erp系统编码规则

物料分类表(附表 1) 钢铁生产企业 Erp 物料编码 物料编码讨论主要有三个问题：目前的物料编码什么样子？使用中有哪些问题？这些问题 怎么办？ 一、物料编码现状简介 据网上了解和其它公司实际查看，目前物料编码主要有四种方案： 1、流水码方案：用物料录入时的顺序号做编码；或前面用分类后面用顺序号做编码。结构 简单，编写容易，一般财务核算使用。基本编码结构：分类号(数字或字母) + 流水号(数字) 此法常用于各种统计报表编号，各种单据编号。小规模企业可用于原材料或成品、半成品 物料编码。一般使用人员相对固定、集中，并且使用频繁的物料，可以用此编码方案。 2、项目码方案：按生产线使用物料顺序编号做编码，或按项目分类加顺序号做编码。易于 增加新物料，不考虑使用分析，生产管理使用。基本编码结构：项目号(数字或字母) + 流 水序号(数字) 此法用于商贸公司多项目管理较好。较松散行政管理的生产企业（子母公司制）也可用此 方案。大型企业可用于专业性强（专用）的备件编码。 3、数字码方案：编码全部由数字组成，一般是大类、中类、小类、品种，加特征代码。结 构明了，分类严谨。供应采购使用。基本编码结构：分类号(数字) + 物料特征码(数字) + 序号(数字) 批发商、超市或小零售商用于收银管理。企业一般用于日常消耗材料编码。 4、音型码方案：用物料名称的汉语拼音声母组合，加物料规格型号做编码。特点：易编易 懂，查找准确。是四川王太龙先生的发明。仓储物流可以使用。基本编码结构： 物料名称拼音声母(字母) + 规格型号 (数字或字母) + 序号 (数字) 商贸仓储物流公司用于客户与物料区分很实用。用于专业商贸公司物料编码也非常好。企 业可用此作无确定规格型号的物料编码。也可以用于客户、供应厂商编码。 二、物料编码(数字码方案)讨论 以纵横钢铁公司实际应用的 ERP(数字码方案) 为例，选取螺栓来讨论。 如：双头螺栓 M20*90 编码就是： 2 09 01 02 20 090 1、编码方案注明分类共有 4 级： 第一级辅助材料（用 2 表示） ； 第二级紧固件（用 09 表示） ； 第三级螺栓（用 01 表示） ； 第四级六角头螺栓（用 01 表示） ； 双头螺栓（用 02 表示） ； 地脚螺栓（用 04 表示） ； 沉头螺栓（用 05 表示） ； 方头螺栓（用 08 表示） ； T 型螺栓（用 11 表示） ； 内六角螺栓（用 16 表示） 分类编码后面是物料的使用参数。 多么完美的方案！有什么问题吗？ 问题 1、六角螺栓一套 M20*90（第二行）编码：2090101200901（增加一个尾号） ； 问题 2、8.8 级六角螺栓 M20*90（第三行）编码：20901019720090（增加第五级 97 新分 类） ，这样的新物料种类还会不断增加。如：10.9 级六角螺栓（99） ；不锈钢六角螺栓（98 ） ； 镀锌六角螺栓；全丝六角螺栓；左旋六角螺栓等等（当然，也可以全部改为第四级） 。最后 只能增加“其它” 项，来解决分类的扩展问题。实际在同一个套账里，最终也无法对所有的 螺栓分类。只好分一个其它螺栓（91 有 322 项）： 209019116101 丝杆 M20*1000 209019116102 DN450 闸阀压水圈螺栓 见图纸 209019116103 螺柱 M6*160(两头*35） 209019116104 螺柱 M6*1.25*130 209019116105 紧固螺钉 M6(附图） 209019116106 紧固螺钉 M12(附图） 209019116107 方头螺栓一套 见图纸 209019116108 直杆螺栓 42*830 209019116109 直杆螺栓 30*595 209019116110 直杆螺栓 24*492 209019116111 圆头镀锌螺栓 M6*20 通丝 209019116112 圆头镀锌螺栓 M5*50 通丝 209019116113 单头螺栓 24*950 209019116114 单头螺栓 36*1400 209019116115 单头螺栓 24*1100 209019116116 单头螺栓 20*700 209019116117 