供电企业档案工作调研材料.docx

供电企业档案工作调研材料 一、企业概况： *供电公司成立于 1991 年，是河南省电力公司直属的 中一型供电企业，担负着*三区两县、*集团及京广电气 化铁路淇县牵引站的供电任务。截至 XX 年底，全公司在册 职工 500 人。公司属 35 千伏及以上变电站 15 座，总变电 容量 1125.2 兆伏安。其中 220 千伏变电站 2 座，变电容量 510 兆伏安；110 千伏变电站 11 座，变电容量 584 兆伏安 ；35 千伏变电站 2 座，变电量 31.2 兆伏安。35 千伏及以 上线路共计 492.60 公里,其中 220 千伏线路 228.57 公里、 110 千伏线路 228.11 公里、35 千伏线路 35.92 公里。供电 区最高供电负荷 28.4 万千瓦。XX 年，全年供电量实现 15.67 亿千瓦时，全员劳动生产率 100.5 万元/人年。 近年来，*供电公司在市委、市政府和省电力公司的 正确领导下，全体干部职工团结拼搏，开拓进取，企业整 体工作取得长足发展，先后荣获“全国五一劳动奖状”、 “全国精神文明建设先进单位”、“国家一流供电企业”、 “国家物业管理示范住宅小区”等光荣称号，并连续 9 年 保持了“河南省文明单位”称号，为河南省电力事业和* 市经济的发展作出了积极的贡献。 二、企业档案的基本情况 我公司的档案管理是随着企业的发展而逐步发展完善 起来的。*电业公司的前身是“安阳供电局*分局”，于 1991 年 8 月 22 日成立“*市供电局。1993 年更名为“* 市电业局”，XX 年 12 月更名为*供电公司。1992 年成立 综合档案室，隶属办公室，负责文书、科技、会计、底图、 科技档案和科技图书的收集、整理工作。XX 年 6 月被省档 案局认定为国家二级。XX 年 12 月国家档案局认定为国家一 级。实现了各类、各种载体档案的集中管理。目前综合档 案室管理着各种门类、各种载体的档案。设置了干部、职 工档案两个分室，负责 0-9 大类及声像档案和图书资料的 整理、保管和利用。室藏档案 17780 卷。其中：文书 7618 卷、科技 1487 卷、会计 4524 卷、声像 42 卷、照片 28 卷、 底图 1112 张、资料 2969 册。档案室总建筑面积 396.6 平 方米。档案装具齐全，并留有余地，库房建设符合保管要 求。综合档案室配备了专职档案人员 3 人、接受档案培训 率达 100，兼职档案人员 22 人，各部门均有分管档案工 作的网络人员，负责本部门文件、技术资料的收集整理工 作。公司档案室人员热爱本职工作，在档案管理工作中兢 兢业业，尽职尽责，最大限度地满足生产和管理人员的需 要。先后被评为省档案公司、*市档案公司评为“档案管 理先进单位”，档案人员被评“档案管理先进个人”。 三、档案目标管理情况 组织管理 1、领导班子重视档案管理工作 我公司领导历来重视档案管理工作，历任领导班子均 由公司主要领导主抓，特别是新领导班子把档案管理工作 与我公司其它重要基础管理工作一样，列入了企业发展规 划，对档案工作实行目标化管理，并进行考核。主管领导 经常与档案人员研究、分析档案中存在的问题制定改进措 施。在业务技术上，千方百计为档案人员业务水平的提高 创造条件，先后参加了国家、省市等各级档案人员业务培 训，组织人员到先进单位学习、取经。 在档案室的建设搬迁上，公司领导从调度大楼的设计 开始就按照档案库房标准进行严格要求、严格施工。在办 公场所紧张的情况下，专门划出一层楼供综合档案室专用。 在荣誉室和档案设施的配备上，公司今年在以前巨大投入 的基础上，又计划对一些设备进行更新，预计年底前能够 投入使用。 2、实行了档案的统一管理 在档案管理网络建设上、我公司根据机构变动情况， 适时调整网络，各业务部门都有一名兼职档案员，负责现 行文件、资料的管理归档工作，专职档案员在做好本职工 作的同时，充分发挥监督作用、督促规范各业务科室的归 档工作，及时收集、整理、归档、保存和利用，有效保证 了各类档案的完整。从而形成了以档案室为主体的档案信 息管理中心。 档案基础业务建设 1、加强档案法制化建设 我公司始终坚持贯彻执行档案法等有关法律法规， 以多种形式进行学习、宣传档案法、保密法及国 家、系统和地方有档案工作的制度、规定、标准和法规。 增强全员法制观念。同时提高档案及网络人员的政治素质、 政策法规水平和业务能力，加强职业道德教育，增强敬业 精神和主人翁责任感。坚持依法治档，依法管档。 2、建立健全了档案规章制度 在原有制度的基础上，根据上级档案工作管理的法律、 法规和标准，结合我公司实际情况，完善了文书档案、科 技档案、财务档案管理工作标准，修订了保密、借阅、销 毁、图纸修改等制度。编制了科技、文书、会计等文件材 料的归档范围及保管期限。档案人员坚持“三纳入“、四 参加”制度，较好地控制了各种文件资料及时有效地归档。 3、加强档案库房的建设和管理 XX 年，档案室迁至调度大楼，库房面积由原来的 90 平方增加到 396.6 平方米，增设了荣誉室，做到了办公室、 阅览室、库房三分开。