帮助你的团队达成共识.ppt

1、帮助你的团队达成共识 Helping your Team Reach Consensus,2011.8,1,您的团队在决策时有出现以下问题吗？,团队成员对共识的经验甚少 团队成员在团队会议之外发表“真实想法” 团队通常采用“预备-开火-目标”的方式做决定 团队成员不清楚一个决定必须达到哪些要求,2,课程目标,1.了解团队决策时使用“共识法”的益处和条件 2.掌握“共识法”的7个关键行动,3,课程目录,何为达成“共识”？怎样使其发挥作用？ 1、共识法的定义 2、常见几种“决策方法”的比较 3、何时采用“共识法” 4、采用“共识法”将会面临的挑战 帮助团队达成“共识”的关键行动（1-7）,4,1,

2、2,何为达成“共识”？怎样使其发挥作用？,5,1,1.什么是“共识法”,定义： 共识是数人的总协议。当所有团队成员能够支持一个决定，共识就产生了。 强调： 共识虽然并不表明每个成员的赞同程度相同，但它却是表明各成员能够支持一个决定，而没有在重要需求或价值准则上让步。,6,2.常见几种”决策法”的比较,注:少数人可以仅指一个人,7,选择决策法-练习,打印：P25页关于选择决策法的练习,8,3.何时采用“共识法”,“共识法”特别适用于下列决定 必须由观点各异的人士作出 将由团队成员来实施 要求有所创新 要求协调多方人士和各种资源,9,4.采用“共识法”将面临的挑战,引导,第一人：我已经了解你的立场

3、,第二场：我相信你已经了解了我的立场,第三人：这个决定没有危机我的价值观,第五人：我能支持所提议的决定,第四人：我已经要求一些帮助或调整，以便我能履行其他承诺。,10,帮助团队达成“共识”的关键行动,11,2,描述要作的决定 阐述共识的必要 确定个决定的准则 引导团队评估选择 帮助团队赞同决定 获得各成员对决定的承诺 计划行动步骤和跟进措施,12,关键行动7-1,描述要作的决定,原 因,方 法,案 例,建 议,13,关键行动7-1-描述要作的决定,原因：若掌握正确的背景资料，团队成员就能迅速开始工作,14,关键行动7-1-描述要作的决定,方法：简明而实事求是的阐述你所知道的情况，不要偏向任何选

4、 择，也不要有什么提议。要使大家对将要作出的决定有一个共同的 理解，你必须明确下列基本事项： 必须做出什么决定 决定所涉及的时限 为何要作这个决定 问题的背景情况,15,关键行动7-1-描述要作的决定,例： 1.我们需要决定如何分配新办公空间。 2.在过去的两个月里，我们的差旅开支已严重地超过了预算。我们需要决定下季度差旅费的投向。,16,关键行动7-1-描述要作的决定,无效描述的例子： 是否让计算机支持小组面试我们正在为他们挑选的新成员？我们需要作出决定？ 有效描述的例子： 要为这个小组选择新成员，采用什么办法最好？,17,关键行动7-1-描述要作的决定,建议和策略： 考虑到整个组织 当心自

5、身的偏见多产生的影响 把这个决定与其他相关问题区分开,18,关键行动：7-2_阐述共识的必要性,原 因,方 法,案 例,建 议,19,关键行动7-2-阐述共识的必要性,原因：通过阐述共识法为何是作出决定的最佳办法，你能营造出一 个氛围来提高团队成员的信心。 对于下列情况，共识法通常是最佳方法： 团队成员将实施决定 这个决定要求有所创新 这个决定要求协调多方人员的和各种资源,20,关键行动7-2-阐述共识的必要性,方法1：如果你的团队是新组建的，请介绍达成协议有哪些利益。共识能带给我们的是： 最聪明的头脑根据最佳信息而作出的最佳决定 以各团队成员的需要为基础的决定 能经受住考验的决定,21,关键

