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个人绩效与时间管理个人绩效与时间管理 陈迎颖陈迎颖 1、建立正确的时间管理观念 2、时间管理工具 3、实务技巧 1、建立正确的时间管理观念 什么是正确的时间管理观念？ 并非管理时间，而是管理个人 ！ 时间包含在人与事务中， 以自然原则为核心， 超越传统上追求更快、更有效 。 1、建立正确的时间管理观念 现 状 工作： 用一个词描述你现 在的工作环境 个人： 用一个词描述你 现在的个人生活 后果: 你对此有何感想？ 1、建立正确的时间管理观念 测 试： 1、 好象在有压力的情况下我的工作才能做得最好。 0 1 2 3 4 2、 我认为之所以没有时间深刻思考问题，都是由于外界的匆忙和压力造成的 。 0 1 2 3 4 3、 我看到周围的人或事慢吞吞地进行时，总是感到很生气。我讨厌排队。 0 1 2 3 4 4、 每当要请假时，我总感到非常愧疚。 0 1 2 3 4 5、 我好象总是从一个地方匆匆忙忙赶到另一个地方，从一件事跳到另一件事。 0 1 2 3 4 6、 我经常发现自己把别人赶开，为的是自己有时间赶快作完一件事。 0 1 2 3 4 7、 一离开办公室几分钟，我就会觉得心里不安。 0 1 2 3 4 8、 做一件事时，我脑子里经常想着另一件事。 0 1 2 3 4 9、 好象在处理危机时我的状态最好。 0 1 2 3 4 10、好象搞定危机比争取长期性的结果能给我带来更大满足感。 0 1 2 3 4 11、我经常要舍弃跟生活中最重要的人在一起的时间，去处理各种各样的危机。 0 1 2 3 4 12、当我不得不让别人失望，放弃一些事情去处理危机时，我相信别人是会理解的。 0 1 2 3 4 13、只有在解决各种各样的危机的过程中，我才能够感到每天的意义和目的。 0 1 2 3 4 14、我经常边工作边吃饭。 0 1 2 3 4 15、我经常想有一天我会去做我真正想做的事情。 0 1 2 3 4 16、每天下班时看着自己处理完的一大堆文件，我会觉得特别有成就感。 0 1 2 3 4 从不 有时 总是 一切隐性问题的症状 一定会出现一种可以预见的感受； 会成为你所有注意力的主要焦点； 能短暂消除所有痛苦和其他负面感觉； 能够产生一种人为的自我重要、权威、控制、 安全、亲密和成就的感觉； 会加重所要治疗的问题和感受； 逐渐使正常机能退化； 1、建立正确的时间管理观念 1、建立正确的时间管理观念 （制变） Proactive VS （应变） Reactive 制变制变 = = 主动选择主动选择 + + 承担责任承担责任 虽然在客观环境上我们受制于人，但是 我们的自我意识是独立的。我们不能选 择环境，但是我们能选择对环境的回应 。 1、建立正确的时间管理观念 传统的时间管理理论： 第一代理论：着重利用便条和备忘录，在忙碌中调配时间 与精力。 第二代理论：强调行事历与日程表，反映到时间管理以注 意到规划未来的重要。 第三代理论：依据轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐 日设定实现目标的计划，将有限的时间，精 力加以分配，争取最高的效率。 第四代时间管理理论： 重要的事先做，兼顾重要性与急迫 性 讲求多方面平衡 改变思想而非改变行为 1、建立正确的时间管理观念 传统观念传统观念 时 钟 速 度 日 程 表 效 率 管 理 现代观念现代观念 罗 盘 方 向 关 系 角 色 效 能 领 导 1、建立正确的时间管理观念 N 1、建立正确的时间管理观念 时间管理时间管理 罗盘时间罗盘时间 罗盘罗盘方向、目标方向、目标 时钟时钟时间时间 1、建立正确的时间管理观念 * * 时间是串起过去、现在及未来的无数事件的连续线时间是串起过去、现在及未来的无数事件的连续线 构成时间的基本元素是事件 时间管理的关键在于控制事件 事件经由选择 选择以价值为基础（排列优先顺序） 1、建立正确的时间管理观念 正确的时间观念正确的时间观念 *昨天是一张已 被注销的支票 *明天则是一张 远期的本票 *今天则是随时 可运用的现金， 善用智慧、善用它吧！ 过去、现在、未来 1、建立正确的时间管理观念 自自 然然 法法 则则 适当地掌控事件可以提升较高的效率 ， 并获得内心的平和。 2、时间管理工具 我可以选择自己的未来及创作一个远景。 重要的事决不要被不重要的小事所牵绕。 我会将焦点放在重要性而非紧急性。 我要在重要角色上力行重要目标，来实现我的使命 。 效能来自平衡发展重要的人际关系、 角色及活动。 2、时间管理工具 计划 行动 目标 生 产 力 金 字 塔 先有目标，后有方法 2、时间管理工具 设立目标设立目标 规划长期目标 断言价值观角色目标 规划每周目标 角色目标计划 行事历 授权 2、时间管理工具 价值观 自我选择的信念及想法 内在的、主观的、是“ 我们如何看世界” 受个人成长的历程、社 会及个人省思的影响 断 言 用意象来控制自己树立目 标的过程 断言是对事实的陈述 想象 X逼真 = 现实 断言，触发潜意识的工具 内心的意想（精神境界） 角 色断 言 只读断言对潜意识的影 响是10 读和想象对潜意识的影 响是55 读、想象和体验对潜意 识的影响100 2、时间管理工具 重要的/关键性的关系与责 角色互补 “自然”的角色源自信念 每个角色都具有对其他角 色的责任 2、时间管理工具 练 习：为自己设计一个平衡轮 列出你想在生活中改进或变化 的领域：事业、精神、家庭、 健康、教育、心理、经济等。 