电子文件时代文档管理一体化探讨

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 电子文件时代文档管理一体化探讨 摘 要电子文件时代指的是一个 利用计算机技术成立文件以及文件管理 中心的时代。电子文件时代的文档管理 具有便利、快捷、永久性保存、不易损 坏等优势，但人们在使用电子文件进行 文档管理时，对于其中的利弊认识不清。 电子文件文档管理与传统纸质文件相比， 在安全性、统筹管理、定位管理以及一 体化管理方面具有很大缺陷。本文将对 电子文件时代文档管理一体化进行分析， 提出电子文件时代文档管理的缺失及补 救方案，加快推动电子文档的一体化管 理进程。 中国论文网 /3/view-12760112.htm 关键词 电子文件；文档管理； -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 管理问题；补救措施 doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.24.154 中图分类号G271 文献标识码 A 文章编号1673-0194（ 2015）24-0-01 电子文件及管理中心是现代信息 技术发展的产物。电子文件与纸质文档 未来的发展形势理当二存其一，必须对 两者进行融合，使之成为一个整体，实 施一体化管理措施，才能保证文档管理 的安全、完整、真实以及秩序。这是任 何个人、集体以及国家进行文档管理的 最佳方式。 1 文档管理一体化的理论基础 文档管理一体化观点的建立是基 于对文档生命周期以及不同文档类型的 认识上。从文档生命周期来看，每一份 文档都需要历经采集、整理、形成、更 改、使用、销毁或永久性保存这一过程， 针对其生命周期的一体化管理就是要针 对文档行为的每一个环节进行持久和不 间断的管理。非一体化文档管理所实施 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 的管理措施不能根据文档生命周期的规 律实施统筹管理，导致文档在移动和使 用的过程中，出现了损坏或缺失。而一 体化管理则正与之相反，它能很好地衔 接文档的每一个阶段，给与文档持续性 的保护和管理，详细的记述文档生命周 期的每一次改变和挪动。 2 文档一体化管理的缺失 陈旧的文档管理模式遵循了一动 一录的规则，只要文件存在变化，就会 对其进行记述，但记述方式和内容过于 粗糙，不便于文件今后的调用和研究参 考。这给文档以后的使用带来了不少麻 烦。总体而言，文档一体化管理的缺失 主要表现在以下几个方面。 2.1 管理制度的制约 文书是文件管理的主体和重要操 作者。我国现行的档案管理制度中规定 了文书工作的职责，档案部门对指导文 书工作只承担指导职责，但在实际的管 理工作中，档案部门常出现越俎代庖之 举。很多时候，档案馆文书工作与档案 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 工作交互不清，并没有明确进行分类， 造成档案管理与文件管理出现混乱，同 时也给文件转档案制造了一些困难。 2.2 缺少标准化、规划化制度 传统的纸质文件管理在管理标准 和规范的制定上本就存在一些缺陷和漏 洞，包括文件提取权限、文件抽取记录 等，都缺乏严谨统一的标准。在使用电 子文件之后，档案馆也没有制定关于电 子文件管理的制度和规范，很多时候， 档案馆管理人员几乎可以毫无限制地对 电子文件进行提取、查阅，甚至是传输， 这势必会对文件的安全造成一定危害。 2.3 文档管理技术落后 电子文件管理的重要载体和工具 就是计算机软件和相关的技术。电子文 件诞生后，考虑到其用于文档管理的优 势，很多档案馆都开始了电子文件储存 和使用改革。但档案馆在进行改革时候， 却忽略了计算机软件与技术的开发和引 进，随着计算机技术的不断发展及人们 对文档管理要求的提升，陈旧的计算机 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 软件和落后的技术，根本不能为文档管 理提供优质的服务。在此期间，档案馆 也并没有对外引进先进的技术与软件， 档案馆所使用的管理软件常常无法为电 子文件提供有效的保护和防御措施。 3 电子文件时代文档一体化管理 的补救措施 3.1 强化文档一体化管理意识 文件管理部门和档案管理部门共 同对文档管理负责，因此，双方部门的 高层应当加强沟通和交流，首先要认识 到文档一体化管理的重要意义，探究分 析文档一体化管理的有效措施，通过高 层的交流，消除文档管理与档案管理之 间的芥蒂，帮助基层管理人员树立起文 档一体化管理意识，发挥部门之间的协 作与交互能力，双方共同参与文档的一 体化管理。 3.2 实施一体化管理体制 传统的文档管理不是文件与档案 分化管理，就是文件与档案的混乱化交 互管理，管理界限与层次极度模糊。为 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 了尽快实现文档一体化管理，有关部门 应当尽快制定文档一体化管理体制，重 新规定各部门关于文档一体化管理的部 门职责、岗位职责。实施一体化管理体 制同时需要设立专业的管理部门，承担 文件管理部门和档案管理部门媒介角色， 并对文档管理负责。 3.3 提升软件研究与开发力度 电子文件时期文档管理难以实现 一体化管理的重要原因之一就是管理软 件的缺失。先进的文档管理软件，能为 对象提供更好的文件管理服务，单就文 件检索而言，一款能按照输入制定，搜 寻档案库中类似文件，并可做到时间筛 选、类目筛选等多种个性筛选的软件才 符合当前大批量文件管理的要求。因此， 文件管理部门和档案管理部门应共同致 力于开发先进的文档管理软件，并在一 体化发展要求的基础上进行开发，开发 文档管理与档案管理的系列软件，以提 升两种管理工作的交互性，同时注意提 升软件的安全性能，此外，还可以开发 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 一些个性服务，如文档定时