业务流程日常工作操作规范

业务流程日常工作操作规范 一、报桩（含退桩、转桩、烂桩沟通过程）流程： 业务员办事处内勤公司内勤安排计划发货 处罚：对违反以上流程造成责任的当事人罚款 10-50 元/ 次。 注意事项： 业务员报桩均以短信方式（口头报桩出现错误的责任由业务员 承担） 。 报桩时间规定：上午两次，计划在 9:00 和 11:00 前报完，下午 两次，计划在 15:00 和 17:00 前报完，超过此时间上报的计划不能安 排的则顺延安排；当天可以将第二天早上或上午的计划在 17:00 前 报回营销部。 申请非正常发桩的工地必须由办事处主任请示部部门经理， 经部门经理批准后方可报桩，对未批准报桩的办事处内勤处罚 50- 100 元 /次。 手续不全（含同未签订需发试桩、委托书未完善、补充协议未 完善）且未经部门经理同意公司调度私自发桩的对当事人处罚 50- 100 元 /次。 办事处内勤要对报桩计划认真核实，保证数据的准确性，公司 调度要对其所报数据进行抽查核实，核实发现数据有误的对当事人 处以 50-100 元/次的罚款，造成的损失均由责任办事处承担。 调度安排完各工地的发桩计划后要积极配合办事处内勤落实各 工地车辆的运输情况，对此过程中出现的异常情况要及时上报内勤 主管协助处理。 办事处漏下发桩计划的由办事处自行解决，公司调度漏下发桩 计划的处以 50-100 元/次的罚款；公司调度下错计划的处罚当事人 100-200 元/ 次的罚款。 办事处内勤与开单员沟通车辆运输安排情况，及时跟进工地到 桩情况。 二、生产计划流程：办事处每周一上午 11:00 前必须上报本周 内需要生产的管桩规格型号、桩长、计划用量、特殊事宜说明、工 程名称等。 注意事项： 如本周内有变更或是需要增加的，只有对变更或是增加的内容 进行补充说明即可，无需将原计划中未变更的部分再报一次，办事 处内勤对所报计划要表达准确，公司内勤对计划不明之处要主动与 办事处内勤沟通，避免错下计划造成货存堆积。 对于办事处所下的计划公司不能满足的，公司内勤要及时通知 办事处，告知每日生产情况。 因办事处内勤未报计划而影响发桩的，责任由其办事处承担， 因公司内勤漏下计划的视情节处以 50-100 元/ 次的罚款。 对于特殊规格的桩型（在合同签订前告知业务员是否属特殊规 格） ，库存量控制在 10 条以内；一般情况下在安排生产特殊规格桩 时，要做到“三不”：合同手续不全不得安排、未满足付款方式不 得安排、数量桩长不确定不得安排。在办事处强烈要求安排生产时， 办事处主任须与部门经理申请，同意后方可安排生产，且要求办事 处按每天所需量发至工地。 负责生产计划和发桩的两名内勤要做到完全沟通，负责生产计 划的内勤要将各工地的生产桩长通知给调度，再由调度合理安排发 桩，如果因生产计划内勤没有通知调度的，导致库存不够优化，责 任由生产计划内勤负责并尽快做出调整。 若有些工地的桩长配长由特殊要求的，生产计划要根据实际情 况调整生产，调度在发运时也应按要求配桩。 三、烂桩、退桩、转桩处理流程 烂桩流程：业务员得知工地管桩出现质量问题及时了解具体 管桩的规格型号、桩长（含配桩情况） 、生产日期、班组、施工情况 等电话通知营销部调度，晚上发桩的工地可在次日早 8:00 电话通 知营销部调度给出现质量问题的管桩拍照（包括桩身及桩机使用 情况）传回公司，对于已施打过的管桩必须回少许碎块业务员填 写工地烂桩损失报告书 ，经公司技术部实验室相关人员鉴定后确 实为管桩质量问题的，由其在处理意见一栏中签署意见（烂桩或退 桩处理）同时要签名确认（若因车队原因造成管桩损坏的，要求责 任车队队长签字确认并赔偿）由营销部调度计算数量、填写管桩 单价及赔偿金额。工地结算进行烂桩处理填写工地情况处理报告 单交营销部经理批准，烂桩手续不完善及未按以上流程处理烂桩 的业务员，由办事处承担烂桩损失。 退桩流程：办事处退桩申请传真营销部内勤核实工地退桩原 因报内勤主管下达退桩计划（不能执行则反馈办事处）桩 退回开单房通知技术部验收技术部验收合格后通知开单房开具产 品出仓单（退单）桩退回有不符合的不能开具退单的开单房及时 反馈营销部调度。