从利用需求出发做好档案资源的开发.docx

从利用需求出发做好档案资源的开发 (内蒙古农业大学，内蒙古 呼和浩特 010018) 摘 要：文章从利用需求的角度出发，对如何做好档案 资 源工作进行了阐述。 关键词：利用需求；开发；档案资源 中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1007 6921(XX)18015901 档案是人类活动的真实记录，借助档案，我们能够更 好地了解过去、把握现在、预见未来。 档案工作是一项记 录历史、传承文明、服务社会、造福人民的重要工作。近 年来，我国档案 事业得到前所未有的全面发展。各级档案 部门、高校档案馆主动适应新形势新任务的 要求，大力发 扬与时俱进、开拓创新精神，落实科学发展观，围绕确保 档案保管安全，提高 档案管理水平，准确、快速地利用服 务等方面深入研究实践，不断推进档案工作的科学化 管 理和现代化建设。时代的发展，技术的进步，使档案利用 工作的创新服务成为档案工作与时 俱进的必然。档案工作 “贵在于活、重在于用”，档案和档案信息的价值不在于 储藏而在于 利用和传播。如何使沉睡在库房中的“死档案” 变为“活信息”为社会、学校各项工作服务 ，为利用者提 供快速而准确的信息，是我们每个档案工作者必须研究和 重视的问题。档案资 源建设是当前各级档案部门、高校档 案馆做好档案服务利用工作的基础和前提。笔者 就聆听国 家档案局方鸣老师的讲课，结合近几年的工作实践谈几点 建议。 1 明确利用需求，是做好档案信息资源开发利用的内 在推动力 高校档案是高校在教学、科研、党政管理和其他各项 活动中直接形成的具有保存价值的文字 、图表和声像等不 同载体的原始材料，它随着学校的建立而产生,随着学校的 发展而逐步积 累，它是知识和信息储存的一种形式，详细 而真实地反映了一所学校的办学历程、规模等全 貌。内蒙 古农业大学档案馆馆藏党群、行政、外事、教学、科研、 出版、基建、设备、产品 生产与科技开发、教师业务、已 故人员、财务、人事等纸质载体和声像载体 14 个门类的档 案 6 万余卷。馆藏档案有大台什农校、内蒙古农牧学院、 内蒙古林学院、内蒙古农业大学 4 个全 宗。其中一号全宗 (大台什农校全宗)档案形成时间起自 1953 年，截止 1959 年。二号全宗是原 内蒙古农牧学院全宗。内蒙古农牧学院 的前身是内蒙古畜牧兽医学院，创办于 1952 年，1960 年 更名为内蒙古农牧学院，是内蒙古自治区第一所高等院校， 也是少数民族地区历史上第一 所具有民族经济特色和地区 历史特色的农牧业高等学府，其档案形成时间 1952 年，截 至 1999 年 4 月。三号全宗是原内蒙古林学院全宗。内蒙 古林学院是我国少数民族地区唯一的一所多层 次、综合性 林业高等院校，其库藏档案反映了学校 40 年创建、变迁、 发展、建设的历史，有 些 档案十分珍贵。1999 年，经内 蒙古自治区政府决定，教育部批准，内蒙古农牧学院和内 蒙古 林 学院合并组建内蒙古农业大学，经过 50 多年的建 设和发展，形成了以农、工、理、经、管、 文、教、法等 8 个学科门类，29 个二级学科，以本科教育为主，具有研 究生教育、本科教育 、专科教育、成人教育、高等职业教 育的多层次办学体系，有 1 个国家级重点学科、8 个自治 区级重点学科，2 个博士后科研流动站、6 个一级学科博士 学位授权点、33 个二级学科博士学 位授权点，有 72 个硕 士学位授权点、50 多个本科专业。 