6、行动7-2-阐述共识的必要性,案例： 1.我们如何使用新办公空间将在较长的时间内影响到大家。如果我们在开始时讨论大 家的需要，我们就能制定一个适合于每一个人的可 行方案。 2.我能决定消减每人50%的差旅支出，但这并未必考虑到哪些差旅是最重要的。因为 只有你们有这方面信息，所以我们需要每人都参与这个决定。,22,关键行动7-2-阐述共识的必要性,方法2：如果你领导的团队是一支素有经验的团队，你可使用此关键行动来强调：齐心协力将如何影响团队的未来绩效。就此花时间充分讨论以达成协议，能够减少将来有碍工作进程的摩擦。,23,关键行动7-2-阐述共识的必要性,例：如果我们现在就获得一个综合了各人意见的

7、决定，我们以后就不至于为了获得这 样一个决定而千辛万苦。,24,关键行动7-2-阐述共识的必要性,建议和策略： 回顾和列出讨论的基本准则 允许团队成员表达他们对达成共识的过程有何顾虑 你一定要愿意让团队作出角色 注：你对决定的想法和感受是重要的。但如果采用共识法，你就不要因为的观点遭到异议而吃惊。,25,关键行动7-3,确定决定的准则,原 因,方 法,案 例,建 议,26,关键行动7-3-确定决定的准则,原因：本关键行动要求你帮助团队建立一个合理的选择标准。通过 确定准则，团队将有一套衡量决定的明确标准。,27,关键行动7-3-确定决定的准则,方法1:请团队成员通过“脑力激荡”列出他们对决定的

8、要求。最好的决定产生于扩散式思维，因此要鼓励小组自由地思考那些要求是“必须具备”哪些是”最好具备”。 例：供应商应该提供的最重要的东西是什么？ 我们应根据哪些要求来衡量团队的奖励措施？,28,关键行动7-3-确定决定的准则,方法2: 准则能够具体地说明需要避免的事情，而不是需要做的事情。 例：在缩减费用的前提下，如何使每个团队成员不付出较大牺牲呢？我们具体需要防范哪些情况？,29,关键行动7-3-确定决定的准则,例:下面这则简单的例子介绍了在选择供应商时，如何排列各项准则的优先顺序:,30,必须具备 1.符合日程表 2.符合质量标准 3.成本限制：低于企业公司20% 4.回应及时：24小时内答

9、复,最好具备 1.现代设备 2.省钱 3.在附近 4.电子邮件,关键行动7-3-确定决定的准则,建议和策略：建议和策略： 必要时归纳赞同及反对的要点 使用挂图活动或其他教具记录所列出的准则 勿将不同选择和据以作出决定的准则相混淆,31,关键行动7-3-确定决定的准则,练习：在下面列出你买新车时将考虑的特征或准则。将准则分为必须准备（不能缺少）和“最好具备”（若具备更好)两类。然后列出其他有权制定这些准则的人。 必须具备 最好具备 其他有权制定“必须具备”和“最好具备”准则的人,32,关键行动7-4,引导团队评估选择,原 因,方 法,案 例,建 议,33,关键行动7-4-引导团队评估选择,原因：

10、缩小选择范围，明确了所追求的目标，团队就能够对各种选 择做一次全方位的审视。,34,关键行动7-4-引导团队评估选择,方法1：团队成员通常能迅速想到几种选择，因此团队不会将热情投 注在一个选择上，而是不断地探究和敦促，以此来完善选择清单。 例：谁是我们可以考虑的潜在供应商？ 汉克，我们知道你想把它拿给制作组，让我们再听听其他方 案，谁还有别的注意吗？,35,关键行动7-4-引导团队评估选择,方法2：请团队成员思考每个选择如何符合“必须具备”和“最好具备”的标准，引导团队权衡各个选择的利弊。 首先出局的是不符合“必须具备”标准的方案。 例：如果选择默里公司，我们可能得到电子邮件，但是无法保证总体

