秘书学概论复习要点.doc

第一章1、秘书学的研究对象：秘书工作秘书、秘书工作 、秘书部门秘书特殊的辅助性管理活动 2、秘书学就是研究秘书工作和秘书活动的特性和规律的科学 。 3、秘书学的定义：广义：秘书学是一个由秘书理论、秘书实务、秘书历史、秘书实用技术和秘书教育五部分构成的庞大理论系统。狭义：广义秘书学中的秘书学基础理论，包括秘书职业、秘书机构、秘书职能、秘书职能坏境等主要方面。4、秘书学的学科归属：秘书学属于管理学科的范畴，领属于公共管理学科。这样的学科性质，是由秘书工作本质上的综合辅助管理性所决定的。5、秘书学的性质特点：综合性、政治性、应用性。6、秘书学研究的意义：秘书学研究丰富了我国政治与管理类学科的内涵。秘书学研究有效的推动了秘书工作的科学化、制度化、规范化。秘书学研究可以促进各社会组织管理方式的改善和管理能力的提高。秘书学研究极大地推动了秘书专业教育和秘书人才的培养。7、秘书学研究的方法：科学抽象的方法、系统研究的方法、比较研究的方法。第二章1、秘书的定义：秘书是指身处领导机构或领导着身边，以处理信息和综合服务的方式辅助领导者实施管理的工作人员。2、秘书的分类从组织内部分工 ：行政、文字、机要、通信、信访、事务、生活、外事、会务秘书。从其所在行业特征 ：企业、法律、科技、教学、涉外秘书。从职业高低：高级、中级、初级秘书。3、秘书职业的特点：从属性：秘书的从属性的特点，是由其自身的地位所决定的。辅助性：辅助性是秘书工作的根本属性，也是秘书的重要特点，秘书的从属性地位决定了秘书工作的全部内容都是对领导工作起辅助作用。服务性：服务性是秘书从属性和辅助性特点的集中体现，秘书工作其实就是一种服务性工作。被动性：被动性是秘书的从属性特点在秘书身上的直接体现。全面性：秘书部门是领导机关的综合性服务部门，秘书工作的内容涉及机关的方方面面，秘书的活动范围非常广泛，秘书的基本职能被概括为“辅助管理。综合服务”。这些都决定了秘书工作具有鲜明的综合性和全面性的特点。这个特点要求 ：秘书应该是“通才”。机密性：秘书位居各社会组织的管理中枢，又是领导的贴身参谋和助手，她们不仅负责保管各种机密文件资料，而且经常参加各种机密会议，这就使得他们比一般工作人员了解更多的机密事项因而具有机密性。这个特点要求：秘书时时处处都要做好保密工作。第三章 秘书职能一、秘书机构（又称秘书部门）广义含义：处于社会组织内的综合枢纽地位、直接隶属于组织领导、全面辅助领导机构的办公部门。特点：附属性、综合性、辅助性。设置的原则：规范性原则。科学化原则。（组织结构要科学、职责确定要科学、团队人员配合要科学）组织形式：综理制、分理制二、秘书的基本职能1、含义：，秘书的职能是在秘书机构、秘书职位功能的框架内，领导根据组织目标与管理工作的需要而明确的赋予秘书机构和秘书职位的具体职责权限。2、基本职能分类：信息管理职能、综合协调职能、督促检查职能、参谋辅助职能、后勤保障职能、“不管部”职能三、秘书职能实现的途径1、秘书日常事务工作（日常性、基础性、程序的习惯性）：办公用品的管理、接待工作、安排领导活动、值班工作、通信工作、印章管理保密工作2、秘书专项业务的工作：信息工作、调差研究、会务工作、公文处理、档案管理3、秘书特别授权工作：公文写作 特点：被动写作，遵命性强。对象明确，针对性强。集思广益，群体性强。决策之作，政策性强。急迫之作，时限性强。讲究格式，规范性强。