《大学计算机基础应用教程》第3章 电子表格软件Excel2003.ppt

1、第3章 电子表格软件Excel2003,3.1 Excel2003简介,Excel 2003是中文版Microsoft 公司Office 2003中文版的组成部分，是目前最流行的、具有强大的数据处理和数据分析能力的电子表格应用程序。使用它可以处理文字、数据、图形、图表及其它多媒体对象，它广泛地使用在办公、财务和统计工作中。,Excel2003的启动与退出方法 启动Excel可用以下任一种方法： （1）选择“开始”“程序”“Microsoft Excel”。当启动Excel时，Excel自动打开了一个名为Book1的工作簿。创建工作簿时，Excel将自动以Book1、Book2、Book3、的顺

2、序给新的工作簿命名。 （2）单击桌面上的Microsoft Excel 2003图标。 （3）用户也可用下面方法新建工作簿： 选择“文件”菜单中的“新建”命令，弹出“新建”对话框。 如果要基于默认工作簿模版建立一个新的工作簿，请单击“常用”选项卡，然后单击“工作簿”图标。如果要基于模版建立一个新的工作簿，请单击“电子方案表格”，然后单击所需的模版图标。 单击“确定”按钮，即可创建工作簿。 （4）也可以直接选择“常用”工具栏中的“新建”按钮，来创建新的空白工作簿。,Excel2003的退出方法可用以下任一种方法： （1）使用Alt+F4键； （2）单击Excel 2003窗口右上角的关闭按钮；

3、（3）在Excel 2003窗口中，选择“文件”“退出”菜单项。,2. Excel2003的的工作界面 启动Excel 2003后，进入Excel 2003工作窗口，系统自动建立了一个新的名为“Book1”的空工作簿，如图3-1。中文Excel 2003窗口由标题栏、菜单栏、工具栏、工作簿窗口、名称框、编辑栏、状态栏和任务窗格等部分组成，它们的使用方法与Word 2003类似，其中工作簿窗口、名称框、编辑栏是Word 2003所没有的。,图3-1,1.标题栏 显示当前工作簿的名称，同时提供与窗口相关的控制按钮，如右端的“最小化”按钮、“最大化/还原”按钮和“关闭”按钮。 2.菜单栏 提供Exc

4、el 2003的操作命令，默认有9组菜单项。通过选择菜单栏上菜单项中的命令就可以实现Excel 2003中的相应功能。,3.常用工具栏 在常用工具栏中，存放着一组制表过程中经常使用的命令按钮，主要包括对表格文件的操作命令、简单编辑命令和常用计算命令等。 4.格式工具栏 在格式工具栏中，集中了用于修饰单元格格式的一组常用命令按钮，包括文本格式、对齐方式、框线及背景等。,5.单元格 单元格是表格中行列交叉处的一个方格，在单元格中可以存放数据信息，单元格一般用地址来描述，即用“列标”+“行标”来指定单元格的地址。 6.名称框 用于显示当前单元格的名称或地址。 7.编辑栏 编辑和显示当前单元格的内容。

5、,8.行标和列标 行标代表行的编号，从1到65536；列标代表列的编号，从A到IV，共256列。 9.滚动条 利用滚动条，能够以滚动的方式显示较大的表格信息。 10.工作表标签 通过工作表标签将多个工作表组织在同一个表格文件中，即工作簿中。,11.状态栏 位于窗口底部，用于显示表格处理过程中的状态信息。 12.智能标记 智能标记为操作提供一系列即时的智能信息，并提供与当前操作相关的一组操作项目可供选择。,13.任务窗格 任务窗格位于窗口右侧。如果没有的话，可以通过选择视图菜单下面的任务窗格打开。 14. Office助手 在操作有一定难度时，可以求助于“Office 助手”帮助。查找“帮助”主

6、题，显示提示并针对当前正在使用的程序的各种特定功能提供帮助信息。,3.2工作簿的建立和基本操作 321工作簿的建立 1.新建一个工作簿文件 启动Excel 2003后即可打开Excel 2003窗口，窗口标题栏中显示新文档的名称Microsoft Excel-Book1”，也就是说系统自动产生一个名为Book1的新工作簿。 2.建立表格结构 在输入表格内容之前，应根据表格所要实现的管理目标建立表格结构。只有设计好合理的表格结构才能方便日后的管理。,3.输入表格数据 (1) 输入文本 如果是文字，可以直接输入。如果要将一个数字作为文本，则可以先输入一个英文的单引号“”，再输入数字，按回车键即可。