退桩申请必须有办事处主任签字。建立电子档退 桩情况跟进表。 转桩流程：接办事处转桩申请书核实工地情况及转桩原因 报内勤主管审批下达转桩计划，不能执行则反馈办事处落实实 际执行情况。 四、发票开具流程：接办事处开票通知根据相关报表核对开 票金额主管审核通知财务部开具管桩及运输发票发票开出后 办事处人员签字领取发票（或邮寄到办事处）做好发票的登记、 统计工作（7 日内催促办事处交回客户确认的发票签收函）发票 明细表交部门主管审核报表每月初提交报表。 不按以上流程操作视情节轻重处以 10-100 元/ 次罚款。 开票应具备的基本条件及注意事项： 1、合同开始履行发货，严禁货未到就开票去验收。 2、开票信息必须完整（发票单位名称、税号、地址、开户行、 账号、电话、邮编） 。 3、开增值税普通发票必须做到四相符，即发票的购货单位、付 款单位、合同的购货单位和产品出仓单的购货单位必须一致。 4、开增值税普通发票的如需开给非合同的购货单位时须办理开 票证明（发票的购货单位和合同的购货单位双方盖章） 。 5、原则上不允许未办结算单就开齐发票，办事处强烈要求开票 的最后导致退票的，处罚办事处主任及当事人各 100 元/次的罚款。 6、所有发票签领的相关人员（财务、公司内勤、业务员与客户 之间）做好签收登记手续，公司将不定期对办事处发票的签领手续 进行抽查，若发现手续不完备处以 20 元/ 张的罚款，并要求业务员 在七日内将手续补办完毕。 7、内勤每日更新开票金额，跟踪已结算完合同开票情况，在结 算单交回的 30 天内确定开票单位，如果业务员不能按时提供开票单 位，财务部按签订合同购货方确定开票单位并开具发票。 每月底按公司要求，将发票合同编号分别存档。 五、收款流程：业务员收款办事处内勤登记后将收款收据传 回公司公司内勤登记交财务出纳签收确认财务通知公司内勤 到账公司内勤将到账货款告知办事处内勤。 注意事项： 业务员在收到客户以现金支票形式付款的，必须由业务员将该 笔货款取出再存入公司指定的账户内。 收据填写要规范，若经公司内勤或出纳检查不合格的收据需要 重新退回，且处以 20 元/ 张罚款。 每月 2 号前办理处与公司内勤办理完毕回款核对工作。 六、签收单管理流程：业务员将每个合同委托书在发桩前办理 完毕交公司内勤及办事处内勤各一份存档发桩时由调度将委托 签收人告知运输公司由运输公司负责将每车签收单收回周三和 周六与运输公司交接签收单，核查签收单真实性。核对运输公司整 理好的签收单和签收单明细，包括工地名称、规格、米数、单号是 否和出仓单一致最后核对签收单上的签收人是否和委托签收人一 致不符一律退回直至合格的签收单才收。签收单回收时间必须 在郑州市区呆 3 天，河南省内 7 天，河南省外 15 天。 注意事项： 发桩前未明确签收人而造成运输公司签单有误的，由办事处负 责将签收单办理完毕， 为了规避签单方面的风险，要求公司内勤每日更新未回收签收 单明细，公司内勤对各车队交回的签收单与委托书的亲笔签名对照， 凡是签收不合格的单据必须退回，不得包庇，若经查出有包庇现象 处以责任内勤 20 元/张的罚款。 每月底编制完未回单明细表后，将上月的签收单按合同编 号分别存档。 七、结算单管理流程：合同供桩完毕要及时办理结算手续，内 勤对供桩完毕有欠款的合同在三日内开出结算单，并催促业务员办 理，若有个别工程现场管桩尚未打完，可先办理对账手续。 注意事项： 业务员在内勤处领取结算单后，10 天内将结算签章确认办理完 毕，交回公司内勤，办事处留底备查。未在规定时间内办理完毕的 处以办事处主任、业务员 10 元/ 天 .份的罚款。 原则上结算单只做一次，结算时有欠款的若在办理完结算后将 不再重新做清零的结算单，若遇特殊情况另行商议。 八、办事处费用报销：要求各办事处费用必须在每月 15 号之前 将上月产生费用报销完毕。 注意事项：各办事处内勤主任要对本办事处所报的票据认真审 核，按公司要求的票据标准审核、粘贴，公