人力资源管理论文-提升组织执行力的知识管理系统重设计.doc

人力资源管理论文-提升组织执行力的知识管理系统重设计摘要：本文应用执行力理论，将人员、战略和运营三个核心流程紧密结合，提出了以工作流程和人力资源管理为核心的知识管理系统重设计，介绍了系统模块功能和特点，并对系统的实施和激励提出措施。通过系统的重设计，可以对组织的项目管理、人力资源管理、科技管理、经营管理、财务管理以及战略管理提供有效的支撑平台，提升组织的知识创造力、生命力和执行力。关键词：执行力；知识管理；人力资源美国David,B所著执行力一书提出了执行力的概念，该书认为：执行力是决定企业成败的一个重要因素，是21世纪构成企业竞争力的重要一环，在激烈竞争的市场中，一个企业的执行力如何，将决定企业的兴衰。一、执行力理论的主要思想执行力强的组织内部都建立了一种执行力文化，在这种执行力文化框架下，领导者亲自参与到企业当中。这些领导者对企业和员工有全面的了解，他们深入企业，对所有的人都坦诚以待。在企业内部形成了一种良好的氛围，在这种氛围中，每个人都注重实质性的东西，而不是走过场。执行力组织的薪酬设计更多地与业绩联系起来，并且对业绩的衡量不仅仅是以单纯的数字为标准，而是更注重一个人的潜力，以及为公司所作的贡献，对那些具有执行力的人给予更多的精神及物质上的回报。在执行力组织中，人员、战略、运营三个流程是紧密连结在一起的。而在传统的组织中，这三个流程往往被割裂开来，于是出现了这种情况：企业有很好的战略，也做好了充分的准备，然而最终却遭到失败。执行力组织的领导都具有一些共同的特点：首先对自己的企业有深刻的了解，经常给下属提供培养和领导，通过报酬将执行力不同的员工区别开来，并以一种开放的对话将所有员工凝聚在一起，为了共同的目标而努力。执行力组织很注意评估，对战略计划、运营计划和人才进行定期评估，并在评估中进行人才的培养和指导，发现高潜力人才。二、传统的知识管理系统介绍对于知识性组织而言，人力资本成为企业竞争力的核心，如何实现将专家个人知识的流转、共享并实现创造，从而成为组织的知识，不断增值企业的知识资本，提高企业整体竞争能力，是每个知识型组织共同关注的焦点。1功能分析。传统意义上的知识管理系统主要从实现知识的沉淀、交流出发进行设计，包括门户系统、应用模块和系统服务三个层次，实现知识共享和协作的需求。具有以下功能：提供一个高效、方便的办公平台，办公平台中包含对工作流程的电子化管理、公文流转、个人日程安排等；提供一个快捷便利的协作平台，员工可以在协作平台上进行交流协作；提供项目管理的功能，项目的管理者也可以随时了解到项目的进展情况，项目中产生的交流和文档也将被很好地管理和存储起来；提供一个可靠、实用的知识文档管理平台，该知识文档平台将提供对知识的多维度的管理，员工可以对知识的全方位的管理和检索，推动知识的积累和共享；提供一个开放稳固的应用与信息平台，促进内外信息交流、宣传和信息发布，在此基础上，还提供一些其他的交流功能，如移动短消息、实时交流等。2特点分析。（1）优点。知识管理文档平台实现了知识沉淀、知识积累、交流、共享；信息化的办公平台提高管理效率，开放了企业窗口；协作平台实现员工异地实时交流。（2）缺点。传统知识管理系统未能解决战略决策能力与执行能力的矛盾；传统知识管理系统研究开发、营销、生产管理、财务、人力资源管理各方面系统性、全面性不够，各政策虽然统一，但各流程分立，未能整合，影响了整个系统的应用和发展。如人力资源管理无法在日常工作流程中完成对员工的业绩全面统计和工作情况的考核，还需耗费大量的时间从其他流程中进行统计整理，这使得执行力强的员工不能得到及时激励，整个组织的执行力得不到最大发挥；得到保存的是部分知识，对部分员工起到教育、培训作用，但日常工作中很多有用的信息和知识未能得到体现和应用；财务模块未与项目管理模块建立有效联系等。三、面向组织执行力的知识管理系统重设计执行力的核心在于组织的扁平化和各流程协同化。因此，知识管理系统重设计的主导思想是将已贯穿于人员、战略、运营等流程的各种信息和知识进行高效率的集成协同应用，实现企业内外的高效信息沟通，提高企业的整体创新和应变能力，提高管理价值。帮助企业最终实现规范化管理，促进企业从彼此独立、被动的管理模式转向主动的、一体化、信息共享的高效的扁平组织，将企业业务运作与管理模式提升到更高、更新的层次，提升组织的执行力。1重设计的系统功能结构。整个系统功能结构图如图1所示，以人力资源和工作流程为基础应用模块。