一个外企女白领的工作笔记(工作必备)

双城记中被引用到白烂的名言：“这是最好的时代，这是最坏的时代” ；后面还有少见 引用的几句：“这是智慧的时代，这是愚蠢的时代；这是信仰的时期，这是怀疑的时期；这 是希望之春，这是失望之冬。 ” manager 和 staff 的区别 孩子打了架出来善后的理所当然是家长，每每这种事最后都会变成上一个 level（级别）的 协调。领导和下属的区别就是下属会做的事领导都至少得知道个大概，领导能做的事下属却 未必做得来。所以做领导的一定要珍惜羽毛，不可以自降身份，打成一片是团结的一种方式， 却要担着丢掉威信的风险，特别对年轻的领导来说，还是拉开距离更安全。 一、不是你该做的事不要插手 一旦干过以后会被视作理所当然，下次你不做反而给别人留话柄。这让我联想到一个著名的 职场例子，某人乐于助人，义务给公司通了回抽水马桶，后来公司马桶坏了大家发觉找他比 等修理工要简便得多，干了几次他终于郁闷到不行，想着下次万万不再干了。可是，等到下 次马桶再坏了又找不到人修理的时候，所有人都在说怎么某某不去通一下呢？可见做好事也 要有个限度。 二、没有利益的又不关你的事不要做 有时候蝇头小利更要权衡得失。我最大的失误就是为了揽权当时接下了这琐碎的小事，后来 又收了对方一点小小的好处，如果现在甩手不做，换别人做又有泄底的风险。骑虎两难，做 得很郁闷。 下属犯错了，固然需要批评，但有时候也要看环境，所谓关起门来打骂，敞开门来表扬。如 果两方都有错，那么身为领导就有了三种选择：护犊、公正或者牺牲。强势的领导喜欢护犊， 把事情压下去，先把外面的面子挣回来，家里的问题回来内部再处理，结果是 team 凝聚力 更加高，至少大家知道领导有担当。弱势的领导喜欢牺牲，先把下属推出去扛了全部罪名， 自己乐得做好人，结果是部门内全部人寒心。真正要公正处理各打五十大板其实是最浪费时 间且无谓的。 二、搞清楚 TO，CC，BCC，FW TO，收件人，也就是要主要阅读这邮件的人放去 TO； CC，相关人等，需要了解信息，你的直接主管如果是喜欢事必躬亲的，或者这件事你需要领 导支持的，一定要去 CC，不然你做了很多事情，领导不知道，你就是出了事也没人挺你。 就算领导没时间看也没关系，别的收件人看到也是一样的效果。他如果不给你面子就等于不 给你老板面子。 BCC，加密抄送人，放你的下属。举例来说，你需要别的部门做一件事，你要写邮件给这个 部门的经理，为了得到老板支持，你又必须抄送你的老板，但这件事最终执行得怎么样，你 要你的下属去跟进。很多人会犯的错误就是把下属也放在抄送栏，想想看，下属和领导放一 起多么的不恰当，这时候加密抄送就奏效了。再口头嘱咐一句，下属就能了解事情的前因后 果去帮你跟进。 多说一句，永远别高估你下属的智慧，所以该做什么，什么时候要做好一定要交代清楚，别 指望下属能在几件事情之中清楚地知道要先做哪件；还有同一件事情要是给两个及以上的下 属一起做，一定要分清楚谁做什么，别指望下属能自我协调，否则很可能“三个和尚没水吃” 。 FW，身为一个领导，用得最多的就是转发。每天很多事情，分轻重缓急，很多简单的事情直 接可以转发给你的下属去处理。转发后加个批示 XXX，pls. follow. （请处理） 简单明了。 有些事情你无法决定，或者说超出你的权限，也需要转发给领导，请求领导批示。还有一些 不是需要批示，只是给领导一个信息。最忌讳的不是什么都不写地原文转发，而是仅仅写个 FYI（for your information，仅供参考） ，领导不是你的下属，FYI 的语势却是平等的或者 是从上到下的。 