财务部作业指导手册

第 1 页 共 41 页财务部作业指导手册 版本/修订状态：A/0 第 1页 共 1页目 录序 号 文件编号 文件名称 页码1 目录 12 组织机构图 23 部门简介 34 核算业务流程图 45 预算管理流程图 56 收费业务流程图 67 付款业务流程图 78 审计业务流程图 89 经理岗位说明书 9-1010 会计岗位说明书 11-1211 出纳岗位说明书 13-1412 库管员岗位说明书 15-1613 PY-FN-BL-001 物业管理服务费用收缴管理规定 17-1914 PY-FN-BL-002 费用支出管理规定 20-2215 PY-FN-BL-003 库房物资管理规定 23-2716 PY-FN-BL-004 货币资金的管理制度 28-3117 PY-FN-BL-005 实物资产管理规定 32-3718 文件控制清单 3819 记录控制清单 39-40第 2 页 共 41 页财务部作业指导手册 版本/修订状态：A/0 第 1页 共 1页组织机构图组织机构图：财务部经理（宾至公司财务经理兼）会计（宾至公司会计兼）出纳库管员第 3 页 共 41 页财务部作业指导手册 版本/修订状态：A/0 第 1页 共 1页部门简介财务部是在公司总部的领导下，贯彻执行国家有关财务法律、法规和方针政策，依法纳税，严格执行公司财务管理的各项规章制度，运用现代化经营管理手段，做好会计核算，为经营决策提供准确的经营数据及财务分析，接受公司总部的领导与监督。具体负责公司的成本控制、会计核算及会计政策管理工作，保证公司会计核算政策、成本核算制度的统一，完成会计核算的业务职能及财务报表的编制工作，保证公司按时进行纳税申报，及时解缴税款，并对公司的固定资产和低值易耗品管理工作进行督查，负责年度财务预算的编制及预算执行的分析，及公司财务内部与外部的审计、评估等工作，负责公司各项管理费用的及时收缴和管理工作，以保证资金的正常流入，建立健全各类管理台帐，按时向公司总部汇报年度财务预算的执行情况，对相关报表进行分析，为领导决策提供参考依据，工作中不断总结经验，加强财务核算管理，拟定并实施与本部门工作相关的规章制度，建立本部门岗位责任制，明确职责，合理分工，保证本部门良好的工作秩序，更好地完成公司领导交办的各项工作。财务部质量目标：录入、编制、审核记账凭证准确率 100% 编制会计法定报表及时率 98%以上第 4 页 共 41 页财务部作业指导手册 版本/修订状态：A/0 第 1页 共 1页核算业务流程图录入、审核原始凭证复核记账凭证法定财务报表及其他外部报表编制财务月、季、年终财务分析报告上报集团及外部单位月度打印会计凭证财务核算公司领导审批整理、装订、归档、保存年度打印帐簿第 5 页 共 41 页财务部作业指导手册 版本/修订状态：A/0 第 1页 共 1页预算管理流程图否是否 是公司年度综合经营计划各部门编制年度综合经营预算部门领导审批财务汇总编制（修订）预算并提出合理建议资产验收入库，填写入库单 、编制固定资产卡片年度财务预算执行情况上报董事会公司领导审批项目领导审批部门/各项目预算执行预算执行分析 发现问题、提出改进措施第 6 页 共 41 页财务部作业指导手册 版本/修订状态：A/0 第 1页 共 1页收费业务流程图长期商户 临时商户商户客户缴费通知书有效单据及其他收取现金、支票开具专用发票、收据存入银行会计稽核催款函第 7 页 共 41 页财务部作业指导手册 版本/修订状态：A/0 第 1页 共 1页付款业务流程图否否是是否填写请款单部门主管领导签批财务审核相关领导审批付款支付现金 开具支票审核盖章签收领取第 8 页 共 41 页财务部作业指导手册 版本/修订状态：A/0 第 1页 共 1页审计业务流程图配合外审业务工作出具审计报告支付审计费用聘请会计师事务所签订审计业务约定书对公司全年经济业务、财务报表及相关经济业务进行审计第 9 页 共 41 页财务部作业指导手册 版本/修订状态：A/0 第 1页 共 2页财务部经理岗位说明书职务名称：财务部经理 所属部门：公司财务部报告上级：公司总裁 督导下级：会计、出纳定员人数： 1 人 联系部门：各项目1主要职责1.1 向财务经理负责，参与公司有关经营管理政策的制定及重大经济合同的研究和审查，统筹安排公司财务方面工作；1.2 