第4讲 章 Access数据库和表的基本操作.ppt

1、2数据库和表的基本操作 （1）创建数据库： 创建空数据库； 使用向导创建数据库。 （2）表的建立： 建立表结构：使用向导，使用表设计器，使用数据表； 设置字段属性； 输入数据：直接输入数据，获取外部数据。,全国计算机等级考试二级Access大纲,（3）表间关系的建立与修改。 表间关系的概念：一对一，一对多； 建立表间关系； 设置参照完整性。 （4）表的维护。 修改表结构：添加字段，修改字段，删除字段，重新设置主关键字； 编辑表内容：添加记录，修改记录，删除记录，复制记录； 调整表外观。,全国计算机等级考试二级Access大纲,（5）表的其他操作。 查找数据； 替换数据； 排序记录； 筛选记录。

2、,全国计算机等级考试二级Access大纲,第2章 Access数据库和表的基本操作,2.1 Access 的使用基础 2.2 创建数据库 2.3 创建数据表 2.4 表的基本操作 2.5 表的数据操作 2.6 建立索引和表间关系,2.1 Access 的使用基础,2.1.1 Access的特点 Access是一种桌面数据库，只适合数据量少的应用，在处理少量数据和单机访问的数据库时是很好的，效率也很高。,2.1 Access的使用基础,2.1.2 Access的启动及退出 Access 2007启动后，初始界面如图2-1所示。,Access 2007初始界面,“打开最近的数据库”区,“开始使用M

3、icrosoft Office Access”区,“模板类别”区,2.1 Access 的使用基础,2.1.3 Access的工作界面 1. 2003的工作界面(演示),2.1 Access 的使用基础,2. 2007的工作界面 （1）“开始”选项卡 “开始”选项卡中包括视图、剪贴板、字体、格式文本、记录、排序和筛选、查找、中文简繁转换8个选项组，用户可以在“开始”选项卡中对Access2007进行诸如复制粘贴数据、修改字体和字号、排序数据的操作。,2007 “开始”选项卡,2.1.3 Access的工作界面和帮助系统,（2）“创建”选项卡 “创建”选项卡中包括表、窗体、报表、其他和特殊符号5

4、个选项组，“创建”选项卡中包含的命令主要用于创建Access2007的各种元素。,“创建”选项卡,（3）“外部数据”选项卡 “外部数据”选项卡包括导入、导出、收集数据、SharePoint列表4个选项组，在“外部数据”选项卡中主要对Access2007以外的数据进行相关处理。 “外部数据”选项卡,2.1.3 Access的工作界面和帮助系统,（4）“数据库工具”选项卡 “数据库工具”选项卡包括宏、显示/隐藏、分析、移动数据、数据库工具5个选项组，主要针对Access2007数据库进行比较高级的操作。 “数据库工具”选项卡,2.1.3 Access的工作界面和帮助系统,2020年10月9日星期五

5、,除了上述4中选项卡之外，还有一些隐藏的选项卡默认没有显示。只有在进行特定操作时，相关的选项卡才会显示出来。例如在执行创建表的操作时，会自动打开“数据表”选项卡。 “数据表”选项卡,2.1.3 Access的工作界面和帮助系统,2.1 Access 的使用基础,2.1.4 Access的数据库对象 Access 中包含6种数据对象：数据表、窗体、报表、查询、宏和模块。 (1) 表(Table) 表是数据库的基本对象，是创建其他6种对象的基础。表由记录组成，记录由字段组成，表用来存贮数据库的数据，故又称数据表。 (2) 查询(Query)查询可以按索引快速查找到需要的记录，按要求筛选记录并能连接

6、若干个表的字段组成新表。 (3) 窗体(Form) 窗体提供了一种方便的浏览、输入及更改数据的窗口。还可以创建子窗体显示相关联的表的内容。,2.1 Access 的使用基础,(4) 报表(Report) 报表的功能是将数据库中的数据分类汇总，然后打印出来，以便分析。 (5) 宏(Macro) 宏相当于DOS中的批处理，用来自动执行一系列操作。Access列出了一些常用的操作供用户选择，使用起来十分方便。 (6) 模块(Module) 模块的功能与宏类似，但它定义的操作比宏更精细和复杂，用户可以根据自己的需要编写程序。模块使用Visual Basic编程。,2.2 创建数据库,2.2.1 创建数

