2013-2014下学期社联办公室工作总结

郑州大学社团联合会文件 社团联合会办公室2014 *号 郑州大学社团联合会办公室 20132014 学年度第二学期部门工作总结 经历了一个学期的磨合、适应后，通过部门成员间的精诚合作， 社团联合会办公室的工作完成的越来越出色。学期中办公室非常荣 幸的迎来了两名新委员，他们也迅速的融入了这个集体。在这一个 学期中，各个副主任分工合作，在主任的指导下，带领部门委员， 保质保量的完成了一项项任务。同时部门家文化氛围愈发的浓重， 办公室成为一个部门成员的温馨小家庭。虽然经历了不少的困难， 但是一路走来办公室的确展示出了自己的风采，完成了校团委老师 和主席团布置的各项工作，并且在很多工作方面出新出彩。 我们相信只要坚定不渝的按照校团委老师和主席团的指导发展 工作，就能牢牢把握住办公室前进的方向和目标；我们相信只要认 真用心的协调配合各兄弟部门的相关工作，就能为社团联合会整体 的向心力及凝聚力做出绵薄之力；我们相信只要全心全意为社团服 务、替社团谋发展，就能夯实社联发展的基础，达到社联、社团同 侪共进的良好局面。进行仔细的梳理和思考后，现将本学期部门工 作总结如下： 一、精诚合作，副主任分工制度 在这一学期的工作中，办公室六名副主任科学分工，在主任的 指导下，各自主要负责部分重点工作，包括：社团审批表量化考核， 社团活动登记表，内部家文化打造，表格和文案的制作，内部排班 表，办公室月报等各项工作。这一制度取得了良好的效果，不仅分 工明确，而且操作性强，责任到人，极大地促进了工作的推进，保 证了效率。 这是一个经过实践后切实可行的制度，是可以长久使用的制度， 也是希望在新一届办公室人不断的推崇出新下，这个制度能得到不 断的完善和发展。说道分工与合作，这是一个亘古不变的道理，只 要一个团队做到了合理分工，精诚合作，就能把任务做好做出色， 所以我们一定要践行这一准则。 二、 脚踏实地认认真真做好常项工作 办公室的常项工作贯穿学期工作安排的始终，融于社联各项工 作之中，这些工作的难度并不在其本身，其困难在于将琐碎、基础 的事情日复一日的做好。所以，我们需要脚踏实地认认真真做好常 项工作。 （一）日常值班的勤奋和认真 日常值班对于办公室成员而言，是非常基础的工作，每个成员 都经历从零开始的学习过程，直到到应对自如的独立值。只有做到 了足够的勤奋和认真，我们才能真正把日常值班工作做好做出彩， 在今后的工作中，我们还会秉承这一理念，切实做好日常值班工作。 在这学期的值班中，办公室自己把很多值班制度完善化，规定 了各类呈报表的收取登记制度以及值班时间和注意事项。在认真完 善了内部制度后，办公室的日常工作也越来越正规起来。办公室是 组织中的一个部门，内部的所有规章制度都只有一个目的，那便是 将其宗旨所在的工作踏实完成好，在教导做这些工作的人时要时刻 注意不能偏离了这个目的，不可为了要求而作要求。工欲善其事必 先利其器，每个成员都需要恰到好处的磨砺才能成为部门发展前进 的强劲助力。因此，每一步都急不得，既不能揠苗助长，又不能放 任自流。 进步： 1.由于各成员严格贯彻了早到原则，并在值班结束清点当天的 呈报表，使得值班时间常态化地延长了 30 分钟，做到了当日事当 日毕。于此同时，又严格注意工作时间，不在非工作时间开后门， 原则性明显增强。 2.在物品的借还方面，坚持按制度办事。做到了“三不借”和 “三不还(收)”原则：不是社联社团活动的不借，没有提前申请的 不借，没有押金的不借；同时，物品损坏的不还，非经手人出面的 不还，没有借还依据不还。通过这些原则，有效保证了物品借还工 郑州大学社团联合会办公室 2013-2014 学年度第二学期部门工作总结 3 作的有序。 3.值班前后的汇报意识有了明显加强。 4.切实履行了社团考核工作，活动呈报表的收发领取与社团量 化息息相关，提升了社团的工作水准。 不足： 1.变通意识不足，大局观念有待提高。 值班工作包括很多方面，而值班同学往往顾此失彼，没有很好 地先把整体工作梳理一遍，做到心中有数。 2.换班现象比较普遍，对于值班表的认识不严肃。 一些值班同学晚上遇到事情时，没有事先与主任，副主任沟通 就进行换班，造成工作较大被动，同时个别成员也没有遵循对等换 班原则，个别成员滋长了不公平的情绪。 3.对老校区对接力度不够。 