遵守国家统一的会计制度及有关财务法律、法规，依法纳税，拟定公司财务管理、会计核算的规章制度，加强与税务局等相关政府部门的联系与沟通；1.3 执行国家的工商、财会及税务管理制度，运用法律、政策手段保护公司的合法权益，为经营决策提供准确的经营数据及财务分析；1.4 负责财务部的各项工作，协调并保证业务处理内外衔接的顺畅及其准确性，检查并监督公司各项费用的及时收缴和管理工作，确保公司资金的正常运转； 1.5 负责编制公司的财务预算，建立预算管理体系，及时掌握和了解财务预算的执行情况；1.6 负责公司的日常会计核算管理工作，严格把关，整体控制成本，保证公司会计核算政策、成本核算制度的统一，及时组织编制公司财务报告，向公司总裁、项目总经理及公司总部提供各种会计数据，报告公司财务状况和经营成果；1.7 负责对财会人员的岗位安排、工资、奖金的评定，组织财会人员的专业知识培训，要求财务人员遵纪守法，严格执行国家各项财务规章制度；1.8 指派专人管理公司预留银行印鉴及财务专用章；1.9 负责公司的内部审计及公司年度审计工作；1.10 审核公司对外提供的会计资料，签署职责范围内的文件、报表、合同、协议及报销凭证；1.11 完成公司总裁交办的其他工作。2. 任职资格2.1 学历要求学历：大专以上；专业：财务会计专业；第 10 页 共 41 页财务部作业指导手册 版本/修订状态：A/0 第 2页 共 2页财务部经理岗位说明书2.2 相关要求： 性别：男女不限；年龄：35 岁以上；能力要求：熟练掌握国家现行财政、税务、财会相关的法律、法规；具有较强的财务管理能力、组织能力，协调沟通能力，业务熟练，能为企业实现长期稳定的发展提供财务保证，具有开拓精神。2.3 相关资历有本集团或子公司 2 年以上的工作经历，从事财务专业 8 年以上的工作经验，与税务、银行及国家机关有良好的合作经历，须有会计证及高级会计师职称。2.4 特点与要求具有良好的思想品德和职业道德，能认真执行国家财政、法规及公司有关财务制度，保证财务管理、会计核算、税务管理工作的科学性、合理性、合规性及准确性。第 11 页 共 41 页财务部作业指导手册 版本/修订状态：A/0第 1页 共 2页会计岗位说明书职务名称：会计 所属部门：公司财务部报告上级：财务部经理 督导下级：出纳定员人数：1 联系部门：各部门1主要职责1.1 协助财务主管开展工作。具体负责账务核算，根据国家法律、法规的有关规章和企业会计制度填制录入记账凭证，对原始凭证的有效性、合法性进行全面核对和计算，确保正确率为百分之百；1.2 按照国家法律、法规和企业会计制度设置会计科目、编制会计凭证和登记会计账簿；1.3 负责编制转账凭证，确保数据资料的准确、及时、无误；1.4 负责编制法定财务报表，保证会计报表的正确性和合规性；1.5 月末负责会计账项的核对，保证账账相符、账实相符，发现账实不符时，应及时向主管会计报告，并请求查明原因，做出处理；1.6 负责编制客户物业费、水电费的缴费通知书及催款函，编制应收账款明细情况表，定期编制应收账款账龄分析表；1.7 作好往来账的对账、分析、催收工作，制定催收计划及催收的各项措施，作好往来账的管理工作；1.8 正确计算收入、成本、费用、利润，定期完成盘点、对账工作，做到账证、账账、账表、账实相符；1.9 负责编报国资委、财政局、税务局等各项外部报表；1.10 负责填报季度企业所得税，计算印花税，审核月度营业税和个人所得税明细税金的计算工作；1.11 负责公司收据及发票的购买、使用、保管和缴销手续，及时、准确的开具收入发票，编制发票领用存月报表，并负责保管发票专用章；1.12 审核出纳编制的银行余额调节表，并定期和不定期对出纳的库存现金进行盘库检查；第 12 页 共 41 页财务部作业指导手册 版本/修订状态：A/0 第 2页 共 2页会计岗位说明书1.13 正确计提固定资产折旧，督促使用部门办理增减固定资产手续，做好固定资产的管理工作。1.14 做好装订会计凭证，年终将全年各项财务资料收集齐全，整理立卷编制目录，装订成册；1.15 熟悉电算操作系统，严格按电算化操作程序操作，保证电算系统正常运转，确保有关财务数据不外泄，做好会计资料的保密工作；1.16 完成财务负责人交办的其他各项工作；2. 