sap的两个特点

SAP 是一个 “集成的系统”, 同时也是一个 “标准化的系统”。 我们用两个情景具体说明： 1.1.1.1 集成的系统 资 金 管 理 部计 划 部 投 资 部 会 计 部发 票 校 验收 货 采 购 定 单自 动 预 算 检 查 流 动 性 预 测(短 期 )项 目 管 理投 资 管 理 自 动 记 帐 集 成 的 系 统 假设集团公司的财务部下设四个部门：计划部、资金管理部、投资部、会计部，而上 图当中的圆圈代表业务部门。某天，在业务部门（比如说：仓库）发生了一个简单的业 务收货，让我们来看看这笔业务对于财务部的一系列影响。 首先，这笔收货可能不是一个单独的动作，它是采购订单的一个执行步骤。收货完成 后，我们会收到供应商的发票，这时候会计部门会进行发票校验。在 SAP 系统中这也不是 一个单独的输入，而是作为收货和采购订单的一个后续事务。SAP 系统会自动进行“三单” 匹配的校验。“三单”包括采购订单、收货单和发票。校验的内容包括：发票上的数量是 否与收货的数量相一致，发票的单价是否与采购订单的单价相一致，以及日期等等。另外， 在系统里可以设定相应的容差，容差的目的是使微小的差异不干扰总体业务的执行。 这笔业务的影响还没有结束。在发票校验时，SAP 系统会自动进行预算检查，即检查 本次采购支出是否有足够的预算。但是如果一个供应商和你签订了订单，又准时交了货， 货物也验收合格了，当他递交发票时，财务部通知说因为预算不够这张发票将被冻结，显 然从流程的角度讲是不合理的。 所以在 SAP 中自动预算检查的控制点不仅仅在发票校验 时，还可以提前到采购订单创建时，即在采购订单时就可以检查是否有充足的预算。所以 说 SAP 的财务控制是贯穿业务流程的，而不只是在会计入帐时。 同时，发票一旦校验通过，一般将在中短期内被支付，所以这笔业务对于资金部的资 金安排是有影响的。而 SAP 也正是这样设计的：发票校验通过时，SAP 的中短期资金预测 得到了自动更新，SAP 称之为流动性预测。和预算检查类似的道理，在发票校验之前的采 购订单也会自动更新流动性预测。 但是集成的影响还没有结束。采购订单一般不是业务的起点，它可能是 MRP（物料需 求计划）的结果。这个情景中的采购订单来源于一个项目，如电力设备安装项目或设备大 修项目。这样一个项目包含很多项作业（或活动，Activity），其中有些作业可能被外包 出去，那外包合同即是一种类型的采购订单。还有些作业可能由集团公司自己完成，但是 需要采购一些原材料或服务，那这些采购也是由采购订单来执行的。所以采购订单在集成 的系统里成为了一个项目中某项作业的执行手段，在项目里进行管理。同样，收货和收发 票这些采购订单的后续步骤也会出现在这个项目管理的全貌中。但是项目管理也并不是管 理的起始点，在这个情景中如果是一个新的设计施工和安装项目，那这个项目来源于整个 集团的投资管理。投资部根据整个集团的投资规划和资金情况，综合考虑各种项目和拨款 请求，通过一系列的计划、分析和审批，最终确定投资落实到哪些具体项目中去，并在项 目管理模块中进行处理。因此投资部的投资管理模块和项目管理模块也是实时集成的。 最后，收货这个动作在会计部的总帐上会进行自动记帐，也就是自动生成一笔分录。 而发票校验也会自动形成一笔分录。 从这个简单的情景我们可以看到 SAP 系统的集成具有无可比拟的深度和广度。而只有 这样的深度和广度才能够支撑一个大型企业集团灵敏的业务流程和全过程的有效管理。 1.1.1.2 标准化的系统 我们再来看下面这个情景。 假设 A 公司在纽约上市,如果美国会计制度(US GAAP)和中国会计制度要求的折旧方式 不同，SAP 系统能否合理而高效地进行核算，同时是否可以很容易地进行系统的实施和部 署。 SAP 提供的是一个标准化的软件，它的原理是要让软件在按 ISO 和 CMM 标准组织管理 的软件工厂中开发出来，而不是让各行各业的客户在自己的办公室里做开发 要按这个思路来满足各个行业各种客户的需求，必须依靠两个原则：首先，这必须是 一个可配置的系统，可以通过灵活的配置实现各种业务需求。