我们身边的档案

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 我们身边的档案 中图分类号：G271 文献标识： A 文章编号： 1674-1145（2017）12- 000-02 中国论文网 /3/view-12941256.htm 摘 要 档案，不仅仅是国家、政 府、企事业单位设置档案部门，从事档 案管理工作。档案它也存在于我们千家 万户之中，不要认为，你不从事档案工 作，你就接触不到档案，你身边就没有 档案，其实不然，档案它以各种形式存 在于我们身边，只要你细心观察，仔细 留意，你就会发现，档案无处不在，我 们通过对档案的认识和了解，在档案的 形成过程中就要做好档案的收集、整理、 保管工作，充分发挥档案作用，是我们 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 一笔无形的财富。 关键词 档案 档案管理 一、档案的基本概念 档案是社会组织或个人在社会活 动中直接形成，保存备查的各种形式和 载体的数据、信息和知识的记录，是有 史以来最早产生的文献之一，也是现在 社会的核心信息资源的重要门类。即： 档案是原始的数据、信息和知识的记录。 档案，不仅仅是国家、政府、企 事业单位设置的档案部门，所从事的档 案管理工作。档案它也存在于我们千家 万户之中，不要认为，你不从事档案专 业工作，你就接触不到档案，你身边就 没有档案了，其实不然，档案它是以各 种形式存在于我们身边，只要你细心观 察，仔细留意，你就会发现，档案无处 不在，充分地认识到档案是普遍存在的， 那么。在档案的形成过程中，我们要做 好档案的收集、整理、保管工作，充分 发挥档案作用，是我们一笔无形的财富。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 二、档案管理的重要意义 什么是档案，怎样发现档案，如 何做好档案的收集、整理、保管、提供 利用及档案的意义。说起档案，有人会 说，那是专业人员从事的工作，他的专 业性很强，不是我们普通人能够从事的 工作。其实不然，就档案的特性来说， 档案是一项专业较强的工作，但它也是 具有通用性很强的一项工作。档案是一 个时期一定事物发生、发展过程的记录， 它具有一定的利用价值。国家、政府、 企事业单位都设有专门从事档案工作的 部门，他们是以专业角度，专业的工作 管理方法，从事档案工作，因此，档案 是一项性专业性较强的工作。但如果是 只要你细心观察，仔细留意，你就会发 现，档案无处不在，档案就在你身边。 档案因为记录历史发生、发展过 程，以多种形式，出现在我们身边，做 好档案的收集、整理、保存工作，发挥 其参考、利用r 值。如果你是企业中 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 一名普通的岗位工人，你可能会说，我 不从事档案工作，我身边没有档案，那 么，请你仔细的想一想，在你每天工作 的八小时之内，你是否需要写工作日志， 是否要对设备运行情况做记录，是否要 到现场巡视检查并做好记录，你对当班 时间内发生的突发事件是否进行详细的 记录，例如：几点几分发生了什么事故， 几点几分向哪一级领导汇报了，几点几 分通知维修人员赶到现场，几点几分事 故处理完毕，处理结果如何，是处于正 常状态，还是因为特殊原因没有彻底解 决，请下一班接班人员加以注意。那么， 这个工作日志就是档案的形成过程。将 这个工作日志按照时间顺序集中保管起 来，就是档案的收集，整理，保管工作。 这个工作日志为今后处理类似事故提供 参考作用，就是档案的提供利用工作。 如果你是个体经营者，你可能会 说，我不从事档案工作，我身边没有档 案，那么，请你仔细的想一想，在你所 经营的生意过程中，你是否要对进货厂 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 家的联系，货物的进价，货物的售价， 资金流动台帐，货物售后服务，客户信 息等等有一个记录，将这些记录的载体， 系统、完整、规范的装订好、保管好， 就是档案的形成，你会将这些资料按照 一定的规律分门别类的保存起来，那么， 这就是档案的收集、整理、保管工作， 将会成为你的财务档案、客户信息档案， 产品质量档案，售后服务档案等，在你 今后的生意往来过程中，需要查看这些 档案，就是档案的提供利用工作。 如果你是一个年轻的妈妈，你可 能会说，我每天除了上下班，就是带孩 子的吃喝拉撒，我不从事档案工作，哪 有什么档案，那么，请你仔细的想一想， 如果从孩子降生的那一刻开始，你是否 会把孩子身上发生的趣事记录下来；孩 子生病了，你是否会把什么原因引起发 病，发病时的症状是怎样的，用了什么 药的情况等记录下来，为以后孩子再生 病时有一个参考，不至于手忙脚乱的。 