浅谈信息技术在学校档案管理中的应用.doc

浅谈信息技术在学校档案管理中的应用湖南省汉寿县第二中学 蔺 慧【摘 要】随着我国高新技术的发展，文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。本文笔者在对学校现有的师生档案管理机制进行深入的研究后，针对学校传统师生档案管理系统的弱点与不足提出了实现学校师生档案管理信息化的路径。 【关键词】档案管理；信息技术；学校 ；档案管理系统学校档案工作是衡量学校科学管理的一项“基础建设”工程，是积累学校办学历程、文化底蕴、展示办学成果与质量的“信息”中心。将信息技术充分应用于学校档案管理中，目的是进一步提高档案现代化管理水平，提高档案的开发和利用的效率，并起到宣传档案法，增强全员的档案意识的作用。信息技术应用于档案管理，是体现学校现代化水平的重要标志。我们处在信息化、数字化的时代，信息化社会要求人们利用现代信息技术手段来获取信息，处理信息和生成信息。在这样的时代背景下，将信息技术充分应用于学校档案管理是发展的必然趋势，是搞好档案的利用服务的重要保证。学生档案管理系统是一个教育单位不可缺少的部分,它的内容对于学校的决策者和管理者来说都至关重要,所以学生档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点： 1.效率低。传统人工的方式管理文件档案，由于信息大使档案的检索极为烦琐，严重影响着档案管理工作人员的工作效率。 2.保密性差。传统人工的方式管理文件档案，档案所接触的主体较多，这给档案的保密工作带来了很大的威胁。 3.档案查找、更新和维护困难。在传统档案管理模式下，若档案积累的时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于档案的查找、更新和维护都带来了不少的困难。随着学校整体办学水平的不断提高，势必对档案工作提出更高要求。学校档案管理现代化，是学校档案管理的发展方向。 一、现代化的学校档案管理系统的特点。随着办公自动化的普及，档案管理工作也越来越多的运用网络技术进行现代化管理。针对传统档案管理方式所存在的问题学校应当建立起现代化的档案管理体制，实现档案管理信息化、自动化。现代化的档案管理系统应具备以下特点： 1.现代档案管理系统具有处理迅速、存储量大、查阅方便的特点。现代化档案管理系统应用电脑文字处理软件，灵活使用表格、图形对档案分门别类，并组成学校档案管理系统，可以方便地查询、阅读、修改、交流和重复使用。 2.现代化的学校档案管理工作需要高素质的专职工作人员担任。学校档案工作人员必须热爱自己所从事的档案工作，掌握馆藏档案的内容，这样，才能做好学校档案管理的各项工作。从当前全国的情况来看，档案人员队伍普遍存在着知识面窄、知识老化、知识结构不尽合理等现象。21世纪是信息时代，要跟上社会发展，解决档案事业发展中的问题，必须重视整个档案工作者队伍素质的提高，不断调整更新档案人员专业结构和知识结构。如何进一步提高档案工作者整体知识水平以适应档案事业的迅速发展，已成为档案管理工作迫在眉睫、刻不容缓的问题。现代化档案管理存在的不足和需要改进之处。 3.现代化档案管理方式作为现代科学技术的一项新生事物，仍有诸多不够完善和亟待改进的地方：（1）随着计算机技术在各项工作中的使用，产生了大量电子文件，档案载体大部分变为磁介材料或其他载体，信息记录方式也由原来的笔写文字或图形变成了只有机器才能识别的数码，新型档案载体的产生，提出了新型档案载体归档和保管的新问题。（2）国家目前尚没有电子文件归档与电子档案管理方面的规范标准，也没有从法律上予以明确规定。（3）电子文件易修改性、拷贝性、真实性和完整性、归档管理及档案信息载体的原始性，要求档案管理学理论予以深入研究并做出指导。二、建立现代化学校档案管理系统的意义。 建立现代化学校档案管理系统有着重要的意义。 1.现代化学校档案管理系统有着很大的容量， 可以存储历届的学生档案，并且能够安全、高效地实现学校师生的档案日常管理； 2.现代化学校档案管理系统只需一至二名档案管理员可以大大节省人力，从而减少档案管理的成本； 3.现代化学校档案管理系统可以随时迅速地查到所需信息，大大提高了工作效率。 三、实现学校师生档案管理信息化的路径。 为适应当前社会经济发展的需要，学校应近快建立起现代化的档案管理系统，走档案管理信息化之路。1.着力提高档案标准化、规范化水平。目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。 2.抓好学校档案数据库的建设。目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。 3.加强办公自动化建设，提高档案管理工作的质量。 微机应用，网络管理，是知识经济时代的档案管理标志。利用微机进行文书档案的管理，其优点是： （1）以“件”为单位的立卷方法，便于文书档案的立卷、接收、鉴定，便于随时剔除无保存价值文件的优势。如剔除某份文件，可不必考虑拆卷这一棘手问题。另外，利用计算机辅助管理档案，在档案的保管期限进行调整时，可利用计算机进行检索工具的调整、删改，大大提高了工作时效。 （2）微机管理一是有利于遗漏文件的补漏增缺。二是保持文件的历史原貌。三是利用档案资料方便，检索简便，准确率高。随机存档后，文件插入就十分方便了，可随时修改一下档案目录便及时解决遗漏问题，实现文书档案管理工作以及服务水平质的飞跃。 （3）微机管理更有利于文档的保密。微机管理将其改为单份文件提供利用，利用者就无法接触其他无关的文件，从而达到了文档保密的要求。 4、学校的档案工作者必备良好的素质。 一个档案工作人员必备的素质结构，应是其具有的政治素质、业务素质和智力、能力素质的最佳综合表现。档案工作者应是知识面的“广”与“博”的多面手。有较好的基础知识、较高的专业知识及广泛的相关学科知识素养。学习档案先进单位的档案管理工作、知识及发展情况，以便开阔视野、增长知识，从而做到厚积而薄发，努力提高自己档案业务水平。 知识经济时代的今天，对文书档案管理模式和档案管理的工作人员都提出了更新更高的要求。由传统的管理模式和理念向现代管理模式和理念转变，在提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值，使档案管理工作发挥出应有的经济效益及社会效益。 【参考文献】1、全国档案信息化建设