电脑基础简明教程教学课件第7章.ppt

第7章 Excel 2003电子 表格制作 Excel 2003入门 管理工作簿和工作表 输入工作表内容 编辑工作表 设置工作表格式 打印工作表 7.1 Excel 2003入门 选择“开始”“所有程序”“Microsoft Office” “Microsoft Office Excel 2003”菜单，即可启动 Excel 2003。 7.1.1 认识工作簿 工作簿是指在Excel中用来保存表格内容的文件， 其扩展名为.xls。每一个工作簿可包含若干个工作表，默 认情况下包括3个工作表，分别以Sheet1、Sheet2和 Sheet3命名。如果将工作簿比成一本书的话，那书中的 每一页就是工作表，一个工作簿内最多可以有255个工作 表，当前工作的只有一个，称为活动工作表。 7.1.2 认识工作表 工作表是由65536行和256列所构成的一个表格，用来存 储储和处处理数据。行号由上到下从“1”到“65536”进进行编编号；列 号则则由左到右采用字母“A”到“IV”进进行编编号。 在工作表底部有一个工作表标签标签 ， 其中“Sheets”、“Sheets2”等是工作表默认标签（即工作 名称，可由用户自定），单击某个标签便可切换到该工作表中 ；当工作表很多时，可单击这几个按钮 ，显示隐藏 的工作表标签。 7.1.3 认识单元格 工作表中行与列相交形成的长方形区域，称为“单 元格”，是用来存储数据和公式及进行运算的基本单位 。Excel用列标和行号表示某个单元格。在工作表中， 其中有一个黑色的方框包围的单元格，该单元格称为当 前单元格或活动单元格。在当前单元格的右下角有一个 小黑方块，称为填充柄，通过拖动此填充柄可以自动填 充单元格的数据。 由于一个工作簿可能会有多个工作表，为了区分不 同工作表的单元格，要在地址前面增加工作表名称。 7.2 管理工作簿和工作表 7.2.1 新建工作簿 启动动Excel 2003时时，系统统自动创动创 建一个新的默认认的工 作簿文件，其名称为为“Book1”。要新建工作簿，可使用下面 几种方法。 u单击单击 “常用”工具栏栏上的“新建”按钮钮 。 u选择选择 “文件”“新建”菜单单，然后单击单击 “新建工作簿”任务务 窗格中的“空白工作簿”选项选项 。 u按【Ctrl+N】组组合键键。 7.2.2 保存工作簿 u选择“文件”“保存”菜 单，打开“另存为”对话框 ，在“保存位置”下拉列表 中选择所要保存工作簿的路 径，在“文件名”编辑框输 入工作簿的名称，单击“保 存”按钮即可将工作簿保存 。 u单击“常用”工具栏上的“保存”按钮 。 u如果希望将文件按新名字、新格式或新的位置保存， 则应选择“文件”“另存为”菜单，此时系统将打开“另 存为”对话框，重新输入文件名进行保存即可。 u按【Ctrl+S】组合键。 7.2.3 打开工作簿 u选择“文件”“打开”菜单或单击“常用”工具栏上的“打开 ”按钮 ，打开“打开”对话框，在“查找范围”下拉列表中选 择保存工作簿的驱动器或文件夹，选择要打开的工作簿，单 击“打开”按钮即可。 u在文件夹窗口中双击工作簿文件，系统会自动启动Excel 2003并打开工作簿。 7.2.4 新建工作表 单击要在其前面插入工作表的工作表标签，然后选 择“插入”“工作表”菜单，新插入的工作表成为当前工 作表，并自动命名。 7.2.5 重命名和删除工作表 1重命名工作表 双击要重命名的工作表标签，此时，工作表标 签呈反白显示，处于编辑状态，输入新工作表名，按 【Enter】键。 2删除工作表 选择要删除的工作表标签，选择“编辑”“删除工作 表”菜单，打开提示对话框，单击“删除”按钮即可将所选 工作表删除。 7.3.1 输入基本数据 首先要选择单元格，然后输入数据，输入的数据会出 现在当前单元格和编辑栏中，按【Enter】键确认。要放 弃刚才输入的内容，可单击编辑栏上的“”按钮或按键盘 上的【Esc】键。 7.3 输入工作表内容 1数值型数据输入 u如果要输入负数，必须在数字前加一个负号“”，或给 数字加上圆括号。 u如果要输入分数，应先输入“0”和一个空格，然后输入 数值。 u如果要输入百分数，可以直接在数值后输入百分号。 u如果要输入小数，一般可以直接在指定的位置输入小数 点即可。 u如果要输入日期和时间，日期的格式为月/日/年；时间 的格式为小时：分：秒，也可通过单元格格式对话框设置 日期和时间的格式。 2输入字符型数据 字符型数据是由字母、汉字或其他字符开头的数据， 其与数值型数据最大的区别是数值型数据参与运算，而字 符型数据不会。