单头螺栓 24*650 209019116118 护轨螺栓一套 M24*310 209019116119 双轨螺栓一套 M26*260 209019116120 接头螺栓一套 M24*160 209019116121 直杆螺栓 M24*920 209019116122 直杆螺栓 M42*1770 209019116123 直杆螺栓 M30*1200 209019116124 直杆螺栓 M24*1200 209019116125 直杆螺栓 M20*700 209019116126 10.9 级高强螺栓扭剪型 M20*55 209019116127 10.9 级高强螺栓扭剪型 M20*65 209019116128 10.9 级高强螺栓扭剪型 M20*75 209019116129 10.9 级高强螺栓扭剪型 M20*80 209019116130 10.9 级高强螺栓扭剪型 M20*100 209019116131 10.9 级高强螺栓扭剪型 M20*110 209019116132 镀锌圆头螺栓 M6*30（通丝） 209019116133 镀锌圆头螺栓 M5*80（通丝） 其物料编码也只能使用流水码。已违反了一贯性原则、易记性原则，完整性受到挑战。 问题 3、即使现在已有 1686 个第四级分类，如果要找某种东西，学习掌握也是一项艰巨的 任务。 事实证明这样的分类方法无法面面俱到。分类越细，编码越缺乏扩展空间，就需要不断地 增加分类。随机性增加的分级，与物料没有必然的联系。所以，即使经过努力，消除了那 些分类和编码错误的物品，现有的 431 页编码手册也难以熟练掌握，何况我们还要不断地 增加新分类呢。更糟糕的是公司从事这项工作的人，多数根本没有看过编码手册。没有规 则的编码那就是乱码，乱码当然用起来不顺手啦！所以，现在大家实际操作时，基本上都 不用编码。 （依靠超强记忆力用这套编码的个别人，当然自我陶醉了） 我们通过对螺栓的编码分析，知道公司物料编码存在着许多问题。现在进行一下总结： 三、物料编码常见错误 1、一物多名称，造成一物多码，如：联轴器、轴接手、对轮、靠背轮，实际是一种物品。 表中：（2090307.）轴用弹性挡圈与（20971.）卡簧实际也是一种物料。 2、规格型号录入格式不一致，如：对丝 DN15 15mm 4 分 1/2 寸，实际为相同的规格型号。 表中：第 20 行、第 27 行就没有螺纹标识。 3、对同一种物料各部门、各专业分类不同，如：手拉葫芦可以分在起重设备类，也可以分 在检修工具类。表中：（第 5 行）不锈钢六角头螺栓也可以分在（ 2090154）不锈钢螺栓 内。 4、编码中包含变动信息，如：仓库存放位置、工序、供应厂商、采购价格、安装使用情况 等。 表中：（第 28 行）T 型槽用螺栓，实际不是 T 型螺栓。 5、编码中包含行政隶属关系，如：分公司、生产厂、部门、工段、作业区等。 表中：（第 22 行）炉顶螺栓，实际可能不是方头螺栓。 6、编码想体现各管理部门要求的信息，如：财务分类、采购分类、仓库分类、设备分类等 同时加入。 表中：螺栓一套与螺栓一条就是采购信息。应该用拆分与组合单据来完成。 7、编码总想将物料的多种特征表示出来，如：物料的材料、热处理、外观、加工方法等同 时加入。 表中：（第 23 行）镀锌方头螺栓就是热处理工艺的体现。由于镀锌螺栓各种形状都有，就 需要增加一倍的分类。材料不同（35#，40Cr）又增加两倍；强度不同（4.8 级，8.8 级，10.8 级，12.9 级）又增加几倍。细牙、左旋呢？还有全丝、梯形螺纹、矩形螺纹分类越来越 庞大了。 8、数字编码，设计的很长，与物料没有直观的对应关系。 表中：（第 6 行）全扣 10.9 级六角头螺栓一套（20901019999160701 ） ，实际已没有人记住 了。 9、随机编码，内部之间没有必然的联系，记忆、查询困难。 表中：8.8 级螺栓有 97 分类（第 3 行） ；有 93 分类（第 16 行） ；还有 98 分类（第 29 行） 。 10、编码缺乏增长空间，分类无法面面俱到，多用其它项补充。 公司 U8 上 142 个“ 其它”项中，共有 12183 种物料（占公司全部物料的 19.71%；占公 司常用物料的 46%） 。