第3章+办公中文档的高级应用.ppt

1、1,第三章,办公中文档的高级应用,2,本章主要内容,长文档的编排 邮件合并及域的使用 文档审阅与修订,3,第一节、长文档的制作,在高级办公应用中，往往会遇到一些论文、课题以及著作等长文档的编排。 本实例为一篇论文的制作，从这篇论文的制作过程中我们可以学习长文档的编排特点和制作方法。 实例效果如图所示。,4,5,操作步骤（1）,利用大纲视图设置小标题的多级编号 选择“视图”/“大纲视图”命令，将文档切换到大纲视图下， 在出现一个“大纲”工具栏中设置各个标题的级别。 选中所有标题，为其添加多级编号。 使用样式修改小标题文字的格式 打开“样式和格式”任务窗格。 直接修改标题1、标题2等的样式。,6,

2、输入论文的内容设置字体格式：在标题下直接输入即可。 插入页码和脚注 选择“插入”“引用”/“脚注和尾注”命令，在打开“脚注和尾注”对话框选择“脚注”，在编号方式处选择“每页重新编号”，单击“插入”即可插入相应的脚注。,操作步骤（2）,7,操作步骤（3）,论文中目录的制作 首先插入一个空白页，并用分节符和后面的内容分开 选择“插入”“引用”/“索引和目录”命令，在打开的“索引和目录”对话框中选择“目录”选项卡，选择三级目录，确定即可。,8,主要知识点（1）,文档结构图的使用 文档结构图是一个独立的窗格，能够显示文档的标题列表，使用文档结构图可以对整个文档快速浏览，同时还能跟踪标题在文档中的位置。

3、 选择“视图”/“文档结构图” 命令，打开“文档结构图”窗格。 公式的制作 启动公式编辑器 编辑公式。,9,主要知识点（2）,大纲视图的使用 大纲视图可以将文件按标题的层次进行显示，它在长文档的组织和维护时非常方便。在大纲视图中，可以查看文档的结构，通过鼠标拖动来移动、复制和重新组织文本。 脚注与尾注 论文页码下端经常需要说明文中有关引用资料的来源（脚注），最后还要列出论文撰写时的主要参考文献（尾注）。它们虽然不是论文的正文，但仍然是论文的一个组成部分，它们主要是起补充、解释、说明的作用，并且也是对原著人员知识产权的尊重。,10,主要知识点（3）,样式的使用查找文本 直接套用样式 新建样式 奇

4、偶页不同的页眉页脚设置 首先在“页面设置”对话框的“版式”选项卡中选中 “页眉页脚”区域的“首页不同” 。 然后选择“视图”“页眉和页脚”命令，对论文正文设置奇偶页不同的页眉和页脚 。,11,第二节、邮件合并及域的使用,在办公过程中，办公人员有时要做大批量格式相同的信封或邀请函，如果逐个的制作，既浪费时间又容易出错，可能利用Word中的邮件合并功能实现制作多份多份格式相同的文件。 本节通过实例来说明邮件合并的使用方法。 本节实例是某公司为客户制作的会议邀请函和相应的信封。 实例效果如图所示。,12,13,操作步骤（1）,创建数据源 批量制作邀请函的前提是有一个客户信息表，也就是数据源。利用Wo

5、rd或Excel制作数据源都可以，本例中使用Word中的表格制作一份客户信息表。 制作邀请函 新建一个Word文档，输入邀请函的基本内容并做基本排版 打开“邮件合并”工具栏，单击“打开数据源”按钮，之前创建的数据源。,14,操作步骤（2）,在光标定位处单击工具栏上“插入域”按钮，打开“插入合并域”对话框，选择插入“姓名”域， 在姓名后插入称呼。单击工具栏上“插入Word域”按钮，在打开的下拉菜单中选择“IfThenElse”命令，本例中性别如果为“男”则是“先生”，否则是“女士” 查看合并数据，如果无误，则选择“合并到文档”或“合并到打印机”即可。,15,操作步骤（3）,使用中文向导制作信封

6、打开信封制作向导。选择信封的样式，生成信封模板。 单击“邮件合并”工具栏上的“打开数据源”按钮，打开 “客户信息表”。 单击“查看合并域”按钮，合并有效的域。 在信封的右下角插入发信人地址和邮编。 合并到新文档。,16,主要知识点（1）,邮件合并 什么是“邮件合并” 数据源文件 邮件合并工具栏使用的基本过程 使用“邮件合并”向导,17,主要知识点（2）,窗体的使用 窗体（又称窗体域）是包含可以输入信息的空白区域或选项的Word文档元素。利用窗体可以制作联机电子文档等类型的文档。 Word中共有3种窗体：文字型窗体域、下拉型窗体域和复选框型窗体域。 文字型窗体域可以限制输入内容的类型，如文本的长

7、度、日期、数字格式甚至是计算公式，这样就可以减少输入错误； 复选框型窗体域和下拉型窗体域可以方便选择使用内容；,18,第三节、文档审阅与修订,在审阅别人的文档时，如果想对文档进行修订，但又不想破坏原文档的内容或者结构，可以使用Word中提供的修订工具，它可以使多位审阅者对同一篇文档进行修订，作者只需要浏览每个审阅者的每一条修订内容，决定接受或拒绝修订的内容即可。 修订内容包括正文、文本框、脚注和尾注以及页眉和页脚等的格式，可以添加新内容，也可以删除原有的内容。为了保留文档的版式，Word在文档的文本中只显示一些标记元素，而其它元素则显示在页边距上的批注框中。,19,本节实例,本实例是两位审阅者

8、对同一篇文档进行审阅和修订，通过这个实例可以掌握文档审阅和修订的方法。 经过审阅后的效果图如下：,20,21,操作步骤,设置用户信息 选择“工具”/“选项”命令，在打开的对话框里选择“用户信息”选项卡。 在“姓名”框内输入“王飞”、“缩写”为“W”，单击“确定”按钮即可。 审阅与修订 打开“审阅”工具栏 ：单击工具栏上的“修订”按钮，文档才处于修订状态。 对文章进行修订和插入批注 接受/拒绝修订 ：单击“接受所选修订”按钮 进行接受修订，单击“拒绝所选修订”按钮 拒绝所选修订。,22,主要知识点（1）,按审阅者查看修订内容 作者可以按审阅者来查询和浏览修订的内容。方法如下： 单击“审阅”工具栏上的“显示”下拉菜单，选择“审阅者”，只需将需要显示的审阅者前的复选框选中即可只显示此审阅者的修订。,23,主要知识点（2）,审阅窗格 单击“审阅”工具栏上的“审阅窗格”按钮，可以在文档底部打开审阅窗格，审阅窗格中显示了所有具体的修订信