任职资格2.1 学历要求：学历：大专；专业：财务会计专业；2.2 相关要求：性别：男女不限；年龄：26 岁以上；能力要求：管理经验丰富，熟悉物业管理的财务核算工作，了解并掌握财务软件操作与使用，能为企业的成本控制、费用降低提出自己的合理化建议，并加以实施。2.3 相关资历从事相关专业工作 3 年以上，熟悉物业管理的财务核算工作，对物业费收取及成本费用控制、会计核算有丰富的实践经验，中级会计师职称。2.4 特点与工作要求具有良好的思想品德和职业道德，保证公司会计核算的及时、准确， 、为财务决算报告提供准确信息，并做到对项目成本和费用的实时监控，定期提供高质量的会计报表。第 13 页 共 41 页财务部作业指导手册 版本/修订状态：A/0 第 1页 共 2页出纳岗位说明书职务名称：出纳 所属部门：财务部报告上级：财务经理 联系部门：各部门定员人数：1 1主要职责1.1 按照国家现金、银行结算和财务有关规定，负责货币资金的日常管理工作，对公司资金的安全性和准确性负责；1.2 严格遵守现金管理制度 ，认真执行公司货币资金管理办法的相关规定。对不符合规定或可能对公司造成损害的支出，必须暂缓或拒绝办理，并报告上级领导，否则，由出纳员承担责任；1.3 负责保管现金、银行结算所需的财务专用章，收款凭证的管理，做到账户每笔款项的支付，都要经两个人审核；1.4 库存现金日清日结，账实相符；严格执行库存现金限额，超过部分须及时送存银行，严禁坐支现金，不得用白条抵库；保险柜必须乱码，开启密码严格保密；1.5 做好日常现金报销、支票结算及工资、奖金等个人所得税的计算与发放工作，负责上网填报月度营业税和个人所得税明细报表，并负责完成缴纳工作；1.6 银行存款严禁透支；不得开具空白支票，如金额无法确定须写明限额；开具支票必须印章齐全、清晰，每月 12 日前，对未达账项应查明原因，及时处理，准确无误的做好银行余额调节表；1.7 按时编制并录入收付款记账凭证，负责录入固定资产卡片；结账后，将凭证按顺序粘贴保存；每年年终，将当年全部记账凭证、现金日记账、银行日记账、总账、明细账、各类辅助账、纳税申报表、银行对账单等装订成册，归档保存；1.8 及时催款，向财务负责人反馈未交款客户的实际情况，按时编报欠款情况明细表；1.9 按月编制应收、应付款明细表，及时清理往来账户，核销内部借款及外部往来款；第 14 页 共 41 页1.10 负责账户管理和与金融机构往来票据的日常处理工作，每月 5 日送报工资盘，不得过早或延迟，工资情况严格保密；1.11 负责财务部计算机硬件系统的维护工作，负责保险柜、财务室的安全装置的检查财务部作业指导手册 版本/修订状态：A/0 第 2页 共 2页出纳岗位说明书和维护；1.12 不得兼管稽核、会计档案保存和收入、费用、债权、债务账目的登记工作；1.13 负责财务部的行政管理，确保办公室物品摆放有序，如岗位有变动，做好书面交接清单，并将有关电子文件一并交接；1.14 负责做好财务资料、信息的保密工作；1.15 完成财务负责人交办的其他各项工作。2. 任职资格2.1 学历要求：学历：大专；专业：财务会计专业；2.2 相关要求：性别：男女不限；年龄：24 岁以上；能力要求：熟悉物业管理的财务基础核算工作，了解并掌握财务软件的操作与使用，具有出纳的专业能力和水平。2.3 相关资历从事相关专业工作 2 年以上，对物业管理收费有一定的认知和了解，从事过财务出纳工作，有实践工作经验，须有会计证及初级会计师职称。2.4 特点与工作要求具有良好的思想品德和职业道德，负责货币资金的日常管理工作，确保公司资金的安全性和准确性，按时完成财务核算的基础工作，为公司财务决算提供准确数据。第 15 页 共 41 页财务部作业指导手册 版本/修订状态：A/0 第 1页 共 2页库房管理员岗位说明书职务名称：库房管理员 所属部门：财务部报告上级：财务经理 联系部门：各部门定员人数： 1 人 1主要职责1.1 负责公司及项目所有材料、工具、备件和各类物品的出、入库及库存情况的管理工作，对采购物品的数量、质量负责检查，对不合格的物品有权拒收；1.2 根据公司的采购计划和库存结余情况，做好物料采购单的审核工作，合理确认各类材料的购买量，以保证消耗物料的及时补充，使库存物料不短缺、不积压、做到物尽其用，加快资金周转；1.3 严格物料的出、入库检验，依据采购单、领料单及合同所列的内容逐项核对并审核，做到准确、无误；1.4 物料应按其规格、特性、用途规类，按照消防的有关规定摆放各类物品，统一编号、分架、分层、整齐摆放、防潮防霉、保持库房环境整洁；1.5 准确登记公司各类物料、工具用具及其他管理明细台账。