11、质量。另一方面，即使我们不要求所有的额外服务，阿佩克斯公司能达到我们的质量标准吗？ 我们都认为参加国际贸易展是很理想的，但是如果我们不想花光差旅总预算的话，我们需要选择另一个方案。,36,关键行动7-4-引导团队评估选择,建议和策略： 要经常地归纳讨论要点 鼓励畅所欲言(此处增加练习:“供团队领导选用的问题”P36） 注意过程，而非内容,37,关键行动7-5,帮助团队赞同决定,原 因,方 法,案 例,建 议,38,关键行动7-5-帮助团队赞同决定,原因：你的任务是使大家明白他们“最终必须做作出决定”,39,关键行动7-5-帮助团队赞同决定,方法1：不妨要求团队提一个决定，然后看看大家对此决定的

12、接受程度。 例：我们已经讨论了使用新办公空间的很多可行办法。我们准备好作出决定了吗？ 好，我们还剩下三个供应商可供选择，他们看上去都不错，那到底选谁呢？,40,关键行动7-5-帮助团队赞同决定,方法2：使团队专注于最重要的信息和已经确定的“必须具备”和“最好具备”的准则，提醒他们做出决定的必要性。 例：因此，新会议室要比增加储藏空间重要，但是将这个新场地作为会议室嫌太吵了。这意味 着我们要在达成共识前先考虑一些其他选择吗？ 既然这三个供应商都符合我们“必须具备”的准则，那就依照“最好具备”的准则做出决定吧。 记住，我们只能有一个供应商，所以我们必须做出决定。,41,关键行动7-5-帮助团队赞同

13、决定,方法3：当你感到团队已经达成了一个共识后，根据你的理解来总结这个决定，或请团队成员总结大家所达成的协议。 例：似乎我们都认为最好把新空间作为新接待区使用，然后将老接待区变为会议室。这样做会费些时间，但至少我们的需要能够得到满足。 看来我们已经有了共识。艾伦，你能总结一下团队的决定吗？,42,关键行动7-5-帮助团队赞同决定,方法4：花几分钟核查是否有潜在的负面结果。如果有，则帮助团队修改决定，以便将负面影响降到最低程度。 例：如果我们不能将老接待区改为会议室，情况会如何？ 我们应该先调查这种可能性，再提出最后的建议吗？ 给新供应商一个月的试用期，我们以后就能够重新评估这个决定。如有需要，

14、我们可以选择第二个供应商。,43,关键行动7-5-帮助团队赞同决定,建议和策略： 指导团队求同存异 准备回到前面的关键行动,44,关键行动7-6,获得各成员对决定的承诺,原 因,方 法,案 例,建 议,45,关键行动7-6-获得各成员对决定的承诺,原因：除非各成员一致赞同决定，否则共识将毫无分量。谁也不希 望看到一个决定因为有人在当时未发表保留意见，而使决定在事后 夭折。,46,关键行动7-6-获得各成员对决定的承诺,方法1：决定既已明确，就逐个请成员对它作出承诺。 例：大家都同意吗？安迪？金？ 今天我们已经做了很多。一开始我们提出了各种各样的想法。现在我们有了一个可以 实施的计划。淡然，其前

15、提是每人都同意这个决定。苏珊,你支持这个决定吗？胡安呢？,47,关键行动7-6-获得各成员对决定的承诺,方法2：如果有人不能完全支持这个决定怎么办？了解这个人对决定有什么 需要，可能会引出一个最富有创意的决定。 例：汉克，团队未能按你的期望做，我们有办法让决定适合你吗？,48,关键行动7-6-获得各成员对决定的承诺,建议和策略： 向表示支持的成员致谢,49,关键行动7-7,计划行动步骤和跟进措施,原 因,方 法,案 例,建 议,50,关键行动7-7-计划行动步骤和跟进措施,原因：为了采取摸个行动，一开始就要权衡各种选择方案的利弊，采用共识法作决定的最普遍理由是为了照顾道不同的人。作为团队领袖，你的责任是让每个人都明确下一步做什么？,51,关键行动7-7-计划行动步骤和跟进措施,方法1：确定实施决定需要完成哪些步骤，既帮助团队确定： 行动步骤 完成步骤的顺序 角色和责任 开始和结束的时间 资源,52,关键行动7-7-计划行