7、据库 在Access中创建数据库，有两种方法： 一是使用模板创建，模板数据库可以原样使用，也可以对它们进行自定义，以便更好地满足需要； 二是先建立一个空数据库，然后再添加表、窗体、报表等其他对象，这种方法较为灵活，但需要分别定义每个数据库元素。 无论采用哪种方法，都可以随时修改或扩展数据库。,2.2 创建数据库,1. 创建空白数据库 演示创建“成绩管理”数据库。 Access 2003创建的数据库文件的默认扩展名为”.mdb”;而Access2007创建的数据库文件的默认扩展名为“.accdb”。,通过上述步骤，用户可在指定的位置创建一个空白的数据库，该数据库中未包含任何对象，用户可根据自己的

8、需要添加表、查询、窗体等对象。,2.2 创建数据库,2.2.2 数据库的基本操作 1打开数据库 用户如果想打开已经存在的数据库，可通过文件菜单的“打开”选项，选择要打开的数据库文件即可。,2.2.2 数据库的基本操作,2转换数据库格式 Access 2007的新建的数据库默认采用的是Access 2007文件格式，如果用户希望将其转换为Access 2002-2003文件格式，则可以使用Office菜单中的“另存为”命令来实现。,例如保存为mdb文件，则选择“Access 2002-2003数据库”选项，将弹出“另存为”对话框，在该界面中用户可以由“保存位置”下拉列表框中选择数据库的保存位置，

9、在“文件名”的位置输入另存为的数据库名称，“保存类型”列表框中选择要保存的文件类型。设定完成后，单击“保存”按钮保存数据库。,2.2.2 数据库的基本操作,另存为对话框,3备份数据库 对于数据库文件，应该经常定期备份，以防止在硬件故障或出现意外事故时丢失数据。这样，一旦发生意外，用户就可以利用创建数据时制作的备份，还原这些数据。,2.2.2 数据库的基本操作,通过选择“备份数据库”选项，将弹出类似于另存为的界面，唯一不同的地方是在文件名的位置，系统自动赋予的文件名为当前数据库的名字加保存日期。,2.3 创建数据表,数据库创建成功后，首要任务便是创建数据表，创建数据表及其相关的内容包括： 使用表

10、模板创建表 使用表设计视图创建表 通过输入数据创建表 使用已有的数据创建表 数据表中记录的输入和输出 字段的属性设置 主关键字的设置 修改表结构,2.3 创建数据表,在Access系统中，创建一个新表的方法有五种： 使用设计器创建表 使用向导创建表 使用数据表创建表 导入和链接外部数据 利用生成表查询创建表,2.3 创建数据表,我们以实例“成绩管理”数据库为例来说明，数据库中共有6个表： (1) 学生表用于存储学生的相关信息。,2.3 创建数据表,(2) 课程表用于存储各门课程的相关信息。,2.3 创建数据表,(3) 专业表用于存储各专业的相关信息。,2.3 创建数据表,(4) 学生选课表用于

11、存储学生选课及成绩等相关信息。,2.3 创建数据表,(5) 教师表用于存储老师的相关信息。,2.3 创建数据表,(6) 教师任课表用于存储老师任课的相关信息。,创建表的一般步骤:,启用表设计视图 定义表的各个字段的名称、类型和说明 设置字段属性 定义主关键字 修改表结构 保存表文件,2.3 创建数据表,定义表的各个字段的名称、类型等,一个完整的数据表由表结构和表中记录组成，数据表对象的结构是指数据表的框架，也称数据表对象的属性。,2.3 创建数据表,(1) 字段名称,用于标识表中的一列，即数据表中的一列称为一个字段，而每一个字段均具有唯一的名字，称为字段名称。,2.3 创建数据表,(2) 字段