三、关于回复（Re） 礼貌上讲，邮件中涉及的人都需要回复在相应的位置，并且包含原文。只回复一个人是极度 不礼貌的。 四、关于已读回执 为什么要求对方给已读回执，通常两个功能： 1.很重要的邮件，需要知道对方是否读过，这个很重要，是内容重要而不是时间紧迫，因为 如果是需要在限定的时间内读，就需要用邮件的优先级功能了。 2.是个人目的看收件人究竟打开过没有。 我用过好几个邮件系统，Outlook，Lotus这个的设置并不一样，我不是 IT，可能不够 专业，但是有的邮件系统是收件人一旦打开会自动发送已读回执的，且没有任何记录可查 （在已发送邮件里面是不会出现的） ，但也有的系统是询问后根据你的选择发送的，已发邮 件有迹可查。如果是前者自动发送，那么你可以实现功能一及二；如果是后者，那么很抱歉， 你可能什么都无法实现。收件人完全可以读过以后选择不发送已读回执。 最近的实践表明，即使是自动发送已读回执，如果收件人刻意避免，还是可以操作的，在 preview（预览）状态下看完邮件，根本就不需要打开，只要不双击打开，就不会自动发送 已读回执。 或者这个功能也只是防君子不防小人。 五、关于优先级 我很讨厌那种经常不分状况用优先级的人，加了感叹号的邮件红色显示总归会引起阅读者的 重视，但是发这样的邮件一定要看是否必要。真正失火了要救，发这种邮件是无济于事的。 所谓重要，需要发件人很好地判断。 六、关于群发 企业邮件系统的好处就是每个 staff（员工）都赫然在录，不需要像私人的 address book（通讯录） ，要自己维护，所以群发起来特别顺手。可是，不是任何事情都需要群发， 你可能觉得收件人可以自己选择是否删除，而实际上邮件数量多的人收到这种不相关的邮件 是很恼火的，并不是每个人都有秘书可以帮忙删除掉这些无关的信息。 一般来说，我们可以接受的群发事由不过是：HR（人力资源）的通知，Admin（主管）的通 知，某重要人物的离职，来自 GM office（总经理室）的公文 我们最厌恶的群发是：某人休假通知，改手机号码通知，say goodbye 的散文要知道这 些不是每个人都感兴趣，难听点说就是不要把自己看得太重要。 七、关于自动回复 这里我不是说收到每封邮件都会给回复的这种自动回复，而是特别指 out of the office（不在办公室）的自动回复。这其实是个很好的功能，我不赞成每封邮件都自动设置 回复，但是一旦休假了，谁 take care（负责）你的工作，你几时回来，urgent case（紧 急任务）如何联络你，放在自动回复里是很方便的。真正需要找你的人一旦发了邮件给你就 能知道你已经休假了，而不需要你事先群发每个人你的休假决定。 八、关于签名档 专业一点的公司都会要求统一的签名档，你的名字、职位、电话、传真、邮件，可能还有公 司的 Logo 或者网址。 你改了电话，只需要改签名档就可以了，经常找你的那几个人，你可以单独发邮件甚至短信 通知，而绝对没必要群发。 每个公司一般都有内部的通讯录，经常会翻新一下，你记住通知负责的人翻新就可以了。 这里顺便再讲一讲给领导写邮件的要点不外乎几种： 汇报工作 总结自己干了些什么，做了多少和别人觉得你做了多少很多时候不能画等号，而很遗憾的现 状是评价一个人的 performance（绩效）取决的是后者。邮件正文需要提纲挈领，如果 你一定要把自己做的事情事无巨细，请在附件里写。要知道领导的时间远比你的宝贵。 请求批示 写清楚什么事，如果领导完全不知道的事，还需要补充背景资料，切忌自以为领导什么都知 道。