你是否会把孩子每一个第一次记录下来， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 例如，在什么情况下，什么环境下孩子 发出的第一声笑声；孩子什么时候长出 的第一颗牙，孩子什么时候叫的第一声 妈妈等等等等，这些就是档案的形成， 就是你孩子的趣事档案，大事记档案， 病历档案，也可统称为成长档案，这就 是档案的形成、收集、保管、利用等项 工作。 如果你是一个工薪阶层的普通人， 你可能会说，我不从事档案工作，我身 边没有档案，那么，请你仔细的想一想， 在你的家庭中，你是否将每月的水、电、 煤气费的小票收集起来，放在固定的地 方，如果你认为收费有问题时，是否会 找出小票去找人家问问清楚。你的家用 电器购买发票是否会收好，当电器发生 故障时，找出发票作为维修时的凭证。 你是否会把家庭正常开销之外节余的金 钱进行炒股，理财等投资活动，将这些 记录下来，那么，这就是档案的形成、 收集、保管、利用等项工作。 如果你是一个旅游爱好者，你是 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 一个摄影爱好者，你是否会把去旅游景 点的车票、门票收集起来，你是否会给 拍摄的每张照片写个说明，那么车票、 门票、照片及照片说明就形成了档案， 这将反映出你的兴趣爱好，记录着美好 的回忆，这就是档案的形成、收集、保 管、利用等项工作。 因此说，档案就在你身边，档案 无处不在，只要你有心，仔细观察，你 就会发现，档案把我们平淡的生活变得 多姿多彩。 档案不仅记录着我们惬意的生活， 同时它为避免损失起到凭证作用。就拿 我的亲身经历来说吧，有一次我要外出 几天，正逢母亲在我家小住，在我出门 之前，主动到物业处缴纳了水费，并将 水费收据放入我的家庭档案水费一项。 事隔几天，我回到家后，母亲告诉我， 收水费的来过了，她已经交了水费，并 把水费收据交给我保存，因为事隔时间 很短，清楚地记得已经交过了水费，怎 么又收了一次呢，于是，我把母亲交给 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 我的水费小票和我交水费小票找出来进 行了对比，结果是，两张小票上的用水 吨数，金额是一样的，我拿着两张小票 到物业处说明情况，结果是工作人员的 疏忽重复收费了，当时将多收的水费退 还给我，并向我道歉，虽然当时的水费 金额不是很多，但也是避免了我的经济 损失，这正是因为我平时建立有较好的 家庭档案发挥了作用。 三、如 何运用好档案的功能，做好档案管理工 作 档案的利用价值。档案不仅具有 凭证作用，它的利用价值不可忽视，它 记载着我们身边的人和事，我们可以建 立家庭照片档案，它记载着我们每一个 美好的瞬间，记载着我们年轻的容貌， 记载着亲人欢聚一堂的情景。 我们可以建立家庭大事记档案， 记录家庭每个成员发生的重大事件，如 工作的调动，孩子的升学等等。我们可 以建立家庭荣誉档案，记录家庭成员获 得的各种奖励，从而体现出我们在工作、 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 学习中付出的努力，激励我们向更好的 方向发展。我们可以建立家庭成员，亲 戚朋友生日档案，在他们生日的那天送 去祝福，不仅体现了亲人之间的关爱， 也增进了朋友之间的友情。我们可以建 立家庭旅游档案，它不仅仅是记录着我 们在每个景点的“ 到此一游 ”，它还记载 着我们走进大自然，领略美丽的山川河 流，感受着美好幸福的生活。 建立档案检索目录，便于档案的 查找。检索目录是个专业术语，顾名思 义就是像一本书的目录的一样作用，在 使用中便于查找。检索目包括有：序 号、档案名称、存放位置、档案种类。 我们是一名档案工作者，在做好 我们自己身边的档案的同时，还要加强 宣传，发动身边的亲戚、朋友一起做好 身边的档案，将档案管理方法引进家庭 之中，即建立家庭档案。以每一个家庭 成员为单位，建立个人档案，如荣誉档 案包括有：何时、何单位发放的荣誉证 书、资格证书、毕业证书等。照片档案， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 每张照片注明拍摄时间、拍摄地点。病 历档案包括有发病时间、发病症状、治 疗过程、用药说明等等。家庭公共档案， 包括有水、电、煤气费档案，用于记录 家庭经济支出，收费出现问题时的凭证 总用。家用电器产品发票档案，用于维 修时的凭证作用。电子档案即将重要的 证件拍成照片，存于电脑中，便于查找 利用，例如我爱人在外地工作，有关他 的一些证件拍成照片，存于他的工作电 脑中，有什么需要可以及时调出利用， 避免需要回家拿纸质