12、类型,根据关系数据库理论，一个数据表中的同一列数据必须具有相同的数据特征，称为字段的数据类型。,(3) 字段大小,一个数据表中的一列所能容纳的字符个数被称为列宽，在Access中被称为字段大小，采用字节数表示。,2.3 创建数据表,(4) 字段的其他属性,数据表中的字段对象还具有其他的一些属性，这些属性值的设置将决定各个字段对象在被操作时的特性。,2.3 创建数据表,2.3.1 使用设计器创建表 使用设计视图创建表是一种十分灵活但是比较复杂的方法，需要花费较多的时间。对于较为复杂的表，通常都是在设计视图中创建的。,2.3.2 使用设计视图创建表,例:使用设计视图在“教务管理”数据库中，创建“学

13、生”表。学生表的结构。,使用设计视图建立“学生”表的具体操作步骤如下： 在“创建”选项卡的“表”选项组中，单击“表设计”选项。 打开表的设计视图，在字段名称中输入字段名称，在数据类型列中选择相应的数据类型，在常规属性窗格中设置字段大小。 把光标放在“学号”字段选定位置上，单击鼠标右键，弹出快捷菜单，单击“主键”按钮，或者在“设计”选项卡中，单击“主键”选项。设置完成后，在学号的字段选定器上出现钥匙图形，表示该字段是主键。 单击“保存”按钮，以“学生”为名称保存表。,2.3.2 使用设计视图创建表,2.3 创建数据表,2.3.2 使用向导创建表 以“教师”表为例说明数据表的建立过程。 在创建Ac

14、cess表时可以使用Access内置的表模板。,2.3 创建数据表,2.3.3 通过输入数据创建表 用户如果不习惯使用模板和表设计视图进行表设计，也可通过直接在表中输入数据的方法创建数据表。 例:通过直接输入数据创建“课程”表。 双击如“字段1”来修改字段名，根据输入的数据确定数据类型。,通过直接输入数据的方法创建数据表的方法，更加直观。用户可以直接看到表创建完成后的效果，但若想对字段进行详细的设计，仍然需要使用“表设计视图”。,2.3 创建数据表,2.3.4 使用已有的数据创建表 可以通过导入自其他位置存储的信息来创建表。例如，可以导入自Excel工作表、SharePoint列表、XML文件

15、、其他Access数据库以及其他数据源中存储的信息。 例:将“学生选课.xls”导入“成绩管理”数据库中。,2.3 创建数据表,2.3.5 字段数据类型 (1) 文本类型 文本类型的字段用于输入介于 1 到 255个字符的文本。文本字段可在 1 到 255 个字符间变化。对于较大文本字段，要使用备注数据类型。 (2) 备注 备注类型主要用于存储长度超过 255 个字符并且是格式化文本的文本块。可长达64KB个字符。,(文本型是默认的数据类型),2.3.5 字段数据类型,(3) 数字 数字类型用于存储非货币值的数值。如果可能使用该字段中的值进行计算，要使用数字数据类型。具体类型有： 字节：适用于

16、0到255之间的数值。存储要求为单字节。 整型：适用于-32,768 到+32,768之间的数值。存储要求为2个字节。 长整型：适用于-2,147,483,648 到+2,147,483,647之间的数值。存储要求为4个字节。“长整型”可用于将其他表的主键“自动编号”字段中显示的值存储为外键。,2.3.5 字段数据类型,单精度型：适用于-3.4 x 1038到+3.4 x 1038之间且最多有7个有效数位的浮点数值。存储要求为4个字节。 双精度型：适用于-1.797 x 10308到+1.797 x 10308之间且最多有15个有效数位的浮点数值。存储要求为8个字节。 同步复制 ID：用于存储

17、同步复制所需的全局唯一标识符。存储要求为 16 个字节。注意:使用 .accdb 文件格式时不支持同步复制。 小数：适用于从-9.999. x 1027到+9.999. x 1027之间的数值。存储要求为12个字节。,(4)日期/时间 日期时间型主要用于存储基于时间的数据。字段长度固定为8个字节。 (5)货币 货币类型主要用于存储货币数据。 货币字段中的数据在计算过程中不进行四舍五入。货币字段精确到小数点左边15位和右边4位。每个货币字段值需要8个字节的存储空间。,2.3.5 字段数据类型,(6)自动编号 使用自动编号字段提供唯一值，该值的唯一用途就是使每条记录成为唯一的。自动编号字段常作为主