每月按规定的结账日结算，盘点库存物资，做到账账、账物、账实、账卡相符，月末做好与会计核对账目工作；1.6 按月编制公司各部门及各项目的物料实际领用情况表；1.7 发料时，按已批准的领料单核发，及时填写出库单，领物人员不得擅自进入库房提取物料，库管员要做到服务热情、周到；1.8 做好市场调查，了解市场供货需求和物料的价格情况；1.9 做好库存物料清查工作，对快到保质期的物品要及时与使用部门联系，避免造成损失，对于过期或损坏的物品，要查明原因，提出处理意见，报请领导审批；1.10 做好员工工服的领用及登记工作，并建立工服管理明细台账；第 16 页 共 41 页1.11 库房安全必须贯彻“预防为主，防消结合” 的原则，严格执行国家及北京市的有关消防法规，确保库房物料的安全，每天上、下班时对库房必须进行全面安全检查，发现问题，立即报告，严禁无关人员入库，库房内不得寄存私人物料，下班要关闭电源，锁好库门；1.12 完成领导交办的其他各项工作。财务部作业指导手册 版本/修订状态：A/0 第 2页 共 2页库房管理员岗位说明书2. 任职资格2.1 学历要求：学历：高中以上；专业：财务专业优先；2.2 相关要求：性别：男女不限；年龄：25 岁以上；能力要求：熟悉物业专业的库房管理工作，具有库房物料管理的专业能力和水平，掌握电脑并能操作与使用。2.3 相关资历从事相关工作 2 年以上，对库房物料管理有一定的认知和了解，从事过库房管理工作，有实践工作经验。2.4 特点与工作要求：特点：熟练操作电脑；工作要求：具有良好的思想品德和职业道德，负责物料出、入库的核算及验收的管理工作，确保公司库房的安全性，按时完成财务核算所需资料，为公司财务决算提供相关准确的数据。第 17 页 共 41 页财务部作业指导手册 版本/修订状态：A/0 第 1页 共 3页物业管理服务费用收缴管理规定 编号：PY-FN-BL-0011.目的为了规范物业管理收费的工作程序，保证公司及时、准确地收取各项物业管理及其他相关费用。2.适用范围本收费程序适用公司财务部。3.职责3.1 财务部负责录入、编制收款凭据、登记商户交纳物业管理费及水、电费的各项收费台账；3.2 工程部负责统计能源费用量，准确记录水、电费等各项表底数并及时报财务部；3.3 客户服务部负责确认客户缴费通知书中所列的各项内容，及时催收商户拖欠的各项管理费用。4.工作程序4.1 统计能源费使用情况4.1.1 客户服务部与工程部共同于每月 10 日到商户处逐一查抄水、电表底数，工程部在“用户能源统计表”中记录水、电费表底及使用数，并由客服部请客户现场签字确认；4.1.2 工程部于每月 15 日前（遇节假日则提前进行）必须将“用户能源统计表”送交财务部。填写表格时，要求字迹清晰工整，数据真实可靠、准确无误。4.2 编制客户缴费通知书4.2.1 每月 15 日财务部根据工程部提供的用户能源统计表、客户服务部提供的商户入伙内部通知单，及时、准确、完整地编制客户缴费通知书；第 18 页 共 41 页4.2.2 每月 20 日前由财务部将客户缴费通知书的打印件送交客户服务部；4.2.3客户缴费通知书内容若有变化，须经客户服务部确认，财务部在作重新调整，再次将修改后的客户缴费通知书送交客户服务部确认，财务部不得随意修改客户缴费通知书。4.3 发放客户缴费通知书4.3.1 客户服务部于 25 日前将加盖财务章的客户缴费通知书发给商户，并请商户在商户缴费单接收表中签字确认；财务部作业指导手册 版本/修订状态：A/0 第 2页 共 3页物业管理服务费用收缴管理规定 编号：PY-FN-BL-0014.3.2 商户如在异地的，客服助理须联系客户并将客户缴费通知书传真于客户处或以其他有效方式送交商户予以确认；4.3.3 客户服务部将商户签收的客户缴费通知书“客户服务部第三联”存入档案保存。4.4 财务收费4.4.1 商户需将客户缴费通知书中所列的各项费用及时准确、足额地交至财务部。