公司文件管理规范 定稿3

1、陕西巨丰投资资讯有限责任公司 公司文件管理规范V1.02017 年 8 月 1 日由总经办再次修订，经审批后于 2017 年 8 月起正式启用2017-8-1 编号：JTZB-GZ-2017-001公司文件管理规范 V1.0（）1 / 24陕西巨丰投资资讯有限责任公司文件文件性质 规章制度文件名称 公司文件管理规范文件版本 V1.0文件编号 JTZB-GZ-2017-001总 页 数 24密级 发布归档发布日期 2017.08.01实施日期 2017.08.15存档日期 2017.08.15发布范围 全公司修订周期 每 3 个月更新存门 总经办编 制 人 王一霖审 核 人 江勇批 准 人 马琳

2、修订历史版本 生效日期 制修订者原因及条文说明 制修订部门 制修订人 批准人 V1.02017.08.01补充未能完成的文件规格总经办江勇马琳 编号：JTZB-GZ-2017-001目录公司文件管理规范0第一章 文件管理规范总则3第一条 管理目的3规则涵盖范围3第二条第三条 执行时间3第二章 文件规范原则3第四条 行文格式规范3第五条 存档管理规范31. 文件性质32. 文件保密级别43. 文件头4第六条 文件存档编号规范51. 文件编号示例52. 代号说明5第七条 文件管理归口6第三章 发文规范7第八条 内部发文71. 内部发文权限72. 内部发文格式规范说明7第九条 对外发文91. 对外发

3、文权限92. 对外发文格式规范说明9第十条 分公司发文10附件一：行文格式规范111. 规章制度类行文规范112. 计划总结类行文规范143. 会议纪要类行文规范154. 合同文件行文规范165. 公告类行文规范176. 策划类行文规范187. 介绍信模板188. 任命函类模板209. 新闻稿件类模板2110. 研报类模板22附件二：发文格式规范23公司文件管理规范 V1.0（）2 / 24 编号：JTZB-GZ-2017-001第一章 文件管理规范总则第一条 管理目的为规范公司各级体系及各部门在文件行文、发文、备案过程中采用正确格式和标准流程，使文件在使用和管理过程中不发生错误、重复、遗漏，

4、同时便于后期对文件的存档和追溯，特制定本规定。第二条 规则涵盖范围本规范适用于公司正式成文的所有纸质、电子文件，邮件及传真。类型包括制度规定、通报、会议纪要、财务报告、合同、技术资料等。本规范所针对的文件使用场景包括文件的草拟、发布、编号存档、调用等。第三条 执行时间本规范自发布之日起由各部门负责人监督执行。第二章 文件规范原则第四条 行文格式规范公司文件须保证格式的规范性统一。文件的标准行文格式规范参见附件一。第五条 存档管理规范1.文件性质根据公司日常运行所涉及的文件性质，其分类依序包括：规章制度、财务报告、技术资料、计划总结、会议纪要、合同协议、公告、外发来文、存档备案等。存档文件的归类

5、按照所符合类别的优先性执行。例如，外部来文同时具有公司文件管理规范 V1.0（）3 / 24 编号：JTZB-GZ-2017-001“会议纪要”与“外发来文”两项属性时，则以“会议纪要”类别优先归档。2.文件保密级别所有文件共分三个保密级别，根据文件的内容和发布范围划分。（1）：文件内容极为重要，涉及公司的重大权益和利益，限于相关的公司核心管理人员持有、传阅，不得向无关人员泄漏；（2）：公司规划,财务资料和统计资料,重要会议记录,公司对外交往中签订的合同和协议,以及公司经营情况等，限相关的公司管理层人员持有和传阅；（3）：可在本公司内部传阅或传达的文件。如一般性决定、决议、通告、行政管理资料等

