职场秘书培训模板

,专业秘书与行政助理技巧培训,培训人： 日期：2018.5,目录,拉近关系的谈话技巧,01,工作语言“规范”沟通,工作场合六不谈,不非议国家国政，,不涉及国家或行业秘密,不评论交往对象的内部事务,不议论同事领导,不涉及格调不高的话题,不涉及私人问题,工作语言“规范”沟通,不问婚否 “国际惯例”,私人问题“五”不问,不问年纪 “你多大了？”,不问收入 “你一个月挣多少？”,不问健康 “贷款”,不问经历 “学历？”,工作场合最佳话题,工作语言“规范”沟通,工作语言“规范”沟通,行政职务技术职称行业称呼时尚称呼,标准称呼,无称呼替代性称呼不适当地方性称呼称兄道弟不适当的简称,禁忌称呼,工作场合标准与禁忌称呼,工作语言“文明”沟通,用别人喜欢听的句式来说话,同 事：“这台复印机的质量太差了，才买回来几天就不能用了，你们秘书 是不是专买不合格产品阿？”行政人员：“我非常理解你的心情！如果我 是你我也会这么想，让我们一起来看看，有什么办法能够补救吧。”,句式一：用“我理解”平息不满与矛盾,用别人喜欢听的句式来说话,句式二：用“我会”表达服务意愿,行政人员：“你的问题我已经明白了。我会给部门崔经理打电话询问同 事：“那就OK啦，谢谢！”,行政人员：“对于你的问题，我十分抱歉，我尽可能向部门经理崔经理询问吧。”同 事：你这是在应付我嘛，尽可能就是有可能不会啦，真是的！“,句式三：用“你能？”提出要求,行政人员：“你必须参加这次会议，这次会议很重要！“ 同 事：“喂喂，你以为你是总经理呢！说话这么冲！”行政人员：“你能尽全力抽出时间来参加此次会议吗？因为这次会议很重要！“ 同 事：“好的，我会尽全力安排的，谢谢你了！”,用别人喜欢听的句式来说话,句式四：说“你可以”来代替说“不”,行政人员：“我没有这个职权，不过，Lisa应该可以帮到你，“你可以和她谈谈。”顾 客：“好的，太感谢你了！”,句式五：说“我”代替“你”以纠正错误,同 事：“我的表格已经交上去很久了，怎么还不批下来呢，这是怎么回事啊？”行政人员：“看来我还需要把表格的填法给你重新讲一遍，因为刚才可能说得不够清楚，这里有一部分这样填同 事：“哦，知道了，不好意思麻烦你了”,与上司沟通的技巧,02,来自上司的沟通障碍,习惯于单向沟通没有时间对下级不信任,来自上司的沟通障碍,报忧不报喜报喜不报忧揣摩上司你不找我，我不找你归罪于外关注点不同信息不对称,精简 忌讳”渲染” 有针对性 忌讳”漫无边际“从上司的角度来看问题 尊重上司，不要争论补充事实 上司的评价是一种反馈”,与上司沟通的四种形式,接受指示,汇报,商讨问题,表示不同意见,倾听沟通前，同上司明确指示时间地点发问，以明确沟通目的为接受指示恰当反馈，重要问题澄清无条件接受指示拒绝讨论与争辩（领导同意除外）,平等、互动、开放正确扮演各自的角色切忌随意改变沟通的目的事先约定商讨的内容当场的决定，事后确认，避免偏差,确切、简明、完整对事不对人摆正自己的位置和心态不强加于人不形成辩论,与上司沟通的注意事项（一）,全天最佳时机：上午或下午刚上班时选择领导空闲或心情较好时开会时积极发言有些小事可以随时打招呼有些事可以私下里谈,把握时机和场合,与上司沟通的注意事项（二）,久久不眨眼盯着你看：他想知道更多，继续友好、坦率，偶尔眨眨眼睛：对你评价高，想鼓励你不抬头，不看人：不良征兆，轻视，走为上向室内凝视，并不时微微点头：糟糕信号，领导希望员工完全服从眼睛眨个不