异地公司或办公室财务报销付款申请及审批办法.docx

上海圆通蛟龙投资发展（集团）有限公司异地公司或办公室财务支付申请及审批办法（暂行）本办法是针对办公场所不在集团总部所在地，并单独设有财务部门（或财务人员）的集团下属公司、办公室的费用报销、付款申请，按规定需集团总部审批后方可支付的情形；第一节 一般申请及审批流程一、 凡公司部门及人员申请费用报销或业务付款的，必须先按规定填制费用报销单或付款申请单（以下统称支付申请），并附上规定的原始附件，在提交财务之前交核实人（部门负责人以及其他公司授权和规定须核实和确认支出的人员）以及审核人签字之后，提交财务审核、付款或报销；二、 当地财务人员收到支付申请之后，应先审核单据的合理、合法性以及完整性，即:是否已按规定取得核实人签字，所附原始单据是否齐全、合理、合法，对于不符合要求的单据应退回申请人（或经办人），要求其改正；三、 当地财务人员审核支付申请无误的，应在财务审核栏签字并立即进行单据编号，将编号填写在单据上（或以号码机给单据打印编号）；在现金银行日记账登记付款单据时，也必须同时登记单据编号，以便审核与核对；四、 当地财务人员应根据支付申请要求的付款日期（应符合合同规定的账期及付款条件），在付款日期当天或前1-2个工作日），将支付申请以及主要附件传递（传真/发送扫描件/专人或邮递单据原件）至集团总部审批；五、 以下是必须与支付申请一起传递至集团总部的单据附件（）：（一） 发票（发票较多时，以发票清单代替）（二） 合同或协议（三） 已审核的业务结算单或服务结算单（四） 资产验收单（五） 采购订单、入库单（六） 工资单或工资汇总单（七） 工程验收报告（单）（八） 其他总部要求的原始单据六、 以下为必须邮递原始单据至集团总部签批的情形：（一） 不独立核算的集团所属当地办公室的支付申请；（二） 不在当地进行账务核算的分子公司的支付申请；七、 集团财务部完成集团总部内的签批流程后，将已审批的支付申请回传（传真/发送扫描件形式/专人或邮递单据原件）当地财务部，当地财务人员在收到已审批的单据后方可付款，并应将完成审批的支付申请作为凭证附件留档（原始申请单据依旧保留）；第二节 简易申请与审批流程八、 符合以下条件的支付申请，可通过邮件进行简易申请与审批：（一） 不需要集团财务副总裁或董事副总裁终审的；（二） 需要集团财务副总裁或董事副总裁终审但符合以下情形的：1、 集团财务部事先已收到已审批的资产采购申请的；2、 集团财务部事先已收到已审批的业务采购申请的；3、 集团财务部事先已收到已审批的追加预算申请的；4、 集团财务部事先已收到已审批的工资单/工资汇总单的；5、 集团财务部事先已收到已审批的现金备用金额度申请的；6、 按月收取的公用事业性收费支出；7、 每月周期性的采购款，没有超过上月日平均采购额的；（三） 从银行提取现金（四） 预算内的支出（五） 其他集团规定的可以采取简易申请与审批流程的情形九、 当地财务人员在支付申请要求的付款日期（应符合合同规定的账期及付款条件）当天或前1-2个工作日，将所有可通过邮件进行简易申请与审批的支付申请，填写到付款申请/费用报销明细表，并对付款申请/费用报销明细表进行编号，之后将编制有付款申请/费用报销明细表的电子表格文件名修改为公司名+支付申请表+编号形式的文件名编号规则：”PV” + “-” + 帐套代号 + ”-“ + 年月日 + “-“ + 序列号，其中年用四位数表示，月、日均用两位数表示，序列号用三位数表示例：杭州圆通货运航空公司2013年11月21日当日第1次支付申请明细表编号为PV-HK-20131121-001其支付申请表文件名为：杭州圆通货运航空公司支付申请表PV-HK-20131121-001.xls十、 完成付款申请/费用报销明细表后，当地财务人员既可通过邮件申请支付付款申请/费用报销明细表所列的款项。申请邮件应直接发送给集团财务经理；集团财务经理在收到的邮件基础上回复发件人“同意还是不同意”支付申请的款项；当地财务人员在收到同意支付的邮件后方可付款，并将回复的邮件打印下来作为凭证附件留档。十一、 原则上，当地财务人员应尽量一天只编制并发送一次付款申请/费用报销明细表申请集团总部的审批，以使得申请和审批更有效率。十二、 支付申请邮件的格式要求：（一） 按“公司（或办公室）-帐套代号-年-月-日付款申请（编号）”的形式填写邮件主体；（二） 邮件正体应黏贴付款申请/费用报销明细表除签字栏之外的所有内容（使用EXCEL“复制为图片”功能粘帖到邮件正体），（三） 邮件正体最后应有申请人/经办人名字及邮件发送日期（四） 邮件附件中附上编制有付款申请/费用报销明细表的电子表格附1 支付申请邮件样本十三、 回复邮件的格式要求：（一） 必须在原申请邮件基础上回复（以便打印出批复的申请内容）（二） 必须有审批人名字和邮件回复日期十四、 每月末，当地财务人员应将实际付款日期填入通过邮件审批的付款申请/费用报销明细表，将所有已完成付款的付款申请/费用报销明细表打印出来并在“出纳/资金”签名栏签字（表示已完成付款）后，传递（传真/发送扫描件/邮递复印件）至集团总部财务部交终审人签字后，再回传（传真/发送扫描件/邮递复印件）给申请公司/办公室的财务部，当地财务人员应将完成审批的付款申请/费用报销明细表装订在当月的凭证本之内留档（原审批邮件应依旧保留在凭证后）第三节 