财务人员按照收取各项费用的金额及内容，开具相应金额的税务统一发票或收据；4.4.2 财务部按照收费金额及内容，及时、准确登记相关的收费台账；4.4.3 财务部与客户服务部随时核对物业管理费、电费、水费的实际收款情况。发现问题，立即进行核查解决。4.5 财务部负责客户缴费通知书“财务第二联” 存入档案有效保存；4.6 催收物业管理各项收费4.6.1 客户服务部积极催收各项费用。对于有可能因为某种原因影响收取物业管理费用的客户，要特别关注，及时发现，及时解决，以使问题在当月内得到彻底解决。重点客户和困难较大的客户，客户服务部经理亲自参与催收；4.6.2 当月费用应于当月催收完毕，特殊原因无法完成的或部门经理无法解决的，须由客户服务部经理上报相关主管领导进行处理；4.6.3 财务部每周将本月欠费商户的明细单提供给客户服务部，若有问题可随时与财务部核对；4.6.4 财务部在每月底前统计欠费商户明细单，同时填写催款函并于次月 5 日前第 19 页 共 41 页交由客户服务部发放，商户应于催款函发出日期 15 个工作日内缴清欠款，并在催款函中明确提示，每日将按所欠款项收取 3的滞纳金（滞纳金的收取是从当月欠款的第一天算起）； 4.6.5第一次催款函发出后，商户未按规定期限内缴清欠款的，财务部应填写第二次催款函交由客户服务部发放并催收，商户应于第二次催款函发出日期7 个工作日内将所欠款项交至财务部，同时每日将按所欠款项收取 3的滞纳金（根据商户缴费的情况，客户服务部经理有权决定减免滞纳金的收取）；财务部作业指导手册 版本/修订状态：A/0 第 2页 共 3页物业管理服务费用收缴管理规定 编号：PY-FN-BL-0014.6.6第二次催款函发出后，商户未按规定期限内缴清欠款的，财务部应填写第三次催款函交由客户服务部发放并催收，商户应于第三次催款函发出日期3 个工作日内缴清全部欠款，同时每日将按所欠款项收取 3的滞纳金（根据商户缴费情况，客户服务部主管领导有权决定减免滞纳金的收取）；4.6.7 第三次催款函发出后，客户逾期仍未缴清欠款的，经公司领导批准后，在相关部门的配合下，对不缴纳费用的商户提起法律讼诉。5.相关文件（无）6.相关记录6.1客户缴费通知书 PY-FN-BL-001-R-0016.2催款函 PY-FN-BL-001-R-0026.3第二次催款函 PY-FN-BL-001-R-0036.4第三次催款函 PY-FN-BL-001-R-0046.5商户入伙内部通知单 PY-CS-BL-001-R-0016.6商户缴费单接收表 PY-FN-BL-001-R-005第 20 页 共 41 页财务部作业指导手册 版本/修订状态：A/0 第 1页 共 3页费用支出管理规定 编号：PY-FN-BL-0021.目的为了规范物业管理各项费用支出的工作程序，保证公司及时、准确地掌握和控制物业管理费及其他各项费用的支出。2.范围本规定适用于宾至国际物业管理（北京）有限公司唐山分公司远洋城 MALL 项目。3.职责3.1 行政人事部：负责工资奖金各种津贴、加班费、探亲车旅费、职工家属医药费、临时工、劳动保护费、养老保险费、医疗保险、失业保险费、职工培训、赞助费、捐赠支出、车辆费用、低值易耗品、物料用品、零星用品的购置、印刷费、邮电费、工作服等费用的控制审核；3.2 客户服务部：负责对垃圾的运费、绿化、租摆费、街道清洁费、市政管理费、虫控费、节日布置费等费用的控制审核；3.3 工程部：负责对能源费、各项设备的维修及保养费、排污费、水电煤气费、折旧费等费用的控制审核；3.4 拓展部：负责对各项开拓费用的控制审核；3.5 保安部：负责保安员工资及津贴、加班、值班费及保安设施、装备、服装等费用的控制审核；3.6 财务部：对整个流通费用应负有统一计划和检查、监督审核全部费用开支的职责。对每一笔费用的支出，应认真查看审批手续是否完备，查看是否是预算内支出。4 工作程序第 21 页 共 41 页4.1 费用支出的基本原则4.1.1 严格遵守财经法规，落实公司货币资金管理办法，执行预算管理、分项目管理相结合的原则，正确核算，节约开支；4.1.2 按照计划和审批手续用款，坚持先审核后报销，先预算后使用的制度；4.1.3 执行国家规定的费用开支范围和费用开支标准，严禁把不应列入费用的开支列入费用之内，严禁弄虚作假，乱挤乱摊费用，划清资本性与收益支出界限；财务部作业指导手册 版本/修订状态：A/0 第 2页 共 3页费用支出管理规定 编号：PY-FN-BL-0024.1.4 从提高公司和部门的经济利益出发，不断开拓节约费用的新途径，努力降低和控制费用支出。