停：对谈话内容有疑问，稍停，给他发问的机会,双手叉腰，肘弯向外撑：好发命令者，服从，避免争辩身体靠向椅子，手放脑后：轻松、自负，需要得到赞赏两食指并放于嘴边，其他交叉已决定拒绝你经常用手摩擦脸皮正在思考，可以稍做停顿轻轻搔鼻或耳后颈对谈话的内容怀疑或不确定，提供更详细的论据,领导的眼睛,不同上司的沟通方法,强硬的态度充满竞争心态要求下属立即服从实际、果决、求胜对琐事不感兴趣,简明扼要干脆利索不拖泥带水不拐弯抹角尊重他的权威认真对待他的命令称赞他的成就,性格特征,沟通技巧,控制型领导,不同上司的沟通方法,善于交际喜欢互动交流喜欢被称赞凡事喜欢参与,和蔼友善真心诚意赞美言之有物称赞多用肢体语言开诚布公谈问题不私下发泄,性格特征,沟通技巧,互动型领导,不同上司的沟通方法,讲究逻辑不喜欢感情用事为人处事自有标准追究事情的来龙去脉理性思考缺乏想象力方法论的最佳实践者,谈他感兴趣的话题直接切入实质性问题直截了当回答问题汇报加入关键性细节,性格特征,沟通技巧,实事求是型领导,公务接待的技巧,03,行政会见自我介绍三要素,行政会见技巧,情景扮演A任务：在展销会上向客户介绍自己的同事B任务：完成当客户到公司访问时的介绍,介绍别人时的原则介绍人不同显示接待规格不同介绍时多提供一些相关的个人资料介绍时记住加上头衔按介绍的顺序技巧进行,行政会见介绍别人的顺序技巧,问题：你带客户到公司参观，你先介绍谁？把职位低者介绍给职位高者把晚辈介绍给长辈把公司同事介绍给客户把非官方人士介绍给官方人士把本国同事介绍给外籍同事把男士介绍给女士,客人优先知情权,尊者居后,专业握手技巧的要领与禁忌,要领 伸手尊者居前 来时主人，走时客人 力度两公斤，时间5秒,四大禁忌 禁使用左手 禁戴墨镜、帽子、手套 禁左顾右盼 禁初次见面异性做汉堡包状,接待,行政会见递送名片的原则,做好递交前的准备掌握递送场合和时机应双手拿名片的上方，字体正对客户递过去递送顺序：由尊而卑、由近而远、顺时针,问题：参加圆桌宴会，递名片的顺序是什么？,行政会见轿车“上座”技巧,社交场合上座公务接待上座 VIP上座,问题：双排座轿车，那个座位为上座？,司机,A,B C D,行政接待日常接待技巧,对待客人注意事项：要做自我介绍妥善安排客人等候奉茶、报纸、资料回避客人打电话,自我注意事项：聊天注意保密切勿让客人等太久注意身体的“逐客”语言热情送客,行政会见商务迎接原则,明确来访者的身份和地位确定接待规格和档次接待人与客人身份相当正规的接待场合着行政装遵循提前达到的原则,行政会见商务送别原则,根据来宾身份和迎接规格确定送别规格主要迎候人员都应参加送别,来宾系贵宾，应举行专门的欢送仪式待来宾在视野里消失后，方可离去,行政会见接待的顺序技巧,引导客人上楼的顺序行进顺序乘坐电梯的顺序无人驾驶：接待人员先进后出有人驾驶：客人先进先出,问题：客户上你办公室的楼，你应该在什么位置？,前排高于后排,内侧高于外侧,行政会见商务接待的座次技巧,“面门为上、以右为上、离远为上”,相对式,桌子,主人,随从,客人,随从,正 门,问题：你把客户安排坐在哪里呢？,动态的右,并列式,随从,随从,正 门,静态的右,客人,主人,“面门为上、以右为上、离远为上”,行政会见商务谈判的座次技巧,竖桌式 主方 客方,谈判桌,7531246,6421357,正 门,客方 主方 横桌式,谈判桌,6 4 2 1 3 5 7,7 5 3 1 2 4 6,问题：客方坐在哪里呢？,静态的右,