其次，这个系统必须立足于 最佳业务实践。把各种先进的思想和最佳的处理方法兼收并蓄到系统中来。 这个情景我们在财务中固定资产模块中管理。图 2 是 SAP 财务在运营层面的模块总览 图，可以看到固定资产属于财务会计下的一个模块。 在介绍方案之前，我们首先介绍一下 SAP 固定资产的组织结构。如图 3 所示，一个大 型的集团公司，其各家子公司可以分别使用不同的科目表和折旧表。折旧表中又可以并行 处理不同的折旧区域。不同的折旧区域对应不同的折旧方式。比如在很多国家财务和税务 在对固定资产折旧计算的规定会有所不同。就可以分别设置财务折旧区域和税务折旧区域 来并行核算。而系统中还可以规定每个折旧区域是否需要更新总帐。而具体的一项资产， 因为它属于某一个公司，而公司已分配了各自的科目表和折旧表，这项资产也就按相应的 多套折旧方法来核算和记帐了。 折 旧 表(Chart of Depreciation) 集 团集 团 折 旧 表折 旧 表 科 目 表科 目 表 科 目 表 INT折 旧 表 1DE 科 目 表 INT折 旧 表 1GB 科 目 表 CAUS折 旧 表 1US 科 目 表 XXXX折 旧 表 1XX 国 家 A财 务 折 旧 税 务 折 旧 公 司 代 码 1000 公 司 代 码2000 公 司 代 码 3000 公 司 代 码- 折 旧区 域 资 产 主数 据 固 定 资 产 组 织 结 构 图 3 资产管理的另一个组织结构就是资产分类，比如我们可以按厂房和建筑物，机器设备， 车辆等定义资产分类。根据不同折旧表的折旧区域，我们可以定义资产分类的各种默认折 旧方法，包括使用年限，残值率，开始和结束期间确定，直线法或其他方法等等。每个资 产既可以继承资产分类中的默认折旧方法，也可以维护自己的折旧方法。这就是固定资产 在 SAP 中的组织结构和可配置的一些内容。 我们提出的情景在 SAP 中就会有一个很简单的解决方案，这其实就是一种最佳业务实 践。具体解决方案如图 5：在整个集团中分配给 A 公司一个单独的折旧表，因为它面临本 公司具体的会计报表环境，所以可能与总公司折旧表不同。在这个表中有三个平行的折旧 区域，一是符合中国会计准则的折旧方式（PRC GAAP），二是符合美国会计准则的折旧方 式（US GAAP），三是两者之间的差异(US GAAP 调整)。其金额为 US GAAP 折旧减去 PRC GAAP 折旧。01 PRC GAP 30 US GAP60 US GAP 调 整 +=三 套 折 旧 区 域 总帐-解 决 方 案 : 分 配 给 有 限 公 司 一 个 单 独 的 折 旧 表 , 这 个 折 旧 表 有 三 个 平 行 的 折 旧 区 域 : 图 5 在与总帐的集成方面，PRC GAAP 的折旧区域与 US GAAP 调整的折旧区域直接更新总 帐。而 US GAAP 的折旧区域不更新总帐。基于这样一种设置，并行的折旧的计提以及总帐 的过帐在系统中得以顺畅地运行。 下图是系统中平行折旧方法的帐务处理。在科目表设计时，主体部分是按中国会计制 度设计的（图中上方框中的科目）。同时设置 US GAAP 的调整科目（图中下方的科目）。 业务流程从固定资产的原值入帐开始（来源于在建工程的转入或采购订单的收货或者是手 工的固定资产入帐）。在所有后续的业务中，无论是计提折旧，本年利润结转，未分配利 润结转，固定资产报废，SAP 系统都会根据三套折旧区域中的折旧方法来进行计算，并自 动在两类科目中记帐。 固 定 资 产 2,000 2,000 累 计 折 旧 -PRC 900 9001,800 累 计 折 旧 -US GAAP调 整 99.5 99.5199 固 定 资 产 清 理 -PRC 200 200 管 理 费 用 -折 旧 -PRC 900 900 900 900 管 理 费 用 -折 旧 -US GAAP 调 整 99.5 99.5 99.5 99.5 固 定 资 产 清 理 -US GAAP调 整 199199 1,100 本 年 利 润 -PRC 1,100 900 900 1,100 未 分 配 利 润 -PRC 900 99.5 本 年 利 润 -US GAAP 调 整 99.5 99.5 99.5 99.5 未 分 配 利 润 -US GAAP调 整 99.5 并 行 折 旧 方 法 帐 务 处 理 当出具报表时，上图中左边方框中的科目属于中国的资产负债表，中间方框中的科目 应用于中国的损益表，右边方框中的科目应用于中国的利润分配表。