4.2 费用支出规定4.2.1 工资及福利：遵循“按劳分配”的原则，工资水平由项目项目总经理根据聘用员工的受聘职位决定。包括：基本工资、绩效工资、年终双薪、员工制服、员工培训及福利等；4.2.2 维修保养费：包括各系统如：强电、弱电、空调、供排水、监控、消防、通讯、电梯、排污等系统的保养，日常保养维修费等；4.2.3 物料消耗：包括水、电、工具、材料及低值易耗品；4.2.4 清洁费:包括垃圾清运费、排污费、绿植租摆、公共区域清洗等；4.2.5 折旧费：包括工程设备、办公设备、家具用具等；4.2.6 管理费：包括行政人员的工资、差旅费、运输费、保险费、租赁费、顾问费、诉讼费、税金、土地使用费、开办费摊销、业务招待费、坏帐损失等；4.2.7 严格掌握业务招待费的开支，本着“必需、合理、节约”的原则，在制度规定额度和范围内使用；4.2.8 需掌握各项零星费用的支出数量，确保各项费用支出正确无误；4.2.9 从严掌握维修保养费用控制，对每个具体管理项目，工程总监根据维修、保养的规模大小编制预算，并由财务部根据项目金额大小、维修的紧迫性与公司实际承受能力来确定费用支出进度；第 22 页 共 41 页4.2.10 根据公司财产损失的赔偿规定，凡属于责任人过失造成损失的，应按责任人的过失大小赔偿部分或全部损失；4.2.11 公司内部一切收支，必须交财务部入帐，不允许设立小金库。 4.3 费用审批权限4.3.1 各项费用开支需报经项目项目总经理审批，需填写支票领用或现金报销单，按照货币资金管理办法中规定的审批程序执行；4.3.2 差旅费由部门、项目经理签字后报项目项目总经理签字审批，需填写差旅费报销单，按照货币资金管理办法中规定的审批程序执行；财务部作业指导手册 版本/修订状态：A/0 第 3页 共 3页费用支出管理规定 编号：PY-FN-BL-0024.3.3 各项零星购置由报行政人事部购置后报项目项目总经理签字审批，需填写支票领用单或现金报销单，按照货币资金管理办法中规定的审批程序执行；4.3.4 各项办公费用支出由部门、项目部提出经财务经理审核、公司总裁审批后给予购置报销。需填写支票领用单，按照货币资金管理办法中规定的审批程序执行；4.3.5 低值易耗品、固定资产及其他大金额项目，由行政人事部、财务部共同负责，行政人事部填表报项目项目总经理审批后购置。需填写支票领用单，按照货币资金管理办法中规定的审批程序执行。5. 相关文件（无）6. 相关记录（无）第 23 页 共 41 页财务部作业指导手册 版本/修订状态：A/0 第 1页 共 5页库房物资管理规定 编号：PY-FN-BL-0031.目的规范库房管理工作，健全公司的物资管理制度，防止重复采购，物料积压，保证库房物品管理安全、高效、有序。2.范围本规定适用于宾至国际物业管理（北京）有限公司唐山分公司远洋城 MALL 项目。3.职责3.1 库房管理员负责物品的验收、入库、领用手续的办理和库房物品的保管；3.2 库房管理员负责登记物品的材料明细账，检查采购物品的质量及价格；3.3 库房管理员负责库房物资的清查盘点及各项安全管理工作。4.工作程序4.1 行政人事部负责公司物资材料的采购工作。各部门及项目部须在每月 15 日前对所需的物资提出采购申请计划。具体执行采购控制程序 ；4.2 物料入库 4.2.1 行政人事部须向库房管理员提供如下材料：4.2.1.1 报批的各部门及项目部的材料采购申请单 ；4.2.1.2 供应商到位物资送货明细单，应含数量、规格、型号、价格、供应商名称等；4.2.1.3 专项工具、仪器或有特殊要求的物资要有质检证明及产品合格证书；4.2.1.4 每月 17 日前由库房管理员按最低库存量核对材料采购申请单 ，签字确认第 24 页 共 41 页后交行政人事部。