人力资源管理主要是对组织机构、人事结构、角色、权限的维护，从而作为用户在系统中进行信息读取和应用操作，以及整个业务流程定义的基础；工作流程管理主要根据用户的实际情况设定各种业务流程，同时作为独立的引擎承载信息到各个功能模块，保证信息的协同性和关联性。企业内部所有的信息都按照协同矩阵的方式进行组织（如表1所示），使信息与信息协同运作，充分挖掘信息的价值。人力资源和工作流程的高度可定义性保证了整个知识管理系统的灵活性，可以适应企业组织结构和业务流程的重组。2系统总体框架和功能。重设计的知识管理系统总体框架如图2所示，系统有七大模块：知识文档管理模块、工作流程管理模块、人力资源管理模块、资产产品管理模块、客户关系管理模块、财务管理模块和项目管理模块。（1）工作流功能。工作流作为项目管理的核心内容，带动整个项目的周期管理。从项目的申请、立项一直到最后的项目交付都是通过工作流来带动完成。（2）知识管理功能。项目管理中产生的文挡，例如合同都是归结到知识管理中，进行整理与分类。（3）资产管理。在项目的执行过程中有相应的资产会被使用，资产管理功能就是管理在项目管理过程产生的设备与资产。（4）财务管理。通过财务管理功能，可以很直观地统计与查询出在项目执行过程中产生的所有的费用。每个费用的类型，当然也可以运用工作流，将产生的费用直接核算到ERP或财务模块中，再通过财务管理功能中通过报表的形式体现给相关人员。（5）人力资源管理。通过人力资源功能，管理、协同、监督、分配任务、考核员工的业绩。典型的应用就是通过人力资源中的日程管理，很直观地查看到每个人的工作时间与项目时间安排，也可以通过每个人的代办事宜查询到相关的业务内容。（6）客户管理。将项目与各个项目执行过程中的合作伙伴以及供应商以及客户之间的交流。（7）项目管理。提供功能强大和完善的项目协作管理空间。为项目中的人员、文档、任务协作等提供强大的支持，实现对项目范围、时间、成本以及质量的全过程管理和风险控制。3系统特点。（1）提升组织执行力。系统从整体战略出发，通过整体规划和有序实施知识管理系统，将人员、战略和运营三个核心流程紧密结合，达到信息协同，为项目管理、人力资源管理、知识管理、经营管理、财务管理以及战略管理提供有效的支撑平台，有效提升组织生命力和执行力。（2）支持企业发展和业务流程调整。企业的组织结构、人力资源构成、工作流模式会随着企业内部和外部环境的变化而变化，系统具有良好的可扩展性和强大的自定义功能，以适应组织结构和业务流程调整的需要，大大提高了系统的灵活性和适用性，使组织架构柔性化。（3）支持知识创新。系统通过建立知识地图，沉淀专家知识，发现最佳做法，使专家知识沉淀、流转、共享并再创造，最终形成企业知识的再创造。能够提高内部信息和知识共享的利用效率，减少不必要的成本和资源浪费，能够有效支持学习型组织的创建，将企业文化落到实处。（4）提高客户价值。系统具有协同商务的企业信息门户，将企业的所有应用和数据集成到一个信息管理平台之上，并以统一的界面提供给用户，使企业可以快速地建立企业对企业和企业对内部雇员的个性化应用。它向分布各处的用户提供远程技术支持，提供个性化技术服务。能够使企业与外部的交流和合作更有效率，与顾客和合作伙伴建立更好的互动关系，从而在快节奏、竞争激烈的环境中保持领先的品牌优势。（5）提供快速决策支持。内部和外部用户只需要使用浏览器就可以得到自己需要的数据、分析报表及业务决策支持信息。企业信息门户突破“信息海洋”造成的工作效率低下的情况，以友好、快捷的方式提供给访问者最感兴趣和最相关的信息。能够协助决策层及时把握企业经营状况，提高战略规划和抵抗风险的能力。（6）建立组织竞争优势。根据麦肯锡公司的一份研究显示，在引进新产品的竞争中，那些达到了限时目标的公司要比晚它们6个月的业绩好8倍，尽管前者为抢速度付出了比预算超支50%的代价。由此可见速度的竞争到底有多重要。在面对日益加速的体制改革和变化的市场面前，只有提高组织适应环境变化的能力，不断学习、创新、加快速度；再学习、再创新、再进一步加快行动速度。并预知企业发展方向的企业，才可能最终赢得竞赛。知识管理系统一方面加强组织内部的沟通协调能力，利用计算机及网络技术将适当的信息适时传送到适当的人手中；另一方面可以突破部门分工的严格界限，为实现某一特定目标和任务，实现职能的重新组合，建立跨职能的机动组织(团队)，以适应经营环境的快速变化，使组织具有更大的弹性，并大大提高组织整体的综合效能，增强企业的活力与系统整合力。（7）提高人力资源管理水平。知识管理系统以人力资源和工作流程为基础应用模块，内嵌人力资源管理模块，通过与其他模块的协同工作，实现人力资源管理的全方位化和个性化。