6、。不宜向公司以外人员透露内容。3.文件头公司所有待存档文件在存档时需加注文件头，便于相关人员及部门对其识别、备案、调用及追溯。文件头包含的内容包括：1）文件基本信息：文件名称、编号、所属性质、文件版本、总页数、保密级别；2）文件相关信息：编制人、审核人、批准人、文件的发布范围、存档归口部门；3）时间信息：发布日期、实施日期、存档日期、修订周期；4）文件的历史修订记录。所有编必须完整、规范填写文件头摘要，文件头示例如下：公司文件管理规范 V1.0（）4 / 24 编号：JTZB-GZ-2017-001示例：第六条文件存档编号规范1.文件编号示例XXXX-XX-XXXX-XXX顺序号年份代号类别代

7、号单位部门代号2.代号说明1）单位代号+部门代号，共 4 位其中单位代号 2 位：公司文件管理规范 V1.0（）5 / 24序号公司名称代号序号公司名称代号1 总部 JT 6 重庆分公司 CQ 2 北京分公司 BJ 7 福州分公司 FZ 3 西安分公司 XA 8 上海分公司 SH 陕西巨丰投资资讯有限责任公司文件文件性质 规章制度文件名称 公司文件管理规范文件版本 V1.0文件编号 JTZB-GZ-2017-001总 页 数 18密级 发布归档发布日期 2017.08.01实施日期 2017.08.15存档日期 2017.08.15发布范围 全公司修订周期 每 3 个月更新存门 总经办编 制

8、人 王一霖审 核 人 江勇批 准 人 马琳修订历史版本 生效日期 制修订者原因及条文说明 制修订部门 制修订人 批准人 V1.02017.08.01补充未能完成的文件规格总经办江勇马琳 编号：JTZB-GZ-2017-001部门代号 2 位：2）类别代号 2 位3）年份代号 4 位，按照制定和颁布当年的年份编制，例如 2017。 4）顺序代号 3 位，按照同一部门同一类别文件存档顺序编制，例如 001。 示例：JTHG-GZ-2017-001代表公司合规部颁布的规章制度文件，是 2017 年，序号为 001 的文件；第七条 文件管理归口为防止文件编号重叠或出现不规范性错误，各地分公司文件在归档

9、前，其编号向北京公司总经办报备汇总。公司文件管理规范 V1.0（）6 / 24序号类别代号序号类别代号1 规章制度 GZ 6 合同协议 HT 2 财务报告 CB 7 公告 TZ 3 技术资料 ZL 8 外发来文 WW 4 计划总结 JH 9 存档备案 CD 5 会议纪要 JY 序号部门名称代号序号部门名称代号1 总经理 GM 10 客服部 KF 2 监事会 BOV 11 网络事业部 WL 3 董事会 BOD 12 技术部 JS 4 合规部 HG 13 编辑部 BJ 5 运营中心 YY 14 市场部 SC 6 总经办 ZB 15 投研部 TY 7 财务部 CW 16 投顾部 TG 8 人力资源部

10、 HR 17 投教部 TJ 9 行政部 XZ 18 机构业务部 JG 4 无锡分公司 WX 9 成都分公司 CD 5 广州分公司 GZ 10 编号：JTZB-GZ-2017-0011.总经办：负责公司全部规章制度、会议纪要、外发来文、公告和其他存档备案文件的归口管理，及与各部门文件管理负责人的统一协调；2.财务部：负责公司财务报告的编号和归口管理；3.合规部：负责公司合同协议的编号和归口管理；4.运营中心：负责公司相关计划总结的编号和归口管理；5.技术部：负责公司相关技术资料的编号和归口管理。6.客服部：负责公司销售合同的编号和归口管理。第三章 发文规范第八条 内部发文1.内部发文权限1）各部

11、门出台文件由部门负责人严格审核并签章；2）跨部门发文由主办部门负责人签发，公司级发文由总经理签发；3）跨部门及以上发文，主办部门需明确单独对接人作为统一表述口径；4）发文单位须严格按照本规范要求进行编号存档。2.内部发文格式规范说明1）公司级发文使用红头文件作为传达格式，文件红头名称统一使用“陕西巨丰投资资讯有限责任公司”字样；2）文件需编制发文字号，必要时须注明签发人。发文字号编制规则为：公司文件管理规范 V1.0（）7 / 24 编号：JTZB-GZ-2017-001陕巨丰财发20161 号发文单位年度序号发文年份关系代字发文部门名称代 公司统一冠字其中：“陕巨丰”为公司发文统一冠字；发文