18、键应用，尤其是当没有合适的自然键（基于数据字段的键）可用时。 自动编号字段值需要4或16个字节，具体取决于其“字段大小”属性的值。 需要说明的是不应使用自动编号字段为表中的记录计数。自动编号值不会重新使用，因此删除的记录会导致计数与编号存在差异。此外，可以使用数据表中的“总计”行轻松地获取记录的准确计数。,2.3.5 字段数据类型,(7) 是/否 是/否类型主要用于存储布尔值，通常用于表示真假。,2.3.5 字段数据类型,(8) OLE 对象 该类型主要用于存放表中链接和嵌入的对象，这些对象以文件的形式存在，其类型可以是Word文档、Excel电子表格、声音、图像和其他的二进制数据。OLE对象

19、字段最大可以为1GB。 通常应使用附件字段代替OLE对象字段。OLE对象字段支持的文件类型比附件字段更少。此外，OLE对象字段不允许将多个文件附加到一条记录中。,2.3.5 字段数据类型,OLE Object Linking and Embedding,(9) 超链接 该字段以文本形式保存超级链接的地址，用来链接到文件、WEB页、本数据库中的对象、电子邮件地址等。,2.3.5 字段数据类型,一个完整的超级链接地址最多有以下三个部分组成： 显示文本：表示在字段或控件中显示的文本。 地址：到达文件的路径，称为UNC。或到达页面的路径，称为子URL。 子地址：在页面和文件中的地址。,(10) 附件

20、该类型使用附件字段将多个文件（例如图像）附加到记录中。 例如可使用附件字段附加每个学生的照片，也可将学生的一份或多份简历附加到该记录的相同字段中。 对于某些文件类型，Access 会在用户添加附件时对其进行压缩。,2.3.5 字段数据类型,(Access 2007),(11) 查阅向导 创建允许用户使用组合框选择来自其他表和来自值列表的字段。在数据类型列表中选择此选项，将启动向导进行定义。,2.3.5 字段数据类型,查阅向导是一个比较特殊的字段类型，如当用户选择“性别”字段，将其设置为查阅向导类型时，将弹出”查阅向导”界面。,2.3.5 字段数据类型,2.3.5 字段数据类型,在其中选择“自行

21、键入所需的值”并单击下一步按钮，将弹出如下界面。,在其中自行键入所需的值，并单击下一步按钮，弹出如下界面，在其中键入标签的名称，并单击完成。,2.3.5 字段数据类型,2.3.6 字段属性,字段属性可分为常规属性和查阅属性两类。常规属性包括字段大小、格式、输入掩码和索引等，字段类型不同显示的字段属性也不同。,2.3.6 字段属性,1 Access允许为字段数据选择一种格式。 “数字”、“日期/时间”和“是/否”字段都可以选择数据格式。 选择数据格式可以确保数据表示方式的一致性。,数据格式,例如：选择出生日期的时间格式。,2.3.6 字段属性,2 Access允许更改字段默认的字符数。改变字段大

22、小可以保证字符数目不超过特定限制，从而减少数据输入错误。 例如：设置姓名的字符长度为10个字符，即5个汉字。,2.3.6 字段属性,改变自动大小,3 “输入掩码”属性用于设置字段、文本框以及组合框中的数据格式，并可对允许输入的数值类型进行控制。 要设置字段的“输入掩码”属性，可以使用Access自带的“输入掩码向导”来完成。 例如设置电话号码字段时，可以使用掩码引导用户准确地输入格式。,2.3.6 字段属性,输入掩码,输入掩码格式符,2.3.6 字段属性,2.3.6 字段属性,输入掩码格式符示例,5 当输入数据时，有时会将数据输入错误，如将薪资多输入一个0，或输入一个不合理的日期。这些错误可以

