公司公文管理制度

公司公文管理制度篇一：公司公文管理制度(完整版)1.目的： 为进一步加强公司的公文管理，严格公文处理程序，提高公文运转时效，明确公文承办要求，实施公文管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。 2.适用范围： 本制度适用于集团总公司、子公司。 3.职责范围 集团总裁办 总裁办是公司公文处理的管理部门。 负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作。同时负责指导各部门和各子公司的文件处理工作。 负责建立健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改。负责本制度的实施。 集团其它各部门、子公司 不得以集团名义自行对外正式行文。 负责按本制度规定执行 4. 公文处理原则 公文处理原则 公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。 公文处理应按照行文要求和公文处理规范进行，做到准确、及时、安全、保密。 5. 公文的种类： 公文的定义 公司公文是实施管理、处理公务的具有特定效力和规范格式的公务文书，是传达、发布指示、请示和答复问题，指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。 常用的公文种类 常用的公文种类有：决定、决议、意见、通知、通报、报告、请示、规定、函、会议 纪要等。 （一）决定、决议：对重要事项重大行为做出安排，用“决定” ；经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议” 。 （二）意见：用于对组织工作重要问题提出见解和处理办法。 （三）通知：用于传达上级部门指示，要求下级部门办理和需要周知和共同执行的事项。 （四）通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。 （五）报告、请示：向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议用“报告” ；向上级部门请示指示、批准用“请示”。 （六）规定：用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。 （七）函：是相互商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门提出请求的公文。 （八）会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求全公司共同遵守执行。 6. 公文格式和行文规则 公文格式和行文规则 公文用纸幅面及版面尺寸 (1).公文用纸幅面尺寸 公文用纸采用 GB/T 148 中规定的 A4 型纸，其成品幅面尺寸为：210mm297mm。 (2).公文页边与版心尺寸 公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm，公文用纸订口（左白边）为：28mm1mm，版心尺寸为：156mm225mm（不含页码） 。 公文中图文的颜色 除红头文件外，未作特殊说明的公文中图文的颜色均为黑色。 排版规格与印制装订要求 (1).排版规格 正文用 4 号宋体字，一般每面排 22 行，每行排 28 个字。 (2).制版要求 版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过 1mm。 (3).印刷要求 单面印刷；页码套正，两面误差不得超过 2mm。黑色油墨应达到色谱所标 BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%，M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。 (4).装订要求 公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过 4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各 1/4 处，允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为 3mm-5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差1mm，四角成 90，无毛茬或缺损。 公文中各要素标识规则 组成公文的各要素可划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即 156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。 眉首 (1).公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第 1 行。 (2).秘密等级和保密期限 密级公文应分别标明“密级”字样，用 3 号黑体字，顶格；密级分为 ABC 三个等级。密级程度应由发文主管单位领导根据文件内容确定。如需标识和保密期限，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行。 (3).紧急程度 如需标识紧急程度，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行，两字之间空 1 字。 (4).发文机关标识 由公司全称或规范化简称后面加“文件”组成，即“湖南九州集团有限公司（文件） ”或“九州集团” ；对一些特定的公文可做相应的改变，如通知即可写为“湖南九州集团有限公司（通知） ”。发文机关标识上边缘至版心上边缘为 25mm。 发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于 22mm15mm。 (5).发文字号 发文字号包括公司、部门字号、年号、顺序号。 如发文单位为总裁办，则具体格式为： 发文字号之下 4mm 处印一条与版心等宽的红色反线。(6).签发人 公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。签发人用 3 号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3 号楷体字标识签发人姓名，特殊情况手签签发人姓名。 如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第 1 行，其他签发人姓名从第 2 行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为 4mm。 主体 (1).公文标题 红色反线下空 2 行， 用 2 号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。(2).主送部门左侧顶格用 3 号仿宋体字标识，回行时仍顶格。 (3).公文正文标题下另起一行，每自然段左空 2 字，回行顶格。数字、年份不能回行。 (4).附件 公文如有附件，在正文下空一行左空 2 字用 3 号仿宋体字标识“附件” ，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.” ） ；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第 1 行顶格标识“附件” ，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第 1 行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件（或带序号） 。 (5).成文时间 用汉字将年、月、日标全；“”写为“零” ；成文时间的标识位置见公司内部文件标准格式说明书 。 (6).公文生效标识 a.单一发文印章 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空 4 字；加盖印章应上距正文2mm-4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上； 当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。 b.联合行文印章 当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空 7 字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章之间不相交或相切，相距不超过 3mm。 当联合行文需加盖 3 个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排 3 个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空 2 字标识成文时间。 c. 加盖印章的页面如无正文时，应在页面左上方括符说明（此页无正文） 。 。 (7).附注 公文如有附件注，用 4 号仿宋体字，居左空 2 号字。 版记 (1).主题词 主题词用 4 号仿宋体字，加粗，居左顶格标识，后标全角冒号词目用 4 号小标宋体字；词目之间空 2 字。 (2).抄送 公文如有抄送，用 4 号仿宋体字，加粗，居左顶格标识，后标全角冒号词目用 4 号小标宋体字；词目之间空 2字。 (3).编写机关和印发时间 篇二：XX 公司公文管理制度公文管理制度 第一章 总 则 第一条 为进一步加强公司的公文管理，严格公文处理程序，提高公文运转时效，明确公文承办要求，实施公文管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。 第二章 公文处理原则 第二条 公司公文是实施管理、处理公务的具有特定效力和规范格式的公务文书，是传达、发布指示、请示和答复问题，指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。 第三条 公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。 