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经营管理手册第一章 组织机构一、 配送中心的组织结构 二、 分店的组织结构 第二章 基本原则一、 配送中心的运作方式配送中心和各分店之间实行购销分离、一级管理、管理优化、规模效益。配送中心对各分店行使经营管理和财务管理的直接指挥权，各分店在配送中心的统一管理下按要求实行统一价格，统一营销策划，统一促销，统一商品布局。二、 商品采购的方式1. 凡纳入配送中心的商品，各分店无权独立进货。2. 主力商品，配送中心有库存，配送中心产生主力订单。3. 协力商品，配送中心无库存，配送直接产生协力订单。4. 各分店与供货方不发生业务关系，只按订单（及供货方送货单）验收供货方的商品。5. 纳入配送中心管理的联营商品由配送中心统一签订合同，统一扣率，统一售价，统一结算。三、 价格管理制度对于统一进货的商品由配送中心统一制定零售价，统一变价，统一折扣。四、 分店与配送中心的分工及其相互关系1. 配送中心对各分店行使经营管理和财务管理的直接指挥权。2. 配送中心可根据分店的要货单及时配送。3. 分店要货，配送中心无库存时，配送中心要积极组织，如分店要货，配送中心没有，不允许分店自行进货。4. 供货方直送分店的商品退换货由配送中心协调分店完成，主力商品通过返仓单进行退货处理。5. 结算由配送中心统一完成。五、 管理系统的综合优化1. 实施进销分离，严格控制分店的进货权，减少分店的管理人员。2. 实行统一结算，分店不负责与供货方的结算。3. 扩大进货批量，降低进货成本，控制进货风险。4. 统一管理库存，降低资金占用。5. 依托信息系统，实施规范管理。第三章 业务流程连锁统一经营经代销商品流转模式根据连锁经营的特征，经代销商品在整个系统中以下面一种形式完成它的闭环循环。配送中心采购员经与供货方联系，引进新商品或补入老商品。采购员与供货方签订订单，确定商品进价。供货方凭订单和送货单进货，主力商品送到仓库，由保管员收货；协力商品送到分店，经收货员验货，由柜组接货。仓库商品经配货拔到分店柜组。柜组商品可发生销售，由配送中心统一汇总，生成销售成本，通过结算的方式回到供货方。这时配送中心产生毛利。下面将详细阐述进销存各环节具体操作方法。1. 主力商品即集中采购、统一进货，商品验收入库后统一配送至门店的商品。1. 提供相关证件；2填写“客户管理表”； 供货商 退货单 相关证件 1审查供货商相关证件；准 2审查“客户管理表”；入 3录入“客户管理表”，建立供货商档案。签 1洽谈合同条款；约 2填写“商品进货登记表”，确定商品供货明细。 客户管理表 业务部 相关证件 客户管理表 商品进货登记表1 审核合同并签章；2 审核“商品进货登记表”；3商品编码；4商品定价；5商品抽样质量检查；6确认“客户管理表”；7录入、确认“商品进货登记表”；8录入、确认合同； 合同厂商送货 商品管理中心 合同 商品进货登记表 1 机制“订货单”；2 凭“订货单”向供货商提出订货。业务部 1、 依据“订货单”点数验货；2、 在“订货单”上据实填写实收数量；3、 打印“商品验收单”；4、 商品入库、保管、配送。 配送中心商品验收单 配货单 返仓单1、 接货、验货；2、 商品陈列。 门 店1、 自选商品；2、 统一收银。 POS小票 顾 客1、统一结算。 财务部2协力商品： 即由于商品保质期、供货周期短等原因，不宜于统一配货，委托 供货商直接供货至门店的商品。1. 提供相关证件；2填写“客户管理表”； 供货商 退货单 相关证件 1审查供货商相关证件；准 2审查“客户管理表”；入 3录入“客户管理表”，建立供货商档案。签 1洽谈合同条款；约 2填写“商品进货登记表”，确定商品供货明细。 客户管理表 业务部 相关证件 客户管理表 商品进货登记表3 审核合同并签章；4 审核“商品进货登记表”；3商品编码；4商品定价；5商品抽样质量检查；6确认“客户管理表”；7录入、确认“商品进货登记表”；8录入、确认合同； 合同厂商送货 商品管理中心 合同 商品进货登记表 3 机制“订货单”；4 凭“订货单”向供货商提出订货。业务部 5、 依据“订货单”点数验货；6、 在“订货单”上据实填写实收数量；7、 打印“商品验收单”；8、 商品陈列。 门 店商品验收单 3、 自选商品；4、 统一收银。 POS小票 顾 客1、统一结算。 财务部 第一部分：新品进店一 进店流程 1、新户新品1. 