《顶尖秘书》_第十篇_顶尖秘书如何安排领导出行

一、领导出差，秘书须做哪些准备 领导经常出差，而且有很多出差任务是临时决定下来的。 不论是在国内出差还是到国外出差，不论是短期出差还是长期出差，在每次出差动身 之前，秘书都要为领导做大量的准备工作。如安排日程、预订机票船票和旅馆、整理随身 携带的洗漱用品、预支差旅费，准备必需的文件资料和领导在各种不同场合的发言提纲等。 如果与领导同行，不仅要做好工作上的助手，还要做好生活上的助手；如果留在家里，同 样要做好自己承担的各项日常工作。 领导要去出差。那么，出差的目的是为了什么呢?秘书在为领导草拟出差日程表之前， 一定要弄清这个问题。领导出差，顶尖秘书应做的准备工作有： 1订出周密的计划 顶尖秘书为领导做出差准备，一定要细心周到地做好计划。如果不是忘了带合同文本， 就是在日程安排上出现“撞车” ，那会给领导，也会给自己出不少麻烦。对于出差过程中的 每一项日程，顶尖秘书都要预先像放电影一样让每一个情节在自己的头脑中出现一次。 要作好这项工作，首先必须知道领导此行的目的，否则，不可能订出周密详细的计划。 2与对方秘书联系 不管领导是去开会、出访还是应邀去参加研讨会，或是为了洽谈具体的业务，秘书 一定要事先与对方的秘书联系，把活动的时间和地点约好。 领导是坐火车去还是乘飞机去?是星期一下午动身，还是星期二早晨动身合适?除去 参加会议或洽谈业务外，有没有其他事要办?还有没有其他东西要准备?对于这些问题，顶 尖秘书预先要拟一个提纲，找个时间向领导作个专题汇报。 领导可能会根据自己的习惯或爱好，对秘书的日程表作些修改。 日程表排好之后，顶尖秘书要多复印几份，给领导、给在家负责日常工作的领导 及有关人员各送一份。安排日程的时候，在时间上一定要留有余地，特别是第一次去的地 方，更是如此。 其中，这个余地是相对的，不能让领导闲得无聊，浪费时间。 如果要去游览观光，最好安排在空闲时间进行。 在与对方秘书联系的同时，还可以通过其他的渠道，了解一下对方所在地的环境、气 候、街道等方面的情况，这些对安排日程表也有重要的参考作用。 如果与对方是初次接触，那么，让对方在什么地方接站，或者什么时候登门拜访对方， 这些细节问题，顶尖秘书都要事先考虑好，因为这往往容易影响领导本人的形象。 3预订车票 在准备预订车票(或机票)的时候，一定要查用最新的列车时刻表，因为现在有许多季 节性的或临时性的车次，稍不留心，就会订不上。 各机关单位和公司对出差的待遇都有不同的规定。比如，按规定飞机的头等舱不是每 个出差的人都能乘坐的。因此，秘书在预订车票和机票之前，一定要弄清领导出差时能享 受哪一级的待遇。 预订车票时，最好选择直达车。因为出差途中，最麻烦的就是换车，倒来倒去，稍不 注意，就会误车误点。所以能直达的就最好不要换车。如果是在大站换车，在时间上一定 要安排得宽裕些。 为了预防意外，顶尖秘书在日程上要注明其他交通工具，如飞机、轮船起飞、起航的 时间，这样能根据实际情况，及时灵活地换乘其他交通工具。 从平时起，秘书就要注意学习预订和购买车票、机票、船票的办法，及如何使用支票， 如何兑换外币，等等。这样，就能保证领导工作的顺利。 4安排住宿 领导出差，安排住什么样的旅馆，一般顶尖秘书都要根据领导个人的爱好和习惯来决 定。有饷领导喜欢住清静优雅的小旅馆；也有的喜欢住富丽堂皇的高级饭店；有的喜欢住 单人房间；有的则喜欢两人合居一室。秘书对此要弄清楚，并事先联系安排好。 如果出差的地方是第一次去，在那里有本单位的办事处或子公司，或自己的事务所的 话，就请他们为自己联系安排住处。没有的话，就请当地旅游或交通部门介绍。没有什么 特别的情况，不要去找自己的客户或代理商。 因为顶尖秘书一去找他们，他们就热情地邀请住到他们那里去。他们越是热情，给他 们带来的麻烦就越多。 整理好随身携带的用品 领导出差要随身携带哪些东西，顶尖秘书一定要替领导想好。 