装饰公司酒店活动流程.doc

外场活动标准流程一、会场租赁标准 为满足活动要求，最大化的利用会场布置出最好的活动氛围，对会场租赁标准作出如下标准及规定：1、会场必须有开放式大厅，避免完全是独立包间或隔断式的会场，优先选择视野开阔，少柱，少遮挡的会场；2、会场宜选择当地较出名的中高档酒店或茶楼，地址位于市区中心位置，标志醒目，附近有地标型建筑最佳，且交通方便，停车方便；3、会场必须能划分出舞台区域，用来布置投影仪、礼品、金蛋桌等，优先考虑有现成舞台和背景墙的会场；4、优先考虑能提供投影设备、音响设备的会场；5、优先考虑通道较短，无复杂分路的会场；6、根据活动实际情况，会场大小宜以能布置20张以上谈判桌为准，且最好能提供免费的员工休息区；7、提前7-10天确定活动会场。二、外场活动负责人与企划部工作对接标准流程阶段时间事项要求活动前活动前7-10工作日向企划部申请活动1、 活动负责人向企划部出示有*签字批准的活动申请书；2、 活动负责人邀约企划部一同考察现场；3、 企划部确定布置方案；4、 企划部准备活动物料并列出物料清单；活动前一个工作日领取物料活动负责人按物料清单领取物料并签字确认活动前一个工作日物料运送及布置1、 活动负责人安排车辆及人员运输物料，布置会场；2、 企划部负责到现场对指导会场布置。活动中活动日（9:00-18:00)活动现场监督工作1、 企划部负责现场展示物料维护；2、 企划部负责现场监督及拍照。活动日物料拆卸及运回公司1、 活动负责人安排人员及车辆拆卸物料并运回公司；2、 活动负责人安排人员于活动结束当天将物料搬至企划部。活动后活动后第一个工作日9：00物料归还及入库1、 企划部与活动负责人一同按清单清点物料并统计物料损坏及遗失情况，并由负责人签字确认；2、 企划部负责物料入库。 注:如活动负责人未按要求提前向企划部申请活动，企划部无法保证完成活动物料筹备及场地布置方案。三、活动流程：阶段时间事项要求前期活动前7-10工作日活动总负责与企划部工作对接A、 活动负总责人主动联系企划部沟通活动具体情况（时间、地址、会场大小、参会人数、所需物料）；B、 执行负责人安排车辆联系企划部到活动现场进行勘察；C、 企划部列出活动所需物料礼品进行筹备；活动前第2个工作日1、 到场人员分类，确定人数2、 工作人员分工A、 活动总负责人确定客户类名单及数量；B、 活动总负责人对工作人员分工，填写人员分工表活动前第1工作日现场活动全程演练：1、 所有活动流程演练2、 检核活动的漏点3、 规范客服专员、设计师与客户沟通礼仪：握手、递名片等按现场活动实际，以时间为序，所有环节演练：A、 迎客、引导、对到场客户和总监到场实时播报；B、 砸金蛋活动演练；C、 现场活动程序及氛围营造、相应的各项预案准备会场布置：1、 物料申领及运输2、 会场布置A、 执行负责人申领物料，按清单签字领取；B、 执行负责人安排车辆将物料运往活动现场并进行会场布置；C、 会场布置最少完成90%；D、 执行负责人对活动所需设备进行调试中期活动日8:30前1、 全员到岗，完善会场布置2、 员工着装检查3、 会场检查A、执行负责人完善会场布置，再次清点活动所需物料；B、执行负责人检查员工着装情况，保证全员着装统一规范，佩戴工牌及胸贴标志，精神饱满，态度积极；C、执行负责人对会场环境进行最后的检查，调整布置；D、执行负责人安排活动视频、音乐等文件播放，营造活动气氛活动日8:30-9:001、 战前动员2、 明确目标A、活动总负责人召开活动前动员会；B、明确目标：老客户转签，新客户收定金、直签；活动日9:00-15:001、 客户邀请确认2、 确认结果实时送报3、 等侯客户到场A、客服专员对邀请的客户进行电话确认，保证其在活动当天到场，并确定客户到场时间，提前安排设计师做好准备；B、客服专员向自己的直属领导汇报邀请确认结果；C、客户到场前10分钟，客服专员在签到处等待客户，如不能提前去等待客户，则请求主管代替接待。