并且无法按原有规则编码，只能退而求其次，使用流水码方案。 我们总结出编码的 10 大问题。其中 9 个与分类有关，1 个与物料特征有关。它们都是造成 重码、错码的主要原因，也是修改编码的重要依据。具体如何解决呢？（我们休息一会儿， 再与大家讨论） 要解决物料编码的十大问题，我们要先知道物料编码干什么用，还要先了解一下物料编码 基本要求。然后再来讨论如何编码。 四、物料编码用途 没有用软件以前，是不需要编码的。物料信息传递主要是文字和语言，在传递时，会自觉 不自觉地加入个人的认识和判断。例如：2 寸弯头，我们会根据一张计划单前后所报的其 它东西（镀锌管、水龙头、工程项目等） ，采购时以此确认 2 寸弯头是：镀锌、带内丝、管 螺纹、90 度和通径 50等等信息。 使用软件之后，要求我们必须精确传递物料信息。而精细、准确的描述是多样和繁杂的， 编码就是用来准确区分和细化认同这些物料信息的。所以，物料编码的基本用途有三个： 1、准确表示物料：物料编码就是物料识别代码。基本要求是：一个识别代码，只能表示一 个物料。 2、方便物料使用情况分析：在编码中增加部分管理分类，利于管理的统计、分析和考核。 3、方便查找已录入物料：赋于其某些有规律的含义，让人们较快地找到所需的东西。 五、物料编码原则（基本要求） 1、唯一性原则（金）：一个编码只能代表一个物料；同一个物料尽量对应一个编码。 （坚 持原则） 2、完整性原则（木）：对所用物料分类清楚，编码方法应能适合大多数物料。 （条理清晰） 3、扩展性原则（水）：新增加物料归类、排列容易。 （容易掌握） 4、简单性原则（火）：结构清晰、形象易记，录入、查找操作有帮助。 （提高效率） 5、兼容性原则（土）：对或无法按编码方法编制的物料，应有可以兼容的妥协方案。 （适 应变化） 六、简化物料编码 有一位朋友（刘志国）提出这样一个设想：系统查找问题：即使再简短的编码，人的记忆 能力也是有限的。得有一个简单行之有效的方法。例如：汉字词典，字典中的字虽多，但 一说到某一个生字，任何一个人不论从拼音、字形上面都能准确的把它找到。货物如同汉 字，系统就是那本字典，要创造一个简单、快捷的方法，这是我们应当考虑的。 其实用名称和规格型号查找就是拼音原理。奔着这样的理想，我们来尝试一下“字形” 方法： 1、用流水号( 数字) 来区别相近物料，满足一个识别代码，只能表示一个物料； 2、只要能达到统计、分析和考核的要求，尽量简化物料分类； 3、寻找有规律的物料特征含义，让人们方便找到所需的东西。 我们试用 双头螺栓一套 M16*80（8.8 级）为例（名称和规格型号查找方法对比）分析简 化： 1、 满足易记性原则：编码部分采用常用的、方便区分物品特征的、特定意义的数字或符 号，可以较快地查对。取：直径 16，长度 80 两个参数（用分隔符分开）： 209010297.16.80.1 2、 编码的尾号：1 当然也可以有 2，350100 我们暂取两位数 01 到 99 表示（*）： 双头螺栓 M16*80（8.8 级）包含的单个螺栓，双螺母螺栓等；209010297.16.80.* 3、 去掉：（8.8 级）分级，又有：普通， 4.8 级，10.9 级等；2090102.16.80.* 4、 再去掉：双头分级，又有：六角，内六角，方头， T 型，镀锌，不锈钢等等； 20901.16.80.* 到此，在辅助材料（2）紧固件（ 0901）内，使用参数包括：16 ，80 的螺栓共有 23 项： 原编码 物品名称 规格型号 新编码 2090101160080 六角头螺栓 M16*80 4416.80.01 20901011600801 六角头螺栓一套 M16*80 4416.80.02 20901019116080 4.6 级六角头螺栓 M16*80 4416.80.03 20901019316080 10.9 级六角头螺栓 M16*80 4416.80.04 20901019616080 镀锌六角头螺栓 M16*80 4416.80.05 20901019716080 8.8 级六角头螺栓 M16*80 4416.80.06 