《秘书学概论》思考题答案-第五章

秘书学概论第五章 思考题参考答案 本文为秘书学概论 （高等教育出版社 2011 年版高 等学校秘书学专业系列教材）第五章的思考题参考答案。 本文档以 CQ 资料模板，规范了文档结构图，能提高 效率。打开“视图文档结构图D ”，可快速查找、 学习、利用。 （ CQ 资料 ） 1. 秘书职能环境的内涵是什么？ 答：秘书职能环境是指秘书发挥职能作用的环境。它 是秘书职能活动的基础。 其内涵十分深广，包括秘书所在组织的外部环境、秘 书所在组织的内部环境和秘书机构的内部环境。 外部环境包含国际国内政治、经济、科技、文化等大 境，又包含行业系统环境、地区环境等小环境。 内部环境是指秘书所在组织内部影响秘书职能活动的 各种条件和因素的总和。 秘书机构的内部环境包括秘书机构的办公设备和办公 条件、人员构成与分工情况、管理制度、人际关系以及秘 书机构内部的精神、凝聚力等要素。 2. 秘书职能环境的作用有哪些？ 答：秘书职能环境对秘书工作具有规定作用、导向作 用和激发作用 规定作用：第一，从社会环境决定了秘书工作与秘书 职业的存在 第二，从行业来看，行业环境决定了秘书工作特定的 辅助对象、工作内容及运作方式，以及对秘书素养的不同 要求。 第三，不同层次的组织环境决定了秘书工作的不同运 作方式与工作任务的深度、广度； 第四，不同的岗位环境决定了秘书工作的不同服务对 象和工作目标。 导向作用：不同的职能环境有不同的组织目标和领导 工作目标，且在发展变化中。秘书工作必须适应职能环境 的需要，遵从组织目标和领导工作目标，并且顺应职能环 境变化发展的趋势。 激发作用：人们从事社会工作的动力来自于社会组织 对其需要的满足。秘书职能环境能具体地满足秘书的需要。 因此，秘书职能环境对秘书工作具有激发性。 3秘书如何适应职能环境？ 答：秘书适应职能环境要从适应职能环境特点、满足 职能环境需求、顺应职能环境发展和开发职能环境资源几 个方面着手。 适应职能环境特点: 一要适应国际国内的宏观社会环境特点及其发展趋势。 二要适应所在组织的行业环境特点。 三要适应所在组织的内部环境特点。 四要适应秘书机构的内部环境特点。 五要适应具体秘书工作岗位的环境特点。 满足职能环境需求: 首先，秘书要满足领导工作的需求。 其次，秘书要满足组织日常办公事务的需求。 顺应职能环境发展: 在适应职能环境特征、满足职能环境需要的实践过程 中，存在着顺应职能环境发展趋势的问题。 开发职能环境资源: 第一，合理开发领导机构及领导人的影响力资源。 第二，注重开发职能环境中的信息资源。 第三，注重从协调各方面关系中开发职能环境中的能 量整合资源。 4论述秘书处理人际关系的重要准则。 答：秘书在处理人际关系时要遵循以下准则： 第一，尊重。秘书一定要尊重人际交往中的所有对象。 尊重别人，才能够得到别人的尊重。秘书要正确运用尊重 原则，在尊重别人的意见和要求时又不轻易放弃自己的原 则和看法；不强人所难，不把自己的观点强加于人。 第二，礼貌。礼貌准则要求秘书在与领导、同事和客 人交往时，服装整洁，表情自然，举止文雅，用语得体。 在各种交际场合自觉注重和严格遵守各种礼仪礼节。 第三，诚实守信。诚实，一要态度诚恳，不虚伪，不 做作；二是要讲真话。守信，也就是讲信用。人际交往中， 秘书一定要注意守信，言行一致。言而无信，往往被视为 品质不好的表现，是秘书处理人际关系的大忌。 第四，平等待人。平等待人是秘书建立和处理人际关 系的前提条件。