农信社会计档案管理调研对策.docx

农信社会计档案管理调研对策 农村信用社会计档案是农村信用社历年各项业务和财 务活动的完整记录及核算依据，是农村信用社成长发展历 史和农村经济部门资金活动的重要资料，在一定时期内起 着会计检查和事后查考的重要作用。但是目前农村信用社 会计档案管理中存在着立档与保管不规范等一系列问题， 严重制约了农村信用社会计管理水平和资源利用，因而建 立科学的会计档案管理方法，夯实会计档案管理基础工作 显得尤为必要。 一、当前农村信用社会计档案管理中存在的主要问题： 1、重视会计档案的日常归档管理，轻视会计档案的管 理制度建设。目前，农村信用社的会计档案管理制度主要 执行财政部财会字199832 号会计档案管理办法和中 国人民银行银发XX374 号银行会计档案管理办法，并 没有建立一套适合各单位自身的会计档案管理制度的实施 细则，没有统一管理会计档案的标准。许多农村信用社机 构现存会计档案都已分类造册，但部分会计账簿、会计凭 证之类档案仍无法编制全宗号、目录号、案卷号，只有按 年度分的档案流水号，而且没有统一规定的装订要求，外 观上很不整齐。同时，实施会计电算化后产生的大量以电 子文档、程序文件、备份文件等新的会计档案信息载体， 目前还没有及时制定相应的管理办法，多数应归档的会计 数据文件散落于不同的经办人手中，造成了会计档案归档 资料不完整。 2、重视有形会计资料归档，轻视无形会计档案管理。 近年来，农村信用社电子化建设日新月异，会计电算化逐 步融入农村信用社各个业务领域，并逐渐取代了传统的手 工操作。虽然实行会计电算化后，由计算机生成的会计资 料仍然按规定定期形成了较为系统、完整的书面资料，并 纳入了会计档案管理之中，但是对会计软件及其生成的电 子数据并未纳入或未全部纳入会计档案的管理范畴，由此 造成此类会计档案的缺项，其后果是在很大程度上影响了 会计档案的正常使用及科学利用的效率，从而使会计电算 化仅仅停留在代替手工记账、代替手工编制会计报表等简 单而单一的功能阶段，未能发挥其更为强大的其他功能。 以农村信用社储蓄业务为例，每个网点每年跟储蓄有关的 业务凭证、账簿，少则上百本多则几千本，一旦需查询相 关数据，其过程和耗费的精力可想而知，而如果将相关电 子数据一并归档，当然其中包括其适用的程序、软件，查 询起来定然会非常迅速、方便，但就目前现状来看，这方 面的工作确实做得不够。同时，由于农村信用社点多面广， 尤其是多级法人结构的特殊性，使得农村信用社电子化建 设缺乏统一的规划，开发利用的会计软件五花八门，数据 间的不兼容性使得各级机构对淘汰或更新了的应用程序和 软件疏于管理，如不能及时将备份数据归档和保留形成会 计文件数据的背景信息，势必导致旧系统中形成文件在新 系统中不能读取，将造成大量数据资源的浪费，给今后的 会计核算工作造成一定的损失。 3、重视本单位会计档案管理，轻视下属机构会计档案 管理。按会计档案管理办法规定：当年形成的会计档 案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满 之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机 构统一保管。但在实际工作中，由于大多数农村信用社机 构会计档案是由会计部门兼管，部分会计机构管理人员对 会计档案及时、按期归档的重要性认识不足，至使下属机 构会计档案不能及时催收、归档到位，即使下级机构上交 会计档案，所移交的会计档案也未得到与本单位会计档案 的“同等待遇”，往往维持原状“束之高阁”，这显然不 利于单位对所有会计档案进行科学有效管理。 4、重视会计数据的交接,忽视会计档案的移交。会计 档案的移交本应是会计人员工作调动和网点合并等业务交 接的一项重要内容，但在实际工作中却并未引起重视。一 方面，部分网点会计人员办理业务交接时，往往只办业务 数据的交接，而对会计档案要么未办交接，要么象征性的 以会计档案保管登记簿代理移交清单签字了事；另一方面， 部分单位会计人员对网点合并的会计档案移交手续不清、 责任不明，造成所移交的会计档案管理混乱，不仅查找起 来非常困难，甚至有些单位还有会计档案遗失而无从追责。 5、重视对会计档案的收集、存放管理，忽视对会计档 案进行科学的鉴定、及时的销毁工作。会计档案管理既包 括全面、完整的收集，科学的整理保管阶段，也包括后期 的科学鉴定与及时销毁阶段。