12、年份为四位年份 数字，不可简写；关系代字代表发文方向，用“发”作为下行文的标志，用“报”作为上行文的标志，用“字”作为平行文的标志；发文部门年度序号以本单位发文排序，不设虚字（如“第”）、虚码（如“1 号”不可表示为“001号”），该年度序号于每年 1 月 1 日自动归 1。发文部门名称代字编写规则如下：3）发文需后附公文主题词，格式如下：主题词： 报送：，。 抄送：，。 签发： 密级：发文：年月日公司文件管理规范 V1.0（）8 / 24总经理（总） 监事会（监） 董事会（董）合规部（规） 运营中心（运） 总经办（办） 财务部（财） 人力资源部（人） 行政部（政） 客服部（客） 网络事业部（

13、网）技术部（技） 编辑部（编） 市场部（市） 投研部（研） 编号：JTZB-GZ-2017-001第九条 对外发文1.对外发文权限对外发文由主办部门经办人拟稿，经部门经理审核、签字后交总经办登记。由总经办送呈有关领导签发。发文涉及几个部门的，经办单位负责组织相关部门会签后，再送交总经办。经办单位须严格按照本规范要求对文件进行编号存档。2.对外发文格式规范说明1）对外发文使用红头文件作为传达格式，文件红头统一使用“陕西巨丰投资资讯有限责任公司”字样；2）文件需编制发文字号，特殊情况下须注明签发人。发文字号编制规则为：陕巨丰字20161 号发文年度序号发文年份关系代字 公司统一冠字其中：“陕巨丰”

14、为公司发文统一冠字；发文年份为四位年份数字，不可简 写；关系代字代表发文方向，对外发文，通常用“报”作为上行文的标志，用“字”作为平行文的标志；发文年度序号以对外发文顺序排序，不设虚字（如“第”）、虚码（如 “1 号”不可表示为 “001 号”），该年度序号于每年 1 月 1日归 1。3）需后附公文主题词，格式如下：公司文件管理规范 V1.0（）9 / 24 编号：JTZB-GZ-2017-001主题词： 报送：，。 抄送：，。 签发： 密级：发文：年月日第十条 分公司发文各分公司对红头文件的使用必须做到严格限制、严肃管理，其使用范围仅限于真实且具有行政效力的协调性文件、指令性文件、回复性文件

15、及性文件等，红头文件的使用必须设专人向总经办报备。各分公司对于虚构、假借、红头文件的行为必须明令禁止。向属地监管机构报送的红头文件，应同时注意向总公司注册地监管机构抄报。各地分公司在内部发文和对外发文时，发文字号需加注地区代字，分公司发文不再增加部门代字其中，各地分公司的地区代字规则如下：北京（京）；广州（穗）； 重庆（渝）； 无锡（锡）； 福州（榕）；上海（沪）；示例:对内对外发文：陕巨丰沪报20161 号代表陕西巨丰投资资讯有限责任公司上海分公司上行文 1 。参见附件二。公司文件管理规范 V1.0（）10 / 24 编号：JTZB-GZ-2017-001附件一：行文格式规范1.规章制度类行

16、文规范示例:封面+文件发布归档与修订历史+目录+正文封面：LOGO+公司名称（小二，加粗）+标题（小初、加粗）+版本（小二，加粗）+摘要（小四）+日期（小四），全部居中显示第二页：文件头+发文归档+修订历史1、设置页眉页脚；公司文件管理规范 V1.0（）11 / 24 编号：JTZB-GZ-2017-001页眉包括：公司 LOGO，左对齐，文件编号右对齐（小五号字）；页眉距离顶部 1.5CM；页脚包括：文件名称，密级（小五号字）左对齐，页码编号右对齐；页尾距离底部 1.0CM；2、文件头：说明文件的基本名称、编号等信息，所属性质，页数，密级等（小四号字，加粗）；3、发文归档：说明当前文件的发布