督查工作（决策督查、专项督查）原则：实事求是、注重实效、讲求方法和策略协调工作特点：权力的授予性、非职责限定性、认同疏导性类型：纵向关系的协调（本组织与上下级组织、秘书部门与秘书所载组织领导班子及领导人、秘书部门及秘书和群众）、横向关系的协调（本组织与平级相关单位、领导班子成员之间、秘书部门与平级职能部门、秘书部门内部人员）谈判工作注意事项： 协助领导确定谈判的中心议题和准备达到的目标。准备好谈判各方的有关资料。谈判中意外情况的预测和准备。把握谈判进程。总结和评价谈判的经验教训，准备向领导汇报关于谈判过程结果的内容，并及时搞好信息反馈。4、秘书参谋工作含义：秘书参谋是秘书近身围绕领导者，为其进行有效决策管理而直接、综合、及时地提供智能辅助的一种秘书智能活动。秘书参谋是现代领导的现实需要参谋是秘书的深层职能秘书参谋的过程保持自觉参谋意识。把握和扑捉参谋点。调用处理已存信息，收集短缺信息。聚焦形成辅助谋略秘书参谋的原则 （明确角色定位，不失职不越权；明确参谋定位，谋而不断；立足规劝层面，谏而有度）第四章 秘书的精神素养一、秘书的思想政治素养1、努力提高政治思想理论水平（认真学习马列毛思邓论，努力实践三个代表的重要思想，用科学发展观统领头脑、提高政治思想理论水平）2、树立法制观念3、树立政策观念二、秘书的职业道德与作风修养1、秘书的职业道德修养：忠于职守，服务领导。埋头苦干，甘居幕后。谦虚谨慎，办事公道。遵纪守法，廉洁奉公。诚实守信，严守机密。2、秘书的作风修养：踏实，细致，一丝不苟。联系群众，深入实际，求真务实。谦虚谨慎，不卑不亢，坚持原则。敏捷干练，讲求时效，善于合作。善于学习，富于创造，勇于开拓。3、秘书的心理品质不良心理现象：自负心理、厌倦心理、讨好上司心理、焦虑心理心理品质的构成：情感品质（热爱秘书工作、尊重自己的领导者、健康高雅的美感）意志品质（自觉性、坚持性、果断性、自制力）性格品质（工作负责、谦虚随和、冷静沉着、幽默开朗）秘书的气质（多血质、胆汁质、粘液质、抑郁质）秘书良好心理品质的培养进入角色强化角色意识加强自我修养，形成正确的自我意识在实践中不断总结经验，加强心理品质修养第五章 秘书的知识能力素养一、秘书的知识结构1、构建原则：适应性原则、层次性原则、个性原则、动态原则2、组成：基础知识：科学文化基础知识（科技、历史、外语）、政治经济基础知识、法律法规基础知识、办公自动化知识专业知识：秘书职业知识、秘书所在部门的业务知识相关知识（管理学、经济学、心理学等）二、秘书的能力结构1、基础能力 （基本条件）观察能力（培养兴趣，养成习惯。讲究方法，注意细节）记忆能力（明确目的，培养兴趣。深入理解，掌握技巧）思维能力（宽阔性、深刻性、敏捷性）2、专业能力 （核心）表达能力口头表达能力（发音准确，字正腔圆。中心突出，目的明确。语气温和，富有感情。说话得体，注意身份）书面表达能力（严肃性、准确性、时效性）身势表达能力办事能力：明职权范围、通晓办事程序、区分轻重缓急、善于社会交往协调能力：协调自己与领导者关系，协调领导者之间及领导活动，协调个部门之间的关系要求：掌握协调的依据，掌握协调的原则，讲究协调方法管理能力： 辅助决策、辅助计划、辅助沟通、辅助控制能力应变能力： 善于观察，反应敏捷。要从容镇定，随机应变。社交能力： 知己知彼，准确定位。文明礼貌，讲究方法。充实知识，加强修养。 3、基本技能现代办公设备使用技能常用办公软件使用技能网络办公技能文案处理技能 书法技能、速记技能、编辑技能、校对技能（对校法、折校法、读校法）、文件印制技能、装订技能（一条龙装订法、综合装订法）三、秘书的文化艺术修养（基础）1、文学修养 2、史学修养 3、艺术修养 书画艺术修养 音乐、舞蹈艺术修养第六章 秘书职能坏境一、秘书职能环境要素及其作用1、秘书职能环境层次结构（1）、秘书机构内部环境形成和保持机构内部良好的环境的条件：2、 要有一位作风正派、知识能力全面、经验丰富、具有良好的指挥和协调能力的秘书部门负责人。