因为如果出差是远行， 忘了带什么东西必须要回来取的话，那就要误事。 临动身之前，顶尖秘书要把领导随身 携带的东西按公与私分别列个清单，给领导看看有什么遗漏。 领导出差一般要随身携带下列用品：名片、资料、笔记本、活动日程表、地图、交通 图、照相机、收录机及一些备用品。如备用眼镜、替换衣服、袜子、洗漱用品、药品等。 但是，顶尖秘书在准备这些东西时，不能这也想带，那也想带， 带得太多反而麻烦。随身携带的只能是必需的，可带可不带的就尽量少带。 6临行前的工作安排 秘书一方面为领导出差作准备，但在另一方面也要让领导对 其工作做个安排。领导要出差了，特别是出差的时间比较长，各部门来请示的人肯定 会增多，送上来的请示报告也会增多。在这时，顶尖秘书要注意安排好领导的休息，不要 让领导带着满身的疲倦和牵挂去出差。比如，在动身前两三天，与有关部门打个招呼，把 一些定期的汇报材料先缓一缓，待领导回来后现看。 二、领导动身的当天该做什么 动身那天，顶尖秘书应做的工作有： 1安排送站的车 不论领导是从单位走还是直接从家里走，秘书都要安排好送站的车。 2检查所坐的车次或航班 最后检查一下火车或飞机的运行情况，特别是飞机因气候不佳而误点的情况经常发生。 如果是乘飞机的话，一定要向飞机场方面询问一下当天的航班情况。 3检查是否有遗漏 动身之前，一定要再仔细检查一下领导是否有什么东西忘记带了，如果有，迅速补上。 4通知好对方 起程之后，或把领导送上火车或飞机之后，就要立即打电话通知对方接站的时间。 特别是在改变原定的车次或航班的情况下，一定要将新的变化告诉对方。 三、随领导一起出差 顶尖秘书随领导一起出差时，主要的工作和任务有： 1-在车内 在车里，秘书的位置不能离领导太远，稍稍往后靠一靠就行了。秘书的主要职责是 照看好行李。 2出站时 火车到站时，秘书要提着行李先下车。 如果对方有人来接站时，就要先找到对方 接站的人。找到对方接站的人之后，不要自作主张地代表领导向对方表示感谢，而是先把 领导介绍给对方，由领导出面表示感谢。只有当对方也是秘书来接站的情况下，自己才可 以向他表示感谢。 在出站时，不要麻烦对方给自己提旅行包。如果对方非常热情，一定要帮自己提， 也不能太固执，因为在大庭广众之下宾主推来推去实在不雅。 但是，秘书自己不能两手空空，无论如何也得象征性地提点东西。同样的道理， 也不能让对方的秘书两手空空，使领导觉得对方的秘书一点也不热情。 3注意回避 当领导与对方寒暄的时候，秘书要适当离他们远一点，注意回避。但是，上车后 和开始正式会谈时，就不能显得太呆板了。 在久别重逢等场合，领导们也许会有说不完的话，从花开花落一直谈到人世沧桑。 在这时，为了按预定时间进行活动，顶尖秘书一方面要向领导示意时间已经过了，另一方 面也要注意提醒对方的秘书。 到了出差的最后一站，就要向单位汇报出差的情况，在这时，一定要附带说明有 多少行李，以便届时单位派车来接站。 4出差回来后 随领导出差回来之后，顶尖秘书有许多事情要做，如出差总结报告、报销差旅费、 整理名片，等等。但是，第一件事就是要把给对方的感谢信发出去。如果自己没有与领导 一起出差，那么，就以领导的名义写；如果是与领导一起出差，也可以自己的名义向对方 的秘书表示感谢。但是，即使是如此，也不能只打个电话就算了，一定要写成书面的感谢 信。然后。应该写出出差总结报告。 总结报告主要是把出差的经过和结果写出来，交给有关部门传阅。出差总结报告， 各单位一般都有统一固定的格式。如果秘书没有与领导一起出差的话，那就先听听领导的 介绍；如果秘书与领导同行，就根据自己的记录和参考领导的谈话记录去写。 再次，要报销差旅费。 应将车票、住宿费等费用列出来，填好报销单，如果还有其他额外支出，也要写成支 出报告，请领导核实之后，送财务部门报销。 四、领导走后，秘书在家的工作 如果秘书没有随领导一起出差，停留在单位，他在工作也还有很多。 