4.2.2 物资入库时，库房管理员会同行政人事部及使用部门的专业人员依据审批后的材料采购申请单对所采购回的物料进行检查入库验收，须做到数量、质量、规格型号及备件清楚；4.2.3 对批量采购的数量超过 10 个（含 10 个）的物品，采取抽检的方式进行检验，即从所购物品中按总数 10%的比例抽检，抽取的数量不得少于 10 个；对零星采购的或数量少于 10 个的物品按单个进行验证；4.2.4 如所到物资的规格质量不符合要求时，库房有权拒收，不办理入库手续。由供财务部作业指导手册 版本/修订状态：A/0 第 2页 共 5页库房物资管理规定 编号：PY-FN-BL-003货商进行退货或调换为符合要求的产品；4.2.5 材料验收合格后填写入库单 。填写内容必须齐全，需行政人事部、库管员、申请部门相关专业使用部门主管三方签名确认。经检验合格后的材料，由库房管理员将其存放在指定地方；4.2.6 公司的项目部申购物资，由供应商直接送至各项目部，由项目部的负责人及项目专业人员一同代办验货，物料验收合格后签字确认，项目部的负责人应将供应商的送货单及时、完整地交送到库管员处，并准确办理该项目的物料出、入库手续。4.3 物料出库4.3.1 库房办理各种物品领出，包括工程材料、办公用品、清洁用品、保安以及其它物品物料的出库，必须持有专业人员开具的本部门经理签名的材料领用单 。执单到库房领料，领料单上要有领料人、部门经理或项目主管、库管员等相关人员的签字；4.3.2 工程材料的领用要有相应的维修工作单或工程部内部工作单 ，具体按报修服务管理规程执行；4.3.3 材料领用单须将所领用的材料名称、规格、单位、数量、用途填写清楚，并在“备注”栏内写明所领材料用途；4.3.4 库房管理员根据材料领用单所填列的内容确认无误后发放材料，领用人在确认所领材料合格后领出，并在出库单上签名，领料人对不合格物品可以拒领；4.3.5 属于工程材料工具类，办公用品用具类，领用后需登记领用记录。属于部门及第 25 页 共 41 页项目领用工具需登记公用台账，属于个人用工具需登记个人工具台账；4.3.6 个人领取耐用的低值易耗品，需填写个人保管用品使用卡 ， 个人领用物品明细表 。此表和卡一式两份，一份部门库管员，一份财产领用人保管，库管员根据此表建立个人领用物品的备查台账；4.3.7 个人保管使用的物品属公司资产，保管者有责任和义务妥善保管、合理使用；4.3.8 大型工具及用具使用后，如有损坏、丢失，确认后及时填写低值易耗报损单 ，各部门经理及项目负责人签字后到库房办理相关手续。当员工离职或调离工作时，凭个人用品保管使用卡 ，将个人工具清点后交回库房办理财产移交手续；财务部作业指导手册 版本/修订状态：A/0 第 3页 共 5页库房物资管理规定 编号：PY-FN-BL-0034.3.9 对于单位价值较高、可回收的工程材料，应以旧换新。维修更换后，把旧的送回库房；4.3.10 清洁用品如卫生纸，领用时要将替换下来的空纸卷清点后交回库房；4.3.11 对于各部门及项目部使用退回的物资，库房管理员应检查退回的原因，如是因供应商责任造成的应立即告知行政人事部，联系供应商，实施退货。4.4 物品报损4.4.1 所领用的物品不得私自换货、退货，如物品有质量等问题，及时通知本部门负责人；4.4.2 凡属正常磨损、自然原因造成物料的损耗或在工作中发生意外情况而造成个人保管物品损坏的，由保管者填写低值易耗报损单 ，说明原因和理由，经部门、项目经理、行政人事部、财务部审核，项目项目总经理批准后予以报废；4.4.3 如使用不当造成物品损坏或丢失，不属于报损部分，由相关责任人负责。4.5 废品、回收物品处理4.5.1 公司各部门及项目部不得私自处理废品、可回收物品。交由库房及行政人事部统一处理，所卖物品金额全部入账；4.5.2 各部门拆卸、更换后的可回收的工程材料，清点后交回库房，登记记录，不得私自处理。如遇特殊情况急需处理时应通知库房及行政人事部共同处理，处理金额全部入账；26第 26 页 共 41 页4.5.3 变卖废品收入当日上交财务部，取得收据留存备查。4.6 库存物资管理4.6.1 由库房管理员负责登记各项货物收发记录；准确无误录入电脑物料管理台账；4.6.2 所有账册由库房管理员保存，未经批准不得擅自借阅他人；4.6.3 库房管理员应于每月进行实物盘点，统计出、入库及损耗物料的情况，应做到账账相符、账表相符、账实相符。按时编制月度盘点表，并写出盈亏报告及原因报财务部，库房结账时间为：上月 17 日至本月 16 日为一结账周期；4.6.4 库房管理员每月 20 日前编制当月物料购、耗、存明细表，报送财务部进行对账,按财务要求上报库存报表，并适时进行调整。