先后配制了文书、科技档案密集架， 财务档案柜、声像柜、底图柜、照相机、去湿机、温湿度 测试仪、微机、中央空调、更换了缝纫机、安装了防火防 盗报警器、防紫外线窗帘。库房设施全部具备防潮、防火、 防盗、防高温、防尘、防盗、防虫、防光、防有害气体等 要求。为档案升级创造了良好的环境。 4、严格立卷归档质量 从 1991 年起，0-9 大类档案按照能源部颁发的供电 企业档案分类表要求进行分类、组卷、编目，严格执行 文书档案案卷格式、科学技术档案案卷构成的一般 要求、会计档案管理办法、照片档案管理规范 等有关标准，编制了保管期限表，和分类说明，编目规范， 排架合理，符合国家及电力行业标准要求。近三年，档案 归档率达 100，完整率达 99.7。我公司还建立了各类 台帐，作到了档案的收进、移出、利用及时统计，并按规 定及时上报。 实现档案现代化管理 现代化的管理手段，是提高档案工作的重要途径。我 公司从 1997 年开始使用微机，实现了微机输入、整理、组 卷、编目、保管、统计、检索、打印各种目录等，实现了 案卷的现代化、标准化，充分显示了快速、安全、准确、 高效等特征。大大地减轻了劳动强度，提高了工作效率。 同时，根据企业整体规划，我公司在“OA”系统中，把档 案工作纳入了企业现代化管理的整体规划中，开发了档案 的录入、整理、归档、查阅、利用等整套电子档案管理系 统，为我公司全面实现无纸化办公打下了良好的基础，使 档案管理工作更趋于科学化、规范化、程序化。 档案的开发利用 我们坚持档案的收集、整理、归档、管理是为了更好、 更有效地为全公司的安全生产和经营管理服务这一原则， 为了使档案更好地发挥其效益，为先后编制了全宗介绍 、组织机构沿革、大事记、事故汇编等编研 成果等。为开发信息资源作了大量的工作，编制了案卷 目录、卷内文件目录、干部任免卡、机构变 更卡等检索工具，采用上网分发目录、电话调卷、利用 微机查询、检索、发电子邮件等多种形式，积极、主动热 情地为利用者提供服务，最大限度地满足利用者的要求。 近年来，共提供利用 386 人次，查准率 100，查全率 99.86，为城农网、技术改造、评聘职称、经济纠纷等提 供了大量的原始凭证和技术依据，得到了公司领导和有关 部门的认可。为充分、有效利用网络资源，我公司将各变 电站主要设备技术档案资料录入计算机，实现主要科技档 案资料电子文档化，实现网上浏览和借阅，极大地提高了 工作效率，节约了资金，在现代化办公手段上又大大前进 了一步。 四、几点体会 通过几年的摸索，特别是 XX 年公司实现办公自动化、 生产管理 MIS 和营销 MIS 系统的投入运行，加强档案信息 化建设成为公司下一步档案管理的重中之重，推进企业档 案管理信息化面临的问题很多，如何规划、分清层次和轻 重缓急，针对企业信息化建设发展阶段和任务，找准问题 已成为当务之急，我们认为应注意以下几个方面。 应坚持技术与管理并行，并将企业档案信息化纳入企 业信息化建设之中。在信息技术环境下，推进档案信息化 建设不仅是技术及资金问题，也是管理问题。电子文件的 安全与长久保存也依赖严格科学的管理与先进技术的应用。 目前企业在实施企业资源计划时为保证其成功，需要同时 进行业务流程再造。档案管理信息化也同样有一个业务流 程再造的问题。很多企业实施信息化建设过程中都体会到， 信息化建设是“三分技术、七分管理”。对档案管理来说 还要加上“十二分数据”。因此信息化不仅仅是技术上的 改变，更重要的是管理观念、方式、方法乃至整个管理模 式的变革和创新。档案信息化离不开企业信息化，必须纳 入企业整体信息化建设之中。要建立适应信息化要求的档 案信息化管理，就必须建立健全适应信息化要求的电子文 件形成、流转、处置和监控制度，收集、归档、鉴定制度， 以及安全管理与责任追究等规章制度，并将其纳入到企业 信息化的相应环节之中。没有档案管理的信息化，企业信 息化就不完整，而离开企业信息化，档案信息化也无从谈 起。 应加强对电子文件和电子档案管理方法的研究。适应 企业信息化发展要求、创新企业档案管理模式，必须加强 对电子文件和电子档案管理方法的研究。电子文件和电子 档案管理相对于纸质文件管理来说是全新的模式，档案行 政管理部门和企业档案部门应加强将对电子文件、电子档 案管理的政策、技术、方法、标准以及系统开发等方面的 研究，以适应企业信息化的需求。XX 年国家档案局发布的 全国档案信息化建设实施纲要中提出了一些档案信息 化建设标准，这些标准的制定为建立电子文件和电子档案 管理系统提供了基础。但是企业必须结合企业的实际情况， 结合企业信息技术的应用和管理流程再造，思考企业档案 管理模式、管理制度和管理方法。航空工业档案馆提出 档案信息化建设与发展规划及档案信息化规章标准 体系表，初步确定需要编制的规章、标准。同时成立了 全行业档案信息化建设的专家组、业务组、技术组，对航 空工业档案信息化展开全面研究。应注重档案信息化工作 的标准化和规范化建设。XX 年 5 月，国际标准化组织正式 发布电子文件归档存储的国际标准 ISO19005.1PDF/A。标 准化是各项工作的基础。在信息化条件下，由于计算机、 网络技术的普及应用和工作交往范围更加广泛，计算机管 理软件层出不穷，致使电子文件格式多种多样。因此，要 确保信息化建设进程中电子文件、电子档案的长久、