第一章引导案例销售和收款循环案例分析

案例一上海新华工业有限公司 2008年 5月 20日在例行对账检查时，发现 5月 15日销售饲料添加剂过程中，出现了销售调拨单及销售单真实但财务专用章和增值税专用发票伪造的现象，结果致使公司价值 150万元的 30吨产品被骗走。2008 年 5月 30日，新华公司查明了该事故的原因，具体情况如下：（1）某人假冒公司老客户的名义，到公司销售部门开具了真实的产品销售调拨单，使用伪造的财务专用章及增值税专用发票，私盖印章，然后到销售部门盖销售章，最后到储存仓库提货，导致事故发生。（2）利用财务部门、销售部门、仓储部门在不同的办公地点办公的弊端，经过长期的预谋，使用假牌照的报废车作案。骗过了公司财务部门收款开发票关、销售部门对接关、储运部门发货核对关，保卫科车辆出入口验收关、公司门卫查证关。思考：请分析说明该公司在销售和收款循环中内部控制的缺陷。案例二：销售收款存漏洞,业务员挪用货款上百万元据媒体报道，36 岁的何某 1998年大学毕业应聘进了南京某公司当销售员。何某头脑灵活，工作成绩不错，但迷上了赌博，于是他就对货款打起了主意。每次收到货款他总要迟几天上报，从中扣除一些货款供自己使用。2005 年 3月初，何某收到了某公司的货款，他暗中将其中的 7万余元挪到自己手里。第一次下手，何某也害怕了好几天。1 个月后，他与南京某公司签订购销合同，这一次他只拿了 4万多元。同年 6月，他从两家客户的货款中挪用了 12万元供自己开支，从此之后胆子越来越大了。为了自己挪用公款方便，何自己注册了一家名叫“旭浩”的皮包公司。他以旭浩公司的名义与客户签合同，将自己的东家提供给客户的各种项目，都挪到旭浩公司名下。为了拿钱更顺手，他还私刻了自己任职公司的发票专用章以及客户专用章。据检察院起诉书指控，从 2005年到 2008年 3年间，何某利用职务之便与十几家公司签订购销合同，挪用货款共计 234万元。就在何某感到春风得意的时候，公司财务发现，何某签订的销售合同上的合同专用章，与客户提供给公司对账的合同专用章不一致，而且合同上的货款与何某上交的金额差别太大，财务经向客户核实后发现，公司和客户签订的合同专用章都是假的，金额也不一致，向领导报告后公司决定报警。2008 年 5月 5日，公安机关将何某抓获归案。从上述案例来看，该公司在销售实物管理、收款、合同管理与对账等环节都存在较严重的内控缺陷，使得业务员长期挪用货款不被发现。企业应如何完善销售与收款相关的内控？例三：销售与收款环节一旦失控，贪污舞弊行为就有可能滋生，企业利益就会受损。某市铁路运输某中心医院收费挂号处负责人司某，利用销售与收款管理环节上的漏洞，三年多时间内少上缴医药费 94.8万余元。据司某供述，有一次她故意将缴款凭证上的金额少写了 300元，财务人员在收款时仅核对了缴款单与现金的数字，而没有复核收费存根联与现金是否相符，便盖上了收款专用章。300元就这样轻而易举到手后，司某从此一发不可收拾，贪污的次数越来越多，贪污的数额也越来越大。后来，她索性在地摊上私刻了“医院财务室现金收款专用章”和“医院医疗服务中心财务室现金收款专用章”，专门用于自己填写的缴款单上。最后发展到将整本收费本和缴款凭证上，都盖上私刻的公章，侵吞大额公款。至案发，司某在 360余本收据上做了手脚。公诉机关出示的印模鉴定结论，证实司某经手的 360余本收费收据上的缴款单和封底上盖有假的收款专用章，司某对此供认不讳。 由于钻了销售与收款环节失控的漏洞，一位才三十多岁的收费挂号处负责人，把自己送上了被告席，被判无期徒刑。案例四：加油站公司销售与收款内部控制案例。陈某原是南京石油公司加油站长兼任管账员。自1997年以来，他采取截留销售款、账内做假账等方式，将单位公款用于赌博，使国家直接经济损失 70余万元。他开始也只是玩点“小来兮”，但逐步由小赌变成大赌、狂赌。1997 年他有过一个月内输掉 21万元的“记录”。陈某挪用公款的手段很简单，一是直接挪用销售款，陈某自 1997年担任站长起，多次从加油站油款中直接拿取现金，两年的时间里挪用公款 50多万元去赌博，在兼任管账员期间，又利用负责清理回收油站的外欠款机会，他又将收回的外欠款数十万元输在了赌桌上。二是做假账。陈某利用自己既是站长又是管账员的便利，一方面大力截留销售款，另一方面又采取账内做假账的方式来掩盖其舞弊行为。思考：请从内部会计控制角度分析该案例主要存在哪几个方面的问题？