209010197160801 8.8 级六角头螺栓一套 M16*80 4416.80.07 2090102160080 双头螺栓 M16*80 4416.80.08 20901021600801 双头螺栓一套 M16*80 4416.80.09 2090102971600801 8.8 级双头螺栓一套 M16*80 4416.80.10 2090102981600801 不锈钢双头螺栓一套 M16*80 4416.80.11 2090116160080 内六角螺栓 M16*80 4416.80.12 20901161600801 内六角螺栓一套 M16*80 4416.80.13 2090116931600801 10.9 级内六角螺栓一套 M16*80 4416.80.14 209011698160080 8.8 级内六角螺栓 M16*80 4416.80.15 2090116981600801 8.8 级内六角螺栓一套 M16*80 4416.80.16 209011998160080 8.8 级螺钉 M16*80 4416.80.17 20901209160080 12.9 级圆柱头内六角螺钉 M16*80 4416.80.18 2090121160080 铰制孔螺栓 M16*80 4416.80.19 20901211600801 铰制孔螺栓一套 M16*80 4416.80.20 2090121971600801 8.8 级铰制孔螺栓一套 M16*80 4416.80.21 209019116080 镀锌螺栓一套 M16*80 4416.80.22 2090191160801 不锈钢螺栓 16*80 4416.80.23 由此我们得出物料编码基本结构：分类码(数字) + 物料特征码(数字或字母) + 流水码( 数字) 1、分类码( 数字) 就象部首的笔画：引导我们用不太丰富的专业知识就能掌握查找方向； 2、物料特征码(数字或字母) 就象字典的部首：帮助我们用最关心的使用条件尽快缩小识 别范围； 3、流水码( 数字) 就象部首下的排序：使我们在相对较少的物料中选择确定目标。 七、物资分类 如果我们认同用流水码(数字 )来区别相近物料的简化方法，那么只要能达到统计、分析和 管理的需要，就可以尽量简化物资分类了。 物料分类如何比较和确定？我们还是先来看看现有的分类： U8 上一级分类我们只看三个：（2 ）辅助材料（3）设备（4）备件；二级分类有 93 个；三 级和四级分类有 1686 个；五级分类多少？不知道，没有说明，也没写入编码手册。 我们就看二级分类，在 93 个大类里其中物品数量不到 200 的有 35 个（37.63%） ，大部分没 有单独分析管理意义（至于（426）把炼铁、炼钢、轧钢备件搞到一起，属低级错误，不讨 论） 。那为什么这样编码呢？原来辅助材料部分是从五金手册搬过来的。这种照搬是没 有编码经验的必然结果，不仅没有按企业管理进行调整，而且闭门造车，随意改动（比如 轴承、石棉制品） 。我们按企业管理思路举例一二： 例：焊割及喷涂器材，在五金手册上是单独分章节的。但在我们企业，这一分类的 物料就比较少，也没有单独管理考核价值。将其合并到工具类内，实行交旧领新或定期更 换，均是比较合适的。 例：管件，企业这一分类约有 5000 种。从实用查找方便来细分，非金属是比较特殊的， 可先分出来；而带螺纹与不带螺纹的又容易混淆，再分为两类，就更方便工作。 例：传动件，在企业虽然所用实物有 400 多种，但其中的轴承、轴承座分到备品材料中 更利于仓库管理；三角带等可以分在橡胶制品中更利于采购管理。故可取消此分类。 由此我们就知道了分类就是为了管理有用。分个类没有管理价值，那就是多此一举。为 了好用就需要考虑：财务的、采购的、仓储的、设备的、生产的等各方面要求，这就是物 流的综合管理能力。 个人心得：分类物料数量最小 200 左右，最大 2000 左右。 因为 ERP 最重要的是财务管理，故首先要满足财务核算要求。其次，兼顾其他管理部门需 要，再将各分类实物数量尽量调整保持均衡。由此得出物料编码分类（见附表 1） 。 在钢铁生产企业，财务核算一般分 8 大类： 1、原材料：直接熔入企业产品的物料。