人力资源管理模块提供基于组织和人员角色的人力资源管理功能，保证所有在系统中进行的工作都与企业的战略、计划、政策、规定、运营模式等相一致，由于每个用户都有明确的组织和角色定位，从而有力地保证了管理的规范性。人力资源管理模块使员工数据结构化、全面化，简化了对员工数据的维护和处理。人力资源管理模块与系统的其他模块完全集成，所有与员工相关的数据，无论数据来自系统的什么入口，只要与人力资源有所关联，这些数据都会被系统存储在人力资源数据库中，都会在人力资源信息表中有所体现，而不用重复性输入。例如科技人员负责的项目和项目中发生费用、生成的技术文档、鉴定意见、科技奖励，都将被自动记录在他的人力资源档案中。相对于传统的人力资源管理，知识管理系统中的人力资源管理模块维护的不仅仅是孤立或静态的人力资源数据。大大提升了人力资源管理的全方位化并为企业提供全面的人力资源绩效分析。公司领导可以通过不同视角查看企业组织，管理人力资源，分析企业绩效，获得决策支持，及时发现问题所在；直接上级可以在线查看下属的工作情况，对员工的绩效表现作出评价；人力资源部根据每个员工的考评数据进行有针对性的工作效率评估。（8）提高组织绩效。人力资源管理模块协同的工作和个性化的应用能够较大地提升组织的工作效率，用户通过自己的信息门户获得个性化的应用，并且无阻碍地与其他人进行高效的沟通。人力资源模块和工作流相结合，通过在人力资源中的组织与岗位的分布，实现知识与职责的互动，形成个性化的信息与知识服务，实现项目管理、个性化服务的知识传播和发布，从而初步实现信息围着个人转的信息流体系。通过工作流程的使用，实现知识的再次利用与创新，并对文档进行动态的管理。员工可以查看工作计划和实施情况，跟踪项目和分析成本，有效判断客户状态并及时作出相应的工作安排调整，员工相互之间的沟通无阻碍迅速地在系统中进行。四、知识管理系统的实施在知识管理的导入中，坚持“总体规划，分步实施”的原则，从运作性知识管理（主要表现为内部网、办公平台）的开始，在取得切实效益和成功经验的基础上，逐步向战术性知识管理（主要表现对业务知识的管理）和战略性知识管理（主要表现为商业智能、决策支持等）迈进。五、知识管理系统建设和运行的激励机制设计作为知识密集型的企业，在推进知识管理的过程中，为了鼓励员工积极参与知识管理的工作，必须对知识管理的绩效作出考核和激励。因此，作为知识管理的重要组成部分，应该建立完善的绩效考核和激励体系。在建立该激励体系的过程中要综合考虑各方面的因素，包括激励措施的有效性、员工的接受程度等，采取逐步推进的方式。其中知识管理的绩效考核结果应该纳入到员工的综合岗位考核体系中，相应的激励措施也应该成为综合激励体系的一部分。知识管理绩效考核的结果应在综合考核的比重占有一席之地。在建立知识管理绩效考核体系的过程中，按照四个方面来做这项工作（如图3示）。（1）建立岗位体系，即在员工的岗位职责中加入知识管理职责的定义；（2）建立知识贡献的绩效考核的体系，对员工的知识贡献度作出考核；（3）建立知识贡献的激励体系，对员工的知识贡献作出奖励；（4）建立完善的培训体系，对相关员工的知识管理能力进行培训，包括知识管理理念培训、知识管理方法培训、软件应用培训等。在开展知识管理绩效考核的过程中，工作的重点是对员工的知识贡献度作出综合的评估，这项工作应该和知识管理软件系统的应用充分结合起来。将来建成的知识管理平台，应该具备相应的统计、数据分析功能，其结果应作为评估的重要依据。具体来说，未来的知识贡献度评估依据应包括：员工在知识管理平台上发表文章的次数、员工发表的文章被阅读的次数、员工发表的文章被回复的次数、是否按照管理制度的规定完成了工作中所应该存档的文档、完成的质量如何，其参加项目协作的数量和响应时间等，如果是负责该部门的知识负责人员，其考核指标还应该包括其负责的知识内容模块的总文章数，总的被阅读数、其部门参与项目协作的数量和响应时间等。除了上述知识管理平台上的统计数据外，还可以纳入以往在知识贡献考核上的一些指标：如在期刊上发表文章、其科技成果评奖的情况、其科研成果投入应用的情况等。根据上述各项指标，在软件中设计出相应的统计分析结果，作为决策的参考要素。知识管理激励措施，包括财务激励和文化激励两个方面。每月或每季度应该公布相关的绩效考核结果，对表现优异的员工作出表彰。同时，应在每年的年终，依据知识管理绩效考核的结果，评选最佳知识贡献奖。对于位于前列的员工，给予表彰，颁发相应的奖金，并在专家级别认定等方面给予一定的考虑。六、结论本文以提高组织执行力为宗旨，将人员、战略和运营三个核心流程紧密结合，提出了以工作流程和人力资源管理为核心的知识管理系统重设计，可以对组织的