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信息技术在计划生育档案管理中的运用 论文 1、提升计划生育服务技术 档案管理水平的高低是一个单位服务水平高低的真实 体现，还能清楚的了解该单位发展的历程。计划生育管理 部门通过信息技术形式来管理档案，是按照遵循政府服务 部门发展要求的，按照法律制定管理工作的依据，加强档 案管理的规范化是十分必要的。例如：以信息化管理档案 能清楚的知道计划生育服务地和义务去计划生育手术的数 量及基本情况，成为档案考核管理人员的重要依据。 2、切合档案信息化要求 在新的档案管理方式下，传统档案管理逐渐显现出其 不足，如：档案以纸质形式存储，极易在储存过程中造成 腐蚀、遗失。一旦发生上述情况，就会导致档案遗失，档 案管理工作也会因此而打乱，提倡档案管理实行网络化和 信息化，奖信息技术与档案信息化相融合，能促进计划生 育档案管理工作的高效率、便利性，同时为档案管理员提 供便利，实行更加优化的服务。 1、规范管理档案管理机制 将信息技术应用于计划生育档案管理中，为保证数据 和网络在一个安全的环境内运行，需要制定相关规定，明 确相关责任，建立起规范化管理体制。计划生育档案管理 部门应根据国家制定的相关管理办法，建立健全计划生育 档案管理规范、流程，按照严格的管理步骤，细化信息管 理技术。加强对计划生育档案的传输，在传输过程中加强 安全管理，保持档案管理的完整性。档案管理人员在实际 工作中应保持高度的责任意识，保证档案管理的安全性与 完整性。以信息化为手段，统一档案管理标准，在对档案 进行收集、整理、编目与检索、统计以及保管等环节时均 需统一的标准，标准化的管理能实现档案信息化管理的建 立和网络资源共享。 2、提高档案管理人员的综合素质 人才是做好一切工作的保障，为促进信息技术在计划 生育档案管理工作中的应用，应加强对档案管理人员的素 质建设，首先，要让档案管理人员从根本意识上对档案管 理工作起到重视，认识到档案管理工作与计划生育部门的 密切联系，准确、详细的资料记录与广大计生家庭息息相 关，从根本上提高档案管理人员对档案管理工作的重视， 才能更加有效的开展档案管理工作。其次，还要加强对档 案管理人员的计算机技能培训，全面提高档案管理人员的 信息化技术水平，档案的登记、立卷、归档等都需要在计 算机中呈现，这就需要档案管理人员具备交稿的计算机专 业技能，只有这样才能保障档案管理工作的进一步开展。 除上述措施外，计划生育档案管理人员还应具备较强的创 新意识，在实际工作中培养创新能力，对于工作中存在的 问题及时发现，及时解决，转变传统的管理思维模式，以 新的方法和观念，积极探索。 3、统一档案管理设备 信息技术的应用是将档案信息转化为数字化信息，使 不易保存的纸质信息转变为可以充分利用的电子档案资源， 这就需要统一的管理设备和网络。让计划生育档案管理实 现计算机化，在档案管理工作中利用信息技术，通过快速 减速、编目、自动存储等功能，快速查找到需要档案信息， 完善信息档案管理设备这一硬件条件，是实现自助化的前 提。随着我国新生人口的增加，人口总量不断变化，城镇 化的快速发展，人口流动性增强，计划生育档案的数量也 随之增加，传统的纸质档案，既难以保存，所用纸张对环 境造成了极大的破坏，档案管理机构面临着巨大的存储压 力，利用光盘和磁盘储存能有效缓解存储压力，同时也减 轻了档案管理人员的工作量，提高了档案管理的效率。在 对档案信息进行存储时，还应保证数据的安全性，确保系 统的安全性，防治不法分子钻漏洞盗取信息资料。将信息 技术应用到计划生育档案管理中，能促进信息的高速传递， 以创新的服务方式，充分实现信息的共享与交流。计划生 育档案管理应不断适应当前经济社会发展的需要，以规范 化、科学性、高效的信息管理方式实现信息的交流与共享。 4、注重资源共享 在计划生育档案管理中利用信息技术，电子档的来源 是十分重要的，与原有传统记录方式相比，电子档案需要 通过正式档案来源的真实性，来证明电子档案的真实性， 从电子档案的最初形成到归档，需要经过一系列的过程， 包括电子档的内容、框架等信息进行全面收集，最终形成 资源共享。在生成电子档案的过程中，应保持软件格式的 一致性，当前我国计划生育档案管理中，很难实现一体化 工作模式，材料递送、数据转化均由不同人员完成，不同 阶段经受的人不同，电子档案一旦发生格式变化，则会给 后期工作带来较大影响。结语档案管理时一项长期、复杂 的工作，将信息技术应用到计划生育档案管理之中，是计 划生育档案管理适应当前经济社会发展的必经之路。在实 际档案管理工作中，管理人员应积极转变工作思路和工作 方法，正确面对当前计划生育管理中存在的问题，针对问 题制定有效解决对策，促进我国计划生育工作向前推进。 作者:崔慧 单位:辽宁省朝阳市人口和计划生育服务中 心 周金莲,盛吉燕.试论信息技术在计划生育档案管理中 的应用.才智,XX,31:234. 陈雪.刍议加强流动人口计划生育档案管理的措施.低 碳世界,XX,15:256-257. 王树菊.信息技