很重要的一条是不要自作聪明加上许多自己的分析，要知道领导不会比你笨，至少不要 表现出来。更重要的一条是不要只提出问题不提出解决方案。这个需要一点技巧，汇报了一 个问题，然后委婉地说自己的看法，最后的决定却是领导的。一个懂得解决问题的才是 manager（领导） ，只会反映问题的不过是 staff 而已。 当然前因后果实在太复杂的话，还是带上相关资料面对面汇报更节约时间。时刻记住当一封 邮件需要的阅读时间超过十分钟，电话或者 face to face（面谈）会是更经济的选择。曾 经遇到过一个特别擅长写邮件的女同事，洋洋洒洒每次前因后果一大堆，十分钟都看不完。 她的邮件显然是任何一个人看到就会皱眉的。 转发资料 可能你作了什么报告，领导忽然需要调用，你发过去，最重要的就是写清楚主题。如果要谄 媚一点，还可以打印好拿过去方便领导看。但电子版发过去更好。 再次强调主题的重要性，我是很讨厌我的下属发东西给我不写主题，因为我所有文件都存档 的，以后查找就是按主题搜索。领导的信息存储量更大，没有一个正确的主题是很不职业的。 幸好现在 Lotus 有 Edit 功能了，总算可以把空白的主题自己改正。 所谓细节决定成败，这些都是细节，却也可以是一个人良好的职业习惯。 驾驭的艺术 一、树立威信 年龄固然是个问题，但你怎么做可能更重要。帮下属做事融入他们以求打成一片已经是不合 时宜的做法了。从最开始就必须要树立你领导的威信，指挥他做事。人都是有惰性的，慢慢 地他就习惯了。你叫他做什么，他就做什么，他会慢慢地养成听话的习惯。这点我已经练就 得很纯熟，跑腿的小事随便唤人去干，一次叫不动绝对不能放弃，这次你让了一步，下次就 没办法进一步。你是领导，他是下属，一定要记得彼此的身份。 二、沟通 有空的时候单独聊聊，毕竟你比他们见识要广，很多职业发展方向之类的大问题你完全可以 给他们意见。这是培养下属信任你的好办法，也是帮助你了解下属的好途径，不论他对事业 有没有追求，你都能通过沟通了解到他的需求，知道需求就知道如何激励他。 三、保持距离 千万不要以为大家是一个部门，关系好就可以无话不谈。永远不要忘记你是上级，他是下属。 没有距离就没有空间感，就很难产生权威。引申地说，要跟自己同级别的人多交往，和下属 打成一片对你的升迁毫无益处，跟领导打成一片又招人口水。 四、培训下属 不适用于自己能力欠缺的上司。一个能力强的领导根本不害怕下属更强悍，适当的培训只会 使得你多一条臂膀。要知道真正能干的人你培训他与否跟他的升迁相比不过是时间问题。与 其如此，不如好好 use 他几年。而有些人资质有限的，也不必浪费精神培训。 你需要培训的是下属的工作能力，不是把你的所有倾囊相授。教会徒弟饿死师傅是一句古话， 现在虽然没那么可怕，但防人之心始终要有一点，却又不可以太明显。 五、部门团队建设 我不是说要打造一个和谐的共同前进的团队，每个人都听你的，而是说要协调好彼此之间的 关系，如果他们每个人都很团结对你来说也许是噩梦的开始。永远不要让你的下属过于团结， 永远不要太信任其中的一个，必须要让他们彼此的力量互相牵制，你才能控制住局面。还有 一点就是培训或者传授知识也要注意分开来。记住，你才是唯一的通才。他们作为下属 如果自己本职工作都没做好却整天乐于学习他分外的事，是个危险的信号。 经常加班也不是表现自己的方式。对管理者来说，OT（overtime，加班）就两个原因：工作 负担过重本人又不懂得表达要求减负，或者是员工工作能力有限无法完成。前者说明你沟通 有问题，后者说明你的个人能力有问题，都不是正面分数。