1检查领导遗漏的东西 给领导送站回来后，顶尖秘书还应对检查领导是否还有遗漏的东西，如果突然发现 办公室桌上还有一份文件，是明天领导和对方签订协议时用的。千万不能惊慌失措，而是 要想办法把它给领导送去。办法是： 一是用传真机传送过去。 因为传真机现在已开始普遍使用。 二是航空特快专递。 秘书将东西寄出去后，还必须打电话，告诉领导东西已经寄 出。 2抓住机会学习 领导出差之后，顶尖秘书不要以为自己没有什么事做了。让自己放松放松。应当 把领导出差的时间当做一个自学的好机会。平时自己觉得哪些工作不太熟练，哪些方面的 知识还比较欠缺，过去没有时间自学，现在就应该抓住这个机会，充实自己。 3电话的处理 在领导出差期间，如果有客人来电话找领导，顶尖秘书就要认真做好电话记录， 把电话的时间和内容记录下来。如果事情比较重要的话，领导回来时，在接站的时候汇报； 如果不急，就待领导上班后再说。 如果遇到重大突发事件，要立即向领导汇报。 如果这时领导正在开会或与客户会谈，电话也找不到，这时可以把电话打到宾馆， 请对方接电话的人写个纸条，让领导晚上回旅馆后再等自己的电话，或者给自己来电话。 如果事情不是很保密的话，也可以把事情的大致情况告诉接电话的人，请他直接 转告领导。 4领导回来的时候要接站 领导出差回来的时候，秘书一般都要到车站或机场去接站。接站不单纯是因为领导出 差劳累帮领导搬搬东西，更重要的是可以加深彼此之间的感情，并且。还可以及时向领导 汇报工作。 有的领导责任心很强，他们身在外地却挂念单位的事情，回来后急于想知道自己不 在单位期间所发生的一切，特别是出差之前悬而未决的一些问题的处理结果。 在汇报时，秘书不能给领导说得太多，使他有大雨倾盆之感。有些重要的事情不是 三言两语说得清的，对于这些事情顶尖秘书可以先写个提纲。如果领导想急于知道详情的 话，可以把提纲递给领导。 如果对方有人为领导送站的话，还要打个电话告诉他们领导已经平安到达；如果是 客户为领导送站的话，那么在电话里还要向对方表示感谢。 五秘书如何随从领导出访 1秘书随从工作有什么特点 秘书作为随从有如下几个特点： (1)流动性。 领导外出活动的流动性同机关内部工作的稳定性形成鲜明的对比，在机关内部，秘 书工作有常规可寻，随领导出访随从事务须围绕领导的活动开展。 领导外出活动的时间、地点、环境和内容不断地转移、变化，秘书也应相应地变化， 而且要先走一步，加强随从事务的预见性、计划性，为领导的外出活动严密组织、过仔细 安排、环环相扣而无疏漏。 (2)全面性。 全面性是指随从秘书承担任务的综合性。 在机关内领导服务有一个秘书班子。其中，各自分工，各司其职。而随从出访秘 书则可能是一个人或几个人，不可能如在机关内部那样分工很细，而需进行全面性的综合 服务，从生活服务到文字服务，从交通、联络、会见、会谈，随从秘书都要亲自安排，服 务到底。 全面性的特点要求随从秘书必须是一个多面手；办事精明强干，写作 “倚马可待” 。只有这样，才能胜任随从秘书工作。 (3)复杂性。 随从工作比起机关的日常辅助工作要复杂得多，无论是领导公事出访、商务调查， 还是同外宾会见、会谈，处理突发事件等，都要碰到各式人等，他们的立场、观点、利害 关系各不相同，他们反映的情况有真知灼见，有虚情假意，有实事求是，有表面文章。在 觥筹交错之际，可能隐含着某种谋划，在鲜花礼品之中可能给领导出了难题，等等。 顶尖秘书要有充分的思想准备，保持清醒的头脑，冷静、机灵 地处理各种敏感的问题。 如何做好领导的随从要求 在许多居政府要职的高级干部出访或外出巡视的过程中，往往有一大批文秘人员 需要作为政府随员，紧随其后，从事各种准备和接待纪录工作。这些文秘人员由于处在重 要位置，往往对其有着更高的道德要求。这包括如下几方面： (1)忠于职守。 随从秘书忠于职守主要包括三个方面的内容： 一是忠于国家和民族的利益，具体的则是忠于本部门、本单位的利益。 二是热爱随员工作，对本职工作认真负责，一丝不苟。 