用outlook管理时间、信息的方法ppt课件

1,充分利用Outlook 提高信息、时间管理效率,2,为什么要学习使用Outlook?,销售员的工作就是在所服务公司与客户、代理商之间进行信息沟通 信息沟通的效率直接影响到销售的结果，为提高沟通的效率，要学会使用高效的通信工具 Outlook是一款成熟的信息管理、时间管理、事务管理多功能软件（注意：不仅仅是我们平时理解的邮件管理！）,3,Outlook所能管理的信息,电子邮件 联系人 日历与日程安排/会议安排 需要完成的任务（一次性、周期性） 便签 日记,4,讲义目录（1）,邮件管理 邮件子目录管理 通过规则对收到、发出的邮件进行自动分类 对要进行后续操作的邮件进行标记分类 自动清除垃圾邮件 在菜单中添加按钮，软件自动填写常用的句子 在邮件中加入签名，以方便对方联系自己 邮件合并,5,讲义目录（2）,内容备份 对邮件进行备份 对规则进行备份 将邮件从C盘移到别的盘的办法 把默认的保存文件夹放在C盘以外的盘的方法,6,讲义目录（3）,对联系人进行管理 建立联系人子目录 导入外部的通信录 导入不同格式的外部的通信录,9,电子邮件的管理,用子目录对电子邮件进行分类管理 子目录可以嵌套更低一级的孙、孙孙目录 设置“规则”对电子邮件进行自动分类管理,10,对电子邮件设置子目录 进行管理,11,电子邮件的子目录设置,1,2,3,12,对电子邮件用“规则”进行自动分类管理,13,设置规则将电子邮件自动分类进入相应的子目录,选择：工具规则和通知,14,设置规则将电子邮件自动分类进入相应的子目录,15,设置规则将电子邮件自动分类进入相应的子目录,输入相应的发件人的电子邮箱，再输入邮件子目录,16,设置规则将电子邮件自动分类进入相应的子目录,为“个人或通讯组列表”选择发件人信箱,17,设置规则将电子邮件自动分类进入相应的子目录,为“指定”文件夹选择目的文件夹,18,将发出的电子邮件利用规则进行自动分类,要选“由空白规则开始” 要选“发送邮件后检查” （注意：这是发出邮件分类与收邮件分类不同之处）,19,将发出的电子邮件利用规则进行自动分类,请注意，是将副本移动，正本还留在已发送邮件中。因为发出的邮件会有多个收件人,20,对重要的、要后续操作的邮件进行标记分类,21,对重要的、要后续操作的邮件进行标记分类,右击所选择的邮件右侧的小旗子，软件会显示出一系列各色的小旗子，选择相应的小旗子以标记邮件,22,对重要的、要后续操作的邮件进行标记分类,在邮件列表的下方，找到“搜索文件夹” 在“搜索文件夹”中找到“标有后续标志的邮件”,23,对重要的、要后续操作的邮件进行标记分类,接着就可以找到被整理在一起的“被标记过的邮件”（注意：这是优化时间安排的重要方法，防止我们把某些不紧急但必需响应的邮件遗忘）,24,对完成操作的邮件去除标志,点击“标志完成”或“清除标志”，可以把完成的邮件的小旗子去除,25,自动清除垃圾邮件,26,自动清除垃圾邮件,右击所选择的邮件 选“垃圾邮件” 再选“将发件人添加到“阻止发件人名单”,27,在菜单中添加按钮 软件自动填写常用的句子,28,软件自动填写常用的句子（1）,在菜单中点选：宏安全性,29,软件自动填写常用的句子（2）,把安全性设为“低”,30,软件自动填写常用的句子（3）,先把光标点在邮件的要填写内容的地方 点开菜单中的工具栏宏录制新宏,31,软件自动填写常用的句子（4）,在宏名处，用英文（或拼音）写上宏的名字 点“确定”，开始录制宏,32,软件自动填写常用的句子（5）,填写常用的句子 句子写完成，点击对话框中的“终止”键（方块）,33,软件自动填写常用的句子（6）,菜单中点选：工具自定义,34,软件自动填写常用的句子（7）,在自定义对话框中点选：命令宏要做成按钮的宏 把选中的宏拖到菜单上,35,软件自动填写常用的句子（8）,菜单上出现如右图所示的按钮。 这个时候，这个按扭已可以使用，但是有点太长，而且是文字，不易识别,36,软件自动填写常用的句子（9）,在“自定义”窗口开着的前提下，点选这个新按钮更改所选内容更改按钮图像选择所喜欢的按钮,37,软件自动填写常用的句子（10）,按钮被加上了图标，但是按钮还是太长,38,软件自动填写常用的句子（11）,点击“自定义”对话框中的“默认样式”，得到右下图的缩短的图标样式,39,软件自动填写常用的句子（12）,再次按下新的按钮，所需要的文字自动出现在邮件正文中。