只有关键时刻的加班才是表现。 加班的时候碰见老板或者上司算是中奖，不必去点头哈腰，记得比他们早走，这样你才有机 会去 say goodbye，既是一种礼貌，也会加深他们的印象。 一早被领导叫去问话， “讨论”一个问题，领导提出了一个在我看来很愚蠢的办法。既费时 费力又达不到理想中的效果，换一个新人一定会说不可能。有点像红楼梦里探春管理大观园 的剧情，而我就是那个平儿。需要为以前的领导没有这么做找个台面上的原因，又不能把这 件事这么揽下来，因为事实上操作难度太大。更不能说这个办法不好，公然违背领导的意愿。 只能挑其中能做的部分应下来，我答应试着去做，但坦陈难度不可预期。拖几天时间，然后 把难度摆在他的面前，应该会不了了之。 一、有后台的下属 我遇见过，也处理得很好。你不能得罪他背后的人，那么就通过他去利用他背后的人。比如 说他是老板的亲戚，碰见别的部门有什么搞不定的人，你美言他几句叫他去搞，成功了自然 是别人给老板面子，失败了你也可以多多积累他的错误，日后真到不得不踢人的时候也派得 上用场。如果你连一点调动他的技巧都没有，那么就只能把他供起来养了，把他的工作分给 其他下属，逼别人去投诉他，特别是那种已经干不下去的人应该很容易帮你这个忙，时不时 地参他一本，多几次这样的弹劾，处理他的时候即使还需要你自己出手也已经是顺应天命， 你甚至可以装出惋惜的神情。 十分的能力，八分的表现 中国人应该很容易领悟的，所谓含蓄就是对自己的内敛，一份报告正常需要一个小时，你效 率高，只要四十分钟，那么五十分钟的时候给你老板，适当提早一点点足以证明你的能力。 相信我，事情根本是做不完的，做得越快，需要你做的就越多，做得多不怕，怕的是你出错 的概率也就越大，万一被你的对头抓到可能就永无翻身之日。你完全可以先浪费点时间发呆， 再去工作，别被人看见就行。 永远不要让你的老板对你有超出你能力的期望。老板能叱咤风云有些时候就是被这种落力讨 好的下属惯出来的，连续几次提前完成任务，只会不断提高他对你的期望，最后就成为你的 负担。好比销售部门定的指标，一定不可以太高，否则第二年就没办法更高，领导看数字总 是要向上的曲线，只为眼前邀功，最后害的只是自己。 永远不要和你的上司斗，输的概率实在太高。明知不可为而为之，不是真的勇士就是愚蠢。 就算你得到老板和同事的绝对支持，也要想想是不是自己被利用做了冲锋兵。如果上司真的 有那么不堪，难以忍受的不会只是你一个，如果你不是什么工会的领袖，何必出这个头？换 了是我，没办法发挥，也没实力扳倒他，如果有闲暇读读书充充电也好，如果有必要迎合他 一下也没什么不可，实在这些你都做不到，又不想每天受气，就只能是自己走。 每个领导都需要一只聪明能干的猴子，也就是一个真正能干点事情的人。别忘记关键时刻， 你不仅需要一个听话做事的人，你更需要一个能有自己 idea，能给你建议的人。一只猴子 的身份注定在公司里比较拽，除非不自量力要造反，任何时刻领导都不会轻易下杀手。 每个领导也都需要一只听话温顺的猪。猪就是那种说到业绩你想不起来他有什么，但说到劣 迹，你也想不到他的人。猪的人际关系一般都很好，上到领导下到同事，可能人人都会称赞 的。这样的人到处都是，你不小心得罪了，也许哪天背地里参你一本的也是他。 沙僧看起来是最傻的，默默地干自己分内的事，既没有猴子的智慧，又没有猪的好福气，不 会表现自己更不会提要求，索性期待领导能看见自己的辛苦。 外企里大部分混到中层的人都是猴子的出身。要摆脱猴子的命运，没有什么捷径，最好的办 法是和猪走得近一点，争取兼具猪的品质，再找到培养自己的猴子。