活动日9:00-16:00（引导客户入场）1、 迎宾协助到场客户停车，引导客户到签到处2、 组织客户签到3、 客服专员接待客户进入会场，并对公司和活动等做介绍4、 客服专员带来客户入座A、迎宾提前协调好车位，热情主动的迎接客户，由一名迎宾协助客户停好车后，带领客户到签到处签到，然后返回门口继续等待客户；B、签到处工作人员组织客户签到，并询问其客服专员是谁，然后通知在场等候的客服专员带领客户进入会场；C、客服专员接到客户后，先带领客户进入会场，然后与主管一起协调座位及茶水，自己带领客户以会场内的宣传物料为主线向客户作介绍（介绍顺序：公司介绍、活动介绍、样板间介绍、钛马赫工艺介绍） 1.公司介绍重点：公司概况、公司历史、公司荣誉； 2.活动介绍重点：介绍本次活动的主要卖点及活动流程； 3.样板间介绍重点：解释什么是样板间，以及样板间客户的特权； 4.钛马赫工艺介绍重点：介绍传统工艺的确定，以及钛马赫工艺针对传统工艺不足之处的改良和优化；D、客服专员带领客户入座，询问客户对装修方面的要求和期望，并为客户安排设计师。活动日9:00-18:00（谈单环节）1、 客服专员安排设计师与客户认识；2、 设计师与客户沟通装修方案3、 主管协助谈单4、 完成协议签署A、 客服专员安排设计师与客户认识，并包装设计师；B、 设计师与客户沟通设计方案，客服专员全程陪同，协助谈单；C、 客服专员根据谈单情况，邀请部门主管来协助谈单；D、 客服专员随时带领客户注意主持人的动态，协助主持人搞好氛围活动日9:00-18:00（主持环节）1、主持人致欢迎词2、实时播报到场嘉宾及签单客户2、组织客户砸金蛋A、主持人致欢迎词，为活动做铺垫；B、总监到场播报，主持人介绍到场总监并宣布总监到场优惠政策；C、主持人播报交定签单情况、组织客户砸金蛋，借砸金蛋活跃现场氛围；D、客户砸金蛋时组织全场工作人员起哄鼓掌；E、 主持人和客户展示中奖礼品，组织客户合影留念后期（活动日结束）1、 会场物料清点归还2、 礼品清点归还A、执行负责人归纳所有物料及礼品，运输回公司，妥善拆卸并打包，避免损坏及遗失；C、执行负责人将物料运回公司后与企划部和行政部按清单点数退库。四、活动总负责人及人员分工环节职责负责人监督人活动总负责活动全体人员安排监督及流程把控，提前与企划、行政的部门沟通活动计划。总监（）物料礼品申领、运及退库活动前物料、礼品、设备的申领及运输；活动完成后，物品的清点及退库。营销主管进场区域布置门型展架（活动主题、公司介绍）、POP展架、地毯、POP导视牌及横幅（活动主题）的安装及拆卸营销主管签到处布置签到桌、门型展架（活动介绍、活动介绍）安装及拆卸，三脚展架（钛马赫工艺）签到物品布置营销主管会场区域布置会场内桌椅布置、设计师POP展架、设计师台卡布置、门型展架（样板间介绍、见证人）及横幅（AAA单位、搜房网）的安装及拆卸营销主管舞台区布置舞台区背景快展展架、投影仪、音响、礼品、金蛋、金蛋桌、插线板的安装及拆卸营销主管大门迎宾1.协调会场外的停车位，协助开车到场的客户停车；2.欢迎客户，带领客户到签到处；3.欢送客户营销主管签到处工作人员1.组织客户签到，询问其客服专员是谁；2.通知客服专员来签到处会见客户；营销主管客服专员1.带领客户进入会场，并以会场广告物料为基础，介绍公司、活动、样板房特点及定义、工艺优势及标准等；2.与主管一起协调安排座位及茶水；3.为客户安排设计师；4.陪同并协助设计师谈单；5.请求主管协助谈单；6.有客户砸金蛋时，活跃现场气氛客服专员设计师1.与客户沟通设计方案；2.完成合同或协议的签署设计师主持人1.公司总监及见证人到场时播报，并作介绍2.组织客户参与砸金蛋等活动，与客户互动以及带动现场工作人员搞好气氛。3.组织客户登记领取的礼品，组织客户合影留念营销主管车辆安排人员安排好车辆及司机接送客户营销主管司机随时待命，运输物料及接送客户。当场活动安排的司机五、会场各区域布置标准1.进场区域布置 1.1活动主题横幅布置： 活动主题横幅宜悬挂在酒店或茶楼的大门门楣上，如果门楣不能悬挂，则考虑挂在进门后的门厅或通道内。 要求：悬挂有一定高度，横幅显眼，易被客户发现参考图：悬挂在大门门楣上参考图：悬挂在签到处背后1.2POP导视牌布置 在酒店大门通往会场的路上，设置导视牌，为客户指示方向。 要求：导视牌应摆放在分路、楼梯或电梯口等客户容易迷路的位置，导视牌画面根据具体情况制作。若酒店方能提供导视牌，则提前一天通知酒店方制作导视画面，若需公司带导视牌，至少提前3天通知企划部制作导视牌画面。