、自行发展，最终改制为公司，成为独立参与市场竞争的市场主体，从而使后勤服务充满生机和活力，更好地服务于机关和社会。,三、机关后勤工作改革的方向与目标,Thank You!,第六章

15、完 谢谢！,美国麻省政府楼,美国田纳西州拉菲特市市政厅-怎么看也象个内地的大型汽车加油站,缅因州拉莫尼市相当于中国的苏州大小,北卡州的一个市政厅,广东顺德区政府,昆明五华区政府,昆明五华区政府,长兴县政府,常州市政府,重庆丰都区政府,湖州市织里镇政府,大庆法院,惠州市政府,泰安市,上海市浦东新区政府大楼,浙江长兴县政府,海南省政府办公楼,潍坊,济南,河北省大名县县委组织部办公场所,麦迪逊市政府大楼,麦迪逊市-内部,山东东营市东营 区行政办公中心 办公楼中庭,台北市政府,远安检察院,海南省政府办公楼大厅,广东省人大办公楼,山西省林业厅办公室,印章,1、审批及办理 (1)公司党委公章刻制须报经党委

16、书记批准，由党委办公室办理。 (2)公司行政公章、财务专用章、合同专用章、法人签名章、钢印等刻制须报经法定代表人批准，由公司办公室办理。 (3)地区管理总部、营业部行政公章、财务专用章的刻制须由用印部门申请、当地第一负责人签署意见并报经总监以上（含总监）分管领导批准，由公司办公室或授权当地部门办理。 (4)公司职能部门的部门公章刻制须由用印部门申请、部门第一负责人签署意见并报总监以上（含总监）分管领导批准，由公司办公室办理。 (5)各部门、各营业部的业务便章，如银行转入收讫章、银行转出付讫章等，由各部门、各营业部第一负责人审批后自行刻制。 (6)申请部门需填写印章刻制申请表，并履行相应的审批程

17、序。,2、样式、规格、材质,(1)公司党委、党委办公室公章为圆形，直径42毫米。 (2)公司行政公章为椭圆形，长轴42毫米，短轴28毫米。 (3)公司合同专用章为圆形，直径42毫米。 (4)公司财务专用章，圆形章直径42毫米，条形章长30毫米、宽15毫米。 (5)各职能部门、地区总部、营业部的行政用章为圆形，直径40毫米。 (6)地区总部、营业部财务专用章为长条形，长30毫米，宽15毫米（当地有特别要求的按当地要求办理）。 (7)公司党委公章、行政公章、合同专用章以及营业部行政公章制作成红色印油的防伪原子印章。 (8)所有财务专用章制作成红色印油的防伪原子印章。 (9)职能部门的行政公章一般可

18、制作成红色印油的普通原子印章。 (10)业务便章由用印部门自定。,3、名称和印文,(1)印章名称： 公司党委公章、公司行政公章名称以主管部门批复文件为准； 部门行政章的名称由公司拟定； 营业部行政章名称以主管部门批复文件为准。 (2)印章文字： 行政印章的印文采用汉文宋体，文字较多的可采用仿宋体，并且是国家公布实行的简化字； 财务专用章采用隶书简体字。,(3)印文排列： 公司党委公章：党徽居中，名称绕党徽自左向右弧形排列； 党委办公室公章：党徽居中，“中国共产党湘财证券有限责任公司委员会”字样在党徽上方自左向右弧形排列，“办公室”字样在党徽下方直线排列； 公司行政公章：中文名称从左至右居中排列

19、，英文名称从左至右沿上半圆弧形排列； 职能部门、地区总部行政章：中间为五角星图案，公司名称在五角星外方自左而右弧形排列，部门名称在五角星下方自左而右直线排列； 营业部行政章：五角星图案居中，公司名称营业部名称绕五角星自左而右弧形排列； 公司合同专用章：五角星图案居中，公司名称在五角星外方自左向右弧形排列，合同专用章字样在五角星下方直线排列； 公司财务专用章：圆形章按合同章方式排列，条形章按公司名称、财务专用章自上而下二排直线排列； 地区总部、营业部财务专用章：公司名称、部门（营业部）名称、财务专用章自上而下三排直线排列。 4、刻制手续 经办人需携带公司介绍信、主管部门批复和印章草图到具有合法资

20、格的刻印社办理。,印章使用,1、启用前印样留存与报备 (1)所有行政公章和财务专用章以及合同专用章、法人签名章等启用前，印章领用部门须填写印章启用表，并将留有印样的印章启用表交公司办公室留存。 (2)各部门及营业部的业务便章印样，填写印章启用表后，由使用部门留存。 (3)分支机构的行政公章启用后，使用部门应及时填写印章报备函，向有关往来单位报备。公司办公室负责公司及其职能部门行政公章的对外报备，同时向各职能部门和分支机构通报公司内部印章启用情况。 2、严格履行用印程序 按用印性质填写用印审批表格 (1)发文：填写发文审批表，并按该表要求履行有关审批程序。 (2)项目、合同、协议：填写项目立项审

21、批表，并按该表要求履行有关审批程序。 (3)其他事务：填写用印申请单，并按要求履行有关审批程序。,3、职能部门、地区总部、营业部对外签署经济合同和行政事务合同，要特别注意风险防范，分两种情况进行。 (1)一般授权 按公司有关规定，公司已给予各职能部门、地区总部及营业部等分支机构一般授权范围的财务、业务及行政事务合同、事项，所在部门第一负责人审批同意并签字后即可签署，相关合同使用部门用章。 (2)特别授权 在一般授权以外，涉及资金拆借、对外担保、特殊业务、房屋租赁、购买、大额固定资产购买等财务、业务、行政事务合同、协议、承诺书等，所在部门第一负责人签署意见后，报主管职能总部，经相关负责人会签，由

22、董事长或总裁，或由其授权的人员签署同意后，方可办理，此类合同签署采用两种形式，一是报送公司，以公司印章签署；二是由公司给授权书，委托部门办理，加盖部门用章。,4、各地、各部门办公室负责人或指定人员须认真核查用印审批程序，并有权拒绝未按审批程序的用印要求，但有义务协助他人完成审批程序。 5、用印人员须认真填写用印登记表，并妥善保管用印登记。 6、合同、协议、文件、重要事项通知等盖印后须留存两份原件，并立卷归档。 7、各职能部门、地区管理总部、营业部对外签署的财务、业务、行政事务合同、协议、承诺书等，除自己留存原件外，还须向公司办公室交送一份原件，以作备案。 8、用印时需注意“齐年盖月”，即印章的左边缘与落款日期的年相齐，月、日盖在印章下面，注意印迹端正、清晰。,三、印章保管,1、公司党委公章，由党委办公室负责人或指定专人保管、使用。 2、公司行政公章、合同专用章、法人签名章、钢印由公司办公室负责人或指定专人保管、使用。 3、公司财务专用章（包括圆形章和条形章）由财务总监指定专人保管、使用。 4、职能部门、地区总部、营业部的行政公章由其第一负责人或其指定的办公室人员保管、使用。 5、地区管理总部、营业部财务专用章由其财务负责人或指定的财务人员保管、使用。 6、营业部的业务便章由其负责人指定人员保管、使用。 7、各职能部门、地区总部、营业部须将行政公章、财务专用章的保