允许支付的条件十五、 当地公司、办公室设有独立银行账户或业务备用金，财务人员可独立操作支付的，必须严格按照本节规定的支付条件进行付款，十六、 当地的支出或付款符合符合下列要求的，当地财务人员可以先用现金备用金支付，之后再提交集团总部审批：（一） 申请的支付方式为现金；（二） 单笔费用申请或业务付款结算（扣除借款或预付款）后不超过人民币1000元；（三） 单笔借款或业务备用金借款不超过人民币1000元；（四） 财务人员手中的现金备用金足够支付；（五） 规定的其他例外情况十七、 当地的支出或付款符合以下情形的，必须在提交集团总部审批通过后方可付款：（一） 申请的支付方式为通过支票或转账支付；（二） 申请的支付方式为通过第三方支付账户（如：支付宝）支付；（三） 单笔费用申请或业务付款结算（扣除借款或预付款）后超过人民币1000元（四） 单笔借款或业务备用金借款超过人民币1000元（五） 从银行提取现金（支付现金报销申请或提取、补足现金备用金）；（六） 划款至第三方支付账户；（七） 从第三方支付账户划款至企业银行账户；十八、 当地的支出或付款符合以下情形的，不需要提交集团总部审批：（一） 企业银行账户间划款；（二） 销售收到的现金解款进企业银行账户；（三） 根据协议，税务局直接从企业银行账户划取的各种税款；（四） 支付的各类职工法定社会保险及基金；（五） 银行手续费或管理费（回单箱费、账户管理费、年费等）；第四节 从银行提取现金的申请与审批十九、 第三节十五条第（五）款所说的“从银行提取现金”的情况，就是当地公司、办公室设立有独立银行账户，财务人员可以操作从银行提取现金的情况，从银行提取现金又分以下几种类型：（一） 提取现金备用金；（二） 为补足现金备用金提取现金；（三） 为支付现金报销申请提取现金。二十、 从银行提取现金应按照“报销多少，提取多少”的原则，严格按照本节规定的办法和流程操作，不得随意从企业银行账户提取现金。二十一、 关于现金备用金（即企业账面记录的现金）提取、使用、补足、返还的管理规定：（一） 现金备用金只能在集团总部核定的额度内每年（一般在年初）提取一次，也就说每年仅能申报和提取一次现金备用金；提取现金备用金时的申请与审批流程参照第一节和第二节的规定执行；（二） 现金备用金的结余，在任何时候都不得超过核定的限额，超出限额的部分，应在查明情况后，立即解缴进企业银行账户；（三） 每年末，当地出纳应该将现金备用金解缴回企业银行账户，解款后，当地财务部或财务人员应该不留有任何现金余额；（四） 现金备用金只能用于支付符合第三节十五条规定的条件的支付申请，并在这些支付申请完成审批后，完全按照支付申请的汇总金额填写现金支票，从银行提取现金以补足现金备用金；（五） 任何支付申请通过现金备用金支付后的1个周内，必须提交审批；（六） 不得白条抵库，任何从现金备用金临时借取的款项，必须在借款的当月内归还现金或支付申请；（七） 不得坐支，当天收到的现金营业款或其他现金收款（暂借款还款除外），均必须当天解缴进企业银行账户二十二、 为支付现金报销申请而从银行提取现金，应当按下列步骤申请：（一） 当地出纳先编制已完成审批的要求支付现金的支付申请清单，根据清单汇总额填写提现付款申请单，交核实人签字（部门负责人以及其他公司授权和规定须核实和确认支出的人员）；（二） 核实人与审核人在提现付款申请单签字后，当地财务人员将付款申请单编号，并按第二节的简易申请办法，单独发送邮件给集团财务经理审批，这份申请邮件无需填制并黏贴付款申请/费用报销明细表,但应当说明申请从银行提取现金的金额并列上已完成审批的要求支付现金的支付申请的清单；（三） 当地财务人员在收到集团财务经理“同意”的审批邮件后方可从银行提取现金，并应在当日将所有现金支付给报销人（收款人）；（四） 每月末，当地财务人员应参照第二节规定的办法，将付款申请单传递给集团财务部补签字，并将补全签字的单据附在原提现凭证之后留档。二十三、 为补足现金备用金而从银行提取现金的申请与审批步骤参照第二十二条规定执行，允许将已经由现金备用金支付的支付申请与尚未支付现金的支付申请合并一起申请并从银行提取现金。二十四、 当地公司、办公室没有独立银行账户，但设有业务备用金，财务人员可独立操作支付的，为补足现金备用金可申请从集团总部提现（划款至备用金负责人账户），申请与申请与审批步骤参照第二十二条（一）（二）款规定，但不是发送邮件而是将相关已支付的单据作为附件与付款(提现)申请一起寄送到集团总部完成审核后拨付。第五节 附则二十五、 本办法有集团财务与会计部制定并做最终解释。二十六、 本办法自发布之日起执行上海圆通蛟龙投资发展（集团）有限公司财务与会计部二一四年二月一日附1：要求支票或转账方式付款的申请与审批流程异地公司或办公室集团总部财务人员整理当日支付申请是否可用简易程序申请？是通过邮件发送付款申请明细否传真单据或发送单据扫描件付款月末传真或扫描发送简易付款申请明细集团补签字集团审批附2：要求现金方式付款的申请与审批流程异地公司或办公室集团总部财务人员收到支付申请是否可用现金备用金先行支付？是否先行付款是否可用简易程序申请？是否通过邮件发送付款申请明细传真单据或发送单据扫描件通过邮件发送提现申请提现补足现金备用金报销未付申请月末传真或扫描发送简易付款申请明细与提现申请集团审批集团补签字集团审批 7 / 7