这个问题依然存在，究其原因，依然是由于老校区社团部取消， 各社团工作变的零散。在搜集重要信息，以及新校区办活动等方面， 联系力度不够。因此有必要尽办公室所能，探索出一个线上线下与 老校区全方位对接的制度。 （二）物品管理的仔细和严谨 办公室秉承严谨认真的传统，按时按量地完成了各项工作中的 物品准备工作。包括日常办公物品的补给采购，活动物品的租借与 协调，活动物品的准备及回收清点，办公物品的归类存放，办公 （活动）物品的维修，仓库物品的定期整理等工作，保证了社联各 项活动的顺利开展与进行。 值班室以及仓库内物品种类繁多且一部分进出流动性大，一直 是办公室物品管理工作开展的难点。本学期，办公室对值班室和仓 库内的物品进行了一次彻底的清查和整理，不仅整理好了所有的物 品，而且也列出了所有物品的清单，连仓库也可以说是变了个样子， 焕然一新。自己动手整理、清点、记录的过程对于帮助委员进一步 熟悉办公室所辖物品起到切实有效的作用。 活动前准备物品的工作也是办公室常常要进行的，偶尔会出现 物品准备缺漏的情况，影响到了会议或者活动的进行，在本学期的 工作中也是多次出现类似的问题，在今后的工作中我们需要更加严 谨和认真。另外规模不同的会议、面试和各种室外活动所需要的物 品各有不同，需要办公室成员留心去记忆，再针对实际情况进行灵 活处理。在物品被使用的过程中要时刻关注其使用状况，以便及时 做出反应。物品使用完毕，办公室成员要主动配合完成清点整理和 最后的回收工作。 进步： 1.物品采购更加规范化 按照工作计划，办公室建立了物品采购登记簿，对物品的采购 进行了严格把关，有效缓解了浪费现象。 2.物品准备与协调会有机联系在一起，做到了提前准备。 3.物品的使用遵循了“宽进严出”的原则。 不足： 1.社联内部成员使用物品时，对物品的原则性把关不强，人情 因素依然占到了很大比重。 2.物品准备虎头蛇尾，往往活动结束后物品散乱在一块，没有 及时规整。而且存在活动结束后仓库钥匙乱拿走的现象。 3.仓库钥匙管理方面比较混乱，不与主任沟通就外借钥匙的现 象比较普遍，有必要将钥匙纳入物品管理细则当中，提高各成员的 重视程度。 总的来说，活动物品准备、人员协调，直接关系到活动的举办 与否，进展快慢。这项工作需要十分细化。 （三）文案工作的认真和耐心 办公室对于部门成员的文案写作与表格制作能力的要求从委员 一进来就开始了，以个人的周工作总结为起点训练委员处理各种细 节问题的能力。这是必须要切实扎实的基本技能，因为日后的通讯 录、各种策划、部门工作总结、面试所用的表格和统计性质的表格 等等，都需要办公室每个成员去完成。这个工作也是很难做完美的， 因为有时间、质量和数量上三方面的共同要求，往往需要在有限时 间内处理好大量的文档，从内容准确无误到格式标准统一，都要有 一坐几小时的耐心才能完成。 郑州大学社团联合会办公室 2013-2014 学年度第二学期部门工作总结 5 这项工作需要委员自己积极主动的留心学习，完全依靠副主任 手把手地一一教过是不现实的。在这学期的部门例会和每次大型活 动后，办公室都会强调文案写作的格式和要求。在这学期的工作中， 办公室着重强调了文案工作，每名成员都进行了多次的修改补充。 大家的文案也多次被放在一起上传公邮，起到了很好的交流学习的 作用。 文案工作始终是一项重要工作，这就要求我们严于律己，切实 提高自己的文案写作能力。写各种文案以及制表格都是马虎不得， 很容易出错，所以我们一定要认真、严谨、有耐心。文案中出现错 字、社团与负责人对应错位和时间错误等，给老师和学长学姐造成 困惑，也会有损社联的形象，这就是办公室必须要一丝不苟的做好 这项工作的重要原因。在这一方面办公室要从长远着手，有计划的 合理安排委员学习相关内容的进度，且要有始有终克服阻力的坚持 落实。 三、内部文化建设也是一个工作重点 本学期办公室内部的文化建设也是一个重点，我们以打造“家 文化”氛围为核心，加强了内部人才梯队的建设，创造了部门内部 团结互助的良好氛围。 （一）家文化的深入人心 徐老师在本学期的工作中多次提到了家文化，办公室也是切实 在着手做这项工作。比如办公室每位成员有一张属于自己的明信片 挂在了办公室。同时各种活动的照片也在办公室有所体现。遇到成 员的生日时，由主任提醒大家生日的到来，各成员以多种形式送上 了生日的祝福。