就每一个领域，描绘你所希望 的状况。 如果你认为在实现你的目标的 过程中有障碍，那就描写没有 这个障碍时的情况。 2、时间管理工具 自自 然然 法法 则则 当我们将自己的抉择与内心最重要的 东西协调一致，我们就会大幅度地提 高生产力，并感受到内心的平和。 2、时间管理工具 拟定人生目标的原则 S_ M_ A_ R_ T_ Specific 具体 Measure 可衡量性 Action 可实现 Relation 关联性 Time 时间表 2、时间管理工具 计划：将预先决定的事情写出来。 吃吃 大大 象象 原原 理理 价值观价值观/ /使命使命/ /角色（为什么）角色（为什么） 设立长期目标（做什么）设立长期目标（做什么） 制订每周计划（如何做）制订每周计划（如何做） 把握今日最关键的事把握今日最关键的事 2、时间管理工具 优先计划的结果 将控制带进你的生活 安排好你的工作、 个人生活及社会活动 避免“危机管理” 减少拖延和优柔寡断 处理缺憾 给予你一个可把握的工作负荷 优先管理的核心 登记时间， 把每天要做 的事情列一份清单； 确定优先次序， 从最重要的开始做； 每天这么做。 2、时间管理工具 4 4DSDS D D D D D D D D Do it now Delegate Do it later Dont do it 2、时间管理工具 自自 然然 法法 则则 计划意味着将未来呈现在眼前，以便 现在就为将来添砖加瓦。 2、时间管理工具 优先矩阵 紧 急 重 要 MIMIMIIMII MIIIMIIIMIVMIV 2、时间管理工具 时间管理矩阵图时间管理矩阵图 重 要不 重 要 紧 急 不 紧 急 III IIIIV * 危机 * 急迫的问题 * 有期限压力的任务 * 突发事件 * 不速之客 * 某些电话 * 某些信件与报告 * 某些会议 * 必要而不重要的问题 * 迎会的活动 * 防患未然 * 改进产能 * 建立人际关系 * 发掘新机会 * 规划、目标管理 * 休闲 * 烦琐的工作 * 某些信件 * 某些电话 * 浪费时间之事 * 有趣的活动 2、时间管理工具 III III IV 结果： * 压力 * 筋疲力尽 * 危机处理 * 忙于收拾残局 偏 重 于 第 一 类 事 务 D 2、时间管理工具 III IIIIV 偏 重 于 第 三 类 事 务 结果： * 短视近利 * 危机处理 * 被视为巧言令色 * 轻视目标与计划 * 缺乏自制力，怪罪他人 * 人际关系浮泛，甚至破裂 D 2、时间管理工具 III IIIIV 偏 重 于 第 四 类 事 务 结果： * 全无责任感 * 工作不保 * 依赖他人 D 2、时间管理工具 III 偏 重 于 第 二 类 事 务 结果： * 有远见、有理想 * 平衡 * 纪律 * 自制 * 少有危机 D 2、时间管理工具 高效能组织高效能组织 重 要不 重 要 紧 急 不 紧 急 III IIIIV 20% - 30%50% - 60% 15 - 20% 1% 2、时间管理工具 自自 然然 法法 则则 当我们做重要的事情时，就不会 被琐碎的事所牵制。 紧急的事不等于优先的事，紧急 的事可能会扰乱优先顺序。 2、时间管理工具 重要的事先做 “二八原则” % A A：Activities Activities 活动活动 R: Results R: Results 结果结果 2080 3、实务技巧 赢回时间的关键是表示“要做的事较少”，而非更多 确定采用你有办法照做的目标， 支持你的优先重要事项 找寻使工作和生活有效率的方法 时时调整自己，你将极大提高你的生产力 效能来自平衡发展重要的人际关系、 角色及活动。 3、实务技巧 每日计划每日计划 在你办公室前， 计划天的工作。 Plan the next d_ Before you l_ the office 实务技巧1 3、实务技巧 实务技巧2 有效授权有效授权授权与个人管理技巧的关系： 输入 输出 事必躬亲者 输入 输出 管理者 3、实务技巧 授权的七步骤：授权的七步骤： 面谈前：1、挑选你计划授权的人（对他是不是一个成长的机会？） 2、先做好计划 3、与被授权者谈话，做授权谈话时，要按照下列原则： A、清楚说明期望达到的结果 B、务使对方清楚了解规则与限制 C、务使对方清楚了解评估与标准 4、请他报告行动计划，注意聆听。 面谈后 5、与对方复阅一遍整个计划，并得到你完全的同意。 6、支持他执行该计划 7、保持正向的追踪，以确定达到期望的结果。 授权时让对方觉得这是一项新挑战。 3、实务技巧 从办公桌开始从办公桌开始 1、建立三到五个文件档案 2、根据4D原则整理好所有东西 3、把“立即做”的工作一件件处理完 4、给待处理活动定下时间并相应存放文件资料 5、每日清理桌面 实务技巧3 3、实务技巧 封锁时间封锁时间 封锁时间的基本规则： 1、不接听或打出电话。 2、不见访客也不拜访他人。 3、不做不需要的谈话及转移。 4、同事知道你封锁时间的时段及地点。 封锁时间的理念是如果你平均每8分钟被打扰一次（根据一项调查统计） 你的工作会不断的被启动、冷却、启动、冷却。一