各类货物要分类存放，同类货物集中存放，财务部作业指导手册 版本/修订状态：A/0 第 4页 共 5页库房物资管理规定 编号：PY-FN-BL-003不得混放，仓库应保持清洁卫生；4.6.5 货物存放应视货物存放高度与方式，视其重量、体积、结构、材料而定，必须保证存货的安全和便于领用；4.6.6 库房物品按类分区、标识清楚、摆放整齐、注明规格、型号、数量；4.6.7 对库存物品要定期检查，妥善保管，做到日清月结；4.6.8 做好库房的防火、防盗、防潮等安全工作，严禁在库房内吸烟，确保库存物资的完好无损。4.7.工服换洗4.7.1 库房管理员负责工服的洗涤及发放管理，工服洗涤采取集中换洗，换洗时间为每天工作日早十点以前。具体执行工服管理规定 ；4.7.2 库房管理员把每日需清洗的工服汇总，由洗衣公司派专人收集清点并填写工服清洗登记表 ，双方签名确认，附在工服换洗记录表上，留作月底结账时作为结账凭证；4.7.3 库房管理员根据每日工服清洗登记表项目，检查验收所洗工服的质量、数量，出现问题及时向本部门负责人及行政人事部汇报，及时反馈意见；4.7.4 依据工服清洗登记表所列项目、金额进行汇总，报财务部结算。4.8.结算第 27 页 共 41 页4.8.1 库存物品购进并办理验收入库手续后，由行政人事部负责按月度资金付款计划申请付款凭单，财务部进行审核确认，经项目项目总经理审批后方可付款；4.8.2 对公司各部门及项目部自行采购的物资，没有按审批手续办理而发生的采购费用，财务部有权拒绝付款。5.相关文件：5.1采购控制程序 Prmi-HR-010 5.2工服管理规定 PY-HR-BL-0135.3报修服务管理规程 PY-CS-BL-005财务部作业指导手册 版本/修订状态：A/0 第 5页 共 5页库房物资管理规定 编号：PY-FN-BL-0036.相关记录：6.1入库单 PY-FN-BL-003-R-0016.2出库单 PY-FN-BL-003-R-0026.3领用单 PY-FN-BL-003-R-0036.4物料购、耗、存情况表 PY-FN-BL-003-R-0046.5工具借用登记表 PY-FN-BL-003-R-0056.6个人保管用品使用卡 PY-FN-BL-003-R-0066.7个人领用物品明细表 PY-FN-BL-003-R-0076.8工服清洗登记表 PY-FN-BL-003-R-0086.9工服换洗记录表 PY-FN-BL-003-R-0096.10低值易耗报损单 PY-FN-BL-003-R-0106.11盘点表 PY-FN-BL-003-R-0116.12维修工作单 PY-CS-BL -005-R-0036.13工程部内部工作单 PY-CS-BL -005-R-0026.14材料采购申请单 Prmi-HR-010-R-001第 28 页 共 41 页财务部作业指导手册 版本/修订状态：A/0 第 1页 共 4页货币资金管理规定 编号：PY-FN-BL-0041.目的目的是为加强货币资金管理，规范公司物业管理的经济活动行为，适应企业发展的需要，确保公司资金的安全，根据国家有关法律、法规规定，结合公司实际情况，特制定本管理规定。2.范围本规定适用于宾至国际物业管理（北京）有限公司唐山分公司远洋城 MALL 项目3.职责3.1 负责公司本部及项目部的货币资金管理；3.2 负责货币资金收支各项经济业务的合法性、合规性。 4.工作程序4.1 现金使用及报销4.1.1 使用现金执行现金管理暂行条例，用现金从事交易的只能在以下范围内进行:4.1.1.1 支付职工个人的工资、津贴、奖金、福利费、医药费、差旅费及各种补贴、补助费和其他个人劳动报酬以及国家规定对个人的其他支出；4.1.1.2 向个人收购农副产品和其他物资的价款；4.1.1.3 出差人员必须随身携带的差旅费；第 29 页 共 41 页4.1.1.4 支付银行结算起点(1000 元)以下的零星开支；4.1.1.5 中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。除此之外，应通过银行转账，不得支付现金。4.1.2 现金管理：4.1.2.1