7、 (2) 输入数值 如果是正数，可以直接输入；如果是负数，要在负数前加一个“-”号；如果是分数，要在分数前加上“0”和空格，再输入分数。 (3) 输入日期和时间 日期是用连字符“/” “-”隔日期的年、月、日部分。,4.保存工作簿 在当前Excel窗口中，单击【文件】菜单，在子菜单中单击【保存】命令，打开“另存为”对话框，在“另存为”对话框的文件名区输入工作簿的名称，单击【保存】按钮，则该工作簿以扩展名“ .xls”保存在磁盘上。,33 工作表的建立与编辑 1工作表的建立 任何一个二维数据表都可建成一个工作表。在新建的工作簿中，选取一个空白工作表，是创建工作表的第一步。逐一向表中输入文字和数据

8、，就有一张工作表的结构显示在屏幕上了。如下图所示。,2.针对单元格的编辑操作 单元格区域的选定 选定一个单元格：用鼠标单击该单元格 选定连续的单元格区域，用鼠标拖动该单元格区域 选定不相连的单元格区域，按住Ctrl键的同时，选中单元格区域。,(2) 单元格区域内容的移动、复制和删除 移动：选定要进行移动的单元格区域，单击常用工具栏中的【剪切】按钮。 复制：选定要进行复制的单元格区域，单击常用工具栏中的【复制】按钮，再选中所要粘贴的单元格，单击常用工具栏中的【粘贴】按钮。 删除单元格区域内的内容：首先选定要删除的单元格区域，然后按Delete键。,3.针对行、列的编辑操作 (1) 行、列的选中

9、将鼠标指针移动到行标或列标上时，鼠标指针会变成向右下的黑色箭头，单击鼠标，则会选中这一行或这一列。如果这时拖动鼠标，还可以选中连续的行或列。 如果要选中不连续的行或列，可以在按住Ctrl键的同时进行选取。 (2) 行、列的插入和删除 用鼠标右键单击行标或列标，在弹出的快捷菜单中单击【插入】或【删除】命令。,4.针对工作表的编辑操作 (1) 选定工作表 选定一个工作表：单击工作表标签。 选定多个连续的工作表：先单击要选定的第一个工作表标签，然后按住Shift键，单击最后一个工作表标签。 选定多个不连续的工作表：按住Ctrl键，用鼠标左键逐个单击要选定的工作表标签。 选定一个工作簿文件中的全部工作

10、表：指针在某一工作表标签上单击右键，在弹出的快捷菜单中单击【选定全部工作表】命令。 取消多张工作表的选定：用鼠标右键单击任意一张工作表的标签，在弹出的快捷菜单中单击【取消成组工作表】命令。,(2) 工作表标签的重命名 双击要更名的工作表标签上的名字。则工作表标签显示反白状态，这时输入新的名称即可。 选中要更名的工作表，单击【格式】菜单，鼠标指向“工作表”，在下级菜单中单击【重命名】命令，再输入新的名称。 右键单击工作表标签，在弹出的快捷菜单中单击【重命名】，再输入新的名称。,(3) 工作表的复制和移动 选定要复制的工作表，单击同时按住Ctrl键，沿标签拖至新位置。若不按Ctrl键，则为移动。

11、在工作表名字上单击鼠标右键，在弹出快捷菜单中单击【移动或复制工作表】命令，选好目标位置，单击【确定】按钮。 单击【编辑】菜单，在子菜单中单击【移动或复制工作表】命令，在出现的“移动或复制工作表”对话框中选好目标位置，单击【确定】按钮。,(4) 添加工作表 在插入新表的位置，单击【插入】菜单，在子菜单中单击【工作表】命令。 (5) 删除工作表 单击【编辑】菜单，在子菜单中单击【删除工作表】命令；或在要删除的工作表标签上单击鼠标右键，在弹出快捷菜单中单击【删除】命令。,(6) 工作表标签的着色 在Excel 2003中可以给工作表标签着色，使得工作表标签看上去更为醒目。 右键单击“工资表”工作表标

12、签，在弹出的快捷菜单中单击【工作表标签颜色】命令， 在颜色列表中选取一种颜色即可。,3.4公式与函数的使用 1.创建公式 公式是电子表格最重要的核心部分，它是对数据进行分析的等式。 a)设置公式 Excel中的公式是以等号开头的式子，语法为：“表达式”。 b)复制公式 利用“填充柄”复制公式。,2.在公式中使用函数 函数是一个预先定义好的内置公式，在公式中使用函数也很方便。 a)自动求和 在要求和的单元格中，单击常用工具栏中的“自动求和”按钮。 b)插入函数 单击常用工具栏中的“自动求和”按钮旁的下拉“箭头”，单击【其他函数】，打开“插入函数”对话框 ，选择需要使用的函数即可。,3.5 美化工