案例分析一答案：此问题的关键问题在于销售调拨单及销售单的开具及审批程序设计无效；一、开具销售调拨单的控制公司未采取任何核实措施即开具销售调拨单及销售单，是导致销售真实性控制目标失效的关键因素之一。建议：公司开具销售调拨单之前通过，与客户采购部门电话沟通，要求客户提供采购申请传真函。二、销售审批环节公司销售审批环节的内部控制设计不合理，仅通过由客户拿来的增值税专用发票并认可，不足以防止私盖印章的风险事件发生。建议：销售章的加盖前提，是销售部门根据客户提供的增值税发票（发票联、及抵扣联）与来自财务部的增值税发票记账联核对一致，并核对财务部提供的收款记录。三、发货环节3.1仓库发货，仓储部门必须核对两要件：1.销售单的真实性，即必须将客户提供的销售部单与销售部部门送达仓储部门的销售单核对一致（此例因销售单为真实，因此此控制已因销售部门失职而失效），2.检查是否已收款及开票、必须将客户提供的发票信息与财务部门提供的信息核对一致才可发货（此例为发货控制失效的关键环节）；3.2保卫科保卫科对于这种故意诈骗舞弊行为，一般比较难以控制，因此车辆出入验证照环节，对假车牌难以识辨，但保卫科对于报废车辆照样放行，如公司对保卫科岗位职责中未明确要求其验明车辆外观是否明显属于可疑车辆范围（报废、与公司不符、改装等），证明公司保卫科执行失效。3.3 门卫查证关门卫查证一般检查货物放行的证件，及是否与车辆牌号及所载货物等一致。对于这种故意诈骗舞弊行为，门卫查证关对此项风险是难以控制的。这种查证控制，对于装运错误，即货物装运至非正确的车辆比较有效，对此种故意行为难以控制。四、核心内部控制缺陷信息与沟通存在重大内部控制缺陷4.1、销售信息并未立即传达至财务部门；4.2、此设计导致装运部门向财务部门核实收款情况的方式难以控制故意舞弊风险；4.3、发货环节内部控制程序设计失效（必须取得财务部传递的单据才可发货，仅通过客户提供的数据，不足以控制发货给不真实的客户的风险）；、五、建议 5.1销售单连续编号5.2销售单一式四联（一联销售部门留底，一联送财务、了联送仓库、一联送门卫）5.3参与销售的员工提高风险防范意识，建议各岗位内部控制要点5.4信息化建设是（平衡长短期利益，投资建设ERP系统，以销售单为唯一编号，各流程审批执行的前提必须满足设定条件才可审批或执行。）反映出公司例行检查比较机械化，发生问题时才能看到问题，在未发生问题前，风险意识不强，建议公司内部监督机制由事务监督向事中控制及事前控制导向并过渡。根据此案例上述有限的资料，其销售与收款循环，即使不发生上述事故，其内部控制体系的设计是不合理的。案例二答案：从我国企业销售与收款环节常见问题来看，企业需从以下几个方面加强销售和收款的内部控制。1.不相容职责分离。对销售与收款环节来说，对企业内部涉及销售收入的机构、岗位进行合理的设置和权限划分，是规避销售环节风险的主要手段和方法。但现实中，很多企业销售与收款的整个循环过程往往由销售部独立负责，无论客户交易金额的大小，都由销售人员同时负责产品销售和对客户的收款，这种做法的好处是能够提高工作效率，同时也可能导致收款过程中，销售人员挪用货款或货物却无法及时发现。2.销售计划和预算管理。销售计划和预算管理一方面是企业全面预算的编制起点，为生产、采购、费用等方面预算提供的编制基础，另一方面它可以起到对企业销售活动进行约束和控制的功能，有利于公司目标及销售任务的实现。通过预算使销售机会、销售目标、销售定额清晰化和集中化，并为企业提供了一个评估结果的工具，通过预算与实际销售的比较，可以全面控制营业收入环节的各种业务，评估销售部门和其他部门的业绩完成情况。3.价格管理。企业应制定统一的市场定价和折扣政策，并经过适当授权审批，这既是维护企业形象和市场秩序的要求，也是保护企业资产安全完整的要求。企业需要明确不同层级员工的价格权限，任何人不得超越其权限给予客户优惠的价格。4.客户档案和信用管理。对销售收款循环来说，信用管理是保障公司资产安全，减少坏账损失的最有效的方法。为了加强信用管理，企业应该建立一套全程信用管理体系，包括：信用管理组织结构的建立；信用管理操作流程的规范和客户信用等级和信用额度的确定。从组织结构上看，信用管理职能最好与销售职能分开，由一个单独的信用管理部门来履行对客户的信用的评定、实施和监督。5.销售合同管理。为了加强对合同的管理，企业需要在合同签订前加强对合同内容的评审，并在事后对合同进行妥善保管和跟踪；所有销售按一定的规则编号且归类存档，以便于统计和查阅；作废合同应该加盖作废章，并应该由专人统一保管。6.发货管理。对发货管理来说，企业应做好以下控制：仓储部门只有取得销售部门编制和签字认可的发货通知单才能发货，避免重复发货。