23、利用“有效性规则”和“有效性文本”两个属性来避免。 “有效性规则”属性可输入公式(可以是比较或逻辑运算组成的表达式)，用在将来输入数据时，对该字段上的数据进行核查工作，如核查是否输入数据、数据是否超过范围等； “有效性文本”属性可以输入一些要通知使用者的提示信息，当输入的数据有错误或不符合公式时，自动弹出提示信息。,2.3.6 字段属性,有效性规则和有效性文本,例如：设置考试成绩字段的有效性规则为： =0 and =100 设置数据字段的有效性文本为： 成绩应该在0-100之间！,2.3.6 字段属性,6,2.3.6 字段属性,为字段设置索引可以加速对索引字段的查询，还可以加速排序和分组操作。

24、,无：表示无索引，这是默认的选项。 有（有重复）：该索引允许有重复值。 有（无重复）：该索引不允许有重复值。,索引属性有三个选项,索引,7字段的其他属性 在表设计视图窗口的“字段属性”选项区域中，还有多种属性可以设置，如“必填字段”属性、“允许空字符串”属性、“标题”属性等。 (1) ：要求在字段中必须输入数据，不允许为空。 (2) 允许空字符串 ：允许在“文本”或“备注”字段中输入（通过设置为“是”）零长度字符串 (“”)。,2.3.6 字段属性,必填字段,允许空字符串,(3)标题 ：设置默认情况下在表单、报表和查询的标签中显示的文本。,2.3.6 字段属性,标题,(4)标题 ：在Unico

25、de中每个字符占两个字节，而不是一个字节，因此它最多支持65536个字符。Unicode属性值有两个，分别为“是”和“否”，设置“是”，表示本字段中数据可能存储和显示多种语言的文本。,2.3.6 字段属性,Unicode压缩,2.3 创建数据表,2.3.7 主关键字的设置 主键是表中的一个字段或字段集，为每行提供一个唯一的标识符。,为主键工具,2.3 创建数据表,2.3.8 修改表结构 在设计数据表结构时，由于应用的特殊性，往往会发现最初设计的表结构不能满足用户的需要，这时需要对表的结构作出修改，以满足用户应用的需要。 使用设计视图打开“学生”表，修改结构。,与修改表结构相关的表的设计工具栏按

26、钮功能说明如下：,2.3.8 修改表结构,1添加字段 在设计视图中打开相应的表，选中要在其上面插入行的那一行字段。然而后单击工具栏的“插入行”按钮则插入一个空白行，在该行输入要添加字段的各项信息。最后单击“保存”按钮保存所做的操作。 2删除字段 在设计视图中打开相应的表，选中要删除的字段行。然后单击工具栏的“删除行”按钮，则删除所选中的行。完成删除后，单击“保存”按钮保存所做的删除操作。,2.3.8 修改表结构,3移动字段位置 在设计视图中打开表，单击行选定器选择要移动的字段。然后用鼠标拖动被选中的字段行的行选定器。随着鼠标的移动，Access将显示一个细的水平条，将此水平条拖到字段要移动到的

27、指定位置的行即可。,2.3.8 修改表结构,2.3.8 修改表结构,需要注意的是，在修改表结构时，如果修改的字段长度小于字段中已输入数据的长度会造成数据的丢失，所以在修改字段长度时需要特别留意。,用户创建完数据表后，就可以直接输入数据。,2.4 表的数据操作,2.4.1 输入记录,2.4.1 输入记录,1.,输入“OLE”对象数据,2.4.1 输入记录,2.,输入“超链接”类型,注意：由于学号字段是“学生”表的主键，所以在输入过程中能“学号”字段的值不能相同，同时该字段也不能为空。,2.4.1 输入记录,在输入时，当录入类型为查阅向导字段时，用户可在下拉列表中选择可输入的数据，方便用户的输入。,2.4.2 编辑记录 编辑记录的操作在“数据表视图”窗口下进行。编辑记录包括添加记录、删除记录、修改数据、复制数据、查找和替换数据等。在Access中，数据的显示与存储是同步的，即无须保存，数据库中数据可以立即改变。,2.4 表的数据操作,2.4.2 编辑记录,1 在数据表视图中，单击工具栏上的“新记录”按钮，输入记录数据。,添加记录,2 当数据输入错误，需要进行修改时，用户只需要使用鼠标单击需要修改的位置，对其进行修改即可。,3 Access中