默认情况下，字符型数据沿单元格左边对 齐。如果数据全部由数字组成，例如，邮政编码、电话号 码等，输入时应在数据前输入单引号“” 。 输入数值型数 据和字符型数 据的工作表 3数据的修改 双击单元格，可直接在单元格中修改数据；如果单击 单元格，编辑栏中将显示单元格内容，此时可借助编辑栏 修改单元格内容。修改结束后，按回车键。 此外，如果想清除某个单元格中的内容，可首先单击 该单元格，然后按【Delete】键即可。同样，选定某个 单元格区域之后，按【Delete】键可清除该单元格区域 中的内容。 7.3.2 自动填充数据 1输入等差序列 先在前两个单元格中输入序列前两个数据，然后选择 这两个数据，使用填充柄填充即可。 2输入相同或有序数据 在单元格中输入数据，然后将鼠标光标放在填充柄 上并向下或向右拖动，到合适位置后松开鼠标，完成填 充后，单元格区域右下角出现一个智能标记，单击该标 记，从弹出的列表中选择填充方式即可。 7.3.3 使用公式 首先在单元格中输入等号，然后输入需要进行计算的 元素，各元素之间用运算符分隔，按【Enter】键得出计 算结果。 常见的公式算术运算符如下表所示。 2复制公式 单击含有公式的单元格，再单击填充柄并进行拖动。 7.3.4 使用函数 函数是指Excel 2003内置的，能完成特定计算的 公式。每个函数表达式都由等号=，函数名和变量组成 。其中等号后面跟着函数名，函数名表示将执行的操作 ，函数名后是用括号扩起来的变量，变量表示函数将作 用的单元格地址，通常是一个单元格区域，也可以是更 为复杂的内容。在公式中合理地使用函数，可以大大节 省用户的输入时间，简化公式的输入。 下表列出了常用的函数类型和使用范例。 课堂练习制作学生成绩单 启动Excel，此时 将自动新建一个工作簿 。将工作簿保存，命名 为“学生成绩单”，将 工作表“Sheet3”重 命名为“初三（1）班” ，然后输入数据，利用 公式计算出总分成绩和 平均分成绩。 7.4 编辑工作表 7.4.1 选择工作表区域 1选择单元格 打开工作簿后，用鼠标单击要编辑的工作表标签， 即可将该工作表置为当前工作表。要在当前工作表中选 定某个单元格，最简单的方法是用鼠标单击单元格。此 外，还可使用键盘上的方向键选择当前单元格的前、后 、左、右单元格。 2选择单元格区域 u用鼠标单击要选取区域左上角的单元格，然后按住鼠 标左键不放，拖动光标到需要选取区域的右下角即可， 被选取的区域呈淡蓝色，如下左图所示。 u用鼠标单击要选取区域左上角的单元格，然后按住【 Shift】键再单击要选取区域右下角的单元格。 u如果要选定的单元格区域有多个且不相邻，可首先利用 上面介绍的方法选定第一个单元格区域，然后按住【Ctrl 】键选定其他单元格区域，如下右图所示。 3快速选择行与列 方法如下表所示。 7.4.2 插入或删除行、列、单元格 u删删除或插入行：选择选择 要删删除的行，右击击，从弹弹出的快捷菜单单中选选 择择“删删除”项项，可将所选选行删删除；若选择选择 “插入”，则则可在所选选行下面 插入一个新行，如下左图图所示。 u删删除或插入列：插入或删删除列与插入或删删除行的操作类类似，即选选 定要插入的位置或选选定要删删除的列后，右击击，在弹弹出的菜单单中选择选择 “ 插入”或“删删除”项项即可。 u删除或插入单元格：选择要删除的单元格，选择“编辑”“删除”菜 单，在弹出的对话框中选择一种对齐方式，单击“确定”按钮即可删除 单元格，如下中图所示；要插入单元格，可先选中要插入的位置，再 选择“插入”“单元格”菜单，然后在弹出的对话框中选择插入位置， 单击“确定”按钮即可，如下右图所示。 提示 7.4.3 清除单元格 清除单元格是指从工作表中清除单元格中的内容或 格式，单元格本身还留在工作表中。 选择要清除格式的单元格区域，选择“编辑”“清除 ”“格式”菜单，可清除单元格格式。 选择要清除内容的单元格区域，选择“编辑”“清除 ” “内容”菜单，可清除单元格中的数据。 7.4.4 移动或复制单元格 1移动单元格区域 u利用鼠标拖动：选定要移动的区域，将鼠标指针移动 到选定区域的边框上，当指针变为一个带移动标志的小 箭头时，按下鼠标左键并拖动，到指定位置后松开鼠标 左键即可将所选区域移动到新位置。 u利用“剪切”命令：选定要移动的单元格区域，单击常 用工具栏上的“剪切”按钮，然后在移动目的地单击，再 单击常用工具栏上的“粘贴”按钮，即可将所选区域移动 到新位置。 