13、作表 当建立并编辑了工作表之后，还可以对工作表的外观进行设置，这就是美化工作表。如在工作表中使用不同的字体，或者使用艺术字，都能在字体上给人以美的感觉；如果一个工作表有一个好的背景图案，在工作起来也是一种享受；使用自动套用格式，也能使工作表更加的美观。 Excel提供了丰富的排版命令，包括文本的字体、大小、颜色、对齐方式和数字的显示方式等。,351如何设置文本和单元格格式 单元格格式是指单元格数字格式、对齐方式、字体、边框、图案等属性，通过设置单元格格式可以美化表格，下面具体介绍设置方法。 要设置单元格的各种格式，首先应选择“格式”菜单中的“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，在此对话框中

14、可以对单元格格式及单元格内的文本进行各种设置。 单元格字体的设置 要设置单元格字体，在“单元格格式”对话框中选择“字体”标签，在“字体”标签中对字体、字形、字号、下划线、颜色和特殊效果进行设定。,1.单元格格式的设置 单击【格式】菜单，在子菜单中单击【单元格】命令，打开“单元格格式”对话框 ，在“单元格格式”对话框中，可设置货币格式、日期格式、时间格式、分数格式、数值格式及自定义格式，还可以设置对齐方式、字体、边框等。,2.设置数字格式 设置数字格式可以设置数字的小数位数，负数形式以及货币符号等。 3.设置对齐方式 设置对齐方式可以设置字符的水平和垂直对齐方式以及文字方向等。 4.设置字体 通

15、过“字体”选项卡可以设置字符的字体、字形、字号以及颜色等。,4.设置边框 通过设置边框可以给表格加上所需的框线。 5.设置图案 通过图案设置可以改变表格中单元格的背景颜色。,352 改变行高和列宽 在建立工作表的过程中，由于各种文字和数据大小不同、长短各异，经常要改变行高或列宽，以适应不同的数据输入。如单元格中的信息太长，列宽就不够，一些内容将显示不出来；当选用的字号较大时，行高不够，字符将不能全部显示。,1.改变行高 鼠标指针移到行标底边框线，鼠标指针变成带上下箭头的十字形状，上下拖动鼠标即可。 2.改变列宽 鼠标指针移到列标右边框线，指针变成带左右箭头的十字形状，左右拖动鼠标即可。 3.最

16、合适的行高和列宽 单击【格式】菜单，鼠标指向“行”命令，在下级菜单中单击【最合适行高】设置最合适的行高。用同样的方法，鼠标指向“列”命令，在下级菜单中单击【最合适列宽】命令，设置最合适的列宽。,353 边框和底纹 为表格或单元格区域添加边框和底纹，改变单元格区域的颜色，可以达到区分表格不同的部分，突出显示指定的数据区，使工作表更加清晰明了，从而形成一个完整且完美的表格。,1给单元格添加底纹 给单元格添加底纹采用下面的操作过程： （1）选定要填充底纹的单元格或单元格区域。 （2）单击格式工具栏中填充颜色按钮右边的下箭头，在弹出的调色板中单击要使用的颜色即可。或选择“格式/单元格”菜单命令，在弹出

17、的“单元格格式”对话框中选择“图案”标签，这时的对话框如下图所示。 在该对话框中的颜色选项板中选择颜色。另外在“图案”下拉式列表框中还可以选择底纹的图案。,2给单元格添加边框 给单元格添加边框采用下面的操作过程： （1）选定要填充边框的单元格或单元格区域。 （2）单击格式工具栏中边框按钮右边的下箭头，在弹出的边框板中单击要使用的线型样式即可。或选择“格式单元格”菜单命令，在弹出的“单元格格式”对话框中选择“边框”标签，这时的对话框如下图所示。 在该对话框中选择边框的样式。选择包括边框的位置、线条的样式和线条的颜色等。,354 保护工作表 对处于保护状态的工作表，该工作表中的所有单元格都不能进行