要有健全的工作制度。要建立科学合理的分工合作体系，形成高效的工作流程。要形成灵敏的信息处理和综合加工机制，提高信息综合度。要形成和保持和谐的人际关系，工作人员之间互相关心、互相体谅、互相支持，不断加强向心力和凝聚力。（2）、秘书所在组织内部环境由几方面构成： 组织的结构要素 组织的动态运行要素 组织的生态发展要素 组织心态、观念方面的要素 组织的物质环境条件 组织信息要素（3）、秘书所在组织外部环境（政治、经济、科技、文化环境）2、秘书职能环境要素关系（1）、秘书与部门的关系表现形态：辅助形态、协调形态。秘书部门处理其他部门关系的原则：一是要有效的提供综合服务，二是要做好协调工作，三是尊重和依靠职能部门。（2）、秘书与群众的关系（被动形态和主动形态）秘书处理群众关系的方法： 指导思想上，要以人民群众的根本利益为依归 工作行动上，要将贴近领导工作于深入群众、联系群众有机的结合起来 工作作风上，要尊重群众、关心群众、反映群众的意见和要求，甘当群众的小学生 积极排解疑难，急群众之所急，多为群众着想，努力为群众排忧解难。（3）、秘书处理与新闻媒介的关系的方法：“四要”：友好热情，以礼相待。实事求是，以诚相待。一直同仁，平等对待。迅速行动，改进工作。“四不要”：不要一厢情愿，干扰记者。不要以利相交，送礼行贿。不要以广告为饵，交换要挟。不要被动消极，仓促应付。3、秘书职能环境的作用（1）、职能环境对秘书工作的规定性（2）、职能环境对秘书工作的导向性（3）、职能坏境对秘书工作的促进性（4）、职能环境给秘书工作带来的机遇和危险二、秘书职能环境的适应与优化1、秘书职能场是指在秘书职能环境中秘书职能活动的影响力范围。2、秘书对职能环境的适应： 适应职能环境特征。（适应宏观环境特征和发展趋势；适应所在组织的行业环境特征；适应所在组织的环境特征） 满足职能环境需要。 顺应职能环境发展。 职能环境资源的制约。（信任度、和谐度、开放度、自由度） 开发职能环境资源。2、 秘书对职能环境的优化秘书优化职能环境的主要途径 排除职能环境障碍（信任障碍的排除、理解障碍的排除、沟通障碍的排除、利益障碍的排除） 秘书职能场的优化：指的是秘书要尽可能的是自己对领导的综合辅助和公务服务范围与其领导者的公务活动需要相吻合，并对领导职责范围内工作效率的提高产生积极的辅助作用。秘书职能场大小=领导者对其秘书综合辅助和公务服务需要范围 =领导者的职务范围领导者对自己综合素质水平的评价领导者对其秘书综合素质水平的评价三、秘书与领导的关系1、秘书与领导关系的多维性 政治上的同志关系 人格上的平等关系 组织上的上下关系 工作上的主辅关系（最能体现秘书与领导角色关系的本质特征）2、秘书处理与领导关系的方法 摆正位置，自觉服务 正确领会、贯彻领导意图领导意图：是指领导人、领导班子或领导组织在知道社会组织实现目标的过程中所提出的意见和想法的实质，是领导提出的工作意见的出发点和目的，是领导工作思想的体现。 加强与领导的思想沟通（适时、适地、适人、适言） 自觉与领导联络个人感情3、 秘书为领导班子服务中应把握的关系 为主要领导人服务与为领导人服务 为中心工作服务于为日常工作服务 处理好多头指示。