客户订单管理流程.docx

1、 目的：为规范订单/合同管理，使订单/合同执行有序进行，特制定本流程。2、 适用范围适用于业务部门、集团各分公司所有订单/合同执行的全过程。3、 职责3.1分公司各部门3.1.1业务部门（1）负责接收订单/合同，与客户进行沟通，提供客户所有要求信息。（2）负责组织相关部门进行订单/合同评审。（3）负责编制“报价联系单”、“大货采购单/购销合同”。 3.1.2技术部门（1）负责编制“报价单”，“工程更改通知单”。（2）负责产品技术、工艺可行性评审及价格评审。3.1.3生产部门（1）负责产品生产保证可行性评审。（2）负责按照订单的各项要求安排生产。3.1.4品质部门（1）负责产品的质量保证可行性评审。（2）负责按照订单的各项要求及检验规范安排产品检验。3.2服务管理委员会3.2.1采购部（1）负责原材料、外购件资源配套能力、价格的评审。（2）负责每天对钢材等主要原材料价格进行通报，做出“主要原材料价格趋势图”，并通过电子邮件知会各分公司总经理、总裁及董事长，作为各分公司总经理决策参考。3.2.2财务部（1）负责产品报价单销售毛利率、销售费用率、销售利润率的评审。（2）负责对汇率、出口退税等影响产品报价因素进行及时通报，每月出具汇率、出口关税报表，作为各分公司总经理决策参考。当汇率、出口退税出现变动时，第一时间通知各分公司总经理。3.2.3品质监督部(1)负责产品质量保证可行性评审；负责订单/合同的备案管理。(2)负责监督和检查各分公司在生产之前完成检验规范、检验标准的制定。3.2.4总裁负责订单/合同的审批。4、工作程序4.1订单/合同的评审4.1.1分公司初评4.1.1.1业务部门接到客户的询价要求时，应详细咨询所询价产品的信息、技术信息（包括图纸、包装信息等）和所用原材料的详细情况及标准（如：规格、型号、材质、表面质量、特殊检验要求，特殊加工要求等），填写“报价联系单”，连同以上详细信息报各分公司总经理，作为订单评审的依据。4.1.1.2业务部门应对订单的市场前景进行分析说明，市场前景的分析说明，简要介绍客户情况、未来产品市场趋势，并报各分公司总经理，做为订单评审的参考。4.1.1.3各分公司总经理组织技术部门、品质部门、业务部门、采购部门、生产部门对订单的成本、利润、交期、质量进行初评，填写“报价单”，提供业务人员。4.1.1.4业务部门，根据各部门反馈的信息，再次与客户沟通，双方都能够接受后，分公司编制“报价单”，正式生成。4.1.2服务管理委员会复评4.1.2.1各分公司填写“产品报价评审单”，并附上“报价单”、订单/合同说明，报服务管理委员会评审：（1）财务部评审各项税负、销售毛利率、销售费用率、销售利润率是否合理，回款要求是否合理。（2）品质监督部评审产品质量要求是否能够达到，是否表述完整准确。（3）采购部评审原材料、外协件加工费是否与市场价格一致，是否合理。4.1.2.2如采购、质量、财务三方出现任何一方无法达到共识，此订单/合同为不可接受，“产品报价评审单”由总裁审批。对于可接受的订单，报总裁审批后，即可与客户签订合同。如业务部门有异议，可报董事长裁决。4.1.2.3对于不可接受的订单有如下处理方式：（1）对于无利润或长期无法营利的订单，放弃处理。（2）对于报价有出入者，可重新报价，重新实施评审流程。4.2订单/合同签订、备案4.2.1各分公司业务部门与客户正式签订订单/合同，编制“大货采购单/购销合同”，并在“大货采购单/购销合同”上注明成本、利润、质量、交期和回款时间等要求。4.2.2各分公司计划员、采购员依据“大货采购订单”编制采购计划、生产计划，并附相关资料报总裁批准后，即可实施。4.2.3各分公司计划员持经总裁签字确认的“大货采购单/购销合同”须附订单/合同、报价单、采购计划，转交品质监督部，品质监督部下发订单/合同编号，盖“受控”章，并进行备案，此订单/合同正式生效。4.3订单/合同发放各分公司计划员将经过备案的“大货采购单/购销合同” 须附订单/合同、报价单、采购计划，复印后发给总裁办、品质监督部、财务部、分公司总经理、生产部、技术部、品质部（只接受订单/合同）、采购部、仓储物流部等各一份，“大货采购单/购销合同”原件交给业务部门。4.4订单/合同考核4.4.1集团财务部实施订单目标考核，依据“报价单”进行各项成本费用的核算。每月出具财务报表，报各分公司总经理。4.4.2对于超出预算成本的相关项目，各分公司总经理必须做出书面资料报总裁及董事长审批。超出部分按利润的1%扣除。4.4.3订单执行过程中，采购部门严格按“采购计划”采购，对于非计划采购，需由各分公司书面向总裁申请，由总裁批准后，实施采购。原则上，不允许非计划采购。4.4.4订单执行过程中，由于原材料价格上涨，突破“采购计划”上的价格，则各分公司书面向总裁申请，由总裁批准后，实施采购。4.4.5各分公司要确保交期的完成。如未按期完成，则由各分公司业务部门书面提出投诉，由总裁提出负激励。4.5订单/合同的存档4.5.1订单完成后，各分公司将相关资料原件于一周内报品质监督部存档保管。超过期限不交者，对其进行负激励100元。4.5.2各分公司业务部门于合同签订后一周内，将合同相关原件（订单、大货采购订单）报集团财务部，由集团财务部对其回款情况实施监督。超过期限不交者，对其进行负激励100元。4.6订单/合同的更改4.6.1分公司业务部门接到订单/合同更改要求时，无论是技术、单价还是交期、数量方面的更改，都需要以“大货/样品订货单补充单”形式将客户最新的要求及时提交给分公司。4.6.2分公司综合技术、采购、库存方面的信息，及时给业务部门以反馈，若仍可执行订单/合同，可继续执行；若订单/合同有变化，需要在“大货采购单/购销合同”上注明。1）若属于技术方面的更改，分公司技术部编制“工程更改通知单”，发放到相关部门，技术更改的相关要求执行技术文件管理规范。2）若属于数量方面的更改，造成分公司的人员/工时、原