,40,在邮件中自动加入签名以方便对方联系自己,41,在电子邮件中 自动加入个人签名,方便客户联系我们 可以通过设定自动实现,42,在电子邮件中 自动加入个人签名,在Outlook的下拉菜单中点击“工具”，再点“选项” 出现如右侧的界面 在红圈圈点处输入个人签名信息,43,在电子邮件中 自动加入个人签名,新建一个签名就可,44,邮件合并,“邮件合并”的概念是指：将格式相同，但是各内容不同的邮件一次性发给许多人，每个人都会收到不同的内容 例如：发工资邮件 邮件合并的意义在于节约大量重复劳动所消耗的时间精力，同时也减少手工重复工作中容易带入的差错,45,邮件合并,邮件合并主要是Word软件的功能，但是因为是操作邮件的一种方法，所以我们放在Outlook里来讲解,46,邮件合并,先做好一个Word的邮件文档格式和一个数据源的Excel文档，如上面两例 注意：Excel要有收件人的电子邮箱,47,邮件合并,在Word中点选：视图工具栏邮件合并 (注意：是在Word软件中打开，不是在Outlook中找这个功能),48,邮件合并,窗口中显示出邮件合并的工具栏,49,邮件合并,在要变动的数据处，插入相应的合并邮件域 域的格式是“ ”（左花括号加一个半角空格开始） “ ” （一个半角空格加一个右花括号结束） 函数代码是mergefield，后面加半角引号括起来的数据字段名（也就是数据源中的列名）,50,邮件合并,点击“打开数据源”，选择存有数据的Excel文件，并选择数据页,51,邮件合并,Word文件出现如下图所示的样式,52,邮件合并,选择“合并到电子邮件”,53,邮件合并,出现如右图所示的对话窗口 在“收件人”中选择收件人的电子邮箱列 填写“主题行” 填写别的相关信息 点“确定”,54,邮件合并,打开Outlook，可以看到自动生成的系列电子邮件,55,对邮件进行备份保存,56,对邮件进行备份保存,对邮件进行备份十分重要,57,对邮件进行备份保存,58,把默认目录改到C盘以外的硬盘,因为C盘往往要经历重装系统、ghost复原等操作，把数据放在C盘是不太安全的 可以把数据改到D、E等盘,59,对邮件进行备份保存 选用PST文件类型,60,对邮件进行备份保存 注意选择包括子文件夹,61,对规则进行备份的办法,62,对规则进行备份的办法,选择：邮件工具规则和通知,63,对规则进行备份的办法,64,Outlook往往是放在C盘， 当C盘满了的时候的解决方案,65,要把电邮转移到D盘的方法,点击：文件存档,66,要把电邮转移到D盘的方法,跳出如右图的存档对话框 选择“存档文件夹” 选择要存档的截止日期 选择目的文件 进行存档,67,把默认邮件保存文件夹放在C盘以外的目录的方法（1）,工具选项数据文件,68,把默认邮件保存文件夹放在C盘以外的目录的方法（2）,在Outlook数据文件中，设置“邮件到达位置”,69,这是把数据文件放到别的目录的备用方法,第一步,找到存储你信息的PST文件(默认情况下是Outlook.pst,如果你在设置配置文件时新建的新的PST文件,就找到你新建的那个文件,比如yourname.pst). 找PST文件的方法有两种.最简单的办法就是在开始菜单的搜索栏里查找*.pst文件,第二种方法是打开Office Outlook后在文件栏里打开“数据文件管理”,这时你会看到一个弹出的对话框,然后单击这个对话框中的“打开文件夹”按扭,你就可以准确的找到这个PST文件了 第二步,把这个文件剪切(最好先复制一个做好备份再剪切)到你想要指定的位置(注意,如果是在Office Outlook运行状态下,须先把它关掉才能进行上述操作) 第三步,你重新启动Office Outlook,Outlook会提示找不到PST文件,并弹出一个对话框,这时你手动引导Outlook找到你刚才存放的那个PST文件就可以了. 最后,特别建议,PST文件是非常重要的一个文件,它存储着你所有的信息.所以强烈建议你把这个文件,70,对联系人进行管理,联系人同样可以进行目录/子目录管理 联系人可以进行排序、检索,71,新建联系人子目录的方法,如右图：联系人文件新建文件夹 然后输入子目录的名称就可,1,2,3,72,通过“联系人”方便地进行电子邮件收件人选择,73,可以导入外部的通信录,通过“导入”将外部的通信录导入Outlook,74,可以导入外部的通信录,75,对于不标准的外部联系人导入Outlook的方法,可以先将Outlook的联系人导到的一个Excel文件，以得到文件格式 再把外部的文件整理到这个现成的格式中去 最后把这个有内容的标准文件导回到Outlook中去,76,使用“通讯组”,“通讯组”可以让你一次把信件发给若干个指定的收信人,77,“通讯组”的收件人选定,78,使用“通讯组”,新建邮件 点“收件人” 点要选用的“通讯组” 点“收件人” 点“确定”,79,通过日历来管理 自己的行程、会议,80,通过“日历” 管理自己的时间安排,81,通过“日历” 管理自己的时间安排,82,通过“日历” 管理自己的时间安排,提醒,83,通过“日历”安排会议邀请,方便地从联系人中找出想邀请的人员名单 被邀请者的日历中将直接生成对应会议事项,84,用任务来管理自己的有待完成的事件,85,用