1.3地毯铺设地毯可以给客户营造一种非常隆重的感觉，让客户提前感受到热情活跃的活动氛围。如果酒店方的公共区域很大，且无直达会场的专用通道，或者通道非常长，则不适合铺设地毯。如果有通往会场的专用通道，且通道较短，地毯铺设总长度小于20米，则可以铺设地毯。 要求：地毯铺设在客户必经的通道上，如大门至楼梯/电梯通道，或者大门至签到处通道，采用一次性地毯，应提前量好铺设区域尺寸，提前将地毯裁剪拼接妥当，活动当天一早铺设，以避免地毯提前被污染或损坏。地毯应用地毯胶粘贴牢固、平整。地毯参考图1.4.展架 如果酒店大门到签到台处距离很远，或者要经过转弯，上楼等则需要布置展架。 要求：1、门型展架布置在大门内外，内容为活动介绍、公司介绍； 2、POP展架背景墙布置在客户通往会场的必经之路一侧，展架背景墙要连续布置，形成比较宏大的视觉效果，营造活动气氛，划分行走通道。 参考图：展架摆在门内或者门外通道展架背景墙图片参考2、签到处布置2.1签到桌布置 要求：签到桌应该铺设桌布，签到桌旁立签到处POP展架1个，公司介绍门型架1个，活动介绍门型架1个参考图：签到处布置2.2迎宾人员 要求：迎宾人员应统一着装，佩戴绶带，迎接客户时面带微笑，热情大方。参考图：统一着装，佩戴绶带3、会场区域布置3.1会场横幅 会场横幅悬挂“AAA级单位”和“搜房网合作伙伴”2条横幅。 要求：横幅悬挂在会场大厅内显眼的位置。参考图：室内横幅悬挂3. 2.展架布置 布置POP设计师展架和门型展架 要求：展架靠边、靠墙布置，摆放整齐，根据现场情况可以多个展架连续布置在一起，也可以分散布置。参考图：会场展架布置3.3会场桌椅布置 要求：会场最好能布置独立小圆桌，桌椅摆放整齐，每桌配四个凳子，尽量让设计师与客户在沟通过程中不会影响到邻桌，桌椅尽量多布置，避免客户到场高峰座椅不够用。参考图：桌椅布置 3.4设计师台卡 要求：每个谈判桌上都要摆放一个台卡卡座，设计师谈单时要将自己的台卡卡纸放入卡座中。参考图：台卡卡座3.5插线板布置 要求：每两桌应布置一个插线板，作为设计师的电脑电源，如果会场内插座数量太少，则至少4桌共用一个插线板，同时准备一个插线板给设计师电脑集中充电。 4舞台区域布置4.1舞台背景画面快展展架 要求：舞台背景画面展架要布置在舞台正中央，靠墙布置。4.2投影布置 要求：投影幕布可以面对大厅布置在墙角，投影幕布不遮挡舞台主要布置，投影画面不被其他物体和人员遮挡为准，根据现场具体情况灵活安排。参考图：投影幕布靠边布置4.3金蛋、奖品布置要求：金蛋桌要铺设桌布，金蛋整齐摆放，金蛋礼品整齐堆放在金蛋桌前面或侧面，要尽量显眼。参考图：背景画面、金蛋、礼品居中布置，力求显眼4.4音响布置要求：音响靠墙布置，会场前后各一个，音响线要靠墙粘牢，避免人员走动踢到音箱线。六、物料说明：物料分类名称实物照片横幅横幅内容：1、*样板房征集活动2、祝贺*被四川日报评选为单位！3、*搜房网合作伙伴联盟装饰公司门型展架门型展架内容：1、公司介绍2、什么是样板房3、样板房客户享受更多4、工艺样板房见证人5、活动介绍6、样板房征集活动 快幕秀快幕秀落地展架落地展架内容：1、签到处2、设计师介绍3、导视牌三脚展架三脚展架：1工艺介绍 七、物料借出清单 企划部物料及礼品借出清单物料分类名称计划数量实领数量等级归还情况横幅主题横幅：“*样板房征集活动”必选横幅：“祝贺*被评选为“质量、信誉、服务单位”！必选横幅：“*搜房网合作伙伴联盟装饰公司”必选展架及展板“加入样板间”+门型架必选“什么是样板间”+门型架必选“活动介绍”+门型架必选“公司介绍”+门型架必选“设计师介绍”+落地展架必选“工艺介绍”+落地展架可选“签到处”+落地展架可选“工艺样板房代言人”+门型架可选3米快幕秀可选4米快幕秀可选绶带*欢迎您！必选红地毯可选手提袋必选谈单资料产品DM单、宣传册、720DM单、墙地固DM单必选电脑文件钛马赫工艺视频、公司介绍音频、往届活动照片、活动投影背景静态画面必选金蛋可选金蛋锤可选胸贴可选红绒布可选礼品礼品1可选礼品2可选礼品3可选礼品4可选礼品5可选礼品6可选注：1、尽量让酒店或茶楼提供物品及设备，尽量少带公司的物品；2、如第一场活动负责人在活动结束后未将物料归还企划部，而是直接交由下一场活动负责人，请双方做好书面交接工作，否则如出现物料损坏及遗失，