档案管理信息化建设的必要性和途径探讨

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 档案管理信息化建设的必要性和途 径探讨 【摘要】本文基于作者自身的 际工作与学习经验，首先分析了档案 管理信息化建设的必要性，然后主要对 档案管理信息化建设的有效途径提出了 部分探讨性建议，以期能对档案管理工 作的实践起到参考和指导作用。 中国论文网 /3/view-12942000.htm 【关键词】档案管理；信息化建 设；必要性；途径 档案管理即对档案实体和档案信 息进行管理并提供利用服务的各项业务 工作，也就是说其功能作用不仅仅是记 录，其更为重要的价值在于能够对今后 的工作开展和建设发展提供信息参考。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 在今天，为了提升档案管理的效率和质 量，更好地发挥出档案价值，我们应当 切实抓好档案管理的信息化建设工作。 一、档案管理信息化建设的必要 性 在传统的档案管理工作模式下， 不论是档案的收集、整理、保管还是鉴 定、统计、利用，全部都需要人工亲力 亲为地去完成，不过在真实的情况下， 档案信息量和档案实体数量都非常之大， 工作人员想要完成相关的档案管理工作， 需要付出非常多的精力，而且容易出现 错误，在档案的利用方面更是难以全面 发挥出档案信息的价值，因为依靠人工 很难从巨量的档案中全面提取、深层次 挖掘有用的信息，出现遗漏是常有的事， 档案信息的共享程度也非常低，这就最 终造成了档案管理工作效率和质量过低 的情况出现。而通过信息化的建设，我 们则可以有效解决上述问题，不仅可以 在很大程度上减少档案管理人员的工作 压力，更能使档案管理不论是保存、查 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 询、提取还是分析等都更加快速、全面、 精确，同时还能实现大范围的高效数据 信息共享，这样一来便可以显著提升档 案管理工作的效率和质量，更好地发挥 出档案价值，所以在当前加强档案管理 信息化建设是非常必要的。 二、档案管理信息化建设的途径 （一）完善档案管理的信息化平 台建设。档案管理的信息化建设首先需 要的是一套健全的信息化平台，这是进 行信息化档案管理的基础条件，因此我 们需要完善档案管理的信息化平台建设， 根据档案管理工作的具体内容、环节及 其特点和需求，设计平台的结构，以模 块化的平台设计，对应档案的收集、整 理、保管、鉴定、统计、利用等工作， 为档案管理提供完善的功能，以辅助档 案管理工作有效开展。另外，档案管理 信息化平台的建设还需要考虑到共享的 问题，所以应当设计标准化的内、外部 访问接口，以方便对档案信息的访问， 提高档案的利用效率。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 （二）强化档案管理信息化的安 全建设。档案管理信息化的安全建设主 要包括两个方面：第一个方面是环境安 全建设，即要确保档案管理信息化平台 所在服务器处于一个安全的环境当中， 防止环境温度、湿度过高，或是发生火 灾等意外情况，对服务器造成物理性破 坏。第二个方面是要加强网络安全建设， 通过访问控制、攻击监控、用户认证等 机制，保护档案资料安全，防止外部的 不法入侵，确保档案信息数据的完整性、 可用性、保密性、可控性。另外，还应 当施行定时备份机制，如果档案受到破 坏，以便于恢复，尽量减少损失，档案 备份应以异地备份为主要方式。 （三）积极推进档案管理信息化 的标准体系建设。档案管理信息化决不 仅仅是档案的录入、扫描和网络传输， 每个步骤都应有其相应的标准，这样才 能防止档案管理工作不够规范、统一所 带来的一系列问题。所以，我们应当积 极推进档案管理信息化的标准体系建设， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 确保信息化技术条件下的档案管理工作 可以规范、有序的开展。具体来说，应 对档案资料的归档、管理，档案信息的 资源标识、描述、转化、存储、查询、 交换与使用等过程制定统一的技术标准， 如音频文件按照统一格式进行转化、扫 描件要达到统一清晰度，以保障档案信 息化工作有统一的工作规范可以依据， 使档案信息化工作有章可循。 （四）重视档案管理信息化的人 才队伍建设。虽然信息化的平台和技术 条件可以减轻档案管理人员的压力，但 是档案管理人员依然是影响档案管理质 量、效率及其利用价值的决定性因素， 所以我们必须重视档案管理信息化的人 才队伍建设。为提高档案管理信息化人 才队伍综合素质，有必要加强定向培训 力度，加强对档案管理人员的继续教育 工作，提高档案管理人员的专业知识、 业务技能、档案管理信息化技术。可定 期组织业务培训及专业技术培训，使档 案管理人员掌握局域网、网络设备、数 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 据库、网站、软件系统等信息技术和档 案文献编纂学、档案保护技术学、中外 档案史、档案管理学等档案专业知识， 成为复合型的档案专业人才，同时要求 档案管理人员具备良好的职业素养、较 强的开拓创新意识。 除了上面所提到的几点之外，档 案管理信息化建设还需要重点做到的是 对档案信息的深度价值开发和利用，借 助计算机的运算能力与专业的数据软件， 对档案信息进行全面、深度的扫描、分 析，重构档案数据信息之间的联系，从 中提取有价值的信息资源。 三、结语 当前，通过信息化建设才能提升