三是恪守本分，甘当助手、配角，甘当无名英雄，不越权，不以“准首长”自居， 更不能狐假虎威。 (2)严守机密。 由于随员秘书可以参与领导班子的各种会议，又负责各种机密文件的起草和保管， 因而随员秘书工作具有高度的机密性。同时，随员是工作在领导身边的人，是“消息灵通 人士” 。 所以，作为随员秘书，应严守党和国家的机密，既使是本单位的经济情报也不能泄 露。 另外，随员对领导尚未决定的关系到群众利益的事，如住房分配，工资调整，工作 调动，出国访部等等也不应泄露。 严守机密还包括不看、不听、不记自己不该知道的机密。 (3)廉洁奉公。 在跟随领导人下基层时，随员秘书不能以权谋权，收受贿赂，不得寻找借口大吃大 喝，不能利用公款游山玩水，应自觉做到廉洁奉公。 (4)按领导意图办事。 领导意图，是指领导在指导其所控系统实现目标过程中所提出的意见。领导意图的 表达方式，可以是命令，也可以是指示、决定、交办意见；既可以是口头形式，也可以是 书面形式。 随员工作只能体现领导的指导思想，不能离开领导意图搞个人的发挥、想象。 其中，随员秘书可以提建议、提想法，思想可以活泼，考虑问题可以开阔些，但 不能用不符合总意图的想法干扰领导的思路和决策。 3随从事务的工作程序 随从事务的类型很多，诸如随领导进行商务调查研究、随领导出席会议、谈判、 商务出访(出县、出省、出国)。随从事务，往往内容不同，时间有短有长，但其工作程序 都大致相同。以随从领导出访为例，其工作程序大致可分为三个阶段： (1)准备阶段。 当领导确定出访后，顶尖秘书要在出发前做好充分的准备工作，包括思想、组织、 物质和资料等方面的准备工作。 思想准备。 顶尖秘书要了解： 1)出访的意图、目的。 2)出访的内容和重点。 3)邀请单位和对象。 4)参加出访的有关人员。 5)出访的大致日程安排。 6)希望邀请单位做哪些准备工作等。 组织准备。 顶尖秘书要做到： 1)根据领导指示拟制出访方案。 2)通知有关部门确定参加的随从人员名单，并进行编组和分工 o 3)组织所有人员参加预备会，听取领导关于预备工作的指示，学习有关文件，布置具 体任务。 4)印发出访方案和日程安排。 5)与邀请单位联系，使其有所准备。 资料准备。 顶尖秘书要收集： 1)邀请单位的历史沿革：领导班子：当前工作情况及评价的资料。 2)同出访工作相关的领导指示政策，法规性文件。 3)同出访中心内容相关的理论和典型经验方面的资料。 4)出访地区有关地理、气候、交通情况以及风土人情方面的资 料。 物质准备。 秘书要携带：办公用具、常用药物、差旅费以及照相机、收录机等日常用品。 (2)出访阶段。 做好组织安排。 领导出访免不了有察看现场，召开座谈会或个别访问等形式。这就要求随从秘书为 之安排好时间、地点和有关人员。无论哪种活动，随从秘书都要做好记录，以便事后分析、 研究。 秘书看到、听到的情况要及时、准确地向领导汇报。 主动提出建议。 在出访阶段，随从秘书如发现问题，应主动向领导提出如何处理的建议。 及时同单位联系。 领导出访期间，秘书要同原单位及时沟通信息。如将外出领导的活动情况及时告知 单位，使单位留守领导者掌握外出领导的动态。同时也要从单位内部获取信息，使外出领 导及时了解有关的重要指示，以及原单位的工作动向，保证领导信息灵通，以利实施不问 断的指挥。 处理好日常事务。 随从秘书要主动处理日常的事务工作。在组织安排中碰到人事、时间、地点等方面的矛 盾，要主动协调，尽量做到事半功倍，提高效率。还要尽可能保证首长的生活和休息，使 之身心健康、精力充沛地投入工作。 (3)结束阶段。 随从秘书要做好出访活动的善后工作，这个阶段主要有： 做好返程安排。 联系安排好返程的交通工具，预定好车、船、机票，安排好途中食宿，确保领导的安全。 整理调查资料。 回单位后，要把出访中发现的问题整理归纳成条，提出改进工作、解决问题的建议。 抓紧有关问题的落实。 