18、修改。 1单元格的锁定与隐藏 选择“格式单元格”菜单命令，弹出“单元格格式”对话框，然后选定“保护”标签即可。,在该对话框中包含“锁定”和“隐藏”两个复选框。“锁定”表示工作表中的单元格处于锁定状态。默认为锁定状态，我们可以使得被保护的工作表中的单元格有的处于锁定状态，有的处于未锁定状态（选定单元格后，用该对话框进行设置）。“隐藏”表示工作表中的单元格处于隐藏状态，即只能在单元格中显示出它的值，无法通过编辑栏查看原值。对于存放有公式的单元格，只能看到公式的结果，无法查看公式本身。默认为未隐藏，我们可以使被保护的工作表中的单元格有的处于隐藏状态，有的处于未隐藏状态。单元格的锁定与隐藏设置后，只有

19、在保护工作表后才能起作用。,2保护工作表 可对使用的工作表进行保护。采用下面的操作过程： （1）选定要保护的工作表。 （2）选择“工具/保护保护工作表”菜单命令，这时出现“保护工作表”对话框。 （3）选择保护工作表的内容和密码。 若要撤销保护工作表，选择“工具/保护/撤消工作表”菜单命令。若在此设置了密码，则在撤销保护工作表时，必须输入正确的密码才能撤销。,36 数据的图表化 使用图表可以将数据显示成图表格式，使数据显得更清晰、直观。图表可以放在工作表中，也可放在工作簿的图表工作表中。直接出现在工作表中的图表称为嵌入图表，可以放在工作表的任何位置。图表工作表是工作薄中只包含图表的工作表。嵌入图

20、表和图表工作表都与工作表数据相链接，并随工作表数据修改而变化。,361 创建图表 可以通过常用工具栏上的【图表向导】按钮 来创建图表。 1.选中用于制表的数据区域 2.打开“图表向导”对话框 3.设置图表数据源 4.设置图表选项 5.设置图表位置,图表可以由相邻或不相邻的单元格内的数据来生成。 创建图表采用下面的操作过程： （1）选定创建图表需要的单元格或单元格区域。 （2）选择“插入/图表”菜单命令，或单击常用工具栏上的图表向导按钮 ，这时弹出的图表向导对话框1，如下图所示。,（3）在该对话框中选定图表类型和子图表的类型。 在Excel中提供了14种图表类型，每一类图表又有数个子图表类型。

21、（4）按题目要求依次选择即可。,362 图表的编辑与修改 建立图表后可以对图表进行编辑修改。 1选定图表 单击图表，则在图表的四周会出现8个黑色的小方块，称为控点。 2调整图表的位置及大小 选定图表后，其四周出现八个图表区选定柄。若在图表区域内拖动，可将图表移动到任意位置；若拖动选定柄，可改变图表的大小。 3调整图表的类型 选定图表后，单击工具栏中“图表向导”工具项，打开“图表向导”对话框，在“标准类型”选项卡中可重新选定图表类型。,4删除图表 选定图表后，按Del键，或选择“编辑清除全部”菜单命令即可删除图表。 5图表对象的编辑 Excel在图表上设定了许多区域，可调整和重新编辑这些内容。在

22、选定对象的快捷菜单中有图表类型、数据源、图表选项和图表位置等菜单命令，可对图表进行编辑，这与建立图表时的操作过程是类似的。 （1）在图表中添加新的说明信息 选中要编辑的图表，打开“绘图”工具栏，单击“文本框”或“竖排文本框”按钮，选中图表区域内某处单击并拖动，可得到适当大小的文本区，在此输入相关的说明文字。,（2）更改图表的标题信息（包括图表标题、分类轴标题和数值轴标题） 激活标题文字框，单击鼠标右键打开快捷菜单，选择“清除”命令删除说明信息文本框；选择“坐标轴标题格式”命令，则打开“坐标轴标题格式”对话框重新修正文字的内容和格式。 （3）修改分类轴与数值轴格式 单击分类轴或数值轴，激活相应的

23、坐标轴；单击鼠标右键打开快捷菜单，选择“坐标轴格式”命令，打开“坐标轴格式” 对话框，在提供的多个选项卡中进行多种设置。,37 工作表窗口操作 Excel 2003具有多窗口操作的功能。工作表窗口拆分和冻结，可实现在同一窗口下对不同区域数据的显示和处理。 1排列窗口 我们可以在多个文档窗口中打开一个或多个工作表，采用下面的操作过程： （1）选择“窗口新建窗口”菜单命令，则打开了当前工作簿的另一个窗口。 （2）选择“窗口重排窗口”菜单命令，出现“重排窗口”对话框，在该对话框中选择窗口的排列方式：平铺、水平并排、垂直并排和层叠。,2拆分工作表窗口和撤销拆分 （1）拆分窗口 把工作表当前的活动窗口拆