具体来说，在公务接待活动中注意地位对 等、同级接待；在待人态度上要一视同仁、热情周到；在 处理物质关系时要注意等价交换。 5简述秘书与领导的多维关系。 答：秘书与领导的多维关系主要包括工作上的主辅关 系、角色上的从属关系、组织上的上下级关系、事业上的 同志关系和人格上的平等关系。 主辅关系：秘书作为领导的助手，最重要的是为领导 的管理工作提供全面服务。这种职责主要体现在辅助领导 处理一些日常事务性工作方面. 从属关系：从职业特点看，没有领导就没有秘书，离 开了领导，秘书这一角色也就失去了存在的依据。从秘书 所处的社会地位看，秘书角色从属于领导角色。 秘书与领导具有一种组织上的上下级关系。这种关系 决定了秘书在工作中必须接受领导者的指挥，尊重组织上 赋予领导者的权力 。 秘书与领导虽然职责分工不同、地位不同，但都是为 了国家和人民的事业而工作的，是目标一致的同志关系。 秘书与领导都是国家的公民，在法律面前是平等的， 没有贵贱之分。因此，秘书与领导在人格上是完全平等的。 6论述秘书处理与领导关系的方法。 答：秘书处理与领导关系的方法主要有：第一，了解 领导，有的放矢；第二，尊重领导，维护权威；第三，正 确领会和贯彻意图；第四，加强沟通，联络感情。 了解领导，有的放矢: 1了解领导的工作思路 2了解领导的工作习惯与工作方法 3了解领导的个性 尊重领导，维护权威: 领导应当是组织的权威，这与他们的地位、职权相称。 权威能产生群体凝聚力，从而促进指挥的实施。秘书应当 尊重领导，全力维护领导的权威。 正确领会和贯彻意图 领导意图是指领导、领导集体在指导其社会组织实现 目标的过程中所提出的意见和企图，是领导工作思想的具 体体现。秘书要围绕领导意图进行工作，正确领会、贯彻、 执行领导意图，这是秘书处理好与领导关系的基本出发点。 加强沟通，联络感情: 首先，秘书要保持同领导思想认识、价值观念上的一 致 其次，秘书还要通过培养和发展自己多方面的兴趣和 爱好，找到与领导的一致性或相似性，与领导产生共鸣。 7秘书如何处理与同事的关系？ 答：秘书处理好与同事的关系必须做到： 第一，尊重同事 尊重对方是秘书处理好同事关系的基础。秘书作为领 导信任的助手，消息灵通，人际关系广，比起办公室其他 同事地位要高。为此，要防止傲慢、优越感。当秘书向同 事传达领导指令时，要注意态度和语气，不能以“二首长” 自居。 秘书对同事的尊重可表现在多方面，如对同事的思想、 观念、态度、需求有较强的认识，敏锐地洞察别人的真正 需求和真实动机，使别人感到自己善解人意。又如尊重同 事的隐私也是尊重同事的一个方面。 第二，关心同事 秘书必须认识到，工作要顺利进行并取得成果，领导 的信赖固然重要，但同事的支持和合作也必不可少。秘书 要取得同事的支持和合作，就应该主动地、真诚地关心同 事。工作上应多体谅同事的难处，尽力给予帮助。还应关 心同事的生活，多与同事接触，增加了解，消除隔阂，促 进友好关系的形成。 第三，宽容随和 办公室同事年龄、性别、学识、专长、能力、性格各 异，导致一方面同事之间通过相互合作，取长补短，可发 挥群体智慧和力量，做好工作；另一方面，同事之间在生 活和工作中的分歧在所难免。对此，秘书要宽容，在工作 中要耐心倾听同事的意见，采纳正确意见，对不妥的意见 应以诚恳的态度与同事商讨，争取使同事接受自己的观点。 同事一时不理解，要允许其保留意见，不应该把自己的见 解强加于人。这样有助于相互之间形成平等、融洽的关系。 第四，乐于助人