提供相关证件一式两份；2填写“客户管理表”一式两联； 供货商 1审查供货商相关证件；准 2审查“客户管理表”；入 3录入“客户管理表”，建立供货商档案。 1洽谈合同条款，填写合同一式四份；签 2填写“商品进货登记表”一式两联，确定商品 供货明细；约 3自留供货商相关证件一份；“客户管理表”一 联，其余单据转至商管课。 相关证件 客户管理表 业务部 相关证件 客户管理表 商品进货登记表 合同5 审核合同并签章；6 审核“商品进货登记表”；3商品编码；4商品定价；5商品抽样质量检查；6确认“客户管理表”；7录入、确认“商品进货登记表”；8录入、确认合同；9自留供货商相关证件、合同各一份；“客户管理表”、 “商品进货登记表”各一联，其余单据分送至各部门： (1) .财务部：合同一份； (2）.业务部：合同两份；“商品进货登记表”一联。 合同订货单 商品管理中心 合同 商品进货登记表 1 机制“订货单”一式两联；2 自留合同一份；“商品进货登记表”、“订货单”各一联，将另一份合同和一联“订货单”转供货商;3 供货商凭“订货单”供货。 业务部 2旧户新品1、提供相关证件一式两份。 供货商 准 1、审查供货商相关证件。入 1洽谈合同条款，填写合同一式四份；签 2填写“商品进货登记表”一式两联，确定商品 供货明细；约 3自留供货商相关证件一份，其余单据转至商品 管理中心。 相关证件 业务部 相关证件 商品进货登记表 合同1 审核合同并签章；2 审核“商品进货登记表”；3商品编码；4商品定价；3 商品抽样质量检查；4 录入、确认“商品进货登记表”；7录入、确认合同；8自留供货商相关证件、合同各一份；“商品进货登记表”一联，其余单据分送至各部门： (1) .财务部：合同一份； (2）.业务部：合同两份；“商品进货登记表”一联。 合同订货单 商品管理中心 合同 商品进货登记表 1 机制“订货单”一式两联；2 自留合同一份；“商品进货登记表”、“订货单”各一联，将另一份合同和一联“订货单”转供货商；3 供货商凭“订货单”供货。 业务部 二票据 业 务 1 客户管理表 （一式两联） 商 管 业 务 2商品进货登记表 （一式两联） 商 管 业 务 3 合 同 商 管 （一式四份） 财 务 供 货 商 业 务 4 订 货 单 （一式两联） 仓储/门店 三说明：1 供货商提供的相关证件包括：营业执照、法人委托书、生产许可证、代理授权书、专业认证标志证书、名优品质标志证书、卫生许可证、卫生检疫许可证、税务登记证、商标注册证、进口商品检验证明、海关卫生检疫证明、进口商品密码破译方法、省市质检报告及产品生产所依标准（代码、编号、名称）、商品质量保证书一份；2 物价质检员在供货商准入时即对新品进行抽样质量检查，并在商品进 货登记表上签字；3业务部机制订货单含税进价时，保留两位小数；4商管课对商品编码、商品定价实行复核的原则；5商管课维护商品信息、物价、合同时，实行录入人、确认人分离的原则；6“订货单”应按供货商分库制单。第二部分：旧品补货1 填写“要货单”；2 转单至门店/仓储。一 补货流程 门店营业组/仓库 要货单 1审核“要货单”、店长签字；2录入“要货单”；3转单至配送组（传真或网络传输）。 门 店/仓储 配 送 组1、根据“要货单”生成“订货单”。 1 机制“订货单”并加盖部门专用章；2 凭“订货单”向供货商提出订货。业 务 部 二票据： 门店营业组/库房 要 货 单 （一式两联） 门店/仓储 三说明：1“要货单”应按门店营业组或分库制单，并区分主力/协力商品；2“要货单”、“订货单”上商品的数量原则上应该是包装含量的整数倍。3自动订单成为完成补货的最重要的手段。 第三部分：商品购进一 购进流程 1主力商品配 送 组供 货 商 自提 厂商送货 1 根据“订货单”点数验货；2 在“订货单”上据实填写实收数量、签字；3 机制“商品验收单”， 并在其供货商联加盖“货已收讫”章；4 分单至各部门；5 商品存放； 订货单 仓 储 2协力商品1、凭“订货单”备货、送货至门店。供货商1 认真核对“要货单”、“订货单”；2 根据“订货单”点数验货；3 在“订货单”上据实填写实数数量，签字；4 机制“商品验收单”，并在其供货商联加盖“货已收讫”章；5 分单至各部门；6 商品陈列。 厂商送货门 店二 票据： 财 务 商品验收单 仓储/门店 （一式四联） 业 务 供货商 三说明： 1业务部、仓储、门店分别将“订货单”与“商品验收单”捏对存档； 2录入、确认“商品验收单”，实行录入人、确认人分离的原则。