部门成员一起过节、过生日、一起聚餐等等温馨的 活动。这些东西让我们实实在在感受到了家的感觉，乐意并且也愿 意为我们的家奉献和付出。 进步： 1.家文化更加生活化，自然化。 第一学期由于相互之间的不熟悉，常常还需要一些活动来增进 了解。随着工作的深入，了解的增加，家文化已经很自然地融入了 每个成员的工作和生活当中。 2.成员的认同感得到了显著增强。 在一些社联的整体活动中，办公室成员对于办公室的归属感更 强了，也更愿意为办公室多做一些事。 不足： 文化内涵还不够丰富，缺乏办公室品牌活动。在各部门相继开 展特色活动的情况下，办公室还没有成型的特色活动。 （二）内部的人才梯队建设 无论是多么优秀的人才，在刚开始的时候，都只能从最简单的 事情做起，对于需要锻炼的委员来说，就如蚕茧是羽化前必经的一 步。所以引导委员高效率的走过这一段沉潜期，从中尽可能汲取经 验，成熟起来并树立良好可靠值得信赖的个人形象，是办公室必须 要认真思考的问题。 对委员的指导是一个互动的过程，临近学期末，副主任要考虑 传班接任，即委员们在下学期就要挑大梁，委以重任，这时候就要 求副主任一点要多加指导，大胆放手，多指导锻炼委员，让他们有 足以独当一面的魄力。副主任提出自己的反馈意见的同时接收委员 的反馈意见。副主任在指导委员们工作的同时，也关心着他们的学 习和生活，营造了温馨的内部氛围。办公室是由全体成员组成的整 体，人与人的合作却不是人力的简单相加，要想实现真正的融合交 流，是要靠不断的磨合。所以内部人才梯队建设也是一项长期任务， 我们也是需要保质保量的认真完成。 进步： 1.切实加强了 13 级同学的主人翁意识。 办公室在第二学期，通过布置每周作业，让 13 级同学对全局 工作有了一定的了解，为副主任的工作打下了基础。同时，在例会 上落实了探讨环节，让每个人从不同角度阐述了自己的工作，提高 了大家分析问题的能力。另外，在一些大型工作的小项目中，逐步 使 13 级同学独当一面，提升工作能力。 2.大大加强了各成员的归属感。 在成员生日，传统佳节等节点，没有拘泥于传统的聚餐形式， 通过线上线下的一些互动，加强了成员的归属感。落实了值周副主 郑州大学社团联合会办公室 2013-2014 学年度第二学期部门工作总结 7 任负责制度，做到了分工明确。 不足： 1.与其他部门的梯队建设联系不够，闭门造车的现象仍一定程 度存在。应从线上联系想办法，增加联系密度。 四、创新在本学期工作中的具体体现 （一）内部制度的完善 本学期办公室的一个创新点可以说是制度上的完善和梳理，形 成规章制度，并制成文档发至社联公邮，供个部门参考交流。办公 室完善了值班和签到制度，并且整理出了值班工作手册，使得今后 的工作有了依据，确实规范了办公室日常工作的行为和准则。 进步： 1.各项制度没有纸上谈兵，而是通过制作文档，定期检查等形 式得以推行。 2.社团量化考核制度真正落到了实处，同时显现出它的辐射效 果，在信息统计，规范值班工作等方面有显著的效果，同时缓解了 个别社团与社联的误解和矛盾，做到了扣分有理，加分有据。 不足： 1.一些制度虽然有实际效果，但从大局上看，使得工作效率降 低，伤敌一千，自损八百。在制度选择上，还应从总体绩效考察， 而不是只盯着某一制度单独的好处。 2.办公室的奖惩制度得以建立，但威慑力还是不够强。可进一 步探索红黑榜制度。 3.定期检查力度不够，缺乏对制度实施情况的有力监督。制度 都得到了推行，但不同程度上存在执行情况不均衡的状况，时而紧 时而松，损害了制度的严肃性。 （二）值班日志 本学期办公室依旧延续值班日志这一传统，不过有了很大的创 新，在这学期的值班日志中，多出了当天值班同学遇到的问题和注 意事项，这样下一天的值班同学到来时就能快速了解近期的值班情 况，有利于办公室工作的良好持续开展。 （三）副主任分工合作机制 在这一学期的工作中，办公室六名副主任科学分工，在主任的 指导下，各自主要负责部分重点工作，包括：社团审批表量化考核， 社团活动登记表，内部家文化打造，表格和文案的制作，内部排班 表，办公室月报等各项工作。这一制度取得了良好的效果，不仅分 工明确，而且操作性强，责任到人，极大地促进了工作的推进，保 证了效率。 （四）例会委员发言环节 本学期在完成例会的常规环节外，办公室特意添加了委员发