2复制单元格区域 u利用“复制”命令：选定要复制的单元格区域，右击， 从弹出的快捷菜单中选择“复制”项；在目标位置区域单 击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“粘贴”项即可。 u利用鼠标拖动：选择要复制的单元格区域，将鼠标指针 移动到选定区域的边框上，这时指针变为一个带移动标志 的小箭头，按下鼠标右键并拖动，到指定位置后松开鼠标 ，此时弹出一个菜单，选择“复制到此位置”项即可。 7.4.5 移动或复制工作表 1在同一个工作簿中移动和复制工作表 选择选择 要移动动的工作表，按下鼠标标左键键并拖动动，在拖动动 的过过程中鼠标标指针变为针变为 形状 ，同时显示有一小黑三角符 号，表示要插入工作表的位置，到所需位置后松开鼠标， 即可将所选工作表移动到新位置。 在拖动的过程中按住【Ctrl】键，表示复制工作表。 2在不同的工作簿之间移动和复制工作表 选择要移动或复制的工作表，然后选择“编辑”“移动 或复制工作表”菜单，打开“移动或复制工作表”对话框。在 “工作簿”下拉列表中选择要移至的工作簿，在“下列选定工 作表之前”列表框中选择工作表在新工作簿中的位置，如果 要复制而非移动工作表，需要选中“建立副本”复选框，最 后单击“确定”按钮即可。 课堂练习编辑学生成绩单 将 I2:J19单元格区域 中的数据清除。在I2:I19 单元格区域，使用输入公式 和复制公式的方式，计算每 个学生总分。在J2:J19单 元格区域，使用函数和复制 函数的方式，计算每个学生 平均分。将第10行移动到第 20行，然后删除第10行。 最后将工作簿保存。 打开“学生成绩单”工作簿，选择“初三（1）班”工作表的第9 行和第17行，将其删除，在“初三（1）班”工作表的D列后插入 两列（E列和F列），分别在这两列输入相关数据。 7.5 设置工作表格式 7.5.1 合并单元格 选择要合并的单元格区域，然后单击格式工具栏上的“ 合并及居中”按钮即可合并单元格，并将单元格中的数据居 中显示。 7.5.2 设置数据格式 选择要设置格式的 单元格区域，打开“单元 格格式”对话框，切换到 “数字”选项卡，在“分类 ”列表中选择使用何种数 据类型，然后在右侧设 置选择相关格式，设置 好后单击“确定”按钮即 可。 7.5.3 设置字体 选择要调整字体的单元格区域，打开“单元格格式” 对话框，切换到“字体”选项卡，在此设置所选单元格区 域的字体、字号、字体颜色等，最后确定即可。 7.5.4 设置数据对齐方式 选择要设置对齐方式的单元格区域，打开“单元格格 式”对话框，切换到“对齐”选项卡，然后在“水平对齐”和 “垂直对齐”下拉列表中选择一种对齐方式即可。 7.5.5 调整行高和列宽 1使用鼠标拖动调整 要调调整行高或列宽宽，可将鼠标标光标标放在要调调整行的 下方或调调整列的右侧侧，当其变为变为 上下或左右双向箭头头 形状时，上下或左右拖动鼠标即可。 2使用命令调整 选择要调整高度的行或调整列宽的列，然后选择“ 格式”“行”“行高”或“列宽”菜单，打开“行高”或“ 列宽”对话框，在“行高”或“列宽”对话框输入行高或 列宽值，单击“确定”按钮即可。 7.5.6 添加边框 选择要设置边框的单元格区域，打开“单元格格式” 对话框，在“边框”选项卡中进行设置并确定。 7.5.7 添加底纹 选择要添加底纹的单元格区域，打开“单元格格式” 对话框，在“图案”选项卡进行设置，最后单击“确定”按 钮即可。 课堂练习美化学生成绩单 打开“学生成绩单绩单 ”工作簿，选择选择 “初三（1）班 ”工作表的第1行，选择选择 “插入”“行”菜单单，在该该行 上面插入一行，选择选择 A1:J1单单元格区域，单击单击 工具栏栏上 的“合并并居中”按钮 ，将该区域中的单元格合并， 然后在合并后的单元格中输入“某中学初三（1）班成绩 表”，然后对部分单元格进行美化，调整列宽，并添加 边框和底纹。 7.6 打印工作表 7.6.1 设置打印页面 在“页面设置”对话框的“页面” 选项卡中可以设置打印方向、缩放 和纸张大小等。 若工作表的数据区域宽大于高 ，则可以将纸张方向设置“横向”以 适应工作表；又如，若表格太大， 而打印纸张太小，可在“页面”选项 卡中选中“调整为”单选钮，并设置 后面的“1”页宽与“1”页高（或多 页宽、多页高），从而使表格能够 完整地打印在一页或几页纸上。 3“页眉/页脚”选项卡 “页面设置”对话框的“页眉/页脚”选项卡用来设置 页眉和页脚。 4“工作表”选项卡 “页面设置”对话框的“工作表”选项卡用来设置打印先 后顺序，打印区域，以及是否打印标题行、打印网格线等。 7.6.2 设置打印区域 选定要打印的单元格区域，然后选择“文件”“打印 区域”“设