第四部分：商品配货 一、 配货流程1 填写“要货单”；2 转单至门店。门店营业组 要货单1 审核“要货单”，店长签字；2 录入“要货单”；3 转单至配送组（传真或网络传输）。门 店 1 根据“要货单”机制“配货单”。2 按“配货单”备货；3 货、单同行配送至门店。配送组 配货单1根据“配货单”接货、验货；2据实填写实收数量；3上网做配货接货。门 店 二票据： 财 务 仓 储 配 货 单 门 店 （一式四联） 配 送 第五部分：商品返仓 一返仓流程门店营业组1填写“滞销商品报批单”。 滞销商品报批单1审核“滞销商品报批单”；2店长签字后逐级报批；3转单至配送组。门 店 1做返仓收货计划；2通知门店收货日期。配 送 组 1 依据“滞销商品报批单”按期将商品下架、封存；2 根据商品下架实数机制“返仓单”。门 店 返仓单 1 按期到门店收货；2 货、单一并送至仓储；3返仓接货；4分单至各部门。配 送 组 二票据： 门 店 1滞销商品报批单 （一式两联） 配 送 财 务 2 返 仓 单 仓 储 （一式四联） 门 店 配 送 三说明： 1“滞销商品报批单”逐级报批程序： 店长 部门经理 主管付总； 2门店、配送课分别将“滞销商品报批单”与“返仓单”捏对存档。第六部分：商品退货一. 退货流程 1仓储退货仓储1整理待退商品；2填写“滞销商品报批单”；3课长签字后逐级报批；4转单至业务部。 滞销商品报批单业务部1与供货商协调；2依据“滞销商品报批单”机制“退货单”；3分单至各部门。 退货单1照单备货；2发货。仓储 供货商1 收货；2“退货单”签章或传真通知业务部。 2门店退货：1） 主力商品 执行返仓流程 执行仓储退货流程2）协力商品1填写“滞销商品报批单”。门店营业组 滞销商品报批单1 审核“滞销商品报批单”；2 店长签字后逐级报批；3 转单至业务部，由业务部与供货商协调并确定退货日；4 按期将待退商品下架、封存；5 根据商品下架实数机制“退货单”；6 分单至各部门。门 店 退货单1按期到门店收货。供货商 二票据： 仓储/门店 1 滞销商品报批单 （一式两联） 业 务 财 务 2退 货 单 仓储/门店 （一式四联） 业 务 供货商 三说明： 1仓储课/门店、业务部分别将“滞销商品报批单”与“退货单”捏对存档； 2“滞销商品报批单”审批程序： 仓储主管/门店店长 配送中心经理/门店管理部经理 主管付总。 第七部分：清退 一清退流程1 填写“滞销商品报批单”；2 经理审核。业 务 部 滞销商品报批单 门店管理部1经理签字。1、 门店主管副总签字；2、 业务主管副总签字。办 公 室核 算 课1核对债权债务；2课长签字。1与供货商协调；2办理退货；3通知商管课办理清退。业 务 部 二票据： 业 务 滞销商品报批单 （一式两联） 商 管三说明： 1退货程序： 清退商品全部存放于各门店，执行门店退货业务程序； 清退商品全部存放于库房，执行仓储退货业务程序； 清退商品部分存放于各门店、部分存放于库房，先执行商品返仓业务程序，再执行商品仓储退货业务程序。 2供货商信息处理： 由商管课上网进行供货商信息处理，清退某一品牌或清户。 第八部分：调价一 调价流程：1常规调售价1物价员填写“调价单”；2主管审核；3经理签字；4总经理签批；5录入、下发变价信息；6分单至各部门。商品管理中心 调价单1按“调价单”更换价签。 门 店 2供货商调售价1提出调价申请。 供货商 业务部1 填写“调价申请表”；2 经理审核；3 主管付总签字；4 转单至商管课。 调价申请表1 物价员根据“调价申请表”填写“调价单”；2 主管审核；3 经理签字；4 总经理签批；5 录入、下发变价信息；6 分单至各部门。商品管理中心 调价单1按“调价单”更换价签。门 店 3.促销调售价1 填写“调价申请表”；2 主管审核；3 经理签字；4 主管付总签字；5 转单至商管课。 促销部门 调价申请表1物价员根据“调价申请表”填写“调价单”；2主管审核；3经理签字；4总经理签批；5录入、下发变价信息；6分单至各部门。商品管理中心 调价单1按“调价单”更换价签或明示。 门 店 4供货商调进价1提出调进价建议。 供货商 业务部5 填写“调进价申请表”；6 经理审核；7 主管付总签字；8 转单至商管课。 调进价申请表7 物价员根据“调进价申请表”填写“调进价单”；8 主管审核；9 经理签字；10 总经理签批；11 录入、下发变进价信息；12 分单至各部门。