避免酿成矛盾 对口请示，避免交叉请示 逐级请示，避免越级请示 加强沟通，避免产生误会 筛选信息，避免说是道非第七章 秘书与组织管理一、组织管理的职能 计划职能 组织职能 领导职能 控制职能 协调职能（对内协调的核心是沟通，对外协调的核心是公关） 激励职能二、秘书管理观念的更新新的观念：人本观念；系统观念；效能观念；主动服务观念（信息意识、超前意识、创新意识、参谋意识）。三、秘书与组织管理效率1、提高组织效率的管理方法：任务管理方法、人本管理方法、目标管理方法、系统管理方法2、秘书与组织管理效率工作制度的建立；程序化和规范化的实现；现代化手段的采用；学习型组织的培养。四、秘书与秘书决策1、秘书工作对领导工作的价值体现为领导工作做铺垫；为领导工作代劳；为领导工作拓展延伸；为领导工作拾遗补缺。2、秘书工作与领导决策决策在管理工作中的地位；决策类型和决策系统；秘书与组织战略决策程序及秘书在决策活动中的工作（步骤：确定决策目标；拟定方案；评估和选择方案；典型试验；普遍实施；追踪控制）第八章 秘书工作方法与规律一、秘书专项业务的工作方法1、秘书协调方法沟通协调方法；变通协调方法；融合协调方法；政策法规协调方法；计划协调方法；节奏程序协调方法；会稿协调方法；会商协调方法2、秘书督促检查的方法秘书督促检查工作注意事项： 准确把握依据，只有自己深入理解决策、计划、指示及文件精神，准确把握有关要求，才能正确的进行督促检查。 全面掌握有关实际情况，使督促有的放矢，针对性强，取得实效。 把我目标要求，发现执行目标有偏差，必须督促其立即纠正，避免造成更大的失误。 掌握工作的进度要求，推动停顿的，促进缓慢的，是各执行单位与整体运转同步、协调发展。 把握执行的行为准则，鞭策拖拉的，处理顶牛的，查处违法乱纪的。 准确把握效果要求。 敢于务实求是。3秘书信息沟通方法4、秘书工公文拟写方法5、秘书工作进程调度方法ABCD分类处理法含义：对于复杂的工作任务，可以按照重要和急缓程度分类排列办理顺序，将要事、急事列为A类，优先办理；将重要但不急办的事项列为B类，应接着处理；将一般性事务和可暂缓办理的事项列为C类，有时间才做；既不重要也不紧急的，属于D类，可以不做。这种方法就是ABCD分类处理方法。统筹计划法6、秘书工作时间调度的方法计划使用时间方法；弹性管理工作时间方法；反馈控制工作时间方法；合理使用零碎时间方法。二、秘书工作规律及其应用1、主辅一体化的工作机制。2、秘书工作一般规律的表述D=KL(S+A)领导对秘书公务服务的满意程度用D表示；主辅配合有效程度用L表示；事务性投入用S表示；参谋辅助投入用A表示；受各方面环境影响的参数用K表示。4、 秘书工作一般规律的运用 从目标把握坚持主辅配合的正确方向 从主辅加深理解提高辅助的有效性领导与秘书相互理解和配合的程度有以下几种情况：和谐共振型；领到牵引型；秘书促动型；配合失调型。 从主辅配合协调提高综合辅助的效率 从主辅增强素质提高综合辅助的效能5、 秘书工作的特殊规律特殊规律：是指某种或某类事务所特有的规律，它只能在特定的领域中起作用。秘书工作的特殊规律：是指秘书工作发展和运作实践中不同领域所特有的规律，它是不同领域里固有的、本质的、稳定的关系和联系，是秘书工作一般规律在秘书活动特定领域里的体现。1、秘书工作发展规律秘书工作机制与社会生产力发展相适应规律秘书工作职业化发展与社会分工状况相适应规律秘书机构职能与领导权力分配机制相适应规律2、秘书专项职能活动规律经常性工作规范化、制度化、科学化规律秘书知识、能力、素质与其职能要求相适应规律领导立意与秘书忠实、完整、准确表