数量重大的发货，需要与销售部门核对后再发货；由独立职员清点发运货物，与销售单上列明的品种和数量进行核对，发运人和清点复核人应该在有关凭证上签字；实际发货的品种、数量和时间应记录在有关账册和发货通知单备付联上，并将其中一联交会计部门登账，避免延迟入账；发货后应取得对方签收的收货回执并加以存档。7.账务记录和应收款管理。账务管理，即要求企业建立明确的会计政策和制度来规范销售与收款环节所有收入的确认以及对坏账的处理。企业对所有的收入确认和应收账款的账务处理要做到记录及时并有依据；定期核对往来账，发函给客户核对，且必须由非应收账款的管理人员来核对；账务调整必须留有痕迹，且经过授权；对应收账款要进行账龄分析，并建立明确的催收机制；进行坏账核销必须经过独立于销售及记账等职能的经理人员的批准，记录于坏账审批表上；对已经冲销的坏账要进行备查登记，并进行后续跟踪和催款，防止款项收回时被经手人贪污案例三答案：按照内部控制制度要求，企业应当建立销售与收款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保办理销售与收款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。例如，现钞的收入业务必须由两个以上的职员来处理。收款的职员不能担任开票业务。收款员在收款时，应仔细核对开票员开给顾客的销货或营业收据，并核对现钞是否一致。各种收据应事先按顺序编号，每天营业结束后，记账员应清点开票员当天开出的所有收据并据以登记现金日记账。如记账员发现有缺号收据的问题，应及时向财务经理报告，并着手进行调查。很明显，由于上述控制在执行过程已经“形同虚设”，才让司某有机可乘。从加强内部控制要求来看，该医院职务分离没有贯彻到位。缴款凭证是收费员自行编制的，现金也是收费员收取并上缴的，一般后面还要附上该款项原始的收费存根，以证明缴款凭证、收费存根、上缴现金三者相符。其中，核对原始的收费凭证对于收费员上缴的款项具有牵制和稽核作用。但是，该医院的财务人员却没有复核收费存根，让司某钻了空子，即将缴款凭证上的金额少写，从而将差额装入个人腰包。按理说，医院应当定期抽查、核对销售业务记录、销售收款会计记录，及时发现并处理销售与收款中存在的问题；同时，还应定期进行盘点。医院确实对收费工作也明确规定要“日清月结”，收费员将所收款缴给财务人员时，财务人员应将收费存根全部复核一遍，然后核对缴款凭证上的钱款数，最后点验上缴的现金，全部核对一致无误后在缴款凭证上盖收款专用章和财务人员私章。但遗憾的是，有的财务人员并未严格执行，马虎大意；有些检查措施只是写在纸上，事前、事中、事后都没有发挥出应有的作用。司某正是利用了管理环节上的漏洞才实施犯罪的。案例四答案：案例分析：本案是一起典型的由于单位内部控制混乱而导致的挪用公款案。本案从内部会计控制的角度看主要存在这几个方面的问题。首先是没有将不相容的岗位分离。根据内部会计控制规范销售与收款第五条要求，单位应当建立销售与收款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理销售与收款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。陈某既“管事”又“管账”为他挪用公款创造了便利条件。第二是业务人员缺乏应有的职业道德。根据内部会计控制规范销售与收款第八条的要求，单位应当配备合格的人员办理销售与收款业务。办理销售与收款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。本案中陈某也是赌性成瘾，一个月中就赌输了21万元，这种人当站长和会计能不出事才怪。第三是没有加强对销售收入款项的控制。按照内部会计控制规范销售与收款第二十条规定，单位应将销售收入及时入账，不得账外设账，不得擅自坐支现金。销售人员应当避免接触现款。而本案的陈某多次从加油站油款中直接拿取现金直接用于赌博，后来又将收回的外欠款输在赌桌上，都严重违反了内控制度。第四是缺乏严格的监督检查制度。根据内部会计控制规范销售与收款第二十七条规定。单位应当建立对销售与收款内部控制的检查制度，明确监督检查机构或人员的职责权限，定期或不定期地进行检查。单位监督检查机构或人员应定期通过实施符合性测试和实质性测试检查销售与收款业务内部控制制度是否健全，各项规定是否得到有效执行，特别是账实是否相符，即销售款与油的卖出量是否相符