商品管理中心 调价单1按“调进价单”财务做帐。财务二、单据 1变售价单 门店 2.变进价单 业务 （一式二联） 业 务 （一式三联） 财务 供货商 1业务员填写“付款单”；2附合同/协议、“订货单”逐级报批；3经理签字；4主管副总签字。5转核算中心审核、签章。第九部分：结算 一、结算流程 1预付款 业务部 付款单办公室1总经理签批。 1复核、制凭证；2签发支票付款。核算中心 发 票1 签字收款；2 转交货款至供货商；3 通知供货商开具发票。业务部 发 票供货商 1收款； 2开具发票，发货。 1 凭加盖“货已收讫”章的“商品验收单”提出付款申请；2开具发票。 2即时付款供货商 业务部1业务员填写“付款单”；2附发票、合同/协议、“商 品验收单”逐级报批； 3经理审核；4主管副总签字。 1总经理签批。办公室核算中心1复核，制凭证；2签发支票。结算中心1付款至供货商。 3.约期付款1 凭加盖“货已收讫”章的“商品验收单”提出付款申请；2、开具发票。供货商 1业务员填写“付款单”；2附发票、合同/协议、“商 品验收单”逐级报批；3经理审核；4主管副总签字。5转核算中心审核、签章。业务部 1总经理签批。 办公室核算中心1复核，制凭证；2签发支票。结算中心1付款至供货商。 4、售后付款1、打印“结算汇总清单”；2、主管审核。结算中心1填写扣费用额和实结金额项；2主管审核；3经理签字；4总会签批；5分单送至各部门。核算中心 1. 凭单通知供货商核对帐目并开具发票； 业务部1. 数据入网（扣费用额和实结金额等）；2. 审核供货商开具的发票和“结算汇总清单”一致性；3. 打印“结算单”；4. 转“结算单”、发票至核算课制作凭证，签发发票；5. 付款至供货商； 结算中心 二票据：1 付款单 核算 （一联） 核算 2 结算汇总清单 结算 （一式三联） 业务 核算 3结 算 单 （一式两联） 业务 结算课第四章 票据流程 1、 主要票据：用于准确记录商品流转过程并作为财务主要凭证的 票据。 商品验收单、配货单、返仓单、退货单、调进价单、付款单、 结算单。 2、 辅助票据：为主要票据提供参考信息，作为主要票据依据的票据。 订货单、 要货单、滞销商品报批单、调价申请表、 结算汇总清单。 3、 其它： 客户管理表、商品进货登记表、合同 4、 主要票据和辅助票据关系： 辅助票据为主要票据作准备，主要票据以辅助票据为依据。 辅助票据 主要票据 订 货 单 商品验收单 要 货 单 配货单 滞销商品报批单 返仓单 退货单 调价申请表 调售价单 调进价申请单 调进价单 结算汇总清单 结算单 付款单第五章：连锁系统管理点说明1、 商品支持五级每级二位的分类管理；支持多条码管理，并可用于不同口味（花色）销售分析；支持散装商品（可分为称重、称个），生鲜商品、特殊商品；商品上分为主力、协力商品；商品支持长、宽、商品录入方便货架管理；进项、销项税率分开；增加负库存销售状态（不允许、允许永久、允许当日、允许溢余）；增加商品进货状态控制（指定由谁采购，可不可以采购等）；增加商品状态（新品、正常、停止订单、停止结算、停止销售、暂停、淘汰）；按分店类型支持四种售价；商标、产地全部代码化管理；增加季节属性控制，成为生成订单的一个判断条件；支持试销期管理；支持商品修改痕迹管理；支持一品多供货商供货；2、供货商支持一个供货商多种经营方式；支持一个代码既可用于进货，又可用于批发；为供货商指定订货周期、送货周期；增加供货商有效订单个数限制；增加订单限量、订单限额功能；可为每个供货商指定结账日、结算日；增加试销期管理；增加供货商状态管理（新引进、正常、停止订单、停止结算、暂停、淘汰）；可录入供货商提供的所有证书号及到期日，检验供货商及其商品的有效性和质量；3、合同供货商在合同上规定各种扣款项，并成为结算时扣除结算款的依据；4、订单订单分为主力订单、协力订单：主力订单只可取主力商品，主力订单收货时除可以进货到仓库外，也可直配到门店，同时自动生成配货单，由门店执行主力验收；协力订单可以使用所有商品，协力订单直接下传到门店，由门店执行协力验收单收货；订单可以由要货单生成，可以手工录入，同时可以根据公式自动生成；订单分为一般订单、永续订单、促销订单，永续订单可以多次收货、每次收货可以修改进价、增加品种数，促销订单是针对促销期商品录入，其进货后生成的批次可以先销售；订单上录入有效期，超过有效期的订单自动注销；订单上增加送货日期，由送货日期及订单的状态分析订单送货情况；订单上可指定结算方法，指定货到