第四条 公文处理应按照行文要求和公文处理规范进行，做到准确、及时、安全、保密。 第五条 行政部是公司公文处理的管理部门，负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作。 第三章 公文种类 第六条 常用的公文种类有：决定、决议、意见、通 知、通报、报告、请示、规定、函、会议纪要等。（一）决定、决议：对重要事项重大行为做出安排，用“决定” ；经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议” 。 （二）意见：用于对组织工作重要问题提出见解和处理办法。 （三）通知：用于传达上级部门指示，要求下级部门办理和需要周知和共同执行的事项。 （四）通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。 （五）报告、请示：向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议用“报告” ；向上级部门请示指示、批准用“请示”。 （六）规定：用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。 （七）函：是相互商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门提出请求的公文。 （八）会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求全公司共同遵守执行。 第四章 公文格式和行文规则 （一）公文用纸幅面及版面尺寸 1.公文用纸幅面尺寸公文用纸采用 GB/T 148 中规定的 A4 型纸，其成品幅面尺寸为：210mm297mm。 2.公文页边与版心尺寸 公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm，公文用纸订口（左白边）为：28mm1mm，版心尺寸为：156mm225mm（不含页码） 。 （二）公文中图文的颜色 未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。 （三）排版规格与印制装订要求 1.排版规格 正文用 3 号仿宋字，一般每面排 22 行，每行排 28 个字。 2.制版要求 版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过 1mm。 3.印刷要求 双面印刷；页码套正，两面误差不得超过 2mm。黑色油墨应达到色谱所标 BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%，M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。 4.装订要求 公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不 脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4 处，允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为 3mm-5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差1mm，四角成 90，无毛茬或缺损。（四）公文中各要素标识规则 组成公文的各要素可划分为眉首、主体、版记三部分。臵于公文首页红色反线（宽度同版心，即 156mm）以上的各要素统称眉首；臵于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；臵于主题词以下的各要素统称版记。 1.眉首 （1）公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第 1 行。 （2）秘密等级和保密期限 如需标识秘密等级，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行，两字之间空 1 字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。 （3）紧急程度 如需标识紧急程度，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行，两字之间空 1 字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第 1 行，紧急程度顶格标识在版心右上角第 2 行。（4）发文机关标识 由公司全称或规范化简称后面加“文件”组成，即“广东金晶能源股份有限公司文件”或“广东金晶公司文件” ；对一些特定的公文可只标识公司全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为 25mm。 发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于 22mm15mm。 （5）发文字号 发文字号由公司代字、年份和序号组成。发文机关标识下空 2 行，用 3 号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“?”括入；序号不编虚位（即 1 不编为 001） ，不加“第”字。 公司对第三章提及的常用公文发文字号统一规定如下：决定、决议、意见、通知、通报、报告、规定等下行文以及对外发送的文件一律用粤金晶?XX 号，请示、函等上行文以及平行文一律用粤金晶函?号，会议纪要一律用粤金晶纪?号。 篇三：公司公文管理制度(附表格及流程)XXX 公司公文管理制度 一、目的 为规范公司各类办公文件的管理，提高工作效率，根据国家相关规定，结合公司实际情况，特制定本管理制度。二、适用范围 本制度适用于公司各类办公文件的处理。 三、常用公文文种 1、公文包括决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要共计 15 个种类。 2、我公司用的公文种类有：通知、通报、报告、请示、函、纪要、决定等。 ? 通知：适用于发布和传达公司内部事项； ? 通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要事项； ? 报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复询问； ? 请示：适用于向上级单位请求指示和批准； ? 函：适用于不相隶属单位之间的商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项； ? 纪要：适用于记录、传达会议情况和议定事项； ? 决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单 位及人员等。3、公文保密等级分为：绝密、机密、秘密、一般文件。 四、版面要求 1、纸张尺寸： 公文用纸一般采用国际标准 A4 型纸（210mm297mm） ，特殊形式的公文用纸，可根据实际需要确定。 2、 版面（附件 1公文样本 ） ? 页边距：上：厘米，下厘米，左厘米，右厘米。如使用公司红头稿纸（附件 2） ，则可去掉公文样本中的“版头” ，并将页边距的上尺寸调为厘米。 ? 字体和字号：如无特殊说明，公文格式各要素一般用 3 号仿宋体字，特殊情况可以进行适当调整。 ? 文字的颜色：如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。 ? 装订：公文应左侧装订，不掉页。 五、公文内容要素划分及格式要求 公文内容要素分为版头、主体、版记三部分。版头指公文首页红色分隔线以上的部分；主体指公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分；版记则是指公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分记。 1、版头：字体为华文仿宋，字号小初，加粗，文字颜色为红色；分隔线为磅粗的直线。文字和分隔线均居中。2、主体：从版头下空一行开始编排，文字颜色为黑色，从左到右横写、横排。正文行距为单倍行距，特殊情况可以进行适当调整。 ? 标题：一般用 2 号宋体字，加粗，编排于红色分隔线下空一行的位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。 ? 发文字号：一般用 3 号仿宋字，编排在标题下方，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“ ”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1 不编为 01） ，在阿拉伯数字后加“号”字。 ? 正文：一般用 3 号仿宋字，编排于发文字号下空一行的位置，每个自然段左空二字，回行顶格。数字、年份不能回行。 ? 附件说明：如有附件，在正文下空一行，左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”） ；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。 ? 发文单位署名、成文日期和印章：一般距离正文（或附件说明）一行，发文单位一般向右对齐编排，成文日期居于发文单位之下，以发文单位为准，居中编排。成文日期中的数字应用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即 1 不编为 01） 。印章用红色，要端正、居中下压单位全称和成文日期，印章用红色，不得出现空白印章。当公文排版后所剩空白处不能容下署名、印章或成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。? 附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。 ? 附件：附件应另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。 “附件”二字及附件顺序号用 3 号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题用 2 号宋体，加粗，居中