无论外购，还是自产。无论加入数量多少，都应为 原材料。 2、辅助材料：按国家冶金管理要求，不能列入设备修理费，但又与企业生产或建设有直接 关联的物料。由于各企业对此分歧较大，仅试分之。其中主要有：耐火材料；工程建筑材 料；钢铁材料；非金属材料；工艺消耗材料；（油、电、水、气、煤）能源；化工原料及 产品等。 3、安防办公材料：用于企业管理服务的物料。主要有：办公用品；印刷品；劳保用品；安 全消防用品；生活用品；日用杂品等。 4、机物料：用于企业设备修理的消耗材料。主要有：常用工具（消耗工具） ；五金产品 （螺栓） ；电料；橡胶制品；化工用品；农杂品等。 5、备品材料：由专业厂家生产，具有通用性的设备修理用产品、配件。主要有：管道用部 件及配件；液压零部件；电器产品；仪器仪表；通用机械产品配件；轴承；运输设备配件； 环保及公用设施配件等。 6、备件材料：本企业常用机电配件或部件，一般是按技术要求和图纸资料专业订做的物料。 各企业根据管理，有不同的分法。若按生产线分有：烧结、球团、炼铁、炼钢、轧材、石 灰窑、发电机组、能源动力、公共设施等。 7、设备及设施：具有单项使用功能的台套机组或设施。主要有：电机；减速机；各种泵、 风机；专用设备；辅助设备；配电设施；大型工具及工装；运输装卸设备等。 8、产成品：企业生产的产品。企业不同，多种分法（不再举例） 。 物资分类是编码重点之一。二级分类必须结合公司实际管理情况进行调整。例如：辅助材 料内的油料、钢材等，在某些公司是归入设备维修费管理的，就可以分出来；再如：有色 金属为方便交旧领新，也可以单独分一类。 这个分类表，是个人钢铁企业物资管理的认知总结。其中：辅助材料和劳保办公是根据冶 金部 2005 年钢铁企业设备修理费含盖范围及统计口径文件界定的；机物料是原国营企 业的分类；非标备件是我们企业生产厂现有情况；共用非标备件是我个人 1991 年以来的仓 储经验和实践；备品材料主要是参照设备管理制作的。对目前我们公司，这些都只能做参 考。 八、物料特征参数 有了物资分类，保证了财务核算和分析管理；有了流水吗，解决了重码难题。物料编码体 现物品特征的、特定意义的数字或符号选择就成为我们最重要的任务。这个物料特征码(数 字或字母)应该是在本企业内各专业人员通用的、互相认可的、使用中最重要的参数。我们 通过举例来看一看： 阀门物料特征：公称直径（DN100） 、压力等级（1.6MPa） 、阀门形式（名称） 、规格型号等。 选择主要参数:通径 DN100 为第一组 .试编后. DN100 的阀门超过 100 种.就可以用阀门形式 为第二组参数.即在编码 100 后,加字母:D 表示蝶阀;A 表示安全阀;J 表示截止阀等。 物品名称 规格型号 新编码 对夹式碟阀 7A1X5-10ZB1 DN100 PN10 51100D01 手动蝶阀配法兰螺栓 D341H-1.6C DN100 51100D02 蝶阀 D341H-10C/DN100 51100D03 蝶阀配法兰螺栓 D341H-10C/DN100 51100D04 蝶阀配法兰螺栓 D341H-16C/DN100 51100D05 蝶阀 D341H-25/DN100 51100D06 蝶阀 D341X-1.0/DN100 51100D07 蝶阀配法兰螺栓 D341X-1.0/DN100 51100D08 蝶阀 D341X-1.6/DN100 51100D09 蝶阀 D341X-10/DN100 51100D10 手动蝶阀配法兰螺栓 D341X-10/DN100 51100D11 蝶阀配法兰螺栓垫片 D341X-10C/DN100/PN1.0MPA 51100D12 蝶阀配法兰螺栓 D341X-16C/DN100 51100D13 蝶阀 D371H-16/DN100 51100D14 蝶阀 D371X-10C/DN100 51100D15 蝶阀配法兰螺栓 D371X-16/DN100 51100D16 电动蝶阀 D371XP-16-0 DN100 PN16 51100D17 蝶阀配法兰螺栓 D373H-16C/DN100 51100D18 蝶阀 D71-10/DN100 51100D19 蝶阀 