在出具符合美国会计 准则的报表时，只要将两类科目相加即可。 通过这个情景我们可以理解 SAP 实现标准化的两种手段：一是可配置。如可以配置不 同的折旧表和折旧区域（最多达 99 种），资产类别，折旧方式，折旧年限，残值等。二 是最佳业务实践，SAP 积累了大量的行业中企业的经验，对于类似问题有标准的解法。总 之 SAP 通过高度可配置和最佳业务实践两种手段，不只是降低了企业的二次开发量，更重 要的是将先进的管理思想传达给企业，也提高了管理平台的稳定性和可拓展性。 1.2 生产成本管理 制造业的生产成本控制是围绕生产订单进行的。下图是其生产成本控制的概览，在右上方 我们看到一个生产订单（图中绿色的箭头）正在工厂中被生产。 这个订单经过了四道工序，分别在四个工作中心中完成，在各道工序中有原材料的投入， 完工后产成品收货入库。同时仓库（图中绿色建筑物）负责各种存货的收发存。这是一幅 简化的制造企业工作场景，现在让我们看看在 SAP 中是怎样管理这个过程的，同时整个过 程又是如何影响生产成本控制的。图中央绿色的箭头表示生产订单，我们的描述将围绕它 展开。 A 生产订单下达 生产订单是 SAP 生产模块的重要概念，生产订单定义了什么产品将在什么时候在什么地点 被生产。同时，多少工作、多少资源将被使用，以及定单的成本将被如何结算。 生产计划部门运行 MRP 等计划工具，系统结合产品需求和库存状况生成计划定单 （Planned Order），计划定单被确认并转成生产订单，生产订单下达后，车间开始执行 生产任务。 G2.取 消 在 制 品G1.计 算 在 制 品F2.差 异 C3.手 工 发 票 录 入C2.系 统 集 成 自 动 生 成 凭 证 F1.差 异 生 产 成 本 中 心 C01 间 接 成 本 中 心WH01 一 号 仓 库生 产 计 划 模 块（ MRP）生 产 定 单产 品 :X批 量 X X生 产 定 单产 品批 量 :10套 固 定 资 产 ,人 力资 源 等 模 块D.工 票 确 认 作 业 成 本 :生 产 准 备 作 业 成 本 :开 板 作 业 成 本 :抛 光原 材 料 成 本 B. 生 产 定单 领 料 仓 库 间 接 费 用E.间 接 费 用 结 算A. 生 产 定 单 下 达 折 旧 费 用 ,工 资 成 本 燃 料 电 力 ,机 物料 消 耗 . 折 旧 费 用 ,工 资 福利 费 ,燃 料 电 力 .C1.集 成 或 手 工 录 入 间 接 制 造 费 用 在 制 品 生 产 产 出H.生 产 定 单 完 工 入 库I.差 异 成 本 流 取 消 在 制 品计 算 在 制 品差 异 手 工 发 票 录 入系 统 集 成 自 动 生 成 凭 证 差 异 生 产 成 本 中 心 间 接 成 本 中 心一 号 仓 库生 产 计 划 模 块（ ）生 产 定 单产 品批 量生 产 定 单产 品批 量 套生 产 定 单产 品批 量生 产 定 单产 品批 量 套 固 定 资 产 人 力资 源 等 模 块固 定 资 产 人 力资 源 等 模 块工 票 确 认 作 业 成 本生 产 准 备 作 业 成 本开 板 作 业 成 本抛 光原 材 料 成 本 生 产 定单 领 料 仓 库 间 接 费 用间 接 费 用 结 算生 产 定 单 下 达 折 旧 费 用 工 资 成 本 燃 料 电 力 机 物料 消 耗 折 旧 费 用 工 资 福利 费 燃 料 电 力集 成 或 手 工 录 入 间 接 制 造 费 用 在 制 品 生 产 产 出生 产 定 单 完 工 入 库差 异 成 本 流 对于产成品在系统中已经维护了它们的工艺路线和物料清单，在生成生产订单时系统会自 动建议生产工序以及各道工序的原材料投料，计划员可以在此基础上进行修正和确认。