17、、审核、审批及存档情况（小四号字、加粗）；4、修订历史：说明当前文件的历史版本更新情况（小四号字、加粗）；公司文件管理规范 V1.0（）12 / 24 编号：JTZB-GZ-2017-001第三页：目录目录第一章 XXXXX黑体、三号、加粗、段前间距1 行居中第一节 XXXXX第二节 XXXXX宋体、五号、加粗、左对齐、行距 1.5 倍宋体、五号、首行缩进2 字符、段前间距 0.2 行正文第一章XXX 管理制度出台目的（示例）第一条 XXXXX换页、宋体、三号、加粗、居中、段前间距 1 行1.XXXXXXXXXXXXXXX宋体、小四号、加粗、左对齐宋体、小四号、左对齐、段前间距 0.5 行、1

18、.5 倍行距宋体、小四号、首行缩进 2 字符、段前间距 0.5 行、1.5 倍行距公司文件管理规范 V1.0（）13 / 24 编号：JTZB-GZ-2017-0012.计划总结类行文规范示例:网络部 2016 年度工作总结摘要：黑体、小二号、加粗、居中、段后间距 1 行一、标题一二、标题二三、宋体、小四号、加粗首行缩进 2 字符、1.5 倍行距四、正文（略）宋体、小四号、首行缩进 2字符；1.5 倍行距宋体、小四号、右对齐、段前间距 0.5 行、1.5 倍行距陕西巨丰投资资讯有限公司网络部2016 年 12 月 20 日公司文件管理规范 V1.0（）14 / 24 编号：JTZB-GZ-20

19、17-0013.会议纪要类行文规范示例:财务制度梳理会议纪要时间：2016 年 1 月 20 日星期三 9:10-10:35 黑体、小二号、加粗、居中地点：西城区武定候街 2 号泰康国际大厦 1002 室 会议室 参会人员：张 X、李 X、王 X、刘 X 主持：张 X记录：刘 X主题：巨丰财务制度梳理工作进度跟进保密级别：宋体、小四号、小标题加粗、左对齐、1.5 倍行距摘要：一、标题一二、标题二三、宋体、小四号、加粗首行缩进 2 字符、段前间距0.5 行、1.5 倍行距四、正文（略）宋体、小四号、首行缩进2 字符、段前间距 0.5 行、1.5 倍行距公司文件管理规范 V1.0（）15 / 24

20、 编号：JTZB-GZ-2017-0014.合同文件行文规范示例:合同书合同编号：XXXXXX黑体、小二号、加粗、居中甲方：XXXXXX地址：西城区 XXXXXX电话：XXXXXX黑体、小四号、加粗、居中、段后间距 1 行宋体、小四号、小标题加粗、左对齐、1.5 倍行距乙方：张 X地址：刘 X电话：巨丰财务制度梳理工作进度跟进第一条 XXXXX1.XXXXX宋体、小四号、加粗、左对齐XXXXXXXXXX正文（略）宋体、小四号、左对齐、1.5 倍行距宋体、小四号、首行缩进 2字符、1.5 倍行距甲方（签章）：乙方（签章）：日期： 宋体、小四号、首行缩进 2字符、段前间距 2 行、1.5 倍行距日

21、期：公司文件管理规范 V1.0（）16 / 24 编号：JTZB-GZ-2017-0015.公告类行文规范示例:一般性标题黑体、小二号、加粗、居中发文对象：正文（略）宋体、小四号、左对齐、加粗、1.5 倍行距宋体、小四号、首行缩进 2 字符、段前间距 0.5 行、1.5 倍行距特此。陕西巨丰投资资讯有限责任公司年月日宋体、小四号、右对齐、段前间距 2 行、1.5 倍行距公司文件管理规范 V1.0（）17 / 24 编号：JTZB-GZ-2017-0016.策划类行文规范示例:年会策划方案一、背景黑体、小二号、加粗、居中1.资本市场监管环境趋严，监管层改革基调愈发明确，有助于引领市场的健康发展；