不同类型的会计档案有其不 同的保管期限，必然需要对已经超过保管期限且无保管必 要的会计档案进行定期鉴定与销毁。由于金融行业的特殊 性，农村信用社经济活动十分频繁，会计档案形成数量之 多是其他门类的档案所不可比拟的，但在实际工作中，农 村信用社会计档案的鉴定与销毁工作未得到相关各方的充 分重视，从而造成档案保管空间与档案管理人力等资源的 浪费。 二、规范农村信用社会计档案管理的几点建议 1、加快制订科学规范的会计档案管理办法并组织实施， 确保会计档案管理有章可依、职责分明。农村信用社财务 部门要结合农村信用社的特点和实际情况，按照财政部 会计档案管理办法和人民银行银行会计档案管理办 法制定切实可行的会计档案管理制度实施细则，进一步 细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装 订、移交等操作规程，统一会计档案管理要求。会计档案 操作规程除了立卷、归档、安全、保密等管理制度外，还 应结合实际，制订出会计档案的归档范围、归档时间、分 类大纲、保管期限表、移交时间等，并将会计电子化系统 开发、修改和使用的数据、程序资料通过磁介质收录保管， 每年翻录一次，实行双备份异地分别保管，确保会计档案 收集的齐全完整。 2、加强会计档案后续管理的检查、考核力度，确保会 计档案归档及时、保管完整、销毁有序。首先，对原有会 计档案各级财务部门要集中组织人员进行全面清理，通过 搜集补救一批、规范整改一批、集中销毁一批，保证现有 会计档案完整、规范，使新增会计档案有科学管理的起点。 其次，财务部门要抓好会计人员调动和网点撤并时会计档 案的移交工作，会计档案交接要编制移交清册，交接双方 负责清点核对，会计档案交接不清的会计人员不得离开工 作岗位，对清理过程中发现的因原移交人员移交不清的会 计档案，必须责令当事人回原单位查明原因，避免责任不 清，人浮于事，造成会计档案的遗失。再次，要严格遵守 会计档案调阅登记制度，防止会计档案丢失和泄密，并定 期检查会计档案，及时对破损、变质会计档案进行复制、 修复或其它技术处理，对超过保管期限且无保管必要的会 计档案及时组织销毁。 3、加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量。 无论多么好的制度、多么先进的技术设备，都要靠人来执 行和操作，档案管理工作的好坏，其工作人员的素质、能 力发挥着巨大的作用。会计人员是会计档案整理的第一责 任人，会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度， 决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案 管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训，从 会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管 理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的 整理规范工作。 4、加大会计档案管理硬件投入，提高会计档案利用效 率。存放会计档案的场所应具有防尘、防磁、防潮等必备 的硬件条件，各级财务部门要及时为会计档案保管提供有 利条件。同时，财务部门应充分利用现代化科技设备和手 段，特别是运用会计电子化建设生成的数据，建立会计档 案网络信息，方便职工随时对会计档案目录、数据进行查 询，实现资源共享，只有这样，会计档案利用工作才会跃 上一个新的台阶。 5、加强组织领导，落实会计档案管理岗位职责，提高 会计档案管理水平。领导重视是搞好单位会计档案管理工 作的重要前提和关键，只有建立和落实各级会计档案管理 工作责任制，明确岗位职责，量化岗位责任，实行责任追 究，才能使会计档案收集、归档、保管等工作得到落实。 农村信用社在会计档案管理人员聘用上要从整体利益出发， 不拘一格，择优选聘，把好会计档案管理人员入口关。要 将那些有责任心、有耐心、有经验、有专长、业务能力强 的会计人员选聘到会计档案管理岗位。通过他们良好的职 业道德和敬业精神提高会计档案管理水平。对会计档案管 理人员设立奖惩措施，奖勤罚懒，使物质奖励、精神奖励 与相应处罚同步，鼓励会计档案管理人员积极参与相关业 务知识的学习，坚持岗前培训，合格上岗。通过竞争激励 机制的引入，使会计档案管