探讨财政税收电算化档案管理

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 探讨财政税收电算化档案管理 摘 要财政税收电算化会计档案 主要包括：存储在电脑硬盘中的会计数 据以及其他磁性介质或光盘存储的会计 数据和电脑打印出来的书面等形式的会 计数据。本文探讨财政税收电算化档案 管理存在的主要问题及加强财政税收电 算化档案管理的措施。 中国论文网 /4/view-12690122.htm 关键词 财政税收；电算化；档 案管理 一、财政税收电算化档案的特点 1.存贮范围扩大。财政税收电算 化档案存贮的范围比传统的档案更广了， 财政税收电算化档案除保留了传统意义 上的纸质档案外，还包括存贮在计算机 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 硬件上的数据和其他磁盘介质上的会计 信息，如程序开发设计说明书以及源程 序文件、用户操作规程及使用手册、财 政税收电算化科目及科目代码表、报表 格式、自动转账公式及其他计算公式、 检验公式等。 2.存贮形式更多。作为传统审计 对象的凭证、账簿、报表等会计资料的 存在形式发生了转变，财政税收数据不 但以打印输出的纸质形式存在，还以电 磁信号的形式存贮于软盘、硬盘、光盘 等载体上。磁性化存贮介质方式的介入 使档案的管理更加简洁、快速、有效。 3.存放方式更严格。由于财政税 收电算化档案实行的是纸质档案与磁性 介质档案并行的管理模式，财政税收电 算化档案的载体不仅是通过打印等输出 的传统意义上的纸张，更主要的是磁性 介质或光盘等，而这些磁性介质、光盘 极易受磁场、有害气体、灰尘等影响， 因此，存放地点必须具有更加严密的防 火、防潮、防尘、防热、防磁、防冻等 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 措施。 4.对档案管理的要求加强。财政 税收电算化档案的管理和利用受会计软 件的种类和版本的影响，实行电算化的 时间越长，档案与财务软件的版本和种 类就越多，电算化会计档案只有得到科 学的管理，才能被正常的利用。 二、财政税收电算化档案管理存 在的主要问题 1、完整性、安全性不高。我国 自开展财政税收电算化以来，实现电算 化的单位数量很多，但多数单位真正运 行时间较短。有些单位为了适应会计电 算化系统技术环境、制度环境的变化， 对软件进行了升级，而原有的软件及相 关资料未能及时进行整理归档。这样， 这些档案资料就得不到及时的收集和利 用，而且这也不符合控制制度的要求。 随着时间的推移，档案的完整性、安全 性就得不到保证。 2、财政税收电算化档案管理制 度尚不完善。很多单位认为电算化仅仅 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 是数据处理工具的变化，对电算化档案 的收集、管理、查阅、销毁仍沿用手工 系统的制度；没有对电算化信息系统档 案保管人员的职责作出相应的规定；也 没有采取相应的保障措施来改善保管档 案的环境等。 3、档案管理人员的业务素质不 全面。目前很多财政税收电算化档案管 理人员的素质不高，缺少档案管理应有 的专业知识和计算机应用知识，造成电 算化档案管理工作整体水平不高，制约 着电算化档案管理工作的顺利发展。 4、计算机系统及网络安全隐患。 计算机系统尽管功能强大、技术先进， 但仍有很多缺陷。首先，计算机系统内 存储的数据输入易被篡改，软件被修改 或破坏，安全存取功能也薄弱等。其次， 在网络联通五湖四海的今天，网络系统 中信息易被窃取或泄露、非法增删改等。 计算机系统不安全的另一主要方面就是 计算机病毒的危害，其破坏性极大。 5、电算化档案载体存在的问题。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 电算化条件下，档案载体本身发生了巨 大变化，它除了包括打印输出的记账凭 证、账簿、报表之外，还包括电算化系 统中的所有系统软件、软件程序及全套 文档资料。由于数据被记录在磁盘、光 盘等磁性介质上，在技术上对电子数据 非法修改可做到不留痕迹，这种通过计 算机技术手段实施的信息篡改、修改复 制、伪造、销毁等违法行为具有很强的 隐蔽性和社会危害性，并且发现难度非 常的大。另外，电算化档案又受载体的 质量、存放环境、存储信息的有效期等 条件的影响。 三、加强财政税收电算化档案管 理的措施 1、加强电算化档案的完整性。 管理数据在未打印成书面形式输出前， 应妥善保管并保存副本。记账凭证、总 分类账、现金日记账和银行存款日记账 都应打印输出，并按照有关税务、审计 等管理部门的要求，及时打印输出有关 账簿、报表。电算化档案应定期将会计 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 数据备份至磁性介质，并设立备查登记 簿，提供备份时间、数量、保管方式等 备份细节信息。由于磁性介质的特殊性， 管理人员必须对电算化档案进行定期检 查、复制，以防止会计信息损坏。 2、完善管理制度。电算化档案 的管理是重要的会计基础工作。计算机 替代手工记账后，档案增加了新的内容。 因此，在电算档案管理制度中，对电算 化档案的归档、保管、借阅、备份等都 有相应的管理制度。各种纸质的会计档 案和介质的档案要及时合理归档，做好 记录。归档的档案做好防压、防尘、防 光、防腐蚀工作。要建立严格的电算化 档案借阅制度，借出、查看、归还要做 详细记录。 3、提高部门人员素质，完善人 员配置结构。必须不断提高人员的计算 机操作能力，同时需要有一定数量的计 算机高级人才管理与维护电算化财政税 收软件的正常使用、网络的安全运行， 不断开发更合理、高效的电算化会计软 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 件。只有两者共同配合，才能有效保证 财政税收电算化的正常运行。 4、对所有的数据应进行双备份。 由于电算化档案是存储在磁性介质或光 盘上的，根据这些信息载体的物理特性， 在形成这些档案时应实行“AB 备份法” 进行数据的备份。备份时要注明形成档 案的时间与操作员姓名，并贴上写保护 封签，存放在两个不同的地点，防止意 外事故发生引起整个电算化系统的毁灭 与系统的不可恢复性。还应定期进行检 查，定期进行复制，防止由于磁性介质 的损坏，而使会计档案丢失，造成无法 挽救的损失。 总之，财政税收电算化档案管理 既是一项重要的管理工作，又是一项重 要的档案管理工作，各单位应依据电算 化档案形