22、2.基于客户服务这一共同核心目标，随着市场分化程度加深，不同业务形态的市场参与者之间优势互补效应日益显著；3.伴随着市场规范化的推进和投资者教育不断普及，投资者（尤其是中小投资者）的投资理念不断成熟，对投资服务机构业务全面性提出了客观要求。正文：小四号、宋体、首行缩进 2 字符、1.5 倍行距公司文件管理规范 V1.0（）18 / 24 编号：JTZB-GZ-2017-0017.介绍信模板介绍信黑体、小二号、加粗、居中、段后间距 1 行陕巨丰介字 20 年 号 ： 兹介绍我公司 同志等 人，前往你处联系 工作事宜，望予接洽为荷。此致正文：小四号、宋体、首行缩进 2 字符、1.5 倍行距敬礼！陕

23、西巨丰投资资讯有限责任公司（公章） 年 月 日公司文件管理规范 V1.0（）19 / 24介绍信存根陕巨丰介字 20 年 号 有效期自 至 填发部门：被介绍人：介绍至何单位： 介绍事由： 编号：JTZB-GZ-2017-0018.任命函类模板示例:陕西巨丰投资资讯有限责任公司陕巨丰办发201714 号公司标示为小标宋体字、加色、居中关于北京分公司综合拓展部总经理的任命发文字号于公司标识，居中、三号仿宋体字体、用六角括号“”括入；为适应公司经营战略发展需要，经公司总经理办公会研究，决定对北京分公司综合拓展部总经理岗位进行人事任命，现予以公布。具体任命标安题排：如小下二号：宋体字，段前 1行、居中

24、、加粗任命 XXX 为陕西巨丰投资资讯有限责任公司北京分公司综合拓展部总经 理，全面主持该部门日常工作，执行及监督公司管理层下发的各项工作任务，为三年。正文：小四号、宋体、首行缩进 2 字符、1.5 倍行距以上任命决定自发布之日起开始执行。陕西巨丰投资资讯有限责任公司二一七年四月十九日主题词：人事任命 北京分公司 综合拓展部 总经理 主送：编辑部，投顾部，客服部，合规部，财务部，技术部，各事业部。 抄送：马总，李总，江总。 签发：密级：发文：陕西巨丰投资资讯有限责任公司总经办2017 年 4 月 19 日公司文件管理规范 V1.0（）20 / 24 编号：JTZB-GZ-2017-001标题：

25、黑体、小二号、加粗、居中9.新闻稿件类模板示例:常怀责任心，化作慈善行导读：2017 年 4 月 21 日，陕西巨丰投资资讯有限责任公司上海分公司携 手上海露茗茶业有限公司、上海南粤壹品港式餐厅，联合文化部中国少年儿童文化艺术和光爱学校举办了“大别山金寨光爱慈善行”活动，陕西巨丰上海分公司研发部负责人代表公司出席了活动。导读：小四号、仿宋体、首行缩进 2 字符、1.5 倍行距2017 年 4 月 21 日，陕西巨丰投资资讯有限责任公司上海分配公图司：携嵌手入型上，海居露中研发部负责人代表公司出席了活动。本次同行的还有一批一样有着强烈社会责任 感的书画名家群。正文：小四号、宋体、首行缩进 2 字符、1.5 倍行距公司文件管理规范 V1.0（）21 / 24 编号：JTZB-GZ-2017-001标题：黑体、小二号、加粗、居中10.研报类模板示例:A 股多指标像“牛市初期”，你怎么看？周四 A 股因 B 股的低流动性和技术性调整影响，出现深“标V题”：走黑体势、，小在二市号、加粗、场看来，A 股和 B 股的快速拉升也从侧面说明了目前风险偏居好中的、提段升后，间距市场1 行情绪正在