当 生产订单下达时，该定单的预估成本（Preliminary Cost）也被同时计算出来了，预估成 本的计算与产品标准成本的计算过程基本相同，只是工艺路线和物料清单变成了生产订单 中修正后的情况，而且批量也变成了订单的实际批量。 生产订单除了在生产领域的应用外，在财务管理中它也是重要的成本对象。成本对象好比 企业中汇集成本费用的大大小小的水池，而成本流则是流入和流出这些水池的水流。我们 要控制的就是各种成本对象的成本，因此生产成本控制模块也叫作成本对象控制。 B 生产订单领料 车间在执行生产订单的过程中，系统会提示各工序需要领用的原材料的种类和数量，实际 领用可以参照提示或做更正。仓储部门负责库存的管理，仓管员会根据实际数量在系统中 记录本次发货。这是一个简单的操作，但是在 SAP 系统内部却产生如下结果： 记录并保存了一张反映库存移动的物料凭证。 这张物料凭证就是通常的出库单。自动生成了一张财务记账凭证。 财务记账凭证分录如下：借 生产成本原材料 贷 原材料，其金额为原材料数量乘以原 材料价格，原材料价格可以是标准价格也可以是移动平均价。自动生成了一张管理会计凭 证，这张管理会计凭证记录了有一股成本流，性质是“生产成本原材料”流入了该生产 订单，图中 B.下方标有“原材料成本”的红色箭头，即表示了这股成本流。 这三张不同模块的凭证相互之间，以及和生产订单之间都存在勾稽关系。 C1，C2，C3 集成或手工录入成本和费用 每个月除了原材料成本之外，还会发生很多和生产相关的成本和费用，它们或者通过系统 集成或者是用手工方式被记入了财务会计模块和管理会计模块。 比如固定资产模块，月末自动计算折旧并过账，在财务中自动生成 借 制造费用折旧 贷 累计折旧 的记账凭证。同时根据固定资产所属的不同成本中心，折旧费用自动流入了 各个成本中心里。 再比如人力资源模块，月末计算工资生成 借 生产成本人工 贷 应付工资 的分录。同 时工资费用也流入了各相关成本中心里。 而对于水电能源，机物料消耗及其他制造费用都通过财务手工输入发票时记入系统： 借 制造费用 贷 应付账款。同时由手工认定或分摊到各成本中心。 D 工票确认 在生产订单执行过程中，各道工序要对耗用的时间加以确认。系统会以订单下达时的标准 工艺作为提示，生产主管需根据实际耗用的作业量修改并确认工票。这项工作对财务会计 没有任何影响，但是从管理会计的角度来看此时发生了成本的转移：生产成本中心 CC01 开板车间为该生产订单提供了服务，如果在 C2，C3 中我们认为该成本中心正在耗用公司 的资源成本流入，那么此时它正在创造价值，而工票及工票上确认的作业数量就是这种 价值的体现。因此成本从生产成本中心 CC01 转移到了（或者说流入了）生产订单。对成 本中心来说这是它的产出，而对生产订单来说这就是它的投入。 E 间接费用结算 除了生产成本中心，还有一些成本中心也为生产提供了服务，比如仓库。虽然仓库不直接 参与生产，但是仓库的费用也应该是产品成本的一部分。只是和生产成本中心不同，这些 成本中心是间接服务于生产的，所以应该采用和 D.工票确认不同的方法完成成本的转移， 如通过间接费用结算来完成。间接费用结算是通过成本核算单（Costing Sheet）完成的。 成本核算单实质上是在系统内预先设置的一套规则，它将间接的制造费用以附加费率的形 式计算到生产订单上。比如可以根据不同种类的原材料成本制定不同的附加费率，让生产 订单各自承担仓库管理的费用。间接费用结算一般在月末进行。 F1，F2 成本中心差异结算 就像上文提到的，不论是生产成本中心还是间接成本中心都有成本的投入和产出，投入和 产出是按各自不同的方式核算的，因此可以肯定在月末这些成本中心的投入和产出是不会 相等的。这种差异可能是由开工率变化造成的，也可能是资源消耗超标造成的，也可能是 资源价格变化造成的。因此月末系统将量化不同类别的差异。下文我们会详细阐述各类差 异计算的方法。但是差异总数 = 投入 产出 的公式总是成立的。 同时，系