24、分成几个独立的窗格，在每个被拆分的窗格中都可以通过滚动条来显示工作表的每一部分内容。拆分窗口采用下面的操作过程： 若要将窗口拆分为上下两部分，选定需要拆分的行；若要将窗口拆分为左右两部分，选定需要拆分的列；若要将窗口拆分为四个部分，选定需要拆分的单元格。 选择“窗口拆分”菜单命令。 窗口拆分后，利用滚动条可以在各自的窗口中分别插入不同的数据。同时移动窗格间的两条分隔线可调节窗格大小。,（2）撤销拆分窗口 若要取消拆分窗口，选择“窗口撤销拆分窗口”菜单命令即可。 3冻结工作表窗格和撤销冻结 （1）冻结窗格 冻结窗格功能可将工作表中选定单元格的上窗格或左窗格冻结在屏幕上，从而在滚动工作表数据时，屏

25、幕上始终保持显示行标题或列标题。冻结窗口采用下面的操作过程：,选定一单元格作为冻结点。 选择“窗口冻结窗口”菜单命令。系统用两条线将工作表区分为四个窗格。这时，左上角窗格内的所有单元格被冻结，将一直保留在屏幕上。滑动Excel窗口的纵向滚动条，只能移动分隔线下面两个窗格；滑动Excel窗口的横向滚动条，只能移动分隔线右面两个窗格。 使用冻结窗格功能不影响打印。 （2）撤销窗口冻结 选择“窗口撤销窗口冻结”菜单命令即可。,38数据排序 在实际工作中往往需要将数据按一定的顺序和层次进行放置，使用户对数据的管理更加容易和方便。Excel 2003具有分析和处理数据的强大功能，为用户提供了许多操作和处

26、理数据的有效工具，如排序、筛选和汇总的基本操作。,在新建的数据清单中，数据是依照输入记录的先后顺序随机排列的。排序功能可以根据数据清单中的一列或多列中的数据按升序（或降序）排列，或以自定义方式进行排序。因为排序时，Excel将使用列或指定的排序顺序重新设置行、列以及各单元格的内容。所以建议排序前宜将原始数据区复制到空白区域或另外一个新工作表中，并在新的数据区上排序，以保护原始数据的完整性。下面介绍在数据库中对数据进行排序的几种形式。,1.按某一列数据排序 单击数据清单中的单元格，单击【数据】菜单，在子菜单中单击【排序】命令，打开“排序”对话框，在对话框中选择排序的主要关键字以及升、降序等。 2

27、.按多列数据进行排序 在“排序”对话框中，选择排序的主要关键字、次要关键字以及升、降序等。,39 数据筛选 数据筛选是只显示工作表中那些符合用户设定条件的记录，而将其它不满足条件的记录隐藏起来。数据筛选为用户提供了快速访问大量数据清单的管理功能。在Excel 2003中的筛选有两种方式，即：自动筛选和高级筛选。,1. 自动筛选 单击数据清单内任一单元格，单击【数据】菜单，鼠标指向“筛选”，在下级菜单中单击【自动筛选】命令，进入自动筛选状态。每个列标题的右侧出现下拉箭头 ，可设置筛选的条件。,2取消某个字段的筛选条件 单击该字段的筛选箭头，选择“全部”即可。 3取消所有的筛选条件 单击【数据】菜

28、单，鼠标指向“筛选”选项，在下级菜单中单击【自动筛选】命令即可。,2高级筛选 高级筛选即是根据多个条件来筛选数据，并允许把满足条件的记录复制到工作表的另一个区域中，原数据区保持不变。当用户设定的筛选条件较复杂时，即在多个字段间设置筛选条件，需使用高级筛选。,使用高级筛选时，采用下面的操作过程： （1）在工作表空白单元格中先建立一个条件区域，然后在区域中输入满足筛选数据的条件，条件区域中的字段必须是工作表中的字段。在字段下面输入筛选条件，若条件在同一行上表示“与”关系，在不同行表示“或”关系。进行高级筛选时，在可用作条件区域的数据清单上插入至少三个空白行，条件区域必须具有列标志。,（2）选中数据区中的任意单元格，在数据菜单中选择“筛选/高级筛选”命令，屏幕显示“高级筛选” 对话框，在该对话框的“方式”框中，若选择“在原有区域显示筛选结果”，则筛选后的部分数据显示在原工作表位置处，原工作表就不再显示；若选择“将筛选结果复制到其他位置”，还需在“复制到”文本框中输入用于放置筛选结果区域的第一个单元格地址，则筛选后的部分数据显示在另外指定的区域，与原工