服务是档案工作的永恒 主题，没有档案提供利用服务，档案就是死档案，价值和 潜 力就体现不出来。怎样从丰富的馆藏中开发档案资源？ 笔者认为：要从利用需求出发，开发馆藏的特色档案。 以内蒙古农业大学为例，馆藏的二号全宗 农牧学院全 宗，建院 40 多年,先后与区内外 5 所高等院校、4 所中等专 业学校合并， 是自治区最早批准对外开放的单位，历史上 接待过的中外名人及党和国家领导人都为学院留 下了珍贵 照片和墨宝，如：毛主席亲笔签署任命内蒙古畜牧兽医学 院第一任院长任命通知书 ；朱德赠马畜牧兽医学院；贺龙、 聂荣臻、罗荣桓三元帅视察学院；李岚清、教育部长周济 、陈至立、乌兰夫、布赫、班禅额尔德尼却吉坚赞以及 周建人、叶圣陶、老舍等视察学院 的照片、题词等。我们 应把这些珍贵的档案开发，以不同形式保管，提供不同的 利用，为校 园和谐文化建设服务。要从利用需求出发， 开发高校的教学档案。学籍是教学档案中的重要内容且数 量大。 从 20 世纪 90 年代以来，留学热潮一直未见衰退， 并且出国留学的要求、内涵也越来越严格 、正规。近年来， 内蒙古农业大学出国留学的学生逐年增多，要求档案馆能 准确、快速 地提供本科、硕士 的中英文成绩表。现存的 纸质学籍档案既不是符合留学要求的文本格式，又没有中 英文对照 成绩，且手工查阅速度慢，不能及时为利用者提 供服务。为此，我们把 1999 年以来毕业的各 学院所有班 级的学籍课程制作成中英文对照模板。只要查到利用者所 在班级，很快就能为其 制作内蒙古农业大学本科成绩中英 文对照表。这种做法，受到利用者的一致好评。 实践证明，大力提倡创新服务，积极引用计算机技术 和网络技术，开发档案信息资源，加快 档案信息化建设步 伐，将成为档案工作发展的必然趋势。 2 统筹安排，是档案馆做好档案信息资源开发的重要 措施 做好档案信息资源开发利用工作是促进信息化工作与 档案工作有机结合的重要途径，是推动 档案事业可持续发 展的重要手段。各级档案部门、高校档案馆，要把做好 档案信 息资源开发利用工作作为落实科学发展观的战略举 措来抓，要充分认识做好档案信息资源开 发利用工作的重 要性和紧迫性，增 加工作的主动性和创造性，积极探索做 好档案信息资源开 发利用工作的最佳方式和有效途径，为 构建社会主义和谐社会作出应有的贡献。要学习、借鉴 各地档案信息资源开发利用取得的成功经验。各级档案部 门、高校档案馆 要以实施项目带动策略作为根本保证，以 重视基础工作作为必要前提，以明确利用需 求作为内在推 动力，以统筹安排作为重要指导方针，做好档案信息资源 开发利用工作，使档 案信息资源开发利用工作上一个新台 阶。要以标准化、规范化为手段，解决好相关法规标准 问题，为开发利用档案信息资源工作 提供法律保障；以加 强网络环境下档案信息资源建设为重点，解决好电子文件 的保存、保真 、保密以及利用问题，使电子载体的档案信 息资源得到有效开发；以满足利用需求为导向， 踏踏实实 地解决好传统载体档案的数字化问题，使传统的档案信息 资源得到有效开发。 3 提高档案工作人员素质，是做好档案信息资源开发 的保证 在高等教育加速发展，档案信息倍增的新形势下，尤 其是在知识密集、人才集中的高校，对 档案工作人员的素 质提出了更高的要求。全面提高档案工作人员的素质，不 仅是新形势下高 校发展的客观要求，也是各级档案部门、 高校档案管理队伍自身建设的内在要求。现代化的 办公手 段要求档案管理人员有较强的信息处理能力，既能广泛地 接受信息，从中筛选有用信 息，归纳总结规律，还要有一 定的信息技术技能，有较强的时间意识和效率观念，提高