D71A10 DN100 51100D20 对夹蝶阀配法兰螺栓垫片 D71J-10/DN100 51100D21 对夹式蝶阀 D71X-10/DN100 带法兰螺栓 51100D22 手动对夹式 A 型碟阀 D7A1X5-10CB1 DN100 PN10 51100D23 手动蝶阀 D7A1X5-16ZB1/DN100 51100D24 电动蝶阀配法兰螺栓 D941X-1.0/DN100 51100D26 电动蝶阀 D941X-10/DN100 51100D27 电动蝶阀 D941X-16/DN100 51100D29 电动蝶阀配法兰螺栓 D947H-10/DN100 51100D30 电动对夹式碟阀 D971-10 DN100 51100D31 电动蝶阀 D97A1*5-10QB1/DN100 51100D32 电动蝶阀 D97A1*5-16QB1/DN100 51100D33 电动阀门 D97A1X5-10 DN100 PN10 电装：LQ10-1 51100D34 蝶阀 DF341H-16/DN100 51100D35 不锈钢蝶阀 DN100 51100D36 气动蝶阀 DN100 51100D37 手动金属硬密封蝶阀 TD371Hq-0.25/DN100 51100D38 还可以选取第三组参数.即在编码 100D 后,加公称压力：10，16，25 等（删除型号相同的） 。 物品名称 规格型号 新编码 蝶阀 D341X-1.0/DN100 51100D10.01 蝶阀 D371X-10C/DN100 51100D10.02 蝶阀 D71-10/DN100 51100D10.03 蝶阀 D71A10 DN100 51100D10.04 对夹蝶阀 D71J-10/DN100 51100D10.05 对夹式蝶阀 D71X-10/DN100 带法兰螺栓 51100D10.06 手动对夹式 A 型碟阀 D7A1X5-10CB1 DN100 PN10 51100D10.07 电动蝶阀 D941X-10/DN100 51100D10.08 电动蝶阀 D947H-10/DN100 51100D10.09 电动对夹式碟阀 D971-10 DN100 51100D10.10 电动蝶阀 D97A1*5-10QB1/DN100 51100D10.11 电动阀门 D97A1X5-10 DN100 PN10 电装：LQ10-1 51100D10.12 蝶阀 DF341H-16/DN100 51100D10.13 对夹式碟阀 7A1X5-10ZB1 DN100 PN10 51100D10.14 蝶阀 D341H-10C/DN100 51100D10.15 以上两种方案均是合理的，可用的。 对一个物料编码来说，只要不违反编码原则和企业制定的编码规则，就是正确编码。而是 否更合理、更实用，是判断编码优劣的另一重要标志。 表示物料特征是编码最大的困难。对容易找到特征数字（或符号）的物料，最好不要超过 三组。过多、过细，总想把物料全部特性都写入编码，就走入了歧途。 例 1：螺栓，最重要的实用参数是直径和长度。具体细螺纹、粗螺纹或形状、材料差异， 查找时就相对不太重要。这些在名称或规格型号内可以表示清楚。 特征数字（或符号）选择比较困难的物料，一般可首选使用设备的汉语拼音声母作代码。 例 2：非标备件，在名称上是十分相近的，如：轴、联轴器等。用使用设备来区分，就不 容易领错，故可以用设备名称作编码。如果为仓库管理方便，备件名称已注明使用设备， 那么就可以按物料形状来制定编码，为企业查找替换、减少备件种类和集中采购加工等， 提供方便。也就是说，编码与物料的名称、规格型号要同时进行规范。 其次，编码可以选规格型号或产品零件号（或图号） 。但要特别注意非英文字母的适用性和 歧义性。 编码中，物料特征直观性最重要。如果这些符号还需要做个对照表，那基本上编码就失败 了。 例 3：减速机，最重要的实用参数是中心距；其次是速比；具体规格型号在操作时相对不 方便，最好不编入编码。 有人说：用名称和规格型号查找物料不是也能用吗？是的。若用名称查找是可以直接锁定 你的目标，那你就得想办法让大家把同一种东西叫一个名称；若用规格型号查找也可以顺