在出访时，领导答应办的事，回单位后秘书要及时通知、督促有关部门抓好落实，做到 言而有信，件件有着落，事事有回音。 报销差旅费。 随从秘书要协助领导结算开支、报销差旅费、偿还预借款。 回顾总结。 随从秘书要对自己跟随领导出访期间的工作进行回顾总结， 主动征求领导的批评、帮助，这对秘书自身的提高不失为一种有效的办法。 秘书在整个跟随领导外出活动期间要时刻注意维护领导的威信。执行政策，遵守纪律。 谦虚谨慎。平易近人。为领导、也为秘书自身树立良好的形象。 在许多时候，顶尖秘书需陪同领导出访客户。这时候，领导和秘书的配合程度直接关系 到单位的形象，作好陪同是对秘书的基本的要求。 领导在商务出访中，有重要的契约或接受订货时，秘书必须与领导同行。 客户和领导有直接的关系时，作为秘书，应该站在辅助的地位，和客户初次见面时应该 亲切地寒暄，并且作适当的自我介绍，第一次就要给对方留下一个好印象。在整个谈话过 程中，要不卑不亢，给人以良好的感觉。 当客户和领导谈话时，陪同的秘书应该细心地倾听。如果对方有问题问秘书，秘书要直 接或间接地征询领导的意见，然后给对方以满意的回答。 谈判过程中，如果领导和客户在某个方面争论得比较激烈，顶尖秘书就要适时地从中打 圆场。 在商谈结束时，无论成交还是不成交，都不要被当时的气氛所影响，应尽宾主之仪，亲 切地道别，不要让对方有这样的评价：“这个公司上下怎么一点礼貌都不懂。 ”或是：“这 个公司领导还不错，可用人不太精明，怎么选了个这么不懂礼仪的陪同。 ” 。 如果领导访问的对象也是秘书自己所熟悉的。这时，顶尖秘书首先要注意的是不要“越 位” ，应该将自己立于领导和客户之间的中间人立场，使领导有多讲话的机会。 在领导与客户商谈时，顶尖秘书应该注意领导的谈判技巧和应对方法，并且要灵活掌握 气氛。 (1)气氛过“热”时，适当地“降温” 。 (2)气氛过“冷”时不时地“加温” 。 (3)适度地转移话题。解除尴尬。 顶尖秘书在领导谈话时，不能一味骑墙。尽管商谈是为了本公司的利益，但是，应讲 究方式方法。 比如。当领导谈判时进一步向对方提问时，秘书可以若无其事地推动；当领导谈判的 内容不当或有必要进行更正时，秘书应该很有默契助领导一臂之力。 由于秘书同客户也是旧相识，因此，秘书不要过多地同领导联系以求占得上风。因为 这样会使对方提高警觉，产生戒备之心，对双方的相互沟通无益。况且，有领导在场，秘 书也大可不必过多地参与商谈的主要内容，领导心中自然是有数的。 在陪同领导访问客户时，秘书积极地配合他们，尊重他们，不仅能增进上下级的关系， 在客户眼中看来，也会认为这位秘书是一个应对得体的好“幕僚” ，从而提高领导和单位的 信誉。 秘书随领导外出应禁忌什么 (1)忌摆错位置。 随从秘书要时刻牢记自己是为领导服务的，是普普通通的机关干部，只有服务、保障、 指导下级单位工作的义务，没有争名利、搞特殊的权利，更不能借工作之便谋取私利，或 借领导之名狐假虎威，应严于律己，遵守职责。 其中，顶尖秘书要特别防止三个问题： 身价过高。 秘书比领导还难见，比领导还老大，比领导还难说话，盛气凌人，居高临下。 欲望太强。 为领导办公事顺便给自己办私事，领导享受什么待遇自己也第十篇顶尖秘书如何安排领 导出行 想攀比。 胆子过大。 未经领导许可，对有关问题擅自作主，随意表态，甚至打着领导的旗号，假用领导名义， 违反规定，拉关系，走后门，搞不正之风。 (2)忌作风随便。 随从秘书必须有良好的思想作风、工作作风和生活作风。大处着眼，小处着手，时时处 处严格要求自己，在领导身边工作应该给群众树立起一种端庄可敬、朴实无华的好形象。 其中，顶尖秘书要克服这样一些毛病： 一是在领导面前毕恭毕敬、曲意迎合，背后却敷衍了事，甚至犯自由主义。 二是对下级反映的问题不冷不热，甚至不屑一顾，或故意拖延，或曲解汇报。 三是装腔作势。喜欢在群众面前出风头，在领导面前争彩头。领导讲话时随意插话。 四是对领导过于随便，拍拍打打，乱开玩笑；而在群众面前则口出狂言，不拘小节。 (3)忌动作懒散。 随从秘书办事应迅速果断，干净利落，说走马上出发，说停可就地安顿，对领导交办的 事，要件件有着落，事事有回音，既紧张快速，又有条不紊，不能拖泥带水，漏洞百出。 以下三种情况是随从秘书应该避免的： 动作拖拉，慢条斯理，不慌不忙，让首长为你操心。 生活懒散，丢东忘西，睡眼惺松，让首长为你操劳。 工作被动，眼中无活，拨拨转转，让首长为你服务。 (4)忌反应迟钝。 随从秘书需要独当一面地开展工作，必须头脑机灵。思维敏捷，反应快速，能够准确理 解领导意图，熟悉领导的工作特点和生活习惯，积极主动地完成工作任务。 一般来说，领导对随从秘书最不能容忍的有四条，顶尖秘书应力戒之： 一是对已经交待得很清楚的事项，理解不了，不能举一反三，执行结果走样。 ， 二是与其研究问题，没有独到见解，观点含糊不清，语无伦次，只会出馊主意，帮倒 忙。 三是该汇报的情况迟迟没有着落。 四是说话办事不分时机和场合，用得着时不在位：该回避时不离开，说话不着边际， 办事不分轻重，关键时刻躲躲闪闪，处理问题没有棱角。 六、随领导出国 顶尖秘书随领导出国，一般来说，有如下工作要做： 1审查选定最佳旅程表 顶尖秘书一般应根据情况编制几个旅程表方案，供领导选择。领导选定最佳方案后，秘书 要打印成文。 2准备好必须携带的文件资料 要根据旅行的目的要求，为领导准备随身携带的各种文件，如讲演稿谈判、合同、协议 书、科技或产品资料以及目的地或与国家的指南等，同时还需为领导提供有关国家的风土 人情及各种礼节，使领导到达后开展活动圆满顺利。 3经办旅行的各种必要手续 顶尖秘书经办各种手续主要包括六项内容：撰写出国申请；办理护照；办理签证；办理 “黄皮书” ；办理出入境登记卡；订购机票、车船票。 (1)撰写出国申请。 出国申请一般包括以下内容： 出国事由。 出国团组的人数。 出国路线及外方所在国名称。 出国日程安排。如出国时间、在国外活动时间、地点、回国时间等。 申请文书后面附出国人员名单(写清姓名、年龄、性别、职务、职称)以及外方所发的邀 请函(副单)。 (2)办理护照。 护照是主权国家发给本国公民出入境及到国外办事旅行居留的合法身份证件和国籍证明。 凡出国人员均应持有护照。出国前要凭护照办理所去国家和中途经停国家的签证，凭护照 购买国际航班机票和住旅馆。任何国家都不允许没有护照的人进入其国境，对护照的检验 很严格。 在国内，外交、公务和因公普通护照，由外交部及其授权机关(各省、市、自治 区的外事办公室)办理。在国外则由我国驻外使、领馆等外交机构负责办理。 顶尖秘书在办理护照时应注意几个事项： 第一，携带有关证件。 这主要包括主管部门的出国批件，出国人员政审批件，所去国有关公司的邀请书等文 件。 第二，认真填写有关卡片和申请表。 第三，拿到护照后，再认真检查核对每位出国人员姓名、籍贯、出生年月和地点。 要检查护照上的照片姓名是否与本人一致，有无授权发照人的签字和发照机关的盖章； 发照日期和有效期有无问题，使用旧护照再次出国者更应注意其有效期，若已过期，必须 申请延长，出国人员是否在持照人栏目上签字，其中秘书代签亦可。 护照万一遗失，应立即向当地公安局挂失查找，若查找无获，则立即申请补办。 (3)办理签证。 护照办理好后，再申请所去国家(地区)和中途经停国家的签证。 签证是一国官方机构对本国和外国公民出入国境或在本国停留、居住的许可证明。签 证一般可在护照上进行，也有的在其他身份证件上。如果前往未曾建交的国家，则用单独 的签证与护照同时使用。我国的签证一般在护照上签。 前往国的签证一般可持国外邀请书，或有关国家移民局的允许证等，通过中国旅行社 签证代办处办理。 取得签证后，顶尖秘书要注意两点： 第一，注意签证的有效期及证明机关是否签字盖章。 第二，若由于种种原因签证已过期失效，在国内重新申办延长，在国外应通过我驻外 使馆或自行由驻在国有关当局办理延长手续。 (4)办理“黄皮书” 。 “黄皮