永远不要和沙僧打成一 片，同情归同情，改天你做领导的位置你也会对他一样残酷。用你的时间睁开眼睛仔细看看 猪，你才能学习猪的品质。 新人求表现理应适可而止，过犹不及，且没有效果，与其学做事，不如先学做人。一个老同 志能教给你的比你自己揣摩能学到的要有用得多。花点时间弄清楚部门里人与人的关系，找 到自己的队列，如果可能，靠背的大树也找到更好，这比你每天去勤恳表现对将来你的职业 发展更有效。 或者我是个很喜欢支使人的领导类型，放权到一定程度养成了习惯，什么都交代下面去做， 值得关注的自己会再看一下而已。有的时间不紧迫的事情，不会直接吩咐，而是先问一声： “某某，你在干什么呀，忙吗？”一般没有人会说自己在闲着，但知道我意思的往往会接下 话问有什么事要做，然后我就顺理成章地吩咐下去，再告诉她有空的时候做一下就可以了， 不着急要。但是如果她真的很忙，也会直说她在忙什么。最可恨的回答是老板正在让她干什 么，所以她没空。所谓官大一级压死人，拿一个上级的上级的命令来压自己的直接领导，即 使是事实如此，即使是无心，也让我瞬间的不开心。最可恨的是这样的情况在同一个下属身 上连续发生了两次。我自然是不吱声不再安排她做什么了，但是心里的不舒服经过两次加剧 很分明。女人的情绪问题直接反映到下次她有什么无法解决的事情寻求我的帮助会碰一次软 钉子。知道这样子对她并不公平，可是我希望能给她一点 hint（提示） ，永远别得罪自己的 直接领导，除非你已经手握大老板绝对的信任。搞清楚一件事就是，老板之所以叫你做这件 事，是因为这件事小到不足挂齿，不需要直接吩咐你的领导，还是你已经得到老板足够的信 任，单独挑选你完成这个 mission（任务）？如果是前者，分清轻重为妙。 曾经招过一个很积极的小姑娘。工作很努力，交给她的都完成得很快，然后会很主动过来要 求新任务。她会很有思想自己去思考公司的流程哪里有问题，然后会提笔过来跟我讨论。 很理解她想表现，想做一点事情的动机，但还是觉得这样的表现很幼稚很不成熟。永远不要 把别人当傻子，永远不要把自己看得太聪明，你能够看出来的弊端，很多人都会看得出来， 是以前别人不说还是别人已经说了没有用，她并没有好好去考虑过。 看到别的同事在忙一件事，知道自己是最适合最快能做好的人，可是却要保持沉默，即使自 己手头上没什么事情也不做声，说得难听点，是因为我没有任何的利益在里面，好听点，是 别人也要有成长的机会。很多问题不是简单想这么简单，并不是每件事都需要考虑时间和效 益，有的时候我们的确会选择用更多的时间去完成一件没有效益的事，只是为了各方能交代。 维修一个零件的费用几乎等同于采购一个新件，可是质检的责任是判断出这个零件还能够维 修，所以开了维修订单。财务的责任是审核订单和发票匹配，至于经济价值的不合理，能够 看得出来却不能避免这样的瑕疵，因为每个人都尽到了自己的责任，只是没有尽力做到最好 最优的决策而已。 开会是外企的惯例，很多事情都要开会才能解决，所以开会前一般 E-mail 通知，时间、地 点和主题，一般正式的还会有 schedule（时间表） 。收件人列表一看就知道出席的是哪些人 了。我是比较喜欢研究 list（列表）的，因为这上面其实能看出很多东西，比如说经理会 议，是不是会邀请不是这个级别的人来参加，是不是一个隐含的暗示？ 所谓的 Q&A 其实是仁者见仁智者见智，特别是老板刚做完他的 presentation，礼貌地问一 下 any questions？最聪明的人会问一个不伤大雅的问题，让老板有再次发挥